基于實證分析的企業檔案超前管理制度
建設研究
南京大學信息管理系 曾娜
【摘要】建立企業檔案超前管理制度是一種實現企業檔案全過程管理的有效手段。論文以徐州發電公司檔案超前管理制度和滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度為例，在對其進行實證分析的基礎上，分析論述了企業檔案超前管理制度的核心、具體內容、及其與企業檔案管理制度的銜接問題。
【關鍵詞】實證分析 企業檔案 超前管理 制度建設
一、企業檔案超前管理及其制度的基本含義
檔案超前管理，是一種前端控制手段，即主張檔案（特別是科技檔案）管理工作，應在檔案形成之前，從源頭開始就對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，關注文件、文件形成者及其形成過程的有機聯系、職能以及可靠性等方面的關系，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。簡單來說，企業檔案的超前管理實際上就是對企業各項活動過程中產生的大量文件資料的有效管理。實現企業檔案超前管理應做到：①從組織機構和人員上落實檔案管理工作，做到統一領導，分級管理。②提高檔案人員的整體素質。檔案人員必須在熟悉檔案管理業務的同時，主動了解企業整體情況，抓住工作中的重點和難點，超前指導、及時檢查，以保持檔案管理工作的連續性，保證檔案的完整、準確。③加強檔案超前管理的標準化和規范化，是實現檔案超前控制的制度保障。企業應制定檔案超前管理制度，明確文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項要求，實行全程標準化、規范化管理。
檔案超前管理制度，是指從制度控制的角度實現文件資料的規范管理、有序控制，是構建企業檔案工作制度體系的重要一環，可以說是整個制度體系的開端。制定統一、規范、有效的文件管理制度，可以大大提高歸檔文件的質量，從而推動檔案管理工作的順利開展，檔案管理制度的有效執行。當前，隨著企業檔案種類的日益豐富、數量的不斷增加，許多企業的檔案部門已經認識到，實行檔案超前管理是保證檔案質量的重要手段。因此，這些企業檔案部門在制訂檔案管理制度的過程中，一定程度地考慮了檔案超前管理的問題，并提出了一些具體的規定。
二、企業檔案超前管理制度的實證分析
結合當前企業檔案超前管理制度建設實際，本文選取了兩個比較有代表性的案例――即徐州發電公司檔案超前管理制度和滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度，進行實證分析，比較其優勢與不足，為企業檔案超前管理制度基本框架的研究確立提供實踐參考。
1、案例1――徐州發電公司檔案超前管理制度
徐州發電有限公司于1976年正式興建。從建立之初，公司一直十分重視檔案管理工作，從實現可持續發展的高度認識企業檔案工作，并將其納入企業發展規劃。在制度建設方面，目前公司已制定了14種共計1.3萬字的檔案管理制度。
徐州發電公司十分重視實現檔案的超前管理，其檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。首先，將檔案超前管理進行指標分解，納入全廠各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，這有效地增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，根據企業檔案超前管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在管理的各個節點上領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。再次，對各項檔案資料管理制度，廠部均專門行文發布，使其具有權威的約束效力。
