根據(jù)市檔案局近日印發(fā)的《綜合檔案管理業(yè)務(wù)有關(guān)業(yè)務(wù)問題統(tǒng)一口徑意見》（此前文件中如有不一致的地方，以該件為準(zhǔn)），現(xiàn)將我市文件材料的歸檔、整理以及綜合檔案移交相關(guān)工作常見問題答復(fù)如下。如有疑問，可以咨詢市檔案局監(jiān)督指導(dǎo)處，電話：82105430。

　　深圳市檔案局

　　2013年4月2日

　　一、整理歸檔相關(guān)業(yè)務(wù)

　　1、哪些文件可以歸為一件整理？

　　除請(qǐng)示與批復(fù)、來文與復(fù)文、正件和附件、正本和定稿以及行政許可、行政審批的報(bào)批材料可視為一件裝訂外，其他的文件都應(yīng)單獨(dú)裝訂。

　　如文件經(jīng)過若干往返辦理，請(qǐng)示和批復(fù)超過兩件的，應(yīng)每件單獨(dú)整理和著錄，批復(fù)在前，請(qǐng)示在后，件號(hào)相連，實(shí)體應(yīng)盡量排列在一起，題名按原題名分別著錄。

　　同一次會(huì)議、同一個(gè)活動(dòng)等形成的各份材料也應(yīng)作為獨(dú)立文件進(jìn)行整理。應(yīng)先確定其中形成的每一份文件的保管期限，然后根據(jù)不同的保管期限進(jìn)行排列，單獨(dú)成件進(jìn)行整理，（同一次會(huì)議或活動(dòng)中）相同保管期限文件應(yīng)排列在一起，件號(hào)相連，盡量裝在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。

　　2、應(yīng)當(dāng)作為多份文件整理卻被作為一件文件整理的，怎么補(bǔ)救？

　　處理方式有兩種：一是將這些文件進(jìn)行拆分，單獨(dú)成件進(jìn)行著錄，排列在同一年度、同一保管期限之后；二是可以將這些文件第一件著錄為主件，其他文件在檔案管理系統(tǒng)內(nèi)逐件著錄為附件，附件需要著錄文號(hào)、責(zé)任者、題名、形成日期、頁數(shù)等基本信息。

　　3、歸檔文件應(yīng)該包括哪些要件，怎么統(tǒng)計(jì)文件的頁數(shù)？

　　整理歸檔文件時(shí)，收、發(fā)文處理表（或稱文件處理表）應(yīng)和文件定稿、正本、附件等應(yīng)當(dāng)一并歸檔。進(jìn)行檔案的編號(hào)或統(tǒng)計(jì)頁數(shù)時(shí)以上要件中相關(guān)的非空白頁面都應(yīng)包含于其中。

　　4、發(fā)往不同單位的同一文件怎么整理？

　　內(nèi)容相同而文號(hào)、主送單位不同的應(yīng)分別作為單份文件歸檔，著錄時(shí)將主送單位置于[ ]中附于原題名之后。

　　內(nèi)容和文號(hào)相同但主送單位不同的幾份文件可作為一件整理，著錄時(shí)將所有主送單位置于[ ]中附于題名之后。

　　5、哪些文件需要復(fù)印后再歸檔？

　　擬永久或長(zhǎng)期（30年）保存的原件如果為字跡易褪色的（含熱敏材料傳真、打印的，復(fù)寫紙書寫的等），應(yīng)先復(fù)印方可歸檔（保存復(fù)印件，并在備注欄中說明為“復(fù)印件”）。

　　6、涉密文件應(yīng)該如何整理歸檔？

　　歸檔的涉密文件和非涉密文件應(yīng)該分開整理，整理方法相同，不同保管期限的密件一般緊跟在同一年度、同一保管期限的非涉密文件件流水號(hào)的最后連續(xù)編排件號(hào)，但要求單獨(dú)裝盒（即不和非密級(jí)的文件混裝），裝有密件的檔案盒脊應(yīng)該在最上端注明“涉密”二字。附件中含有密件的，整件歸檔文件作為密件處理。

