電子檔案的傳輸
 
電子文件管理研究課題組

    電子文件的傳輸與紙質文件有所不同，由電子文件歸檔而形成的電子檔案在傳輸方面也就具有了新的形式。就目前的電子計算機技術來說，電子檔案傳輸主要有兩種形式：
    一種是利用存儲介質傳輸。這里所說的存儲介質包括磁盤、光盤、磁帶等。傳輸前先把電子檔案復制到存儲介質上，利用人力送到目的地。這種方式只是利用了電子計算機的存儲和讀取技術，傳送方式跟紙質檔案并沒有本質的區別。
    另一種方式是利用計算機網絡技術進行傳輸。網絡技術使得電子計算機應用的領域和作用都有了質的飛躍，電子檔案的傳輸更具有紙質檔案不可比擬的優點，使得檔案傳輸不再受地理和人力的限制，傳輸速度也是紙質檔案不可想象的。在網絡傳輸方式中，根據傳輸區域的大小，又可以分為局域傳輸和遠程傳輸。局域傳輸主要應用于單位內部，利用局域網技術，特點是傳輸速度快，對于一些有實時要求的用戶來說非常適合。國內有很多單位目前已經實現了網上辦公，各種文件的下發和簽閱，工作的安排等都在網絡上進行，所形成的電子檔案也就可在網上傳輸。目前有很多單位都開始將紙質檔案電子化，各種設計圖紙、文書檔案等都通過掃描儀進入電子計算機，存在檔案館室的服務器上，其它人員需要某份檔案時，就不用再到檔案館室翻閱，直接在自己的電子計算機上進行查閱就行了。另外一種是遠程傳輸，它是利用遠程網絡技術，現在也得到越來越廣泛的應用。特別是近兩年互聯網技術的發展使得檔案的異地傳輸變得簡單易行。通過電子郵件的方式，即使是遠在異國他鄉，傳輸一份電子檔案也可能只需幾秒到幾分鐘的時間，并且可以在自己的辦公桌上進行操作，大家不再共用一臺傳真機。
    利用網絡進行電子檔案的傳輸得到了越來越廣泛的應用，也給人們的日常工作帶來了越來越大的好處。但隨著應用范圍的推廣，也暴露出一些技術上的問題：一是檔案傳輸中的安全問題。
    檔案在傳輸過程中，數據很容易被他人竊取。對于一些高度機密的檔案，這無疑是一個值得認真對待的問題。目前比較可行的方法是在檔案傳輸前把數據加密，檔案達到目的地后再進行解密，這樣即使傳輸中的數據被竊取，也是一堆雜亂無章的數字碼，很難直接應用。二是電子檔案傳輸所使用設備可能會攜帶病毒，對接受單位的電子計算機造成有意或無意的破壞。這個問題一直受到人們密切關注，目前已有一些方法可以部分解決這一問題，主要是在電子計算機上安裝防病毒軟件，自動對來自網絡上的文件進行病毒檢測。三是電子檔案的合法性問題。紙質檔案上的單位蓋章和領導簽字，是有法律效力的，而在電子檔案的簽字（即所謂“電子簽字”）目前并不受檔案部門和其它法律部門的認可。現在有些單位全部使用電子計算機辦公，生成的電子文件有沒有法律效力，在法律上也還沒得到解決。
    對于檔案部門來說，電子檔案的傳輸主要體現在電子文件的收集整理和電子檔案的利用上。一方面把辦公部門產生的各種電子文件和生產及設計部門產生的電子圖紙通過網絡收集到檔案管理部門來，在電子計算機上進行分類、組卷、歸檔；另一方面當其它人員需要某份電子檔案時要準確及時地提供給用戶。當然，跟紙質檔案不同的是，電子檔案在網上被查閱后不需要歸還，因為原來的的電子數據并沒有被“拿走”，而只是“復制”了一份而已。
    總之，隨著電子窘境和網絡時代的的到來，檔案生成的電子化，檔案傳輸的網絡化正逐步走入人們的日常工作中，利用新的技術來提高檔案管理的效率也是檔案工作面臨的一個新的機遇和挑戰。  
 
    

——1999年6月21日《中國檔案報》