隨著我國政治、經濟體制改革的深化，民營經濟正異軍突起。但從調研情況看，民營企業檔案工作尚不能適應民營企業發展的需要，普遍存在的問題是建檔工作滯后、管理不規范。因此，認真探討適合民營企業（本文主要指私營企業）需要的檔案管理模式，推動檔案工作與民營企業同步發展，不僅是檔案工作服務于企業的需要，也是企業自身保持穩定、持久發展的需要。
一、可供民營企業選擇的檔案管理模式及其基本形態
企業檔案管理模式是指為達到完整保存、科學管理和有效利用檔案的目標所采用的基本思想與方式，它具有綜合性、動態性與多元性的特征。綜合性是指企業檔案管理模式不是一個單一概念，它廣泛涉及企業內部檔案工作管理體制、檔案管理方式、思想與制度。企業對檔案管理模式的選擇往往要受企業管理體制、技術水平、企業形態、企業管理模式等諸多因素的影響。動態性是指企業檔案管理模式不是固定不變的，在企業不同發展階段有不同的表現形式，例如我國同一企業在改制前后會有不同的管理模式。多元性是指不同地區、不同類型企業有不同的檔案管理模式，例如我國民營企業與外國企業的檔案管理模式會有差異，我國不同規模民營企業的檔案管理模式也會有差異。因此，在談到企業檔案管理模式時，一是不要把其看成是一種固定不變的單一的管理思想與方式；二是在工作中不要力圖去套用某種模式，而要著力研究適合本企業的檔案管理模式，適合的就是最優的。
鑒于企業檔案管理模式具有動態性、多元性的特征，要完整羅列企業檔案管理模式是不可能的，這里只能就企業檔案管理模式的基本形態按類作大體表述。
（一）按檔案集中統一管理程度劃分：
1、檔案集中統一管理。指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。從理論上講，該管理模式適合一切類型的民營企業，但在具體實施中往往受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約。其優點是便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。
2、檔案分級管理。指在企業內對檔案實行分級管理。其適用范圍：一是由多法人組成的集團公司，實行以法人為基礎的分級管理；二是在單一法人企業內為便于有關部門就近利用檔案而實行分級管理。該管理模式的優點是管理靈活、職責明確、利用方便。
3、檔案分散管理。指在企業內由不同部門對各自形成的檔案進行管理。例如部分民營企業由于創業初期工作較忙亂、或因保密、或因對檔案工作規律認識不夠，企業形成的合同檔案、會計檔案、文書檔案、人事檔案等大都分別保存在不同部門。這種管理模式在民營企業特別是靠民間資本形成的民營企業中還占有相當的比例。民營企業家族式管理致使企業核心檔案由企業老板自行管理。該管理模式的優點是分工明確；不足之處是對企業檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉。
（二）按管理對象劃分：
1、檔案綜合管理。指按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異，可以實行集中統一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理。該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設，充分發揮企業檔案的整體功能。
2、文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于企業信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。
3、信息一體化管理。指對企業檔案、資料、情報工作實行一體化管理。在市場競爭環境下，除檔案信息外，企業還需要大量動態的、新穎的市場信息、產品信息、技術動態信息。其優點是有利于滿足企業日益增長的信息需求。
（三）按管理形態劃分：
1、檔案實體管理。檔案實體管理的重心是檔案實體的整理與保存，以存待用，重在對檔案實體的收集、整理、保存與利用。其實質是人對物的管理，不足之處是主動開發檔案信息資源的意識較弱。
2、檔案信息管理。檔案信息管理是在檔案實體管理的基礎上，重在對檔案信息的開發與利用，強調計算機技術、光盤技術、網絡技術在檔案信息管理中的應用。其實質是利用技術手段對信息的管理。
3、檔案信息資源（知識）管理。這里所講的知識是個廣義概念，按詹姆斯•科塔達等著的《網絡時代的管理》一書的解釋是：“某一框架內經驗、價值觀、背景信息和內行觀點的流動組合，它源于認知者的頭腦，并在其中得到運用，它不僅存在于機構的文件和檔案室，也存在于機構的慣例、流程、實踐和準則里。”我們之所以把知識管理作為企業檔案工作發展的一個階段，是因為企業檔案工作可以成為企業知識管理的一部分。目前，檔案界呼聲較高的是檔案信息資源管理。檔案信息資源管理不同于檔案信息管理。檔案知識管理屬于檔案信息資源管理的范疇，是檔案信息資源管理的高級形態。
以上類型劃分是對企業檔案管理的基本形態作了大體的描述，實際上，具體到一個單位，這些類型往往是相互交叉的。例如一個企業可以采用手工管理方式，也可以采取技術手段對檔案實行集中統一管理或分級管理。
企業檔案管理模式除有綜合性、動態性、多元性特征外，不同類型的檔案管理具有不同的階段，即檔案實體管理、檔案信息管理和檔案信息資源（知識）管理，它們在管理觀念、管理對象、運行方式與利用效果上均有明顯差別。檔案實體管理、檔案信息管理、檔案信息資源（知識）管理是遞進、共存關系，由檔案的特征所決定，強調檔案信息的利用并不排斥檔案原件的憑證作用。檔案實體管理將會與檔案信息管理或檔案知識管理長期共存。
