近些年，檔案工作者對(duì)電子文件和電子檔案的管理問題越來越關(guān)注，其原因是，一方面由于文件產(chǎn)生的數(shù)量急劇增加。形式不斷翻新，而且有不少已經(jīng)進(jìn)入歸檔階段并轉(zhuǎn)化為電子檔案；另一方面不少檔案工作者對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)還比較膚淺，而且由于信息技術(shù)的發(fā)展大快，難以找到完全一致的、一勞永逸的解決方法。本文以我國(guó)對(duì)此問題的主要研究為基礎(chǔ)，并以國(guó)外解決此問題的一些方法為參考，分析和介紹解決電子文件和電子檔案管理問題的一些對(duì)策。  
    一、對(duì)電子文件的認(rèn)識(shí)
     信息技術(shù)領(lǐng)域的電子文件是指通過計(jì)算機(jī)進(jìn)行操作，傳輸、存儲(chǔ)等處理的數(shù)碼序列，從社會(huì)生活的角度來認(rèn)識(shí)，電子文件是人們?cè)诟鞣N活動(dòng)中使用電子計(jì)算機(jī)作為工具，產(chǎn)生的一類數(shù)字化形式的記錄。按電子文件產(chǎn)生的工作領(lǐng)域，可將其分為兩種：一種是記錄人們?cè)谵k理公務(wù)，處理一般事務(wù)或交流信息過程中產(chǎn)生的電子文件，例如， OA（辦公自動(dòng)化）電子文件、E一mail（電子信件）電子文件等，它們多以文本、圖象、聲音或影象等形式存在；另一種是記錄人們生產(chǎn)或科研活動(dòng)的技術(shù)性電子文件，例如CAD（計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)）、CAM    （計(jì)算機(jī)輔助制造）等生成的電子文件，它們多以光柵圖或矢量圖等形式存在。 
    計(jì)算機(jī)應(yīng)用的迅速普及，電子文件的生成量已經(jīng)非?？捎^。在中國(guó)較大的省、部級(jí)政府機(jī)關(guān)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，每年約生成兩，三萬份電子文件，這些大量的電子文件，給人們的生活和工作帶來了巨大的變化。中國(guó)的檔案工作者逐步認(rèn)識(shí)到，電子文件在許多方面不同于以往的紙質(zhì)文件，如果使用或保管不當(dāng)也會(huì)給人們帶來嚴(yán)重問題。 
    國(guó)家科委將CAD電子文件的管理方法研究工作列入了國(guó)家”八五”規(guī)劃，國(guó)家檔案局于1996年成立了電子文件歸檔問題領(lǐng)導(dǎo)小組，并由國(guó)家檔案局科研所牽頭成立了課題組，組織科技人員對(duì)電子文件的特性和管理方法進(jìn)行研究，CAD電子文件光盤存儲(chǔ)。歸檔與檔案管理要求）的國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)已完成報(bào)批稿，正在進(jìn)行試點(diǎn)工作，目前課題組正在制定我國(guó)的檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《電子文件歸檔與電子檔案管理方法）。1998年初完成了該標(biāo)準(zhǔn)的草稿。在征求意見的同時(shí)，先后與上海市政府、杭州市政府、云南省政府、廣東省政府。國(guó)務(wù)院秘書局等單位聯(lián)合，在辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中進(jìn)行試點(diǎn)工作。 
    經(jīng)上述工作，已經(jīng)逐步明確的電子文件的主要特性及問題有以下一些： 
    應(yīng)用發(fā)展的階段性。辦公自動(dòng)化的應(yīng)用是不斷發(fā)展變化的過程。設(shè)備的規(guī)模不斷擴(kuò)大，例如上述一些單位的計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)，就是分別由三，四年前的十幾臺(tái)終端的小局域網(wǎng)，發(fā)展到現(xiàn)在的數(shù)百臺(tái)終端的大型網(wǎng)絡(luò)，甚至連接成網(wǎng)際網(wǎng)，處理的業(yè)務(wù)也由點(diǎn)發(fā)展到面，幾乎覆蓋了辦公業(yè)務(wù)的全部流程。在不同的應(yīng)用發(fā)展階段，電子文件的作用也不同，它們分別是草稿性電子文件（計(jì)算機(jī)只起打字機(jī)作用）、輔助性電子文件（紙質(zhì)文件為主，電子文件為輔），正式電子文件（電子文件為主，紙質(zhì)文件為輔），無紙電子文件（使用中完全取消紙質(zhì)形式的電子文件）。