　　7、每年的檔案整理完畢之后，如有新增文件需歸檔、補(bǔ)錄的怎么辦？

　　按該年度原有的方法進(jìn)行整理，件號(hào)或案卷號(hào)追加在同一年度、同一保管期限之后。新歸檔的文件視其有無密級(jí)分別接在非涉密文件和涉密文件之后，涉密文件的件號(hào)作相應(yīng)調(diào)整。

　　8、文件原件是電子文件（以數(shù)碼格式通過計(jì)算機(jī)讀取）的應(yīng)該如何歸檔？

　　電子文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行雙套制歸檔，即除了歸檔電子版本外（用光盤刻錄，一式兩套進(jìn)行歸檔），還應(yīng)當(dāng)將文件的定稿和正本生成紙質(zhì)版本歸檔，紙質(zhì)版正本應(yīng)當(dāng)加蓋形成單位印章；歸檔文件如無文件處理表的，應(yīng)當(dāng)由簽發(fā)人在紙質(zhì)版定稿的適當(dāng)位置補(bǔ)上簽章。

　　9、數(shù)碼照片怎么整理？

　　數(shù)碼照片按年度———事件進(jìn)行整理，同一事件的照片歸為一個(gè)文件夾，文件夾應(yīng)按《照片檔案管理規(guī)范》(GB/T 11821-2002)中關(guān)于組合照片說明格式要求進(jìn)行命名，能概要反映人物、事由、背景和攝影者等基本要素。數(shù)碼照片在刻錄成光盤（一式兩份）歸檔后，應(yīng)同時(shí)加曬一套紙質(zhì)照片歸檔，也可以根據(jù)事件的重要程度挑選其中數(shù)張典型照片予以曬洗歸檔。

　　10、以卷為單位整理的文件編號(hào)搞錯(cuò)了，如何補(bǔ)救？

　　(1)漏頁：即存在有頁面沒有打頁號(hào)的，可采用“*-1、*-2…”的方式補(bǔ)充完整（*指前一頁的頁號(hào)），并在備考表內(nèi)注明“第X頁與第X頁之間漏幾頁未編號(hào)，編為*-1、*-2…”；

　　(2)跳號(hào)：即頁號(hào)不連續(xù)，存在跳號(hào)現(xiàn)象的，應(yīng)在備考表里注明缺第幾頁的頁號(hào)；

　　(3)重號(hào)：遇到重號(hào)的，應(yīng)將重復(fù)的頁號(hào)改為“*-1、*-2…”（*指前一頁的頁號(hào)），并在備考表內(nèi)注明“第X頁后重號(hào)，改為*-1、*-2…”。

　　11、文件上的多余標(biāo)記或內(nèi)容，如何處理？

　　文件在辦文過程中形成的標(biāo)記原樣保留，不予處理。在歸檔整理過程中不應(yīng)在文件上做任何標(biāo)識(shí)，如確因整理需要而臨時(shí)用鉛筆所做的記號(hào)要及時(shí)擦除。

　　利用廢紙打印的文件，與該文件內(nèi)容無關(guān)的頁面（空白頁除外）應(yīng)該劃上較為醒目的“X”。

　　12、紙質(zhì)檔案如何裝訂？

　　(1)保管期限定為永久、長(zhǎng)期（30年）的檔案，應(yīng)去除易生銹的金屬物以及各種塑料釘，采取以下方式進(jìn)行裝訂：較薄的文件用經(jīng)檢測(cè)合格的不銹鋼推釘或不銹鋼訂書針裝訂；較厚的文件采用“三孔一線”方式裝訂，不得用推釘采取多層錯(cuò)位方式裝訂。短期（10年）保存的檔案可以不作上述處理。