目前我國正處于經濟體制改革的轉軌期，民營企業檔案工作的發展很不平衡。其表現：一是由于各企業發展水平不同、規模不同，大部分民營企業檔案管理水平參差不齊。民營企業中屬國有或集體轉制而成的，大都沿襲了原有的檔案管理模式，例如實行檔案綜合管理；由民間資本生成的民營企業中有一定規模者，檔案工作正走上正軌；大量小型民營企業的檔案工作尚處于自發階段。據民營經濟較發達的浙江省2004年上半年的統計，全省年銷售收入500萬元以上的企業建立檔案工作的為50%；對1074家規模以上民營企業抽樣調查，已建檔者占81.2%，建有檔案管理制度者占72.8%。二是由于各企業信息化水平不同，企業檔案管理手段相差懸殊。少數信息化水平較高的企業已實行檔案信息化、信息一體化管理，大量中小企業尚處于“抽屜式”手工管理階段。
隨著民營企業的發展，一方面民營企業逐步體會到了檔案工作的重要性，正處于由自發建檔到自覺建檔或完善檔案管理的過渡階段；另一方面是檔案行政管理部門、工商聯部門從服務企業的角度大力推動民營企業檔案工作。當前存在的主要問題：一是部分民營企業對檔案工作的規律認識不足，對檔案管理模式的了解不夠；二是有的檔案行政管理部門對傳統國有企業檔案管理模式的不足之處認識不夠，力圖用傳統國有企業檔案管理模式來規范民營企業的檔案工作。在這一背景下，為使民營企業檔案工作少走彎路，選擇適合本企業檔案管理的模式就尤顯重要。
二、民營企業確定檔案管理模式的原則
不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：
（一）檔案管理方式要與企業規模形態相適應
1、檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單級管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司2001年完成轉制，總資產78億元，屬混合型大型民營企業集團。總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽定“檔案管理協議書”，明確規定檔案所有權歸總公司，日常則由其代管。
2、檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源（知識）管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，在這種企業可實行檔案信息管理；對于大量處于工業化管理水平的企業而言，脫離企業管理形態單純追求檔案信息化管理則是不現實的。
3、檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理；而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
（二）檔案管理思想要與企業需求相適應
1、檔案管理規模要與企業需求相適應。在市場經濟體制下，企業出于經濟效益考慮，檔案人員多為兼職人員。歷史證明：傳統企業檔案管理范圍太大，相當一部分檔案的保存時間過長，鑒于檔案價值的階段性，企業檔案中真正有用的信息卻不多。資源建設應放在企業有效需求上，按“關鍵的少數與次要的多數”原則，永久保存檔案的數量以控制在檔案總量的20%左右為宜。要正確理解集中統一管理的精神實質，認真研究集中統一管理的范圍與對象，不能為追求形式而過多過久地保存檔案。
2、檔案管理重心應與企業經營形態相適應。民營企業涉及的行業十分廣泛，按經營形態粗略劃分大體有商務型、生產加工型、研發型、服務型等，經營形態不同產生文件的種類與構成也不同。民營企業檔案管理重心除有關資產、產權、股權、信用、收益分配、商務合同的檔案外，應根據企業經營形態而有所側重。例如，生產加工型企業重點要做好產品、銷售檔案的管理，研發型企業重點要做好知識產權、科研項目檔案的管理，服務型企業重點要做好客戶檔案的管理，外向型企業為開拓市場、應對反傾銷訴訟重點要做好產品成本、市場信息檔案的管理。
3、檔案管理觀念應與企業競爭相適應。國際貿易中的技術壁壘、知識產權保護、綠色壁壘、反傾銷等將是多數外向型民營企業面臨的問題，檔案部門的職責不僅要管好檔案，還應樹立“大檔案”觀，加強對企業外部相關信息的搜尋與保存。例如，為應對反傾銷，所需材料是立案前3年的檔案資料，主要包括每批產品出口數量、出口價格，產品當地銷售價格，運輸方式、距離、費用、保險費、折扣或傭金，簽定的合同，銀行信用證及有關單證、發運港口，企業狀況，產品生產要求及其數量、成本、原材料采購、銷售定價、利潤等方面的權限與政府關系等。
（三）與國家檔案法規要求相符的原則
以上所述側重指出了民營企業在確定檔案管理模式中的自主作用。還應指出的是，自主并非任意化，民營企業不能認為檔案歸企業所有，企業愿意怎么管就怎么管。《檔案法》規定，民營企業檔案中對國家與社會有保存價值者，國家有監管權，民營企業有妥善保管的義務與責任。因此，民營企業在確定檔案管理模式時，要注意確保對國家和社會有保存價值的檔案的安全，要符合國家對有關檔案管理的規定，過度分散的管理模式不是理性的選擇。
三、民營企業檔案管理模式的運行機制
民營企業檔案管理模式一旦確定，重要的問題就是確定其運行機制。筆者認為，建立與現代企業制度相適應的現代企業檔案管理制度是一種有效的運行機制。所謂現代企業檔案管理制度是指檔案權屬明確、管理科學、企業自律、行政監管的一種企業檔案管理制度。
