建設項目檔案管理制度簡介
作者:王紅敏 何衛東整理
編者按：俗話說“沒有規矩，難成方圓”。建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案行政管理部門或工程檔案部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。更別說檔案人員自身也存在著惰性及水平不一的問題。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。下面，謹以舉例的方式，簡單介紹一下現階段各地、各部門在建設項目檔案管理中所實施的幾項制度。這些制度或為舉例的地區和單位獨有，或與其他地區和單位共享，這里就不一一點明了。
北京：業主負責制
各建設單位是重點建設項目檔案工作的組織中樞，在保證工程建設檔案管理質量方面起著關鍵作用。為此，北京市檔案局聯合主管部門在重點建設項目檔案工作中始終強調實行業主負責制，以抓建設單位檔案工作為重心，通過業主職責的充分履行，推動該項目檔案管理工作順利開展。在實際工作中，承擔重點建設項目業主單位都能明確機構，配備專職檔案人員，加強檔案基礎設施建設，建立各項檔案管理制度，將檔案工作納入工程管理程序，實施合同制管理，并加強對設計、施工、監理等參建單位檔案工作的組織、協調與管理，使他們能夠明確任務、分清職責，做好各自的檔案管理工作，保證了建設項目檔案管理工作的質量。如北京城建集團根據“建設工程項目管理規范”的要求，將工程資料的形成和管理納入ISO質量管理體系，對建設過程中的工程資料實行全過程監控。國家體育總局奧建辦將檔案資料的收集歸檔工作納入對總包單位工程進度款支付審核范圍，保證歸檔工作與工程進度同步進行。北京建工集團建立檔案工作領導責任制，定期對工程項目檔案進行檢查。市自來水集團將檔案工作納入年終考核，并采取檔案保證金合同管理辦法，保證了竣工檔案的及時接收。北京電力公司以500千伏輸變電工程檔案為重點，探索電子檔案歸檔模式與方式，進一步加強項目建設、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作。
福建：堅持項目檔案登記制度
隨著重點項目數量的逐年增加，單從過去的點上指導已很難達到對全省重點項目檔案的全面監控。為了及時掌握項目建設情況以及檔案工作情況，以便及時跟蹤服務，福建省每年在省政府頒布重點項目名單后，即主動與重點辦聯系，按照《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》和《福建省檔案登記辦法》、《福建省重點建設項目檔案管理登記辦法》的要求，下發重點項目檔案管理登記工作的通知，提出重點項目檔案登記的范圍、時間及具體要求，依法開展重點項目檔案登記工作，并及時對登記工作情況進行統計分析，通過項目檔案登記，使他們基本掌握了各個建設項目的建設進度，形成檔案的管理情況，對明確重點項目檔案工作重點，有針對性地做好各階段監督指導和服務工作，起了很好的作用。各區市檔案局也都能及時對所轄行政區域內的省、市重點建設項目檔案情況進行登記。
重慶軌道公司：“工程檔案技術交底會”制度
為了保證施工、監理單位從一開始就能夠按照國家有關規定做好項目檔案工作，重慶軌道公司從輕軌工程開工建設時起，就堅持實行了“工程檔案技術交底會”制度，有針對性地對已中標合同工程的施工單位、監理單位及時進行工程檔案技術交底。通過工程檔案技術交底會，并形成會議紀要，使每個參建的施工單位和監理單位從工程開工建設時起，就能夠明確本合同工程對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內容準確、整理規范、按期歸檔和移交；從項目經理、技術總工到質檢員、施工員、測量員、內業資料員都能明確自己的職責。特別是在輕軌工程的重大合同項目的建設過程中，重慶軌道公司還針對項目檔案工作中出現的問題，采取及時召開項目檔案工作協調會的方式，對出現的問題進行分析，提出整改措施，并對參建各方履行檔案工作職責提出具體要求。工程檔案技術交底這一措施的推行，在實際工作中取得了非常顯著的效果，在輕軌項目檔案管理工作中形成了參建各方職責清楚，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了項目檔案管理工作的有序開展。