　　已裝訂成冊(cè)的書籍、雜志原則上需拆釘，但如果書籍或雜志內(nèi)有暗藏的金屬物，拆除會(huì)破壞其原有形態(tài)的，則可以不拆除。

　　(2)單份文件盡量裝訂成一件，不應(yīng)分散。較厚文件在一個(gè)檔案盒內(nèi)無法裝下的，可以分為兩盒（含以上），每一個(gè)部分都應(yīng)加蓋檔號(hào)章，每個(gè)檔號(hào)章填寫的內(nèi)容應(yīng)一致，件號(hào)也一致，可采用“*-1、*-2…”的方式補(bǔ)充完整（*指該文件的件號(hào)），并在備考表內(nèi)注明“第X件因XX原因拆開分裝，編為*-1、*-2…，分裝為幾盒”。分裝的幾個(gè)檔案盒盒號(hào)延續(xù)原流水號(hào)連續(xù)編制。除第一部分，存放該文件其余部分的檔案盒內(nèi)不應(yīng)再存放其他件號(hào)的檔案。著錄時(shí)，該文件作為單件處理，只著錄一次。

　　(3)大于A4紙幅面的檔案須可折疊成A4紙大小裝入檔案盒。

　　13、OA辦文系統(tǒng)生成的文件處理表一定要補(bǔ)簽章嗎？

　　文件通過OA辦文系統(tǒng)流轉(zhuǎn)，最后由系統(tǒng)自行生成的文件處理表，如果在系統(tǒng)開發(fā)時(shí)已經(jīng)嵌入了文件簽發(fā)書寫筆跡的電子簽名，并能自動(dòng)打印于文件處理表上，可以不補(bǔ)簽章。

　　其他的一定要用以下方式之一補(bǔ)全簽章，以確保該文件處理表的權(quán)威性和證據(jù)性：(1)最終簽發(fā)人親筆補(bǔ)簽于對(duì)應(yīng)的簽發(fā)欄；(2)最終簽發(fā)人授權(quán)使用其私章，用印于對(duì)應(yīng)的簽發(fā)欄；(3)單位公章，用印于領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)欄。采用第(2) 、(3)種處理措施的應(yīng)在整理說明中寫明，同時(shí)采用第（2）種處理措施的還需有最終簽發(fā)人的授權(quán)印章使用文件，該文件連同當(dāng)年文件材料一并歸檔。。

　　14、文書檔案的檔號(hào)章有什么要求？

　　(1) 文書檔案采用傳統(tǒng)方法整理的（以案卷為單位整理的），采用《文書檔案案卷格式》（GB/T9705-2008）規(guī)定的檔案盒和檔號(hào)章格式：整卷裝訂的案卷只需在案卷首頁右上方加蓋檔號(hào)章（檔號(hào)章格式見圖一），單份裝訂的應(yīng)在每份檔案的右上方加蓋檔號(hào)章（檔號(hào)章格式見圖二）。

圖一：

圖二：

　　(2)采用新方法整理的文書檔案（以件為單位整理的），采用《深圳市機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企業(yè)事業(yè)單位歸檔文件整理規(guī)則》（深檔字[2001]124號(hào)）規(guī)定的檔案盒和檔號(hào)章格式，，需在每件檔案的上方加蓋檔號(hào)章（檔號(hào)章格式見圖三），已采用《歸檔文件整理規(guī)則》（DA/T22-2000）規(guī)定的檔案盒和檔號(hào)章格式的不必整改。

　　圖三：

　　15、業(yè)務(wù)檔案的檔號(hào)如何編制？

　　(1) 業(yè)務(wù)檔案采用以件為單位的方法整理的，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)一般由全宗號(hào)、年度、類別號(hào)、保管期限、件號(hào)組成，用“—”連接，其中如果類別號(hào)如果由一級(jí)類目號(hào)、二級(jí)類目號(hào)組成的，中間用“? ”隔開。