     設(shè)備依賴性。離開了計(jì)算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子文件就無法生成、傳遞、識(shí)別，決定其設(shè)備依賴性的因素有：數(shù)字編碼因素、硬件因素、軟件因素、設(shè)備更新因素、加密因素等。僅設(shè)備更新因素，就會(huì)給電子文件的長(zhǎng)久保管帶來很大困難。一般的計(jì)算機(jī)幾年后就可能被更新，而一些耐久性的光盤等電子文件載體也許可以保存兒十年甚至100年。若干年后很可能出現(xiàn)雖然有保     存完好的光盤，但是已找不到讀取設(shè)備了。 
    電子文件信息與載體的相分離性。電子文件可以在不同的計(jì)算機(jī)之間傳遞，也可以在不同的載體之間相互復(fù)制，而信息形態(tài)無任何變化。于是很難象紙質(zhì)文件那樣確定哪個(gè)是“原件”。這個(gè)性質(zhì)直接影響到如何才能保證電子文件的真實(shí)性、可靠性和完整性。
     電子文件的易更改性，對(duì)電子文件的更改能做到不留任何痕跡，所以為保證其安全、正確需要解決很多的技術(shù)難題。電子文件的多媒體集成性。文字、圖形、聲音、影象等多種媒體信息均可以單獨(dú)或相互搭配構(gòu)成電子文件的內(nèi)容，使得其組成和結(jié)構(gòu)要比紙質(zhì)文件復(fù)雜得多，甚至?xí)斐赏环蓦娮游募男畔⒋嬖诓煌妮d體上，給保管帶來很多問題。 
    電子文件非實(shí)體歸檔的可能性。下論電子文件實(shí)際存在什么位置，都可以做到在不改變其物理存儲(chǔ)位置的情況下進(jìn)行邏輯歸檔。也就是說，人們認(rèn)為是“集中”歸檔保存的電子文件，實(shí)際上可能分布在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的各個(gè)角落，甚至相距十萬八千里。由此而來的問題是一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件就可能永遠(yuǎn)丟失了。 
    電子文件對(duì)背景信息和元數(shù)據(jù)的依賴性。背景信息是指伴隨著電子文件的生成和運(yùn)作過程產(chǎn)生的人員和機(jī)構(gòu)等方面的信息，對(duì)于普通紙質(zhì)文件來說，一般的原件上或附帶的表格中直接記錄了單位交接，報(bào)批簽署等背景性內(nèi)容，也就是說文件本身已包含了背景信息，電子文件則不同，背景信息與文件內(nèi)容信息常常被分離保存，如果背景信息丟失，會(huì)直接影響電子文件的憑證作用或價(jià)值，元數(shù)據(jù)是指構(gòu)成電子文件數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)，例如格式信息、字型、字體、數(shù)據(jù)字典、數(shù)據(jù)庫描述，邏輯與物理模型。 
    系統(tǒng)平臺(tái)和軟件資料等一切與生成和恢復(fù)電子文件有關(guān)的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)由于具有隱含性而使人往往忽視了它的存在，可是一旦元數(shù)據(jù)被丟失或破壞，電子文件原始的形態(tài)就會(huì)改變，甚至?xí)タ勺x性，可見保證背景信息和元數(shù)據(jù)的完整與正確是至關(guān)重要的。值得重視的電子文件特性還有不少，例如信息共享性。非直讀性、標(biāo)準(zhǔn)化依賴性等，制定電子文件歸檔管理辦法的標(biāo)準(zhǔn)時(shí)，必須針對(duì)上述性質(zhì)采取措施。  
    二、電子文件歸檔管理上遇到的問題 
    據(jù)了解，在很多辦公自動(dòng)化系統(tǒng)設(shè)計(jì)時(shí)沒有檔案工作者參與，或者因檔案工作者缺乏相關(guān)知識(shí)無法參與意見，使得電子文件從生成到歸檔存在著不少問題。已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，一些部門的電于文件管理不嚴(yán)密，存在被刪改的可能；還有的單位由于存儲(chǔ)器的容量問題，使新產(chǎn)生的電子文件可以不斷地覆蓋舊的電子文件，造成電子文件的不完整；有的存儲(chǔ)過于分散，未實(shí)現(xiàn)集中脫機(jī)保管，計(jì)算機(jī)系統(tǒng)如出現(xiàn)問題，電子文件可能丟失；還有的單位未考慮電子文件與紙質(zhì)文件共同歸檔管理的適當(dāng)辦法；甚至一些單位采用了“無紙”辦公方式，由于對(duì)電子文件管理存在隱患，可能造成更為嚴(yán)重的后果。以上問題，如果在電子文件歸檔時(shí)才考慮就已經(jīng)無法挽回了，下面對(duì)一些主要問題進(jìn)行分析介紹。 
