電子檔案相應設備過時的對策
 
電子文件管理研究課題組

    電子檔案管理，必將遇到記錄載體不耐久，讀寫檔案信息的軟硬件技術過時等大問題。現代信息載體的壽命相對于技術過時而言，顯得并不十分重要。世界上幾乎沒有一個廠家可以保證，他生產的硬件和軟件不會過時。技術過時使得各種信息的壽命受到威脅，幾乎都不安全。數字信息技術是載體、記錄格式、軟件、硬件等有機的集合，即使記錄載體完好，如果檢索、輸出或編輯它的軟件中任何一項技術過時，都將影響電子檔案信息的讀出。而對技術過時問題，一定要采取相應對策，以免電子檔案信息受損。到目前為止，這些具體對策還正在研究探索階段，下面列出幾種方法供有關人員參考。
    1、再生性技術保護。是指將技術過時的載體上的信息適時地轉移到紙或縮微膠片上，不再使用電子計算機軟硬件讀出。這種方法為長期保存信息提供方便并避免技術過時帶來的任何麻煩。同時也存在一定的問題：一是有些信息無法轉移到硬拷貝上，如聲音信息、超文本信息、多媒體信息等；二是失去了電子檔案的原有的面貌，也失去了電子格式的傳遞和使用的靈活性。
    2、建立電子計算機技術檔案館。建立電子計算機技術檔案館，收集過時的電子計算機軟硬件，提供利用，讀取那些過時技術記錄在載體上的信息內容。例如，收集過時的磁帶驅動器和過時的操作系統等。這種方法要廣泛收集、保管過時技術的全套軟硬件，還必須保管操作這些過時技術的某些技能，還有老化和維護問題，代價十分昂貴。
    3、仿真。這是制造一種運行過時硬件及其軟件的軟件。在這個軟件中對某一硬件與軟件的模仿，使得認為原來的軟硬件在形式上仍然可用。利用這種方法來挽救過時技術的當時記錄，從技術上看雖然是可能的，但實際工作中還有很多問題，如兼容性不可靠，仿真器的耐用性維護等。
    4、拷貝和遷移。拷貝是在原來的技術環境下定時重寫信息數據，防止由于記錄載體理化性能變化而引起的信息丟失。這應該成為檔案館管理電子檔案的一項基本方法。這種方法不能解決由于技術過時而引起的電子檔案長期保存問題，但可用轉換的方法。將數字信息從一種技術環境轉換到另一種技術環境（包括硬件和軟件）上的復制稱為遷移。遷移是隨技術變化適時改變數字信息格式的一種處理過程，這個過程使得信息在將來也可以被存取。遷移意味著基于字符的數據，可以從一個存取載體轉移到另一個存取載體上，以進行電子信息的保護。遷移要求電子計算機既可讀出舊格式,也可將它寫在新格式上。遷移到不同操作系統時，可應注意優先維護信息內容與使用功能。
    上述四種方法，我們認為，再生性技術保護，雖然有些缺點，但它的優點也很突出，對于一些利用率較低的電子檔案，也不失為一種好方法。建立電子計算機檔案館，不是我們檔案部門力所能及的可采用的方法。仿真，在新型軟硬件大量涌現的今天，制造一個執行過時硬件和其軟件的軟件，不太可能是永遠有效的方法，軟件制造商最終必然要放棄某些軟件的向下兼容性。拷貝和遷移，是電子檔案長期保存的一種可行的方法。   

     ——1999年6月17日《中國檔案報》