　　如：

　　2006年市人事局公務(wù)員管理類永久保存第1件檔案的檔號(hào)可標(biāo)識(shí)為：C7—2006—10?01—永久—1。

　　(2)業(yè)務(wù)檔案采用以案卷為單位的方法整理的，如果是整卷裝訂，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)組成，中間用“—”連接；如果是以件為單位裝訂，其檔號(hào)結(jié)構(gòu)由全宗號(hào)、目錄號(hào)、案卷號(hào)、件號(hào)組成，用“—”連接。如：

　　2006年市勞動(dòng)和社會(huì)保障局招調(diào)工類長(zhǎng)期保存的第1卷檔案，整卷裝訂的檔號(hào)結(jié)構(gòu)為：C103—H2.1—1；單份裝訂的結(jié)構(gòu)為：C103—H2.1—1—1。

　　業(yè)務(wù)檔案一般采用文書檔案盒裝，不論以何種方法進(jìn)行整理，都需在檔案盒脊背頂部標(biāo)明類別名稱。

　　16、科技檔案和會(huì)計(jì)檔案的裝具和裝訂要求是什么？

　　(1) 科技檔案：

　　市城建檔案館接收的城建檔案（基建檔案）,采用《深圳市城建檔案整理規(guī)范》（深檔規(guī)[2012]1號(hào)）規(guī)定的檔案裝具和案卷裝訂方式。

　　各單位自行保存的基建檔案及其他類的科技檔案采用《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（GB/T11822-2008）規(guī)定的檔案盒和檔號(hào)章格式。

　　(2)會(huì)計(jì)檔案：采用符合《會(huì)計(jì)檔案案卷格式》（DA/39—2008）要求的檔案裝具和檔號(hào)章格式。

　　17、檔號(hào)章應(yīng)該用什么顏色的印泥，蓋在哪個(gè)位置？

　　檔號(hào)章原則上應(yīng)使用黑色印泥，要求蓋在歸檔文件首頁上方的空白處（首頁為文件處理表的蓋在該表上），其他有專門規(guī)定的例外。

　　18、檔案盒上的書寫材料有什么要求？

　　永久、長(zhǎng)期（30年）保管期限的檔案，其檔案盒封面和脊背項(xiàng)目標(biāo)識(shí)應(yīng)該用黑色字跡材料填寫或印制，不能打印后再粘貼于盒上，以前已粘貼的可不整改。

　　19、檔案保管期限劃分有什么變化？

　　自2006年起，各單位形成的文書檔案的保管期限應(yīng)當(dāng)按照新的規(guī)定劃分為永久、30年、10年，其他各類檔案仍執(zhí)行國家原有相關(guān)規(guī)定。各單位應(yīng)嚴(yán)格按照經(jīng)市檔案局審核通過的檔案分類方案來對(duì)本單位的檔案進(jìn)行分類和劃分保管期限。

　　二、著錄說明相關(guān)業(yè)務(wù)

　　20、歸檔文件目錄格式標(biāo)準(zhǔn)是什么？

　　歸檔文件目錄格式必須按照國家標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行,不能隨意刪減或增加著錄項(xiàng)。有不符合要求的應(yīng)及時(shí)整改。

　　(1)按卷整理的檔案卷內(nèi)文件目錄格式如下表：

　　(2)按件整理的檔案歸檔文件目錄格式如下表：

　　件號(hào)：檔案在同一年度、同一保管期限內(nèi)的順序號(hào)，為流水號(hào)，不得重復(fù)，不能空號(hào)。同一年度不同保管期限的檔案應(yīng)編制不同的流水號(hào)，應(yīng)與文件實(shí)體上加蓋的檔號(hào)章內(nèi)的件號(hào)一致。

　　責(zé)任者：指制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。單位責(zé)任者為檔案形成單位的，應(yīng)著錄全稱及規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不得簡(jiǎn)稱為“本局”、“本委”等。