    1．網(wǎng)絡(luò)是電子文件的生存基礎(chǔ)也是引起管理問題的根源  
    電子文件之所以涉及范圍迅速擴(kuò)展、數(shù)量急劇增加，最主要的原因就是計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化的快速發(fā)展。計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展在短短幾年中就深入到世界的各個(gè)角落，可以想象，網(wǎng)上的信息量無疑是天文數(shù)字，何況互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)還正在高速發(fā)展過程之中。我國(guó)政府上網(wǎng)工程也已經(jīng)啟動(dòng)，1999年各個(gè)部委開始在互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)中建立正式站點(diǎn)和主頁。一些較大部委積靈的符合開放條件的電子文件將會(huì)陸續(xù)進(jìn)入互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)，網(wǎng)絡(luò)化帶來的突出問題是，多數(shù)辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)的建設(shè)沒有檔案部門參加，而多數(shù)檔案工作者又對(duì)計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)了解甚少，缺少參與的能力。 
    可以想見，這樣建成的網(wǎng)絡(luò)中，對(duì)電子文件的歸檔管理不可能完全符合檔案管理的要求，存在的問題不會(huì)少，例如從安全方面看，據(jù)計(jì)算機(jī)安全專家的調(diào)查，約有10％的局域網(wǎng)在新建立過程中就受到過病毒感染，運(yùn)行3年后從未發(fā)現(xiàn)過病毒的網(wǎng)絡(luò)只剩約10％；而接人互聯(lián)網(wǎng)所遇到的非法訪問則難以計(jì)數(shù)，現(xiàn)有的“防火墻”等技術(shù)對(duì)‘“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網(wǎng)絡(luò)只設(shè)計(jì)了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對(duì)其進(jìn)行物理歸檔，一旦網(wǎng)絡(luò)毀壞，電子文件的丟失將難以避免。 
    2．技術(shù)發(fā)展和更新過快，造成電子文件長(zhǎng)久保管的困難 
    日新月異的多媒體技術(shù)使電子文件的技術(shù)環(huán)境及存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)更加復(fù)雜。如果只限于單純的字處理范圍，電子文件信息處理的標(biāo)準(zhǔn)化程度還比較高，而且技術(shù)環(huán)境的復(fù)雜程度也有限，但是伴隨著多媒體化，電子文件就成了很復(fù)雜的多種信息的混合物。例如，為適應(yīng)辦公習(xí)慣，在字處理文本上，可以簽署具有圖形屬性的手跡批示，甚至聲音批示，使同一份文件的不同信息存放在不同地點(diǎn)或不同的數(shù)據(jù)庫中。又由于技術(shù)更新太快，非標(biāo)準(zhǔn)信息必然增多，使電子文件離開了特殊環(huán)境就失去了可讀性。 
    3．保證電子文件的真實(shí)性。完整性、可靠性的技術(shù)難題很多 
    影響電子文件的真實(shí)性。完整性，可靠性的因素很多，而能有效解決問題的方法卻很少。實(shí)際工作中，影響這些性質(zhì)的因素有，從電子文件的生成到歸檔缺少規(guī)范的程序化管理；收集電子文件時(shí)，忽略采集背景信息和元數(shù)據(jù)）一些草稿性電子文件處于自生自滅的狀況；多數(shù)電子文件與其相對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)文件之間未建立統(tǒng)一的管理方法；還有部分電子文件已實(shí)現(xiàn)無紙化，只對(duì)其進(jìn)行了邏輯歸檔；存儲(chǔ)電子文件選用的載體不耐久；保證電子文件真實(shí)性的技術(shù)過于復(fù)雜，難以采用等。 