其具體管理制度主要有：①檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發出催交催辦通知單，限期上交，并適時進行考核。②機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規定設備變動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原有圖紙進行修改。③設備技術資料歸檔制度。規定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料必須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出工作的技術人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。④工程項目資料管理。規定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。
2、案例2――滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度
隨著我國經濟的快速發展，交通量迅速增長，很多高速公路出現通行能力不足、服務水平低的問題，急需改擴建，滬寧高速公路就是其中之一。在擴建過程中，產生了大量的檔案文件，為解決有效管理的問題，滬寧高速公路擴建工程建設指揮部與南京大學信息管理系合作，成立了“滬寧高速公路擴建工程檔案工程化系統管理應用研究”項目組，在對滬寧高速公路擴建工程檔案管理的實際情況進行了解、分析的基礎上，對其現有的檔案管理原則、方法、制度等進行優化。其中，檔案超前管理制度的提出、制定、完善是整個項目研究工作的重要內容。
具體包括以下內容：①明確檔案管理機構的職責。滬寧高速公路擴建工程（江蘇段）的項目檔案管理工作主要由江蘇寧滬高速公路股份有限公司組建的擴建工程總指揮部綜合處負責。在總指揮領導下，總指揮部的相關檔案人員負責進行項目文件形成、積累、立卷的指導、監督、檢查，和歸檔、組卷等工作，下設各市高速公路擴建指揮部相關科室，負責該市段項目文件的形成、積累、整理、歸檔工作的指導、檢查、監督。②明確人員分工。涉及滬寧高速公路擴建工程項目文件管理工作的人員包括：總指揮部和市指揮部的檔案管理員，設計單位的檔案工作人員，施工、監理單位的專職或兼職資料員、檔案員。對于不同的檔案人員，制度中規定了具體的職責分工。③從整體上劃分為設計、施工、監理、管理、科研五個部分，分別提出了文件形成、積累、整理、歸檔工作流程中的各項規定。④制定了文件質量評價標準，定期對工程實施過程中形成文件的管理工作進行檢查，根據結果進行獎懲。⑤檔案管理軟件的若干規定。滬寧高速公路擴建工程（江蘇段）的文件、檔案管理，使用的是委托上海中交海德交通科技股份有限公司專門開發的中交海德檔案管理系統，主要用來進行收發公文和已完工標段的項目文件目錄整理、檢索、利用。
3、比較分析
由于受到自身行業特點的影響，各個企業的檔案工作制度在內容上既存在一定的共性，也體現出較大的差異性。徐州發電公司檔案超前管理制度和滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度相比，前者經過了一定的實踐檢驗，而后者是在其工程建設過程中，為滿足檔案管理的實際需要而制定的，在具體的內容制定上還有待完善。通過比較不難發現，二者都具有各自的優勢與不足。具體見表1：
表1 檔案超前管理制度案例之比較
制度
優缺點 徐州發電公司檔案超前管理制度 “滬寧高速公路擴建工程”檔案超前管理
制度
優勢 檔案超前管理進行指標分解，納入人員崗位經濟責任制 按照形成、積累、整理、歸檔的文件工作流程制定檔案超前管理工作規范
制定企業檔案管理的業務流程，明確相關人員的工作職責 有針對性的解決此次擴建中特有的一些問題，如擴建工程中新增工序形成的檔案的管理
強化管理制度的權威約束力 制定檔案超前管理工作的評價標準，在工程實施過程中進行績效考核，根據結果進行獎懲