　　文號(hào)：包括發(fā)文字號(hào)、科研試驗(yàn)報(bào)告流水號(hào)、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范類文件的統(tǒng)編號(hào)、圖號(hào)等，著錄時(shí)應(yīng)照原文字符號(hào)抄錄，不得省略或篡改。

　　題名：一般照錄原文題名。文件沒有題名的應(yīng)自擬標(biāo)題，并加上[ ]。

　　日期：為文件形成時(shí)間，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注。

　　頁數(shù)：指該件檔案的總頁數(shù)，與文件內(nèi)容相關(guān)的、有圖文的頁面均為一頁，統(tǒng)計(jì)頁數(shù)時(shí)，應(yīng)包括處理單、定稿、正本以及附件。

　　備注欄：填寫檔案狀況的必要說明。

　　21、講話稿的責(zé)任者怎么著錄

　　文件上落款蓋有單位公章的，責(zé)任者為該單位；文稿署名為個(gè)人的著錄其姓名，并在人名后的中括號(hào)內(nèi)注明其主要職務(wù)。

　　22、協(xié)議（合同）等的責(zé)任者怎么著錄？

　　協(xié)議（合同）各方均應(yīng)作為責(zé)任者著錄。協(xié)議（合同）的原題名不能反映文件內(nèi)容的要在其后的中括號(hào)內(nèi)附上自擬題名。

　　23、聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者怎么著錄？

　　聯(lián)合發(fā)文的責(zé)任者，應(yīng)該著錄責(zé)任者全稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱；有多個(gè)責(zé)任者無法全部著錄的，主辦單位必須著錄，立檔單位本身是責(zé)任者的也必須著錄，其余的盡量著錄，被省略的責(zé)任者用“等”表示。

　　24、那些文件題名要自擬標(biāo)題進(jìn)行著錄？

　　文件題名不能揭示文件內(nèi)容的，應(yīng)先著錄原標(biāo)題，然后自擬標(biāo)題并用“[ ]”標(biāo)注于原標(biāo)題之后。原始會(huì)議記錄本應(yīng)將時(shí)間段標(biāo)注清楚并用“[ ]”標(biāo)注于原標(biāo)題之后。以上兩種情況如已用“( )”的，可不要求整改，但以后不得再使用。

　　25、期刊、會(huì)議紀(jì)要等著錄有什么特殊要求？

　　除了基本的著錄項(xiàng)外，期刊、會(huì)議紀(jì)要等類型的歸檔文件，其順序號(hào)（如“XXXX年第X期”、“XXXX年第X號(hào)”）也應(yīng)著錄在題名內(nèi)。

　　26、標(biāo)題著錄有字?jǐn)?shù)限制嗎？多出的怎么辦？

　　標(biāo)題（含自擬標(biāo)題）一般不超過題名著錄欄規(guī)定的110個(gè)字符數(shù)，確有需要的超出部分可錄入備注欄。

　　27、日期怎么著錄？如果文件日期不詳?shù)脑趺崔k？

　　有文件形成時(shí)間的日期著錄，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字標(biāo)注，第1-4位表示年，5-6位表示月，7-8位表示日，如：20100415，

　　日期不詳?shù)奈募匆韵乱笾洠耗暝氯斩疾磺宄模槐刂浫掌跈冢恢恢滥攴莸模潞腿沼?101代替（如XXXX0101）；清楚年份和月份的，日期用01代替。同時(shí)，整理說明中要寫明這種日期著錄情況。

