保證電子文件信息安全的管理措施
 
電子文件管理研究課題組

    電子文件的形成、處理、收集、積累、整理、歸檔、保管和利用等各個環(huán)節(jié)，都有信息更改、丟失的可能性，建立并執(zhí)行一整套科學、合理、嚴密的管理制度，從每一個環(huán)節(jié)節(jié)堵塞信息失真的隱患，對于維護電子文件的原始性、真實性十分重要。維護電子文件真實性的管理措施涉及從電子文件形成、處理、收集、積累、整理、歸檔，到電子檔案的保管、利用的全過程，可以稱之為“電子文件全過程管理”。電子文件、的管理不僅注重每個階段的結(jié)果，也要重視每項工作的具體過程，并把這些過程一一記錄下來。其中有關維護其信息安全方面的主要要求是：
    1、電子文件的制作過程要責任分明。制作人員應該對其制作的文件負有全責，在合作制作的文件或大型設計項目中，要注意劃清參與人員的責任范圍。一般來說，不相關人員不能進入其他人的責任范圍，需要時可以允許用只讀形式調(diào)閱，以防由于誤操作、有意刪改等原因造成文件信息的改變。
    2、電子文件形成后應及時進行積累，以防在分散狀態(tài)下發(fā)生信息損失和變動。機關辦公活動中形成的公文性電子文件一經(jīng)定稿就不得進行任何修改，CAD電子文件的更改要經(jīng)過必要的批準手續(xù)。收集積累過程中的一切變更都應記錄在案。對收集積累起來的電子文件要有備份。
    3、建立和執(zhí)行科學的歸檔制度。歸檔時應對電子文件進行全面、認真的檢查，在內(nèi)容方面檢查歸檔的電子文件是否齊全完整，真實可靠；相應的機讀目錄、伺服軟件、其它說明是否一同歸檔；歸檔的電子文件是否最終稿本，CAD電子文件是否反映產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)的版本或本階段產(chǎn)品技術(shù)狀態(tài)的最終版本；電子文件與相應的紙質(zhì)或其它載體文件的內(nèi)容及相關說明是否一致，軟件產(chǎn)品的源程序與文本是否一致等。在技術(shù)方面應檢查歸檔電子文件載體的物理狀態(tài)，有無病毒，讀出信息的準確性等。
    4、建立和執(zhí)行嚴格的保管制度。歸檔電子文件應使用光盤作為存儲介質(zhì)，對所有歸檔的電子文件應作寫保護處理，使之置于只讀狀態(tài)。在對電子文件進行整理和因軟硬件平臺發(fā)生改變而對電子文件實行格式轉(zhuǎn)換時，要特別注意防止轉(zhuǎn)換過程中的信息失真。對電子文件要定期進行安全性、有效性檢查，發(fā)現(xiàn)載體或信息有損傷時，及時采取維護措施，進行修復或拷貝。
    5、加強對電子文件利用活動的管理。電子文件入庫載體不得外借，只能以拷貝的形式提供利用。對電子文件的利用著實行利用權(quán)限控制，防止無關人員對電子文件系統(tǒng)的非法訪問，防止利用過程中的泄密和損傷信息。
    6、建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)。電子文件形成后因載體轉(zhuǎn)換和格式轉(zhuǎn)換而不斷改變自身的存在形式，如果沒有相關信息可以證實文件的內(nèi)容沒有發(fā)生任何變化，人們是無法確認它的真實性。因此，應該為每一份電子文件建立必要的記錄，記載文件的形成、管理和使用情況，用這些記錄來證實電子文件內(nèi)容的真實性。
    國際檔案理事會電子文件委員會制訂的《電子文件管理指南》中指出，有兩類相關信息應當記錄和保存。一類是“元數(shù)據(jù)”，即關于電子文件的技術(shù)數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)有助于說明電子文件的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)和上下文關系。另一類是“背景信息”，即關于電子文件業(yè)務和行政背景方面的數(shù)據(jù)。背景信息有助于說明文件的真實性，并能幫助文件使用者理解文件的內(nèi)容。
    記錄系統(tǒng)應該具有實時記錄的功能，隨時將需要保留的信息記錄下來。由于這種“跟蹤記錄”具有原始性，它可以成為證實電子文件真實可靠的有效依據(jù)。對于從收集積累階段就在網(wǎng)絡系統(tǒng)上運行的電子文件，可通過自動記錄系統(tǒng)記錄有關信息；對于以介質(zhì)方式收集積累的電子文件，還要輔之以必要的人工記錄。
     

——1999年5月3日《中國檔案報》