以經濟手段保證檔案質量 明確項目文件管理責任，以經濟手段加以控制
重視變更文件的管理 重視變更文件的管理
不足 缺少對文件質量管理工作中間過程的評價標準 由于是在工程實施過程中編制制度，其內容需要不斷修訂、完善
內容應按類逐一規定，使之更加系統化、具體化、標準化 雖然認識到變更文件的重要性，但對于有效的變更文件管理辦法，有待進一步研究
通過表1可知，徐州發電公司的檔案超前管理制度十分重視文件流轉的過程控制，從明確檔案管理業務流程出發，規定各個工作環節中相關人員的職責，并強調其約束力，從而保證了檔案資料的完整、準確、真實。在具體的內容制定上，該公司根據自身工作特點，特別明確了技術文件資料歸檔的重要性，以及對變更材料的及時收集，并通過經濟手段來保證檔案的質量，充分體現了過程控制的管理理念。相比較而言，滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度在從管理體制、文件管理流程、人員三個方面加以規定的過程中，充分認識了其工程建設自身的特點，針對具體問題提出切實可行的解決方法，并通過制定檔案超前管理工作評價標準進行績效考核，利用經濟手段進行獎懲，從而實現了文件的全面質量控制。當然，這兩個企業的檔案超前管理制度也都存在一定的局限性，結合實際工作，對制度進行合理的修訂、補充、完善，是企業檔案部門需要長期堅持的一項工作。
三、企業檔案超前管理制度的確立
通過上述分析可知，目前企業檔案超前管理制度的研究還有待進一步深入，在理論研究的基礎上，借鑒已有成果，建立一套完整、系統的企業檔案超前管理制度，是企業檔案工作制度建設過程中的一項重要內容。
1、企業檔案超前管理制度的核心――文件管理制度
文件是檔案的前身，檔案是文件的轉化形式，二者之間既有聯系又有區別。具體表現在：①文件是“現行文件”，而檔案是“非現行文件”。文件是企業現行工作的依據或直接的成果，當文件歸檔后即轉化為檔案。②檔案是“具有保存價值”的文件。文件轉化為檔案的前提條件是文件必須具有保存價值。③文件具有“更改漸全性”特點，檔案則具有“原始性”。文件在實際工作中，隨著客觀事物的發展和人們主觀認識的變化，往往需要通過不斷的更改才能逐步加以完善。而檔案作為一種原始憑證，其內容決不容許更改。④文件側重于現行作用，檔案側重于歷史作用。文件記錄和反映了企業對組織實施有關工作和活動的指導思想、具體要求和預期目的等內容，完整、真實地體現了其主觀意志和意圖，它起到了記錄實際工作內容，推動工作開展，維護企業正常運行的作用。檔案是企業的一種重要戰略資源，有效開發利用檔案信息資源，可以為企業創造更多的財富。此外，檔案具有憑證查考作用，在實際工作中工作人員往往通過查閱檔案的方式來了解企業發展情況，借鑒成功經驗，以便更好地開展各項工作。
文件與檔案存在著上述差異，這就決定了檔案超前管理的各個方面（如內容、人員、制度）必然不同于通常意義上的檔案管理。在制度建設方面，企業必須遵循企業文件自身的特點、流程、規律來制定相應的規章制度，才能真正發揮其規范指導作用。
2、企業檔案超前管理制度的內容
建立完善的企業檔案超前管理制度，主要涉及三方面內容：企業文件自身流程（即文件形成、積累、整理、歸檔的運動規律）、文件流轉過程中可能涉及到的機構（部門）、相關人員。具體見表2：
表2 企業檔案超前管理制度一覽表
分類 范圍 規章制度 主要規定內容
機構 文件形
成與管
理機構 相關規定 規定企業中參與文件流轉的相關機構（部門）、檔案部門在文件管理過程中的相應職責、管理的內容（如上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料）等
文件
運動
規律 形成 文件形成 規定文件形成過程中，保證文件真實、客觀、有效的一系列要求
積累 文件積累制度 確定積累文件的種類、方式、數量控制等
整理 文件整理制度 確定文件整理分類的原則、內容與承擔的部門及人員
歸檔 文件歸檔制度 規定企業各部門向檔案部門移交文件的內容、日期、程序、手續等
