電子檔案管理理論方法的創立
 
電子文件管理研究課題組

    近電子計算機的應用在我國迅猛地發展，政府機關和社會各行各業都在積極創造條件采用電子計算機提高工作效率，加速現代化進程。電子文件如何歸檔？歸檔后的電子檔案如何管理和開發利用？這些問題在我國還沒有得到解決。
    電子檔案在世界范圍內也是歷時不長的新鮮事物，國際上對電子文件及其歸檔后形成電子檔案的管理非常重視。如加拿大人提出：檔案工作者不僅要保管檔案，而且要保管與檔案相關的信息。加拿大國家檔案館與財政部聯合開發政府機關辦公自動化方面的軟件及制定相關標準，在聯邦政府內強行推廣，其目的是方便電子檔案的統一管理。美國學者提出虛擬檔案的設想：認為在今后的十年內，社會所建立的幾乎所有機構的檔案，都將采用電子制作和傳遞。由于電子檔案的存放位置和對它使用幾乎毫無關系，無論放在哪兒都能同樣容易地被用戶利用。這樣一來，現在以保管為目的的實態檔案庫將成為虛擬檔案聯結點。未來的虛擬檔案不再用收集、保管和提供現場檢索的方法來管理，而是控制有關檔案的信息及其利用方法來確保它的保存、處置和利用。美國國家檔案館采取非常謹慎的態度，他們把大量的電子檔案回到ASCⅡ代碼、存儲在工業磁帶上。法國人強調電子檔案處理要碰到一系列問題：如檔案的定義、檔案部門的職責、檔案生命周期的概念、檔案的評價和挑選、檔案的分類和著錄，以及檔案的保存。電子檔案的開發利用也要碰到一系列問題，如電子檔案傳播會發生法律障礙、經濟上的困難、信息超越國界等。澳大利亞采用分布式管理方針，不主張電子檔案集中保存，要求存放在各形成單位，但要受檔案館指導、監督。國際檔案理事會電子檔案委員會于1998年上半年制定出《電子檔案管理指南》，它只講述了技術發展的趨向，機構以及一些法律問題等，未描述電子文件及其歸檔后形成電子檔案的具體管理方法和技術。總之，國際上對電子檔案的管理認識不統一，也未形成一套管理理論、方法。
    我國的檔案管理學是經過幾代檔案工作者的努力和長期實踐、不斷豐富而形成的一門完整的管理學科，但它不完全適用于電子檔案的管理。例如：它強調“原件”才具有法律憑證作用。在電子檔案中，由于技術原因，強調原件毫無實際意義，那么怎樣才具有法律憑證作用？它強調檔案集中保管，電子檔案是集中保存好，還是分布式保管好？這是一個有爭議性的問題，有待在實踐中找出正確答案；紙質文件的歸檔完全可以不管文件的形成及承辦過程中的具體情況，而電子文件的歸檔必須在電子文件的形成和設計階段，檔案人員就要進行參與，否則將無收集、整理、歸檔可言；紙質文件歸檔及其檔案管理，不是以技術環境為前提，而電子文件的歸檔及其檔案管理，必須在原有的設備和技術條件下進行，檔案部門將會碰到一系列技術問題，必須要一一解決，方能達到管理和開發利用電子檔案的目的；電子檔案的管理是一項極其復雜的技術工程，與紙質檔案管理截然不同，所以應充分注意到電子檔案管理的各項標準、法規的建立，以防有長期保存價值的電子檔案在形成、使用、歸檔過程中遭受損失，等等。我們要在堅持電子文件必須歸檔形成電子檔案，電子檔案是檔案一個門類的基本指導思想的前提下，根據電子檔案、電子檔案的特性，及其所涉及到有關載體的理化性能和技術設備不斷更新的實際情況，在認真研究不斷實踐的基礎上，創立我國的電子檔案及其電子檔案管理理論；管理方法和技術；管理標準、法規和制度，形成我國的電子檔案管理學科，促進檔案事業進一步發展。  
 

     ——1999年6月24日《中國檔案報》