中國航天科技集團公司：項目檔案信息通報等制度
為組織開展好項目檔案工作，航天檔案館加強了組織和管理，加大監督指導的力度，實施項目檔案信息通報制度，定期以書面和簡報等形式對各單位項目檔案工作情況進行通報，加強各級檔案部門之間、檔案部門與投資部門之間的交流與聯系，保證有關領導和部門能夠及時了解項目檔案工作動態，支持檔案部門能更好地開展項目檔案工作的監督、指導工作。
“三三制度”
任何工作能否順利開展和完成的很重要一點在于執行。在制定了項目檔案工作方針后，要確保工作的開展和進行，必須要有明確的要求和措施。為此，航天檔案館從制度、人員、方法等方面提出了加強措施。肖俊主任明確要求項目檔案工作實行“三三制度”，即在檢查完成后3個工作日內下發整改意見，整改完成并通過審核后3個工作日內下發檔案驗收結論。有關部門要指定1名人員對單位和項目實行責任制，并負責對口單位的項目檔案工作進行監督、檢查和指導。在進行具體項目檢查前，對有關檢查員集中召開1次情況交流說明會，就項目建設及項目檔案工作情況和有關問題進行交流和說明。在項目檢查驗收后及時對有關情況和數據進行匯總。
山東：全方位服務制度
針對重點建設項目檔案形成周期長，時間跨度大，流動性較強等特點，山東省各級檔案行政管理部門開拓思路、創新方法，運用多種監管手段，加強對重點建設項目檔案的全方位監控管理，保證了檔案的收集齊全、整理規范、移交及時、保管安全。山東省檔案局為加強對省重點建設項目檔案工作的監督掌控，對每個項目單位發放檔案登記表，要求各項目單位分別于項目開工后6個月內、每年度12月底前、檔案預驗收后1個月內填寫有關檔案登記事項。在項目竣工驗收前對每個項目都組織進行檔案專項驗收，按驗收標準逐項打分。濟南市檔案局對城市建設項目檔案工作實行跟蹤監督指導，自城市建設指揮部成立起即積極介入，印發《加強指揮部檔案管理的通知》，明確指揮部應歸檔文件材料范圍和歸檔要求，不定期到各指揮部檢查文書檔案收集歸檔情況；對在建項目及時送達《重點建設項目檔案管理監督通知書》和《濟南市重點建設項目檔案管理登記表》，督促各項目單位做好檔案管理。青島市檔案局的做法是首先建立信息提報制度，根據事前掌握的項目信息提前介入，向項目建設單位制發《重點項目檔案管理監督通知書》和《青島市重點項目檔案資料管理情況登記表》，各項目單位按要求填報有關信息，檔案局再將信息輸入重點建設項目檔案管理數據庫中，實行科學管理；其次是及時跟進，加強事中監督，把項目檔案管理與檔案目標管理認定和年度考核相結合，對檔案管理薄弱的單位實行經常性的監督指導；最后是參加檔案驗收，把好事后監控關，對在驗收過程中發現的問題要求項目單位及時整改。其他各市、縣（區）檔案局也都把檔案登記、檔案驗收、積極介入監督指導作為監管重點建設項目檔案工作的重要手段。
江蘇潤揚大橋：聲像檔案跟蹤采集制度
江蘇省長江公路大橋建設指揮部重視工程檔案管理，在潤揚長江公路大橋工程項目（簡稱“潤揚大橋”）工程建設管理期間，采取有效措施，保證了項目檔案與工程建設同步推進，實現了電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔，并形成和完善了聲像檔案跟蹤采集制度。工作中，為形象地再現工程建設全過程，反映工程建設重點、難點以及運用的新工藝、新技術、新方法，指揮部聘請南京電影制片廠專門對工程建設實施跟蹤攝影，制作了多角度反映工程建設的專題片。聘請南京某廣告公司專業人員跟蹤拍攝工程照片。指揮部還依靠施工、監理單位的力量收集施工現場第一手照片，在《潤揚大橋工程項目竣工文件編制辦法》中明確施工、監理單位編制聲像檔案的責任，要求參建單位根據各自工作職責和內容，拍攝能夠反映工程建設的圖片，連同竣工文件一并移交，確保了潤揚大橋工程建設照片檔案的系統與完整。
四川：重點建設項目單位間協作和交叉檢查制度