職能 崗位職責 相關人員工作崗位責任制 明確參與文件管理的工作人員（包括各個部門的工作人員、文職人員、檔案人員等）的職責與權益；規定獎勵與懲罰辦法；積極推進個人負責制
表2所列舉出的企業檔案超前管理制度僅是一個基本框架，各個企業需根據自身行業特點，在遵循國家各項有關企業文件管理辦法的前提下，制定具體的制度內容，使之發揮對本單位日常文件管理工作的規范指導作用，進而推動日后企業檔案管理工作的順利進行。
3、企業檔案超前管理制度與企業檔案管理制度的有效銜接
企業檔案超前管理制度是對可能成為檔案的文件的質量控制，是企業檔案管理工作的源頭。因此，在其制定和執行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業檔案管理制度的有效銜接問題。即強調從文件形成伊始直至其最終成為檔案的全過程管理控制。這就要求做到這兩個制度的有效銜接，使之成為一個協調的制度體系。
在具體方法上，包括以下幾個方面：①企業可根據實際情況，建立相應的檔案管理工作網絡，實現檔案的全面質量控制。企業性質的不同決定了其運營模式各具特點，在不同模式下，企業檔案部門的工作必然也存在差異。檔案部門應根據企業實際情況，明確企業內部各部門及其工作人員在檔案全程管理中的責任與義務。②企業各部門之間的積極合作。實現制度有效銜接的主體是企業內部各部門及其工作人員，只有各部門（即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門）積極配合、協同工作，才能很好的完成文件檔案的管理工作，為企業提供更多的信息資源。③制度內容的相互呼應。這是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。在本文中，檔案超前管理制度中的文件歸檔制度與通常所說的檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環。④資源共享。實現企業部門之間的資源共享，可以充分發揮各部門自身優勢，優化資源配置，促進文件檔案管理工作的順利進行，加快企業信息化建設進程。
參考文獻：
①胡樹泉.現代企業制度呼喚超前管理.統計與決策.1997(12)
②鄒吉忠.制度建設與人的發展―中國制度建設的人學觀察.鄭州大學學報,2002(1)
③耿璽友.企業制度體系建設研究.車間管理,2003（3）
④曹淇斌.體制•制度•方法―企業檔案工作面臨挑戰.中國檔案,2003(5)
⑤張玉芹.強化檔案制度建設 規范日常歸檔管理.中國注冊會計師,2003（8）
（南京市，郵編：210093）
原載于《檔案學通訊》2008年第三期
建設研究
南京大學信息管理系 曾娜
【摘要】建立企業檔案超前管理制度是一種實現企業檔案全過程管理的有效手段。論文以徐州發電公司檔案超前管理制度和滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度為例，在對其進行實證分析的基礎上，分析論述了企業檔案超前管理制度的核心、具體內容、及其與企業檔案管理制度的銜接問題。
【關鍵詞】實證分析 企業檔案 超前管理 制度建設
一、企業檔案超前管理及其制度的基本含義
檔案超前管理，是一種前端控制手段，即主張檔案（特別是科技檔案）管理工作，應在檔案形成之前，從源頭開始就對可能成為檔案的文件資料進行質量控制，關注文件、文件形成者及其形成過程的有機聯系、職能以及可靠性等方面的關系，避免有價值的檔案或相關背景信息的流失。簡單來說，企業檔案的超前管理實際上就是對企業各項活動過程中產生的大量文件資料的有效管理。實現企業檔案超前管理應做到：①從組織機構和人員上落實檔案管理工作，做到統一領導，分級管理。②提高檔案人員的整體素質。檔案人員必須在熟悉檔案管理業務的同時，主動了解企業整體情況，抓住工作中的重點和難點，超前指導、及時檢查，以保持檔案管理工作的連續性，保證檔案的完整、準確。③加強檔案超前管理的標準化和規范化，是實現檔案超前控制的制度保障。企業應制定檔案超前管理制度，明確文件資料在形成、積累、整理、歸檔全過程中的各項要求，實行全程標準化、規范化管理。