    4.電子文件的法律效力尚不明確 
    通常文件的法律效力都是與其載體相關(guān)來確定的，例如紙質(zhì)文件、文件的縮微品等。電子文件由于沒有固定的載體。制定相應(yīng)的法律認(rèn)定條文就遇到很大困難。這也就是光盤、磁盤，磁帶及其他多種新型材料為載體的電子文件未能及時(shí)制定法律認(rèn)定條文的原因。 
    三、問題對(duì)策
     面對(duì)大量的電子文件，檔案工作者不能消極等待，而必須積極行動(dòng)，針對(duì)電子文件管理中的問題采取措施。以下是國(guó)內(nèi)外對(duì)電子文件管理所采取的一些主要措施的歸納和介紹。 
    1．檔案管理工作提前介人電子文件的運(yùn)作和管理 
    各國(guó)的檔案管理工作一般都是與文件管理工作分開進(jìn)行的。鑒于電子文件的特點(diǎn)，一些國(guó)家已開始采取措施，使檔案管理的要求向前延伸到文件管理工作中。例如，加拿大等國(guó)，按檔案工作要求制定的“文件保管期限表”，可以說就是考慮了檔案管理的要求從文件生成起建立起的文件檔案，并且編制了通用軟件包，實(shí)現(xiàn)了電子文件與紙質(zhì)文件的統(tǒng)一管理。 
    我國(guó)檔案工作主管部門也在積極尋求對(duì)策，其設(shè)計(jì)中對(duì)策的主要目的是把目前的公文辦理和檔案保管的分段管理狀況，從對(duì)電子文件連續(xù)管理的角度統(tǒng)一起來，并提出符合檔案管理的原則要求，包括從電子文件的形成，運(yùn)行到歸檔管理，應(yīng)當(dāng)由主管部門或負(fù)責(zé)人統(tǒng)一協(xié)調(diào)，指定專門機(jī)構(gòu)或人員負(fù)責(zé)；在電子文件的形成，積累、歸檔。 
    保管過程中，應(yīng)及時(shí)登記設(shè)備環(huán)境。相關(guān)數(shù)據(jù)等，以保證電子文件歸檔的質(zhì)量；生成電子文件的專用軟件必須一同歸檔；對(duì)已歸檔的電子文件的管理，應(yīng)有嚴(yán)格的制度和有效的技術(shù)措施確保其信息的原始性、真實(shí)性和完整性；作為檔案長(zhǎng)期保管的電子文件應(yīng)與相同內(nèi)容的紙質(zhì)文件或硬拷貝一同歸檔；為確保歸檔電子文件的完整性和有效性，應(yīng)當(dāng)從電子文件形成起，就進(jìn)行妥善的管理；定期把符合歸檔條件的電子文件信息聯(lián)機(jī)傳送，在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上集中，并按檔案管理要求的格式存儲(chǔ)到可長(zhǎng)期保存的脫機(jī)載體上；具有保密要求的電子文件，上網(wǎng)時(shí)必須符合國(guó)家或部門的規(guī)定，要有必要的安全保密措施。涉密電子文件嚴(yán)禁上開放網(wǎng)絡(luò)。 
    2．相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)的制定 
    由于電子文件涉及的技術(shù)環(huán)境較復(fù)雜，采用標(biāo)準(zhǔn)化的方法進(jìn)行管理會(huì)更細(xì)致。周全，易于操作。例如，挪威等國(guó)的“NoARK文件登記簿標(biāo)準(zhǔn)”等，都是在ICA的檔案著錄規(guī)則基礎(chǔ)上針對(duì)電子文件管理的要求制定的規(guī)范。 
    我國(guó)也正在抓緊制定“CAD電子文件光盤存儲(chǔ)、歸檔與檔案管理要求”和“電子文件歸檔及電子檔案管理方法”兩項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)，前者主要是對(duì)CAD電子文件的光盤存儲(chǔ)和保管進(jìn)行規(guī)范。后者則是對(duì)公文類電子文件和電子檔案，從收集、積累、整理、歸檔、移交、保管、利用、統(tǒng)計(jì)等方面作出較細(xì)致的規(guī)定。 
    3．有的國(guó)家對(duì)電子文件采取分布式管理 
