劃分有效證件辦理、審批過程中形成檔案的保管期限，主要依據了有效證件的有效時限。《文書檔案保管期限表》第8條第7款中，20年(含)以上有效或未注明有效期的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，機關在歸檔時要永久保管，20年以下有效的許可證、執照、資質證、資格證等的審批、管理文件材料，機關在歸檔時定為30年保管。
對有效期為20年的證件辦理、審批過程中形成的文件材料，在《文書檔案保管期限表》中定為30年保管期限，這種劃分方法雖顯簡單，但按照《規定》的精神，對“定期”這一時限可以按照檔案的具體內容，結合工作實際作出適當調整。一般有效證件的有效期種類較多，有1年、2年、3年、5年、10年乃至更長，在辦理、審批有效證件的過程中形成的文件材料相當一部分是原件的復印件，且數量較多，機關對10年以下有效期證件辦理、審批過程中形成的文件材料，在歸檔時就不一定界定為30年保管期限。比如，出入境管理過程中公民因私出國辦理護照，護照有效期為10年，有效期滿后，公民得重新更換護照，又會產生一些文件材料，而且公安機關辦理公民因私出國護照過程中形成的文件材料絕大多數是有關公民個人情況的復印件，如果將這類檔案的保管期限都界定為30年，期限過寬，在管理上不免帶來人力、物力和財力的浪費。又比如出入境檔案中有公安機關辦理、審批公民往返港澳的通行證，通行證有效期一般在5年以下不等，到期重新辦理、審批，如果將這類檔案保管30年，期限過長。因此，在劃分機關在辦理有效證件過程中形成的檔案的保管期限時，既要以證件的有效期作為主要參考，同時要結合機關工作實際，合理確定檔案保管期限。
對有效期為20年的證件辦理、審批過程中形成的文件材料，在《文書檔案保管期限表》中定為30年保管期限，這種劃分方法雖顯簡單，但按照《規定》的精神，對“定期”這一時限可以按照檔案的具體內容，結合工作實際作出適當調整。一般有效證件的有效期種類較多，有1年、2年、3年、5年、10年乃至更長，在辦理、審批有效證件的過程中形成的文件材料相當一部分是原件的復印件，且數量較多，機關對10年以下有效期證件辦理、審批過程中形成的文件材料，在歸檔時就不一定界定為30年保管期限。比如，出入境管理過程中公民因私出國辦理護照，護照有效期為10年，有效期滿后，公民得重新更換護照，又會產生一些文件材料，而且公安機關辦理公民因私出國護照過程中形成的文件材料絕大多數是有關公民個人情況的復印件，如果將這類檔案的保管期限都界定為30年，期限過寬，在管理上不免帶來人力、物力和財力的浪費。又比如出入境檔案中有公安機關辦理、審批公民往返港澳的通行證，通行證有效期一般在5年以下不等，到期重新辦理、審批，如果將這類檔案保管30年，期限過長。因此，在劃分機關在辦理有效證件過程中形成的檔案的保管期限時，既要以證件的有效期作為主要參考，同時要結合機關工作實際，合理確定檔案保管期限。
來源: 中國檔案出版社
