電子文件使用的載體及歸檔載體的推薦
 
電子文件管理研究課題組

    1、電子文件使用的載體介紹。隨著電子計(jì)算機(jī)技術(shù)的發(fā)展，信息數(shù)字化記錄技術(shù)也在不斷地發(fā)展。目前，信息數(shù)字化記錄載本育磁性、光學(xué)性和磁光性等類(lèi)型。
    磁性記錄應(yīng)包括磁記錄器和磁記錄介質(zhì)。其寫(xiě)入原理和過(guò)程是：從磁記錄器的磁頭縫隙里向外發(fā)散一個(gè)磁場(chǎng)， 它的強(qiáng)度和方向隨著記錄磁頭線(xiàn)圈里的電流而相應(yīng)變化。這電流本身是受一個(gè)電子系統(tǒng)控制，這個(gè)電子系統(tǒng)將信息的＝進(jìn)制數(shù)碼轉(zhuǎn)換成記錄磁頭里電流的正反方向。泄露的磁進(jìn)入到磁記錄介質(zhì)中，使介質(zhì)磁化，在記錄介質(zhì)上產(chǎn)生標(biāo)志信息的二進(jìn)制數(shù)碼的飽和磁體，磁頭從記有信息二進(jìn)制數(shù)碼的介質(zhì)上讀出信息的過(guò)程是寫(xiě)入的逆過(guò)程。磁帶是最早出現(xiàn)的磁記錄介質(zhì)，在本世紀(jì)40年代前，磁帶已作為錄音介質(zhì)出現(xiàn)，記錄模擬信號(hào)。盡管信息數(shù)字化記錄技術(shù)發(fā)展迅速，作為記錄介質(zhì)的電子計(jì)算機(jī)磁帶仍大量用于數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)中。磁帶因?qū)挾群托螤畈煌泻芏喾N類(lèi)，其相應(yīng)的磁帶機(jī)也有很多種類(lèi)。磁帶作為電子計(jì)算機(jī)外存。其存取速度慢，工作效率低，不能滿(mǎn)足快速運(yùn)行的的需要，因此，出現(xiàn)了硬磁盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)。硬盤(pán)迅速成為大中小型電子計(jì)算機(jī)的主要外存。隨著硬磁盤(pán)的微小型化，在微機(jī)中也得到廣泛應(yīng)用，成為微機(jī)的主要外部存儲(chǔ)設(shè)備。硬盤(pán)因尺寸和磁層的不同，而有很多種類(lèi)。磁帶價(jià)格便宜，但由于采用串行的記錄方式，數(shù)據(jù)存儲(chǔ)時(shí)間長(zhǎng)，不能滿(mǎn)足電子計(jì)算機(jī)對(duì)外存設(shè)備高速存取的要求。硬磁盤(pán)可隨機(jī)存儲(chǔ)，加之高速旋轉(zhuǎn)，所以數(shù)據(jù)存儲(chǔ)很快，傳輸率高，但硬磁盤(pán)價(jià)格昂貴，一般不能脫機(jī)存儲(chǔ)，所以作為大量存儲(chǔ)數(shù)據(jù)的介質(zhì)，非廣大用戶(hù)所能接受。軟磁盤(pán)就是在上述兩種介質(zhì)的基礎(chǔ)上吸取各自的優(yōu)點(diǎn)而迅速發(fā)展起來(lái)的一種新型記錄介質(zhì)。按尺寸、記錄面和記錄密度分，軟硬盤(pán)也有很多種類(lèi)。
    光盤(pán)存儲(chǔ)技術(shù)，是新發(fā)明的最重要的數(shù)字存儲(chǔ)技術(shù)。它的寫(xiě)入和讀出的基本原理是：把激光聚集成小于1um的微小光點(diǎn)。能量高度集中，使存儲(chǔ)介質(zhì)上被照射點(diǎn)產(chǎn)生物理。化學(xué)變化，從而進(jìn)行物理標(biāo)記。用這種方法來(lái)進(jìn)行數(shù)字記錄，例如凹坑記錄，其物理標(biāo)記就是記錄薄膜上被熔蝕的小孔。再用微小的激光點(diǎn)在介質(zhì)上掃描，根據(jù)反射光的變化就可讀出記錄的數(shù)據(jù)。光盤(pán)可分為只讀式、一次寫(xiě)多次讀、可擦寫(xiě)等三種類(lèi)型。
    2、電子文件歸檔應(yīng)選擇記錄載體。電子文件的存儲(chǔ)及歸檔應(yīng)使用記錄載體。盡管從理論上講，數(shù)字信息不隨著時(shí)間而衰減，但載體的選擇仍是一個(gè)重要問(wèn)題，選擇不當(dāng)會(huì)造成信息很快丟失，甚至造成維護(hù)、轉(zhuǎn)換的極大困難。
    選擇載體的依據(jù)是：（1）盡量選擇有國(guó)際和國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的載體；（2）有發(fā)展前途的，其使用的軟硬件應(yīng)有多個(gè)供應(yīng)渠道；（3）載體內(nèi)在性能穩(wěn)定。耐久性得到公認(rèn)；（4）能較方便地進(jìn)行保護(hù)；（5）載體及其記錄所必備的軟硬件，價(jià)格便宜并為用戶(hù)所能接受；（6）能較容易地檢測(cè)出載體的質(zhì)變現(xiàn)象，以便能在載體變化之前將文件復(fù)制到新的載體上。
    要根據(jù)實(shí)際情況選用載休。無(wú)論是辦公自動(dòng)化（OA）過(guò)程中還是輔助設(shè)計(jì)（CAD）中產(chǎn)生的電子文件，以及網(wǎng)絡(luò)傳輸?shù)碾娮游募谄浯鎯?chǔ)和下載時(shí)都是保存在載體上。在歸檔前的一段時(shí)期可存在軟盤(pán)、磁帶上，或存在大容量的可擦除光盤(pán)上，這樣做比較經(jīng)濟(jì)。電子文件一旦作為電子檔案長(zhǎng)期保存，就應(yīng)選擇標(biāo)準(zhǔn)化程度高、性能穩(wěn)定、有發(fā)展前途、價(jià)格便宜、容易檢測(cè)、顯示還原方便、能長(zhǎng)期保存的載體。對(duì)于大量的cAD設(shè)計(jì)產(chǎn)品，可用一次寫(xiě)式光盤(pán)，對(duì)于oA產(chǎn)生的電子檔案也可選用只讀式和一次寫(xiě)入式光盤(pán)或磁帶。軟盤(pán)不能作為長(zhǎng)期保存的電子檔案的載體。對(duì)于永久保存的特別珍貴的電子檔案，則應(yīng)轉(zhuǎn)到紙或縮微膠片上，因?yàn)殡娮訖n案載體不穩(wěn)定性及相應(yīng)的軟硬件設(shè)備生命周期短是眾所周知的。 

 
   ——1999年5月24日《中國(guó)檔案報(bào)》