    由于電子文件具有的特性，如果按傳統(tǒng)方法集中到一個(gè)檔案館，會(huì)產(chǎn)生許多難以解決的問題，如頻繁的設(shè)備更新耗費(fèi)大量的資金使檔案館難以承受，而一旦設(shè)備落伍，將危及電子文件和電子檔案的有效性，再如網(wǎng)絡(luò)上可以實(shí)時(shí)進(jìn)行電子文件的歸檔工作，而向檔案館的集中則必須定期進(jìn)行，會(huì)降低效率、增加成本和產(chǎn)生一些漏洞，所以澳大利亞等國(guó)家在檔案法中規(guī)定“對(duì)于具有持久價(jià)值的電子文件，檔案館不要求部門將電子文件的載體送交檔案館保存。但當(dāng)電子文件保留在產(chǎn)生它的部門時(shí)，應(yīng)由檔案館對(duì)這些電子文件進(jìn)行登記，并加以控制?！贝朔椒ū环Q為“電子文件的分布式保管”。 
    目前我國(guó)對(duì)電子文件和電子檔案的分布式管理尚未認(rèn)可，但在一些分布式的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，對(duì)電子文件的實(shí)時(shí)歸檔方面也采取了類似的方式。 
    4．使電子文件歸檔時(shí)改變結(jié)構(gòu)，脫離原來的軟、硬件環(huán)境，以便長(zhǎng)久保管 
    針對(duì)電子文件的設(shè)備依賴性，一些國(guó)家采取了相應(yīng)措施，使電子文件脫離了原來的軟、硬件環(huán)境，以利于長(zhǎng)久的保管要求。例如，挪威承擔(dān)了北歐國(guó)家共同的“電子文件管理工具（TEAM）”項(xiàng)目的開發(fā)。該工具軟件包將ORACLE數(shù)據(jù)庫文件以展開方式存儲(chǔ)，由于去掉了原數(shù)據(jù)庫復(fù)雜的索引結(jié)構(gòu)，使電子文件保管時(shí)不再受原數(shù)據(jù)庫的條件限制，在日后需要使用這些電子文件時(shí)，可通過SQL結(jié)構(gòu)化查詢語言檢索，只是效率較低，不過通過SQL還可重建原始數(shù)據(jù)庫的邏輯結(jié)構(gòu)。 
    我國(guó)目前還未發(fā)現(xiàn)采用此類方法的嘗試，原因可能是我國(guó)幅員遼闊，情況較復(fù)雜，用一個(gè)軟件包對(duì)多種數(shù)據(jù)庫的電子文件進(jìn)行展開處理非常困難。另外，被展開存儲(chǔ)的電子文件，能否不改變地恢復(fù)成原來的模樣，尚存在問題。 
    5．對(duì)電子文件法律效力問題的解決  
    目前對(duì)電子文件的法律效力問題還未有很明確的解決方法。但是，鑒于電子文件已經(jīng)大量產(chǎn)生，不少國(guó)家對(duì)此問題作了規(guī)定，一般是以嚴(yán)格的管理程序保證電子文件的憑證作用。例如加拿大等國(guó)家規(guī)定，符合國(guó)家規(guī)定的管理程序產(chǎn)生的電子文件具有憑證作用。不過在實(shí)際案例的操作中，并不是所有的法庭都認(rèn)可電子文件的憑證作用。
     目前我國(guó)對(duì)電子文件的憑證作用，還沒有很明確的規(guī)定。實(shí)際上是把這個(gè)問題包含在計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的整體法律認(rèn)定上，例如，具有法人資格部門的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件記錄應(yīng)當(dāng)對(duì)該部門的活動(dòng)具有憑證作用。很多國(guó)家當(dāng)前也是采用了這種對(duì)策?？磥?，這個(gè)問題的解決除了行政辦法外，還要依靠更加嚴(yán)格的技術(shù)措施才行。 
    6．對(duì)電子文件真實(shí)性問題的解決 
    由于電子文件可以隨時(shí)變換載體，或被不留痕跡地改動(dòng)，所以為保證電子文件的真實(shí)性要采取專門技術(shù)措施。例如，有的辦公軟件用電子印章或電子簽名的方法對(duì)電子文件進(jìn)行簽發(fā)處理，還有的辦公自動(dòng)化網(wǎng)絡(luò)中，可自動(dòng)對(duì)每份電子文件的修改，存取，傳輸?shù)热魏尾僮鞫?進(jìn)行實(shí)時(shí)登記，以密碼形式存儲(chǔ)并有防刪改措施，從而為隨時(shí)印證該電子文件的來龍去脈提供完整、細(xì)致的查考信息。 
    總之，對(duì)電子文件和電子檔案的管理問題已經(jīng)引起了很多檔案工作者的重視，有關(guān)的研究工作正在逐步深入進(jìn)行，相信將會(huì)有更多的經(jīng)驗(yàn)產(chǎn)生。
 
作者為：國(guó)家檔案局科技研究所所長(zhǎng)、中國(guó)檔案學(xué)會(huì)自動(dòng)化委員會(huì)副主任，國(guó)家檔案局全國(guó)檔案科技專家委員會(huì)秘書長(zhǎng)