檔案超前管理制度，是指從制度控制的角度實現文件資料的規范管理、有序控制，是構建企業檔案工作制度體系的重要一環，可以說是整個制度體系的開端。制定統一、規范、有效的文件管理制度，可以大大提高歸檔文件的質量，從而推動檔案管理工作的順利開展，檔案管理制度的有效執行。當前，隨著企業檔案種類的日益豐富、數量的不斷增加，許多企業的檔案部門已經認識到，實行檔案超前管理是保證檔案質量的重要手段。因此，這些企業檔案部門在制訂檔案管理制度的過程中，一定程度地考慮了檔案超前管理的問題，并提出了一些具體的規定。
二、企業檔案超前管理制度的實證分析
結合當前企業檔案超前管理制度建設實際，本文選取了兩個比較有代表性的案例――即徐州發電公司檔案超前管理制度和滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度，進行實證分析，比較其優勢與不足，為企業檔案超前管理制度基本框架的研究確立提供實踐參考。
1、案例1――徐州發電公司檔案超前管理制度
徐州發電有限公司于1976年正式興建。從建立之初，公司一直十分重視檔案管理工作，從實現可持續發展的高度認識企業檔案工作，并將其納入企業發展規劃。在制度建設方面，目前公司已制定了14種共計1.3萬字的檔案管理制度。
徐州發電公司十分重視實現檔案的超前管理，其檔案資料的超前管理、有序控制，取得了顯著效果。首先，將檔案超前管理進行指標分解，納入全廠各級人員和崗位經濟責任制，按月對完成情況進行考核，這有效地增強了各級領導檔案管理的責任感。其次，根據企業檔案超前管理的專業特性，制定了企業檔案管理的業務流程，明確了在管理的各個節點上領導干部、工程技術人員、管理人員和專兼職檔案員的工作職責。再次，對各項檔案資料管理制度，廠部均專門行文發布，使其具有權威的約束效力。
其具體管理制度主要有：①檔案資料催交制度。對各部門應交資料由檔案室發出催交催辦通知單，限期上交，并適時進行考核。②機組大修和技術改造資料歸檔制度。把機組大修資料歸檔納入機組檢修質量的考核內容，并規定設備變動后，工程技術人員必須及時到檔案室對原有圖紙進行修改。③設備技術資料歸檔制度。規定新設備到廠后，必須有專職檔案人員到場才能開箱，設備技術資料必須由檔案人員現場驗收后立即歸檔。對于外出工作的技術人員，必須將技術資料交檔案室驗收歸檔，沒有檔案室負責人簽字不能報銷差旅費。④工程項目資料管理。規定工程竣工必須有檔案人員對工程資料進行驗收，沒有檔案管理人員驗收簽字，財務部門不得進行工程決算付款。
2、案例2――滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度
隨著我國經濟的快速發展，交通量迅速增長，很多高速公路出現通行能力不足、服務水平低的問題，急需改擴建，滬寧高速公路就是其中之一。在擴建過程中，產生了大量的檔案文件，為解決有效管理的問題，滬寧高速公路擴建工程建設指揮部與南京大學信息管理系合作，成立了“滬寧高速公路擴建工程檔案工程化系統管理應用研究”項目組，在對滬寧高速公路擴建工程檔案管理的實際情況進行了解、分析的基礎上，對其現有的檔案管理原則、方法、制度等進行優化。其中，檔案超前管理制度的提出、制定、完善是整個項目研究工作的重要內容。
具體包括以下內容：①明確檔案管理機構的職責。滬寧高速公路擴建工程（江蘇段）的項目檔案管理工作主要由江蘇寧滬高速公路股份有限公司組建的擴建工程總指揮部綜合處負責。在總指揮領導下，總指揮部的相關檔案人員負責進行項目文件形成、積累、立卷的指導、監督、檢查，和歸檔、組卷等工作，下設各市高速公路擴建指揮部相關科室，負責該市段項目文件的形成、積累、整理、歸檔工作的指導、檢查、監督。②明確人員分工。涉及滬寧高速公路擴建工程項目文件管理工作的人員包括：總指揮部和市指揮部的檔案管理員，設計單位的檔案工作人員，施工、監理單位的專職或兼職資料員、檔案員。對于不同的檔案人員，制度中規定了具體的職責分工。③從整體上劃分為設計、施工、監理、管理、科研五個部分，分別提出了文件形成、積累、整理、歸檔工作流程中的各項規定。④制定了文件質量評價標準，定期對工程實施過程中形成文件的管理工作進行檢查，根據結果進行獎懲。⑤檔案管理軟件的若干規定。滬寧高速公路擴建工程（江蘇段）的文件、檔案管理，使用的是委托上海中交海德交通科技股份有限公司專門開發的中交海德檔案管理系統，主要用來進行收發公文和已完工標段的項目文件目錄整理、檢索、利用。