按社會學的觀點，從廣義上看，制度是人為設立的規章制度和組織機構，其內容主要包括觀念原則（價值目標）、規范體系、履行規范的群體或組織、配合履行規范的機構與設施。制度具有規范功能、利益功能、象征功能和組織功能。現代企業檔案管理制度亦屬制度的范疇，具有制度的共性。就現代企業檔案管理制度而言，其主要特征為：
檔案權屬明確是現代企業檔案管理制度運行機制的首要特征。企業的產權歸屬決定了檔案的所有權，在市場經濟體制下，民營企業形成的檔案應歸民營企業所有；在這些非國有檔案中，對國家和社會有保存價值者國家擁有控制權，所有者不得私自買賣和銷毀。檔案權屬的明確，實際上明確了檔案管理的價值取向，確定了檔案管理模式運行機制的基礎，突出了企業自主建檔的運行機制。
管理科學是現代企業檔案管理制度運行機制的另一重要特征。為實現現代企業檔案管理制度的規范功能、組織功能，需要建立一套相應的規范體系、履行規范的組織及機構。管理科學要求按檔案管理規律建立一套符合本企業需要的科學的檔案管理制度，其含義：一是指按檔案工作一般規律要求建立健全檔案管理制度，用制度規范民營企業檔案管理工作；二是在民營企業內部要自上而下建立一套檔案管理工作保障體系和責任網絡；三是各民營企業建立的檔案管理模式要符合本企業的實際。由于各企業規模、經營、技術、管理形態的不同，不僅檔案工作的機構設置不同，在檔案管理的形態、方式、手段上也會有所區別。民營企業在確定檔案管理制度時應注意符合本企業的特征，充分體現管理的科學性。
企業自律也是現代企業檔案管理制度運行機制區別于傳統企業檔案管理制度運行機制的一個特征。在國家有關檔案工作法律的框架內，民營企業有權自主決定檔案的管理模式，企業的建檔工作應屬企業行為，但也應受一定的約束，即是在有關法律法規指導下的自律。《檔案法》等規定的自律內容包括：⑴“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的都應當妥善保管。”⑵檔案所有者“向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，應當按有關規定由縣以上人民政府檔案行政管理部門批準。嚴禁倒賣牟利，嚴禁賣給或者贈送給外國人。”集體或個人所有的屬對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，“禁止私自攜運出境”。 “集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權公布，但必須遵守國家的有關規定，不得損害國家的利益，不得侵犯他人的合法權益。”民營企業“應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案現代化管理。”
行政監管主要是指檔案行政管理部門的監督、管理。其監管作用：一是對國家與社會有保存價值檔案的監督管理；二是指對民營企業重點是規模以上的民營企業檔案工作的指導服務性管理。這種監管象征了民營企業檔案工作是國家檔案事業的一部分，體現了檔案行政管理部門的權利和義務。
由上述可知，現代企業檔案管理制度不同于具體的檔案管理制度，它既是一種管理理念，又是一種運行機制，其實質是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。多元是指檔案管理體制應因企而定，不要千企一面；靈活是指管理形式要靈活，注意工作實效不搞形式主義；高效是指投入少，工作便捷、有效。
民營企業建立以現代企業檔案管理制度為核心的運行機制是有深刻的背景的。
其一是符合現代企業制度的特征。我國民營企業的生成主要有兩個途徑：一是靠民間資本土生土長發展起來；二是由國有中小企業改制而來。但不論何種形式生成的民營企業，都是按產權明晰、責任明確、政企分開、管理科學的現代公司制運作的。企業檔案管理作為民營企業管理的一部分，為能提供與企業制度特征相一致的有效服務，應建立檔案權屬明確、管理科學、企業自律、行政監管的檔案管理制度。
其二是鑒于對傳統企業檔案工作的反思。民營企業需要檔案工作，但不能按傳統國有企業檔案管理模式建檔。這是因為傳統企業的檔案工作過分依重行政力量推動建檔，自我發展動力不足；千企一面，大一統式的檔案管理模式；不講效益，檔案工作效率不高。企業的民營性導致檔案所有權的民營化，民營企業信息化進程差異導致管理形態的變革等。在符合國家法律的框架下，企業建檔應屬企業自主行為，在研究民營企業檔案管理模式與運行機制時應擺脫傳統企業檔案管理的思維模式，建立與現代企業制度相適應的多元、靈活、高效的現代企業檔案管理制度。
總之，建立檔案產權明晰、管理科學、企業自律、行政監管的現代企業檔案管理制度符合現代企業的特征，是在借鑒傳統企業檔案管理模式的基礎上，結合民營企業的特點提出的一種新的運行機制。
四、現代企業檔案管理制度運行機制的構筑
現代企業檔案管理制度運行機制的構筑可以從內外兩個方面展開。
(一)運行機制的內部構筑
1、配備與企業規模相適應的檔案工作機構或人員是民營企業檔案工作運行的起點。
在檔案機構設置與人員配備上民營企業擁有自主權。目前，民營企業檔案工作中存在的突出問題是有相當一部分單位未配備檔案工作機構或人員。據上海市工商聯2004年8月調查，624家企業中建有檔案部門的有303家，占48.6%，沒有檔案部門的321家，占51.4%；587家企業中有專兼職檔案人員的321家，占54.7%，沒有專兼職檔案人員的占45.3%。為有效推動民營企業檔案工作的開展，配備與企業規模相適應的檔案機構或人員，是民營企業檔案工作有效運行的最基本的條件。