　　28、帶密級(jí)的文件著錄有什么要求？

　　帶密級(jí)的文件應(yīng)在密級(jí)欄和備注欄分別著錄，紙質(zhì)目錄中未顯示密級(jí)的應(yīng)在備注欄標(biāo)注清楚。

　　29、外文和少數(shù)民族語言文件怎么著錄題名？

　　應(yīng)首先著錄原文標(biāo)題，然后將翻譯后的漢語標(biāo)題置于[ ]中附于原題名之后。

　　30、無正式回復(fù)的文件怎么著錄題名？

　　批示、批復(fù)或復(fù)函如果沒有正式行文，即在原請(qǐng)示件、來函件（含文件處理表）上直接答復(fù)的，要將該件作為復(fù)文（函）歸檔并自擬標(biāo)題，如：著為[關(guān)于XXXX的批示及請(qǐng)示]。

　　31、審批類型的文件怎么整理和著錄？

　　審批類型的文件可以作為一件進(jìn)行整理，審批件在前，被審批件及相關(guān)申請(qǐng)材料在后，題名著錄為原題名+[含申請(qǐng)材料XX份]，如原題名不能反映被審批機(jī)構(gòu)的，則著錄為原題名+[含XX公司（機(jī)構(gòu)）申請(qǐng)材料XX份]

　　32、會(huì)議紀(jì)要的整理、著錄有什么要求？

　　會(huì)議紀(jì)要附有相關(guān)會(huì)議議題材料的，則紀(jì)要與議題材料各自編件號(hào)進(jìn)行整理。著錄時(shí)，會(huì)議紀(jì)要題名著錄格式為原題名+[自擬標(biāo)題]，議題材料題名著錄格式為原題名+[（與會(huì)議紀(jì)要相同的）第X次XX會(huì)議議題材料]。會(huì)議紀(jì)要與其相關(guān)的議題材料應(yīng)排列在一起，件號(hào)相連，盡量裝在同一個(gè)檔案盒內(nèi)。

　　會(huì)議紀(jì)要沒有附上議題材料的，則按一件處理，題名著錄格式為原題名+[自擬標(biāo)題]。

　　33、行文過程中，只有定稿未形成正本的文件怎么處理？

　　按“缺正本”件處理。要求在備考表中予以說明，也可以在備注欄中著錄。

　　34、歸檔文件的備注欄與備考表的說明分別填什么？有何區(qū)別？

　　一般而言，文件實(shí)體不完整或憑證性不強(qiáng)等情況必須在備注欄或備考表里注明。區(qū)別如下：

　　(1)實(shí)體不完整的文件，一律要求在備考表中予以說明，也可以在備注欄中著錄，如：缺頁、缺正本、缺定稿、缺附件、缺文件處理表等；

　　(2)實(shí)體完整但有其他情況需要說明的，須在備注欄中予以著錄，如：復(fù)印件、傳真件、密件等。

　　(3)備考表內(nèi)的立卷人（整理人）、檢查人和立卷（整理）時(shí)間必須如實(shí)填寫。

　　某年度某類別的歸檔文件中如果有較大比例出現(xiàn)以上第(1)、(2)中提到的情況之一的，還應(yīng)在整理（立卷）說明中寫清原委和著錄情況。

　　35、立卷或整理說明是什么？怎么寫？

　　每年度各類檔案整理完畢后應(yīng)當(dāng)撰寫一份綜合性的檔案整理說明，要簡(jiǎn)明扼要地對(duì)當(dāng)年機(jī)構(gòu)基本情況及檔案情況進(jìn)行說明，并放在檔案目錄之前一起裝訂。

　　內(nèi)容包括：?jiǎn)挝换靖艣r（主要職能、機(jī)構(gòu)設(shè)置情況等）、該年度主要工作、文件材料收集整理情況（各種文件材料的數(shù)量、分類整理方法、完整程度、特殊情況說明等）。手工檢索目錄缺少立卷或整理說明的，必須按年度補(bǔ)充完整。

　　三、移交進(jìn)館相關(guān)業(yè)務(wù)

