電子文件的鑒定工作
 
電子文件管理研究課題組

    電子文件的歸檔鑒定工作，是指鑒別檔案的價值，確定其保管期限，并據(jù)此刪除已收集積累但無保存價值的電子文件，并予以銷毀。也可以說，是保證歸檔電子文件準確、完整、系統(tǒng)，確定檔案屬性的工作。電子文件的鑒定內(nèi)容，主要體現(xiàn)在兩個方面：一是歸檔電子文件的原始性、準確性、完整性。即是否是形成時的，或通過審批更改的電子文件；是否是產(chǎn)品定型技術(shù)狀態(tài)或經(jīng)過事務(wù)處理并有結(jié)果的電子文件，是否是組成完整的系統(tǒng)的電子文件。二是確定電子文件的價值和保管期限。這主要取決于電子文件內(nèi)容所含信息的價值及社會對它的需要，要根據(jù)國家關(guān)于檔案保管期限表確定其保管期限。
    電子文件歸檔的鑒定，主要是在歸檔前，電子文件形成部門在檔案部門的協(xié)助下，對歸檔的電子文件內(nèi)容進行鑒定。鑒別電子文件的價值，同時對其記錄的載體進行檢查、檢測，對所需的軟硬件環(huán)境作出說明，并根據(jù)電子文件的內(nèi)容價值劃分保管期限，提出在保管期限內(nèi)配套的技術(shù)環(huán)境要求。在電子檔案管理過程中也有鑒定問題，其主要任務(wù)是對已到保管期限的電子檔案重新審查鑒定，把失去保存價值的電子檔案剔除銷毀。這兩個階段的鑒定工作是互相聯(lián)系。相輔相成的。歸檔時的鑒定是基礎(chǔ)，電子檔案管理過程中的鑒定是前一階段鑒定的繼續(xù)和補充。為了使電子文件。
    電子檔案鑒定工作有所遵循，國家檔案局應(yīng)制定有關(guān)電子文件、電子檔案鑒定工作的法規(guī)和標(biāo)準，例如電子文件、電子檔案保管期限表。各部門也應(yīng)制定電子文件、電子檔案保管期限的規(guī)定，為電子文件歸檔及電子文件、電子檔案的鑒定工作提供依據(jù)。歸檔的電子文件鑒定，要特別注意：一是確定電子文件的原始性、真實性。電子文件的更改非常容易，而且可做到不留痕跡，電子文件從形成到歸檔有一段較長的時間，所以，在歸檔時，鑒別歸檔的電子文件是否就是形成時的、有效的電子文件，即確認歸檔的電子文件的原始性、真實性則是首要任務(wù)。若電子計算機網(wǎng)絡(luò)上有記錄系統(tǒng)，可與記錄系統(tǒng)所記載的形成、修改、批準時間等方面對照來鑒別原始性、真實性。如載體傳遞，要用有無登記、記錄等管理制度來確認原始性、真實性。二是鑒定和檢測要相結(jié)合。電子文件是電子文件的內(nèi)容、電子文件內(nèi)容的記錄載體和對電子文件內(nèi)容顯示的電子計算機軟、硬件平臺的組合。有了這個組合，我們才知道電子文件的內(nèi)容是什么。電子文件的記錄載體若有病毒、損壞，就不可能知道電子文件的內(nèi)容；軟件與硬件平臺不一致，載體所載電子文件內(nèi)容是什么也不可能知道；記錄載體不能被電子計算機軟、硬件平臺確認，也不會知道電子文件的內(nèi)容。這些，只有通過檢測才能夠確認。所以，鑒定和檢查、檢測是聯(lián)系在一起的。歸檔說明中說明的電子文件生存的軟、硬件平臺環(huán)境能否準確讀出歸檔的電子文件內(nèi)容，存儲載體和軟、硬件平臺技術(shù)條件的一致性，均應(yīng)進行檢查。因為這是保證電子文件內(nèi)容在保管期限內(nèi)存在、顯示的首要技術(shù)條件。  
 

     ——1999年5月20日《中國檔案報》