2、建立規范化的檔案管理制度是現代企業檔案管理制度運行的基礎。
前述檔案管理模式的選擇，實際上只涉及到檔案管理模式的基本形態，這對民營企業而言是相對較易確定的，問題的關鍵是不論選擇何種管理模式均需有相應管理制度的支持。目前，不少民營企業有檔案管理制度，但沒有檔案工作；或有制度但不科學、不規范。人們常說無以規矩，不成方圓。現代企業主管領導應督促檔案部門建立一套規范化的檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度來規范與導向檔案工作。
3、強化服務是推動現代企業檔案管理制度運行的最重要的動力機制。
企業檔案人員的主觀能動性對推動企業檔案的運行固然重要，但推動企業檔案工作運行的動力機制主要源于企業領導的重視。由于民營企業的私有性，企業領導對檔案工作的態度決定了企業檔案工作的狀況。企業的檔案意識是企業領導檔案意識的反映，企業領導對檔案工作的重視程度來自檔案工作服務的水平與效果。在市場經濟體制下，為企業服務依然是推動檔案工作發展的動力，只有通過服務顯示出檔案的價值和影響力，使企業領導體會到檔案工作與企業發展密切相關，才能取得企業領導的重視和認可，才能為自己的發展尋得更大的空間。
4、促使企業檔案工作與企業同步發展是推動民營企業檔案管理制度運行的有效措施。
無論是轉制形成的民營企業，還是靠民間資本形成的民營企業，企業檔案工作與企業發展緊密結合是推動民營企業檔案工作最有效的動力。目前較成功的經驗有：
⑴實行“三納入”。將科技文件工作納入科技工作程序，納入生產、科研、基建等工作計劃，納入有關人員和部門的職責范圍，促進檔案工作規范化、制度化。
⑵納入企業質量認證活動。民營企業為提升競爭力，近年來相當一部分企業參與了質量、環境、安全認證活動，例如上海華東電器集團通過了ISO9002、ISO14000質量認證，上海亞晨科技發展有限公司通過ISO9001、ISO14000質量認證，上海雙菱電梯工程有限公司通過ISO9000、ISO14000質量認證。質量體系中的文件大都屬歸檔范圍的文件，質量認證活動是檔案工作與企業質量管理的結合部，是實現檔案工作規范化、程序化管理最有力的保障措施，檔案部門應積極參與進去，并成為質量認證活動的一個職能部門。
⑶納入企業信息化進程。在企業信息化進程中，檔案部門應不失時機地使檔案工作與企業信息化同步發展，通過現代信息技術的應用，加強對電子文件的管理和提升企業檔案工作的信息化水平。
5、建立一定的約束機制是推動現代企業檔案管理制度健康運行的必要條件。
企業的目標是獲取利潤，它不可能過多過久地保存無利用價值的檔案。一個民營企業究竟應該保存哪些檔案，這些檔案應該保存多長時間，是值得企業檔案人員認真研究的問題。檔案工作不可能不顧及存史的需要，也不能為了存史而過多地保存檔案。一般而言，檔案是一種歷史記錄，企業需要檔案記錄與保存歷史，企業的歷史與文化不僅存在于檔案中，更多地是體現在企業的傳統與觀念中。目前在已建檔的民營企業中，有照搬傳統企業檔案工作的傾向，存在檔案數量增長過快的現象。民營企業檔案工作應正確處理存史與現實利用的關系，檔案數量與質量的關系，不計效益、不講成本的檔案工作是不受企業歡迎的，而這一切均需要建立一套相應的約束機制，例如制度約束、成本約束、檔案質量控制等。
(二)運行機制的外部構筑
在推動現代企業制度運行中，外部動力機制也是不可缺少的。
1、加大宣傳力度，提高民營企業建檔的積極性。
為加快民營企業建檔工作的進程，檔案行政管理部門要加大宣傳力度，尤其是要強化民營企業領導的檔案意識，使民營企業盡快完成“要我建檔”到“我要建檔”的轉變。在這方面，浙江省已積累了很好的經驗，他們利用有關座談會、典型引導、有威望民營企業家現身說法等形式大力推動民營企業的建檔工作，收到了很好的效果。
2、實行檔案登記備案制，加強對國家和社會有保存價值的檔案的監控。
民營企業檔案雖歸民營企業所有，但《檔案法》對民營企業檔案中對國家和社會有保存價值的檔案的管理另有規定，檔案行政管理部門應加強對這部分檔案的監控力度。這一監管的過程實際上也是促進民營企業檔案工作有序運行的過程。《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定：“屬于集體所有、個人所有以及其它不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍”。如2002年1月中共上海市委辦公廳、上海市人民政府辦公廳《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》中，列入登記備案監管的對象包括⑴重大科研項目與重點項目的檔案；⑵涉及黨和國家領導人來企業視察，市主要領導參加企業的重要會議、重大活動及調研形成的聲像檔案；⑶涉及公共社會利益的檔案，例如民營企業上市有關材料；⑷涉及國家重大利益、安全的檔案等。
3、各級檔案行政管理部門和工商業管理部門加強指導、服務，聯手推動民企建檔。
檔案行政管理部門和工商業管理部門通過提供法規服務、信息服務、培訓服務、中介服務可以成為推進民營企業檔案工作的重要動力。企業自律是民營企業檔案管理制度的重要內容，但企業自律不排斥有關部門的引導與服務，有關部門有責任讓企業了解檔案工作自律的要求、內容。
