《文書檔案保管期限表》第8條第9款，出國或出境訪問考察、參加國際會議、接待來訪等外事活動形成的文件材料中，發表的公報，簽訂的協議、協定、備忘錄，重要的會談記錄、紀要等文件材料歸檔時要永久保管；出國審批手續、執行日程、考察報告、一般性會談記錄歸檔時定為30年保管。
同一外事活動有主要活動內容和非主要活動內容，反映同一外事活動的文件材料有主要的和非主要的。因此，同一外事活動形成的各種文件材料價值有大有小，在歸檔時對不同價值的文件材料的保管期限應加以區分。
有些機關習慣將出國、出境訪問、考察、培訓等活動中形成的文件材料按照一個一個團組進行集中歸檔，并定為同一保管期限，理由是確保歸檔的齊全完整性，便于集中查找利用。這種做法雖然遵循了同一活動形成文件材料成套歸檔的思想，但對不同價值的文件材料沒有區分不同的保管期限，談不上是真正的檔案價值鑒定，也就是說沒有開展科學的、合理的檔案價值鑒定活動。將機關同一外事活動形成的文件材料在歸檔時應劃分為不同保管期限，才符合《規定》機關開展檔案價值鑒定的要求。
同一外事活動有主要活動內容和非主要活動內容，反映同一外事活動的文件材料有主要的和非主要的。因此，同一外事活動形成的各種文件材料價值有大有小，在歸檔時對不同價值的文件材料的保管期限應加以區分。
有些機關習慣將出國、出境訪問、考察、培訓等活動中形成的文件材料按照一個一個團組進行集中歸檔，并定為同一保管期限，理由是確保歸檔的齊全完整性，便于集中查找利用。這種做法雖然遵循了同一活動形成文件材料成套歸檔的思想，但對不同價值的文件材料沒有區分不同的保管期限，談不上是真正的檔案價值鑒定，也就是說沒有開展科學的、合理的檔案價值鑒定活動。將機關同一外事活動形成的文件材料在歸檔時應劃分為不同保管期限，才符合《規定》機關開展檔案價值鑒定的要求。
來源: 中國檔案出版社
