新中國成立以來，在劃分機關文件材料歸檔范圍和檔案保管期工作方面，迄今為止經歷了五次較大的改革。第一次是1956年、1957年中辦秘書局、國家檔案局先后制定了《黨的機關檔案材料保管期限的一般標準》、《國家機關一般檔案材料保管期限參考表》；第二次是1964年發布了《機關文書檔案保管期限參考表》（試行草案），將黨政機關檔案保管期限表合二為一；第三次是1983年國家檔案局頒發了《關于文書檔案保管期限的規定》和《關于不歸檔案的文書材料的規定》；第四次是1987年國家檔案局頒發了《關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》；這次《規定》的制定與發布，是我國在機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限界定工作方面的第五次改革，與上次改革時隔過20年。
1987年國家檔案局頒發的《關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個業務文件，在近20年的實踐和應用過程中，對劃分機關文件材料歸檔范圍和界定機關檔案保管期限方面發揮了積極作用。但是，隨著我國改革開放不斷深入、檔案工作理論與實踐的發展以及辦公自動化的日益普及，兩個業務文件難以適應新形勢下機關檔案工作和檔案館工作的實際需要，尤其是對檔案的鑒定銷毀工作和檔案移交進館工作帶來了一系列影響，如對反映維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料重視不夠；某些文件材料歸檔范圍界定過寬，導致重復歸檔；某些條文表述可操作性不強，造成對一些文件價值判斷不準確；檔案行政管理部門對機關文件材料歸檔工作缺乏實質性的監督和管理手段等等。針對這些情況，越來越多的檔案行政管理部門、綜合檔案館和機關檔案室以及檔案學理論研究部門呼吁對1987年頒發的《關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個業務文件進行修訂。
1995年國家檔案局制定的《全國檔案事業發展“九五”計劃》中提出：“重視機關檔案的鑒定工作，進行保管期限劃分問題的調研工作”。1998年12月，時任中共中央辦公廳副主任、國家檔案局局長的王剛同志在中央、國家機關檔案工作會議上的講話中指出：“我們要根據‘九五’計劃，修改、完善有關機關檔案管理的標準，還將有一批關于文件材料整理、保管期限劃定、檔案鑒定方面的標準陸續出臺”。根據王剛同志的講話精神，國家檔案局將修改機關檔案保管期限作為1999年的重點工作之一，并列為國家檔案局1999年科研項目，正式啟動了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的制定工作。
1987年國家檔案局頒發的《關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個業務文件，在近20年的實踐和應用過程中，對劃分機關文件材料歸檔范圍和界定機關檔案保管期限方面發揮了積極作用。但是，隨著我國改革開放不斷深入、檔案工作理論與實踐的發展以及辦公自動化的日益普及，兩個業務文件難以適應新形勢下機關檔案工作和檔案館工作的實際需要，尤其是對檔案的鑒定銷毀工作和檔案移交進館工作帶來了一系列影響，如對反映維護國家、集體和公民權益等方面具有憑證價值的文件材料重視不夠；某些文件材料歸檔范圍界定過寬，導致重復歸檔；某些條文表述可操作性不強，造成對一些文件價值判斷不準確；檔案行政管理部門對機關文件材料歸檔工作缺乏實質性的監督和管理手段等等。針對這些情況，越來越多的檔案行政管理部門、綜合檔案館和機關檔案室以及檔案學理論研究部門呼吁對1987年頒發的《關于機關檔案保管期限的規定》、《機關文件材料歸檔和不歸檔的范圍》兩個業務文件進行修訂。
1995年國家檔案局制定的《全國檔案事業發展“九五”計劃》中提出：“重視機關檔案的鑒定工作，進行保管期限劃分問題的調研工作”。1998年12月，時任中共中央辦公廳副主任、國家檔案局局長的王剛同志在中央、國家機關檔案工作會議上的講話中指出：“我們要根據‘九五’計劃，修改、完善有關機關檔案管理的標準，還將有一批關于文件材料整理、保管期限劃定、檔案鑒定方面的標準陸續出臺”。根據王剛同志的講話精神，國家檔案局將修改機關檔案保管期限作為1999年的重點工作之一，并列為國家檔案局1999年科研項目，正式啟動了《機關文件材料歸檔范圍和文書檔案保管期限規定》的制定工作。
來源: 中國檔案出版社