目前民營企業建檔工作發展很不平衡，土生土長的民營企業的問題尤為突出。檔案行政管理部門有推動這類企業建檔工作的考慮，但苦于與民營企業缺乏有機聯系，常有心有余而力不足之感。為此建議：一是由檔案行政管理部門與工商聯、行業協會聯合召開民營企業主管檔案工作領導的座談會，或通過有關會議讓其了解企業檔案工作的有關規律、理論與經驗。二是由檔案行政管理部門與工商聯聯合舉辦民營企業檔案人員培訓班，加大培訓的廣度與力度。我國企業檔案工作的一條重要歷史經驗是檔案人員的主觀能動性與業務素質對企業檔案管理水平的影響至關重要。三是檔案行政管理部門與工商聯聯合發布民營企業檔案管理辦法或章程，為推動民營企業檔案工作提供指導性文件，使其有章可循。
（作者 上海大學文學院 宗培嶺）
一、可供民營企業選擇的檔案管理模式及其基本形態
企業檔案管理模式是指為達到完整保存、科學管理和有效利用檔案的目標所采用的基本思想與方式，它具有綜合性、動態性與多元性的特征。綜合性是指企業檔案管理模式不是一個單一概念，它廣泛涉及企業內部檔案工作管理體制、檔案管理方式、思想與制度。企業對檔案管理模式的選擇往往要受企業管理體制、技術水平、企業形態、企業管理模式等諸多因素的影響。動態性是指企業檔案管理模式不是固定不變的，在企業不同發展階段有不同的表現形式，例如我國同一企業在改制前后會有不同的管理模式。多元性是指不同地區、不同類型企業有不同的檔案管理模式，例如我國民營企業與外國企業的檔案管理模式會有差異，我國不同規模民營企業的檔案管理模式也會有差異。因此，在談到企業檔案管理模式時，一是不要把其看成是一種固定不變的單一的管理思想與方式；二是在工作中不要力圖去套用某種模式，而要著力研究適合本企業的檔案管理模式，適合的就是最優的。
鑒于企業檔案管理模式具有動態性、多元性的特征，要完整羅列企業檔案管理模式是不可能的，這里只能就企業檔案管理模式的基本形態按類作大體表述。
（一）按檔案集中統一管理程度劃分：
1、檔案集中統一管理。指由檔案部門對本單位檔案實行集中統一管理。從理論上講，該管理模式適合一切類型的民營企業，但在具體實施中往往受到企業規模、企業管理體制、企業技術水平的制約。其優點是便于維護檔案的完整與安全，有利于形成統一的檔案信息利用中心。
2、檔案分級管理。指在企業內對檔案實行分級管理。其適用范圍：一是由多法人組成的集團公司，實行以法人為基礎的分級管理；二是在單一法人企業內為便于有關部門就近利用檔案而實行分級管理。該管理模式的優點是管理靈活、職責明確、利用方便。
3、檔案分散管理。指在企業內由不同部門對各自形成的檔案進行管理。例如部分民營企業由于創業初期工作較忙亂、或因保密、或因對檔案工作規律認識不夠，企業形成的合同檔案、會計檔案、文書檔案、人事檔案等大都分別保存在不同部門。這種管理模式在民營企業特別是靠民間資本形成的民營企業中還占有相當的比例。民營企業家族式管理致使企業核心檔案由企業老板自行管理。該管理模式的優點是分工明確；不足之處是對企業檔案管理缺乏整體規劃，對跨類別或新型檔案的管理往往會出現管理上的空白或交叉。
（二）按管理對象劃分：
1、檔案綜合管理。指按集中統一管理的原則，由綜合檔案機構對企業檔案實行統一整理和開發利用。對企業檔案實行綜合管理是當前國有企業轉制而成民營企業的檔案管理模式的主流，但在具體實施中往往有差異，可以實行集中統一式的綜合管理，也可以實行統一領導、分級管理式的綜合管理。該管理模式有利于企業檔案工作的全面建設，充分發揮企業檔案的整體功能。
2、文檔一體化管理。指在企業內對文件、檔案實行統一管理，一般多見于企業信息化程度較高的企業。檔案部門除管理檔案外，作為企業信息化管理的一個職能部門對企業網上文件與紙質文件同時予以管理，對網上傳遞的電子文件實行邏輯歸檔，相應紙質文件適時另行歸檔。該管理模式能使企業檔案工作與企業信息化進程同步進行，有利于推動檔案現代化管理。
3、信息一體化管理。指對企業檔案、資料、情報工作實行一體化管理。在市場競爭環境下，除檔案信息外，企業還需要大量動態的、新穎的市場信息、產品信息、技術動態信息。其優點是有利于滿足企業日益增長的信息需求。
（三）按管理形態劃分：
1、檔案實體管理。檔案實體管理的重心是檔案實體的整理與保存，以存待用，重在對檔案實體的收集、整理、保存與利用。其實質是人對物的管理，不足之處是主動開發檔案信息資源的意識較弱。
2、檔案信息管理。檔案信息管理是在檔案實體管理的基礎上，重在對檔案信息的開發與利用，強調計算機技術、光盤技術、網絡技術在檔案信息管理中的應用。其實質是利用技術手段對信息的管理。
3、檔案信息資源（知識）管理。這里所講的知識是個廣義概念，按詹姆斯•科塔達等著的《網絡時代的管理》一書的解釋是：“某一框架內經驗、價值觀、背景信息和內行觀點的流動組合，它源于認知者的頭腦，并在其中得到運用，它不僅存在于機構的文件和檔案室，也存在于機構的慣例、流程、實踐和準則里。”我們之所以把知識管理作為企業檔案工作發展的一個階段，是因為企業檔案工作可以成為企業知識管理的一部分。目前，檔案界呼聲較高的是檔案信息資源管理。檔案信息資源管理不同于檔案信息管理。檔案知識管理屬于檔案信息資源管理的范疇，是檔案信息資源管理的高級形態。
以上類型劃分是對企業檔案管理的基本形態作了大體的描述，實際上，具體到一個單位，這些類型往往是相互交叉的。例如一個企業可以采用手工管理方式，也可以采取技術手段對檔案實行集中統一管理或分級管理。
企業檔案管理模式除有綜合性、動態性、多元性特征外，不同類型的檔案管理具有不同的階段，即檔案實體管理、檔案信息管理和檔案信息資源（知識）管理，它們在管理觀念、管理對象、運行方式與利用效果上均有明顯差別。檔案實體管理、檔案信息管理、檔案信息資源（知識）管理是遞進、共存關系，由檔案的特征所決定，強調檔案信息的利用并不排斥檔案原件的憑證作用。檔案實體管理將會與檔案信息管理或檔案知識管理長期共存。
