電子檔案光盤信息的組織結構
 
電子文件管理研究課題組

    應用光盤作為載體，將電子文件(特別是CAD電子文件)。電子檔案存放到光盤上，建立電子檔案光盤庫，是解決企業檔案資料存放空間不足，提高檔案利用率和檔案管理水平的重要途徑之一。與紙質載體相比，光盤具有存儲量大、易于保管、便于檢索瀏覽等特點。
    為了使各單位(特別是企事業單位)更好地建立以光盤為載體的電子檔案，為了充分利用電子檔案信息并使光盤成為易于交換檔案信息的載體，需要明確地規定光盤存諸檔案信息的組織結構，回答以下幾個問題：
    1．每張光盤中應包括哪些文件？首先是電子檔案本身。這是我們建立電子檔案的主要內容，它又分圖形、圖象、文本等類型。其次是類目表，這是一種記錄檔案分類信息的文件，是檔案檢索的重要工具。通過類目表，我們可以迅速方便地檢索電子檔案具體內容。還有著錄文件，是說明電子文件各種屬性的文件。
    2．各個文件之間的關系是什么？存放在一張光盤中的電子檔案之間都存在一定的關系。比如，它們都屬于某一個工程或屬于某一年的文件。在同一個工程中，它們又可能分屬于不同的類目等；這些關系，在類目表和著錄文件中都應該描述清楚，使這張光盤中的電子檔案形成一個有機的整體。應用光盤時，通過這種描述，可以方便地了解各電子檔案的所屬及其相互關系，也可以通過這種描述，查找電子檔案，了解其相關屬性。
    3．文件格式如何規定？明確而又靈活地規定類目表和著錄文件的格式是存放著電子檔案的光盤適合保存、便于使用的關鍵。但這些格式一般要符合相應的國際標準和國家標準規定的格式。
    明確地規定光盤存儲的檔案信息組織結構后，可以達到如下目的：(1)便于光盤存儲的檔案信息交換。企業之間。企業內部各部門之間在交換電子檔案時，可以按照這個規定制作和閱讀光盤。(2)便于光盤歸檔。企業各部門向檔案部門提交電子文件歸檔時，可以按照這個規定將電子文件存儲在光盤上，檔案部門可以按這個規定閱讀和檢查收到的光盤，并將其并到整個計算機檔案管理系統中，供整個企業甚至外企業聯網查詢瀏覽。企業在向上級主管部門上繳電子檔案時，也可以按照這個規定制作。(3)便于編制光盤信息管理系統。 CAD系統的開發單位可以根據這個規定，編寫cAD電子文件光盤的制作軟件、CAD電子文件的查詢軟件、CAD電子文件的閱讀和瀏覽軟件以及CAD電子文件光盤信息管理系統等。  
 

     ——1999年6月28日《中國檔案報》