3、比較分析
由于受到自身行業特點的影響，各個企業的檔案工作制度在內容上既存在一定的共性，也體現出較大的差異性。徐州發電公司檔案超前管理制度和滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度相比，前者經過了一定的實踐檢驗，而后者是在其工程建設過程中，為滿足檔案管理的實際需要而制定的，在具體的內容制定上還有待完善。通過比較不難發現，二者都具有各自的優勢與不足。具體見表1：
表1 檔案超前管理制度案例之比較
制度
優缺點 徐州發電公司檔案超前管理制度 “滬寧高速公路擴建工程”檔案超前管理
制度
優勢 檔案超前管理進行指標分解，納入人員崗位經濟責任制 按照形成、積累、整理、歸檔的文件工作流程制定檔案超前管理工作規范
制定企業檔案管理的業務流程，明確相關人員的工作職責 有針對性的解決此次擴建中特有的一些問題，如擴建工程中新增工序形成的檔案的管理
強化管理制度的權威約束力 制定檔案超前管理工作的評價標準，在工程實施過程中進行績效考核，根據結果進行獎懲
以經濟手段保證檔案質量 明確項目文件管理責任，以經濟手段加以控制
重視變更文件的管理 重視變更文件的管理
不足 缺少對文件質量管理工作中間過程的評價標準 由于是在工程實施過程中編制制度，其內容需要不斷修訂、完善
內容應按類逐一規定，使之更加系統化、具體化、標準化 雖然認識到變更文件的重要性，但對于有效的變更文件管理辦法，有待進一步研究
通過表1可知，徐州發電公司的檔案超前管理制度十分重視文件流轉的過程控制，從明確檔案管理業務流程出發，規定各個工作環節中相關人員的職責，并強調其約束力，從而保證了檔案資料的完整、準確、真實。在具體的內容制定上，該公司根據自身工作特點，特別明確了技術文件資料歸檔的重要性，以及對變更材料的及時收集，并通過經濟手段來保證檔案的質量，充分體現了過程控制的管理理念。相比較而言，滬寧高速公路擴建工程檔案超前管理制度在從管理體制、文件管理流程、人員三個方面加以規定的過程中，充分認識了其工程建設自身的特點，針對具體問題提出切實可行的解決方法，并通過制定檔案超前管理工作評價標準進行績效考核，利用經濟手段進行獎懲，從而實現了文件的全面質量控制。當然，這兩個企業的檔案超前管理制度也都存在一定的局限性，結合實際工作，對制度進行合理的修訂、補充、完善，是企業檔案部門需要長期堅持的一項工作。
三、企業檔案超前管理制度的確立
通過上述分析可知，目前企業檔案超前管理制度的研究還有待進一步深入，在理論研究的基礎上，借鑒已有成果，建立一套完整、系統的企業檔案超前管理制度，是企業檔案工作制度建設過程中的一項重要內容。
1、企業檔案超前管理制度的核心――文件管理制度
文件是檔案的前身，檔案是文件的轉化形式，二者之間既有聯系又有區別。具體表現在：①文件是“現行文件”，而檔案是“非現行文件”。文件是企業現行工作的依據或直接的成果，當文件歸檔后即轉化為檔案。②檔案是“具有保存價值”的文件。文件轉化為檔案的前提條件是文件必須具有保存價值。③文件具有“更改漸全性”特點，檔案則具有“原始性”。文件在實際工作中，隨著客觀事物的發展和人們主觀認識的變化，往往需要通過不斷的更改才能逐步加以完善。而檔案作為一種原始憑證，其內容決不容許更改。④文件側重于現行作用，檔案側重于歷史作用。文件記錄和反映了企業對組織實施有關工作和活動的指導思想、具體要求和預期目的等內容，完整、真實地體現了其主觀意志和意圖，它起到了記錄實際工作內容，推動工作開展，維護企業正常運行的作用。檔案是企業的一種重要戰略資源，有效開發利用檔案信息資源，可以為企業創造更多的財富。此外，檔案具有憑證查考作用，在實際工作中工作人員往往通過查閱檔案的方式來了解企業發展情況，借鑒成功經驗，以便更好地開展各項工作。