目前我國正處于經濟體制改革的轉軌期，民營企業檔案工作的發展很不平衡。其表現：一是由于各企業發展水平不同、規模不同，大部分民營企業檔案管理水平參差不齊。民營企業中屬國有或集體轉制而成的，大都沿襲了原有的檔案管理模式，例如實行檔案綜合管理；由民間資本生成的民營企業中有一定規模者，檔案工作正走上正軌；大量小型民營企業的檔案工作尚處于自發階段。據民營經濟較發達的浙江省2004年上半年的統計，全省年銷售收入500萬元以上的企業建立檔案工作的為50%；對1074家規模以上民營企業抽樣調查，已建檔者占81.2%，建有檔案管理制度者占72.8%。二是由于各企業信息化水平不同，企業檔案管理手段相差懸殊。少數信息化水平較高的企業已實行檔案信息化、信息一體化管理，大量中小企業尚處于“抽屜式”手工管理階段。
隨著民營企業的發展，一方面民營企業逐步體會到了檔案工作的重要性，正處于由自發建檔到自覺建檔或完善檔案管理的過渡階段；另一方面是檔案行政管理部門、工商聯部門從服務企業的角度大力推動民營企業檔案工作。當前存在的主要問題：一是部分民營企業對檔案工作的規律認識不足，對檔案管理模式的了解不夠；二是有的檔案行政管理部門對傳統國有企業檔案管理模式的不足之處認識不夠，力圖用傳統國有企業檔案管理模式來規范民營企業的檔案工作。在這一背景下，為使民營企業檔案工作少走彎路，選擇適合本企業檔案管理的模式就尤顯重要。
二、民營企業確定檔案管理模式的原則
不同類型民營企業應該選擇不同的檔案管理模式。各種管理模式各有所長，關鍵是哪種更適合本企業當前的要求。在確定具體管理模式時建議考慮以下原則：
（一）檔案管理方式要與企業規模形態相適應
1、檔案管理層次要與企業規模形態相適應。一般而言，中小型民營企業可以實行單級管理，大型企業集團可以實行以法人為基礎的多級管理。例如上海新黃浦（集團）公司2001年完成轉制，總資產78億元，屬混合型大型民營企業集團。總公司檔案部門對總部形成的檔案實行綜合管理，對各子公司檔案工作實行統一領導、分級管理，全資與控股公司由總公司檔案部門與之簽定“檔案管理協議書”，明確規定檔案所有權歸總公司，日常則由其代管。
2、檔案管理形態要與企業管理形態相適應。企業檔案管理按形態劃分有檔案實體管理、檔案信息管理與檔案信息資源（知識）管理。從整體上看企業檔案管理形態具有共存性與漸進性，至于某一企業采取哪種管理形態應與企業管理形態相適應，不宜盲目追求檔案信息化管理。民營企業中有不少高新技術產業，在這種企業可實行檔案信息管理；對于大量處于工業化管理水平的企業而言，脫離企業管理形態單純追求檔案信息化管理則是不現實的。
3、檔案管理手段要與企業技術形態相適應。檔案管理中的手工管理、計算機輔助管理、檔案信息網絡管理是檔案管理運用現代技術的不同階段，企業檔案管理手段應緊跟企業信息化的步伐，但不能脫離企業技術管理形態盲目追求檔案管理手段的更新。在建有辦公自動化系統或內部局域網的企業，大量電子文件的生成會促進企業文檔一體化管理；而尚未實現網絡管理的民營企業可采取手工管理或計算機輔助管理的方式。
（二）檔案管理思想要與企業需求相適應
1、檔案管理規模要與企業需求相適應。在市場經濟體制下，企業出于經濟效益考慮，檔案人員多為兼職人員。歷史證明：傳統企業檔案管理范圍太大，相當一部分檔案的保存時間過長，鑒于檔案價值的階段性，企業檔案中真正有用的信息卻不多。資源建設應放在企業有效需求上，按“關鍵的少數與次要的多數”原則，永久保存檔案的數量以控制在檔案總量的20%左右為宜。要正確理解集中統一管理的精神實質，認真研究集中統一管理的范圍與對象，不能為追求形式而過多過久地保存檔案。
2、檔案管理重心應與企業經營形態相適應。民營企業涉及的行業十分廣泛，按經營形態粗略劃分大體有商務型、生產加工型、研發型、服務型等，經營形態不同產生文件的種類與構成也不同。民營企業檔案管理重心除有關資產、產權、股權、信用、收益分配、商務合同的檔案外，應根據企業經營形態而有所側重。例如，生產加工型企業重點要做好產品、銷售檔案的管理，研發型企業重點要做好知識產權、科研項目檔案的管理，服務型企業重點要做好客戶檔案的管理，外向型企業為開拓市場、應對反傾銷訴訟重點要做好產品成本、市場信息檔案的管理。
3、檔案管理觀念應與企業競爭相適應。國際貿易中的技術壁壘、知識產權保護、綠色壁壘、反傾銷等將是多數外向型民營企業面臨的問題，檔案部門的職責不僅要管好檔案，還應樹立“大檔案”觀，加強對企業外部相關信息的搜尋與保存。例如，為應對反傾銷，所需材料是立案前3年的檔案資料，主要包括每批產品出口數量、出口價格，產品當地銷售價格，運輸方式、距離、費用、保險費、折扣或傭金，簽定的合同，銀行信用證及有關單證、發運港口，企業狀況，產品生產要求及其數量、成本、原材料采購、銷售定價、利潤等方面的權限與政府關系等。
（三）與國家檔案法規要求相符的原則
以上所述側重指出了民營企業在確定檔案管理模式中的自主作用。還應指出的是，自主并非任意化，民營企業不能認為檔案歸企業所有，企業愿意怎么管就怎么管。《檔案法》規定，民營企業檔案中對國家與社會有保存價值者，國家有監管權，民營企業有妥善保管的義務與責任。因此，民營企業在確定檔案管理模式時，要注意確保對國家和社會有保存價值的檔案的安全，要符合國家對有關檔案管理的規定，過度分散的管理模式不是理性的選擇。
三、民營企業檔案管理模式的運行機制
民營企業檔案管理模式一旦確定，重要的問題就是確定其運行機制。筆者認為，建立與現代企業制度相適應的現代企業檔案管理制度是一種有效的運行機制。所謂現代企業檔案管理制度是指檔案權屬明確、管理科學、企業自律、行政監管的一種企業檔案管理制度。