　　36、各進(jìn)館單位的檔案什么時(shí)候向市檔案館移交？基本流程如何？

　　根據(jù)《中華人民共和國檔案法》、《深圳經(jīng)濟(jì)特區(qū)檔案與文件收集利用條例》以及《深圳市市屬機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位檔案移交進(jìn)館辦法》的規(guī)定，進(jìn)館單位一般滿十年的保管期限為為永久和長(zhǎng)期（30年）的檔案向深圳市檔案館移交。

　　基本流程如下：

　　(1)收到市檔案館發(fā)送的檔案移交通知，按其要求及時(shí)進(jìn)行檔案移交準(zhǔn)備。

　　(2)市檔案局對(duì)根據(jù)各單位的實(shí)際情況對(duì)擬進(jìn)館檔案及有關(guān)材料的質(zhì)量進(jìn)行初檢和復(fù)檢。

　　(3)復(fù)檢合格后，雙方協(xié)商進(jìn)行正式移交。

　　37、復(fù)檢合格后，符合要求的檔案移交市檔案館時(shí)，還要一并移交那些材料？要注意什么問題？

　　檔案移交進(jìn)館時(shí)，檔案盒號(hào)要分年度分保管期限編制流水號(hào)，同時(shí)應(yīng)移交以下材料：

　　(1)移交單位的檔案分類方案。有大事記、組織沿革、全宗指南（介紹）等編研材料的，可一并移交。

　　(2)移交與檔案實(shí)體一致的電子目錄，需用光盤刻錄，一般要求為CD-R光盤。

　　(3)移交手工檢索目錄一式兩套。傳統(tǒng)方法整理的檔案目錄封面標(biāo)簽及脊背應(yīng)填寫全宗號(hào)、全宗名稱、目錄號(hào)、形成年度、保管期限、案卷起止號(hào)；新方法整理的檔案目錄封面標(biāo)簽及脊背應(yīng)填寫全宗號(hào)、全宗名稱、形成年度、保管期限、起止件號(hào)，起止件號(hào)要分年度分保管期限逐一注明。

　　(4)應(yīng)如實(shí)填寫《檔案交接文據(jù)》、《檔案移交清冊(cè)》、《立檔單位進(jìn)館檔案基本情況調(diào)查表》、《立檔單位歷史情況簡(jiǎn)介表》、《全宗歷史情況簡(jiǎn)介表》等五個(gè)表格，均為一式三份，經(jīng)雙方簽字蓋章后，其中一份立檔單位自留，一份接收單位歸檔，一份隨進(jìn)館檔案一并保存。

　　38、雙方在交接過程中進(jìn)行檔案清點(diǎn)核對(duì)時(shí)，如發(fā)現(xiàn)手工檢索目錄著錄項(xiàng)與檔案實(shí)體不一致的情況，如何處理：

　　按以下情況分別處理：

　　(1)有個(gè)別小問題的，如錯(cuò)字、文號(hào)、日期的數(shù)字著錄錯(cuò)誤、該填寫備注欄沒有填寫的，可直接在手工檢索目錄上修改，無需重新打印目錄，修改人員需在備注欄簽名；

　　(2)有重大問題的，如有檔案條目漏錄、條目與檔案實(shí)體不符、拆件后需補(bǔ)充著錄的等，需重新打印紙質(zhì)目錄。以上兩種情況都需要在系統(tǒng)內(nèi)修改電子目錄。

　　39、各系統(tǒng)所屬單位形成的檔案，向誰移交？

　　按國家或本市有關(guān)規(guī)定移交，也可以向所在區(qū)檔案館移交。

　　40、提前進(jìn)館的檔案管理的權(quán)限怎么分配？

　　經(jīng)檔案移交單位和市（區(qū)）檔案館雙方協(xié)商同意檔案提前進(jìn)館的，除按規(guī)定或有專門約定，應(yīng)當(dāng)明確提前進(jìn)館檔案的的提供利用、鑒定和銷毀權(quán)限都屬于檔案館。