根據《規定》第四條，機關文件材料不歸檔范圍包括四個方面，一是上級機關的文件材料中，普發性不需本機關辦理的文件材料，任免、獎懲非機關工作人員的文件材料，供工作參考的抄件等；二是本機關文件材料中的重份文件，無查考利用價值的事務性、臨時性文件，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿，無特殊保存價值的信封，不需辦理的一般性人民來信、電話記錄，機關內部互相抄送的文件材料，本機關負責人兼任外單位職務形成的與本機關無關的文件材料，有關工作參考的文件材料；三是同級機關的文件材料中，不需貫徹執行的文件材料，不需辦理的抄送文件材料；四是下級機關的文件材料中，供參閱的簡報、情況反映，抄報或越級抄報的文件材料。
需要注意把握的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿雖不歸檔，但重要的法律、法規的歷次修改稿、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的稿本應屬機關文件材料歸檔范圍。機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。
需要注意把握的是，一般性文件的歷次修改稿、各次校對稿雖不歸檔，但重要的法律、法規的歷次修改稿、有黨和國家領導人重要修改意見和批示、指示的稿本應屬機關文件材料歸檔范圍。機關文件的最后定稿，即使沒有機關領導人的簽批、審改意見，原則上亦應納入機關文件材料歸檔范圍，與正本文件、文件處理單一并歸檔。
來源: 中國檔案出版社