按社會學的觀點，從廣義上看，制度是人為設立的規章制度和組織機構，其內容主要包括觀念原則（價值目標）、規范體系、履行規范的群體或組織、配合履行規范的機構與設施。制度具有規范功能、利益功能、象征功能和組織功能。現代企業檔案管理制度亦屬制度的范疇，具有制度的共性。就現代企業檔案管理制度而言，其主要特征為：
檔案權屬明確是現代企業檔案管理制度運行機制的首要特征。企業的產權歸屬決定了檔案的所有權，在市場經濟體制下，民營企業形成的檔案應歸民營企業所有；在這些非國有檔案中，對國家和社會有保存價值者國家擁有控制權，所有者不得私自買賣和銷毀。檔案權屬的明確，實際上明確了檔案管理的價值取向，確定了檔案管理模式運行機制的基礎，突出了企業自主建檔的運行機制。
管理科學是現代企業檔案管理制度運行機制的另一重要特征。為實現現代企業檔案管理制度的規范功能、組織功能，需要建立一套相應的規范體系、履行規范的組織及機構。管理科學要求按檔案管理規律建立一套符合本企業需要的科學的檔案管理制度，其含義：一是指按檔案工作一般規律要求建立健全檔案管理制度，用制度規范民營企業檔案管理工作；二是在民營企業內部要自上而下建立一套檔案管理工作保障體系和責任網絡；三是各民營企業建立的檔案管理模式要符合本企業的實際。由于各企業規模、經營、技術、管理形態的不同，不僅檔案工作的機構設置不同，在檔案管理的形態、方式、手段上也會有所區別。民營企業在確定檔案管理制度時應注意符合本企業的特征，充分體現管理的科學性。
企業自律也是現代企業檔案管理制度運行機制區別于傳統企業檔案管理制度運行機制的一個特征。在國家有關檔案工作法律的框架內，民營企業有權自主決定檔案的管理模式，企業的建檔工作應屬企業行為，但也應受一定的約束，即是在有關法律法規指導下的自律。《檔案法》等規定的自律內容包括：⑴“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的都應當妥善保管。”⑵檔案所有者“向國家檔案館以外的任何單位或者個人出賣的，應當按有關規定由縣以上人民政府檔案行政管理部門批準。嚴禁倒賣牟利，嚴禁賣給或者贈送給外國人。”集體或個人所有的屬對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，“禁止私自攜運出境”。 “集體所有的和個人所有的檔案，檔案的所有者有權公布，但必須遵守國家的有關規定，不得損害國家的利益，不得侵犯他人的合法權益。”民營企業“應當建立科學的管理制度，便于對檔案的利用；配置必要的設施，確保檔案的安全；采用先進技術，實現檔案現代化管理。”
行政監管主要是指檔案行政管理部門的監督、管理。其監管作用：一是對國家與社會有保存價值檔案的監督管理；二是指對民營企業重點是規模以上的民營企業檔案工作的指導服務性管理。這種監管象征了民營企業檔案工作是國家檔案事業的一部分，體現了檔案行政管理部門的權利和義務。
由上述可知，現代企業檔案管理制度不同于具體的檔案管理制度，它既是一種管理理念，又是一種運行機制，其實質是要建立一種多元、靈活、高效的檔案管理制度。多元是指檔案管理體制應因企而定，不要千企一面；靈活是指管理形式要靈活，注意工作實效不搞形式主義；高效是指投入少，工作便捷、有效。
民營企業建立以現代企業檔案管理制度為核心的運行機制是有深刻的背景的。
其一是符合現代企業制度的特征。我國民營企業的生成主要有兩個途徑：一是靠民間資本土生土長發展起來；二是由國有中小企業改制而來。但不論何種形式生成的民營企業，都是按產權明晰、責任明確、政企分開、管理科學的現代公司制運作的。企業檔案管理作為民營企業管理的一部分，為能提供與企業制度特征相一致的有效服務，應建立檔案權屬明確、管理科學、企業自律、行政監管的檔案管理制度。
其二是鑒于對傳統企業檔案工作的反思。民營企業需要檔案工作，但不能按傳統國有企業檔案管理模式建檔。這是因為傳統企業的檔案工作過分依重行政力量推動建檔，自我發展動力不足；千企一面，大一統式的檔案管理模式；不講效益，檔案工作效率不高。企業的民營性導致檔案所有權的民營化，民營企業信息化進程差異導致管理形態的變革等。在符合國家法律的框架下，企業建檔應屬企業自主行為，在研究民營企業檔案管理模式與運行機制時應擺脫傳統企業檔案管理的思維模式，建立與現代企業制度相適應的多元、靈活、高效的現代企業檔案管理制度。
總之，建立檔案產權明晰、管理科學、企業自律、行政監管的現代企業檔案管理制度符合現代企業的特征，是在借鑒傳統企業檔案管理模式的基礎上，結合民營企業的特點提出的一種新的運行機制。
四、現代企業檔案管理制度運行機制的構筑
現代企業檔案管理制度運行機制的構筑可以從內外兩個方面展開。
(一)運行機制的內部構筑
1、配備與企業規模相適應的檔案工作機構或人員是民營企業檔案工作運行的起點。
在檔案機構設置與人員配備上民營企業擁有自主權。目前，民營企業檔案工作中存在的突出問題是有相當一部分單位未配備檔案工作機構或人員。據上海市工商聯2004年8月調查，624家企業中建有檔案部門的有303家，占48.6%，沒有檔案部門的321家，占51.4%；587家企業中有專兼職檔案人員的321家，占54.7%，沒有專兼職檔案人員的占45.3%。為有效推動民營企業檔案工作的開展，配備與企業規模相適應的檔案機構或人員，是民營企業檔案工作有效運行的最基本的條件。
2、建立規范化的檔案管理制度是現代企業檔案管理制度運行的基礎。