文件與檔案存在著上述差異，這就決定了檔案超前管理的各個方面（如內容、人員、制度）必然不同于通常意義上的檔案管理。在制度建設方面，企業必須遵循企業文件自身的特點、流程、規律來制定相應的規章制度，才能真正發揮其規范指導作用。
2、企業檔案超前管理制度的內容
建立完善的企業檔案超前管理制度，主要涉及三方面內容：企業文件自身流程（即文件形成、積累、整理、歸檔的運動規律）、文件流轉過程中可能涉及到的機構（部門）、相關人員。具體見表2：
表2 企業檔案超前管理制度一覽表
分類 范圍 規章制度 主要規定內容
機構 文件形
成與管
理機構 相關規定 規定企業中參與文件流轉的相關機構（部門）、檔案部門在文件管理過程中的相應職責、管理的內容（如上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種文件、資料）等
文件
運動
規律 形成 文件形成 規定文件形成過程中，保證文件真實、客觀、有效的一系列要求
積累 文件積累制度 確定積累文件的種類、方式、數量控制等
整理 文件整理制度 確定文件整理分類的原則、內容與承擔的部門及人員
歸檔 文件歸檔制度 規定企業各部門向檔案部門移交文件的內容、日期、程序、手續等
職能 崗位職責 相關人員工作崗位責任制 明確參與文件管理的工作人員（包括各個部門的工作人員、文職人員、檔案人員等）的職責與權益；規定獎勵與懲罰辦法；積極推進個人負責制
表2所列舉出的企業檔案超前管理制度僅是一個基本框架，各個企業需根據自身行業特點，在遵循國家各項有關企業文件管理辦法的前提下，制定具體的制度內容，使之發揮對本單位日常文件管理工作的規范指導作用，進而推動日后企業檔案管理工作的順利進行。
3、企業檔案超前管理制度與企業檔案管理制度的有效銜接
企業檔案超前管理制度是對可能成為檔案的文件的質量控制，是企業檔案管理工作的源頭。因此，在其制定和執行過程中，不僅要考慮自身的情況，還必須考慮其與企業檔案管理制度的有效銜接問題。即強調從文件形成伊始直至其最終成為檔案的全過程管理控制。這就要求做到這兩個制度的有效銜接，使之成為一個協調的制度體系。
在具體方法上，包括以下幾個方面：①企業可根據實際情況，建立相應的檔案管理工作網絡，實現檔案的全面質量控制。企業性質的不同決定了其運營模式各具特點，在不同模式下，企業檔案部門的工作必然也存在差異。檔案部門應根據企業實際情況，明確企業內部各部門及其工作人員在檔案全程管理中的責任與義務。②企業各部門之間的積極合作。實現制度有效銜接的主體是企業內部各部門及其工作人員，只有各部門（即參與文件形成、管理的部門和檔案管理部門）積極配合、協同工作，才能很好的完成文件檔案的管理工作，為企業提供更多的信息資源。③制度內容的相互呼應。這是制度銜接的關鍵問題，制度在內容方面的連貫性是否良好，直接決定了其實施的效果。在本文中，檔案超前管理制度中的文件歸檔制度與通常所說的檔案管理制度中的收集環節是連接兩個階段工作的接口，處理好這一環節的交接工作，是文件從各部門移交至檔案部門的關鍵一環。④資源共享。實現企業部門之間的資源共享，可以充分發揮各部門自身優勢，優化資源配置，促進文件檔案管理工作的順利進行，加快企業信息化建設進程。
參考文獻：
①胡樹泉.現代企業制度呼喚超前管理.統計與決策.1997(12)
②鄒吉忠.制度建設與人的發展―中國制度建設的人學觀察.鄭州大學學報,2002(1)
③耿璽友.企業制度體系建設研究.車間管理,2003（3）
④曹淇斌.體制•制度•方法―企業檔案工作面臨挑戰.中國檔案,2003(5)
⑤張玉芹.強化檔案制度建設 規范日常歸檔管理.中國注冊會計師,2003（8）
（南京市，郵編：210093）
原載于《檔案學通訊》2008年第三期