前述檔案管理模式的選擇，實際上只涉及到檔案管理模式的基本形態，這對民營企業而言是相對較易確定的，問題的關鍵是不論選擇何種管理模式均需有相應管理制度的支持。目前，不少民營企業有檔案管理制度，但沒有檔案工作；或有制度但不科學、不規范。人們常說無以規矩，不成方圓。現代企業主管領導應督促檔案部門建立一套規范化的檔案管理制度和檔案人員任職制度，克服檔案管理任意化的傾向，用制度來規范與導向檔案工作。
3、強化服務是推動現代企業檔案管理制度運行的最重要的動力機制。
企業檔案人員的主觀能動性對推動企業檔案的運行固然重要，但推動企業檔案工作運行的動力機制主要源于企業領導的重視。由于民營企業的私有性，企業領導對檔案工作的態度決定了企業檔案工作的狀況。企業的檔案意識是企業領導檔案意識的反映，企業領導對檔案工作的重視程度來自檔案工作服務的水平與效果。在市場經濟體制下，為企業服務依然是推動檔案工作發展的動力，只有通過服務顯示出檔案的價值和影響力，使企業領導體會到檔案工作與企業發展密切相關，才能取得企業領導的重視和認可，才能為自己的發展尋得更大的空間。
4、促使企業檔案工作與企業同步發展是推動民營企業檔案管理制度運行的有效措施。
無論是轉制形成的民營企業，還是靠民間資本形成的民營企業，企業檔案工作與企業發展緊密結合是推動民營企業檔案工作最有效的動力。目前較成功的經驗有：
⑴實行“三納入”。將科技文件工作納入科技工作程序，納入生產、科研、基建等工作計劃，納入有關人員和部門的職責范圍，促進檔案工作規范化、制度化。
⑵納入企業質量認證活動。民營企業為提升競爭力，近年來相當一部分企業參與了質量、環境、安全認證活動，例如上海華東電器集團通過了ISO9002、ISO14000質量認證，上海亞晨科技發展有限公司通過ISO9001、ISO14000質量認證，上海雙菱電梯工程有限公司通過ISO9000、ISO14000質量認證。質量體系中的文件大都屬歸檔范圍的文件，質量認證活動是檔案工作與企業質量管理的結合部，是實現檔案工作規范化、程序化管理最有力的保障措施，檔案部門應積極參與進去，并成為質量認證活動的一個職能部門。
⑶納入企業信息化進程。在企業信息化進程中，檔案部門應不失時機地使檔案工作與企業信息化同步發展，通過現代信息技術的應用，加強對電子文件的管理和提升企業檔案工作的信息化水平。
5、建立一定的約束機制是推動現代企業檔案管理制度健康運行的必要條件。
企業的目標是獲取利潤，它不可能過多過久地保存無利用價值的檔案。一個民營企業究竟應該保存哪些檔案，這些檔案應該保存多長時間，是值得企業檔案人員認真研究的問題。檔案工作不可能不顧及存史的需要，也不能為了存史而過多地保存檔案。一般而言，檔案是一種歷史記錄，企業需要檔案記錄與保存歷史，企業的歷史與文化不僅存在于檔案中，更多地是體現在企業的傳統與觀念中。目前在已建檔的民營企業中，有照搬傳統企業檔案工作的傾向，存在檔案數量增長過快的現象。民營企業檔案工作應正確處理存史與現實利用的關系，檔案數量與質量的關系，不計效益、不講成本的檔案工作是不受企業歡迎的，而這一切均需要建立一套相應的約束機制，例如制度約束、成本約束、檔案質量控制等。
(二)運行機制的外部構筑
在推動現代企業制度運行中，外部動力機制也是不可缺少的。
1、加大宣傳力度，提高民營企業建檔的積極性。
為加快民營企業建檔工作的進程，檔案行政管理部門要加大宣傳力度，尤其是要強化民營企業領導的檔案意識，使民營企業盡快完成“要我建檔”到“我要建檔”的轉變。在這方面，浙江省已積累了很好的經驗，他們利用有關座談會、典型引導、有威望民營企業家現身說法等形式大力推動民營企業的建檔工作，收到了很好的效果。
2、實行檔案登記備案制，加強對國家和社會有保存價值的檔案的監控。
民營企業檔案雖歸民營企業所有，但《檔案法》對民營企業檔案中對國家和社會有保存價值的檔案的管理另有規定，檔案行政管理部門應加強對這部分檔案的監控力度。這一監管的過程實際上也是促進民營企業檔案工作有序運行的過程。《中華人民共和國檔案法實施辦法》規定：“屬于集體所有、個人所有以及其它不屬于國家所有的，由省、自治區、直轄市人民政府檔案行政管理部門征得國家檔案局同意后確定具體范圍”。如2002年1月中共上海市委辦公廳、上海市人民政府辦公廳《關于進一步加強本市檔案工作的若干意見》中，列入登記備案監管的對象包括⑴重大科研項目與重點項目的檔案；⑵涉及黨和國家領導人來企業視察，市主要領導參加企業的重要會議、重大活動及調研形成的聲像檔案；⑶涉及公共社會利益的檔案，例如民營企業上市有關材料；⑷涉及國家重大利益、安全的檔案等。
3、各級檔案行政管理部門和工商業管理部門加強指導、服務，聯手推動民企建檔。
檔案行政管理部門和工商業管理部門通過提供法規服務、信息服務、培訓服務、中介服務可以成為推進民營企業檔案工作的重要動力。企業自律是民營企業檔案管理制度的重要內容，但企業自律不排斥有關部門的引導與服務，有關部門有責任讓企業了解檔案工作自律的要求、內容。
目前民營企業建檔工作發展很不平衡，土生土長的民營企業的問題尤為突出。檔案行政管理部門有推動這類企業建檔工作的考慮，但苦于與民營企業缺乏有機聯系，常有心有余而力不足之感。為此建議：一是由檔案行政管理部門與工商聯、行業協會聯合召開民營企業主管檔案工作領導的座談會，或通過有關會議讓其了解企業檔案工作的有關規律、理論與經驗。二是由檔案行政管理部門與工商聯聯合舉辦民營企業檔案人員培訓班，加大培訓的廣度與力度。我國企業檔案工作的一條重要歷史經驗是檔案人員的主觀能動性與業務素質對企業檔案管理水平的影響至關重要。三是檔案行政管理部門與工商聯聯合發布民營企業檔案管理辦法或章程，為推動民營企業檔案工作提供指導性文件，使其有章可循。
（作者 上海大學文學院 宗培嶺）