為了貫徹執行檔案法及規范化管理辦法，宣傳貫徹國家有關經濟科技檔案工作的規范和標準，促進全省企業、科技事業單位檔案的協作交流，提高全省經濟科技檔案管理水平，四川省檔案局按片區組建省屬及中央在川企業、科技事業單位經濟科技檔案工作協作組，建立單位間的協作和交叉檢查制度。重點建設項目單位屬于其中的重要組成單位，共17個組，其中幾個組長單位就是重點建設項目單位。2006年9月底已完成組建工作，年底全省形成一個較為健全的經濟科技檔案工作網絡。2007年起將適時開展交叉檢查，已有幾個協作組將重點建設項目單位檔案工作納入檢查計劃之中。
重鋼集團公司：技改建設項目檔案三級驗收制度
為了保證項目竣工檔案齊全、完整、準確，整理符合規范要求，重鋼集團公司堅持實行了技改建設項目檔案三級驗收制度，即項目監理單位負責對項目檔案進行預驗收，項目建設單位負責對項目檔案進行交工驗收，重鋼集團公司（重大建設項目由市檔案局負責）負責對項目檔案進行專項驗收。通過三級驗收，對工程竣工檔案的質量進行嚴格的審查把關，上一級驗收不合格，不得進行下一級驗收，凡檔案驗收不合格，不得進行項目竣工驗收。為了確保竣工檔案的質量，并按期歸檔，重鋼集團公司還實行了嚴格的竣工檔案審查簽字程序，由施工單位技術負責人、總監理工程師、技改處、質監站、檔案處層層審查合格后，簽署意見，辦理竣工檔案移交手續，合同預算處才能辦理工程決算。
湖北：檔案管理納入建設項目整體竣工驗收制度
湖北省檔案局在對重點建設項目檔案管理的監督指導工作中，十分注重與有關主管部門的溝通與配合，充分發揮他們的行政職能作用，建立了將項目檔案管理納入建設項目整體竣工驗收的制度。省發改委領導將檔案管理作為工程質量的重要內容，積極支持、配合檔案行政管理部門加強對重點建設項目檔案工作的監督指導，將檔案行政管理部門作為重點建設項目整體竣工驗收單位之一參加整體竣工驗收。省發改委每年及時向檔案行政管理部門通報重點建設項目名單，有關職能處室在組織重點建設項目竣工驗收前，認真審查其檔案的管理和驗收情況，并向項目建設單位提出檔案收集、整理和驗收的要求，較好地保證了重點建設項目嚴格按照國家有關規定加強項目檔案管理工作。省交通、林業、水利、電力等重點建設項目較多的行業主管部門領導高度重視本系統重點建設項目檔案管理工作，將檔案質量提到與工程質量、資金安全同等重要的位置來抓。湖北省水利廳領導對長江堤防工程建設檔案管理，明確提出要求：要做到“三個一”，即創一項優質工程、交一個清白財務、建一份明白檔案。成立檔案工作領導小組，并建立了分管領導負總責、辦公室主任負全責、領導小組成員各負其責、專兼職檔案人員具體負責的檔案工作組織網絡。領導親自參加項目檔案專項驗收，及時向檔案行政管理部門匯報工程進展情況、檔案同步管理情況，有效地保證了檔案行政管理部門對工程檔案監管工作的順利進行。
遼寧：落實竣工檔案驗收監理制度
要做好重點工程檔案工作，關鍵之一就是必須有一批業務能力強的檔案監理人員，以落實竣工檔案驗收監理制度。為此，根據遼寧省檔案局、省建委、省計委聯合發布的《遼寧省基本建設項目竣工檔案驗收規范》，他們每3年一次，聯合舉辦了5期竣工檔案監理培訓班，邀請國家檔案局、省發改委、省建委、省經貿委相關處室的領導和專家授課；請項目檔案工作先進單位介紹經驗。由省檔案局、省發改委等單位聯合聘任“遼寧省重點建設項目竣工檔案驗收監理”，頒發監理證。由省直單位聯合聘任監理，加大了監理員在監督指導工作中的力度和權威。竣工檔案驗收監理員持證上崗，活躍在全省各個建設項目檔案工作的第一線，為確保全省重點建設項目檔案的完整、準確和系統做出了重要的貢獻。
江西：加強竣工檔案專項驗收制度
省檔案局堅持取得省發改委、省重點辦等重點建設項目管理部門對項目檔案工作的支持，堅持與項目主管部門加強聯系，相互合作，積極認真做好省重點建設項目竣工檔案的預驗收和驗收工作，確保了重點建設項目檔案的完整、準確、系統。如2003年，江西省檔案局與江西省電力公司聯合下發《關于對城市電網建設與改造工程檔案進行專項驗收的通知》，對全省城網工程檔案進行了專項驗收。通過開展重點工程竣工檔案專項驗收工作，使項目建設單位進一步加強了工程檔案工作的領導，落實責任，使我省重點項目檔案基本達到了收集完整準確、安全保管和有效利用的目的，為工程建設服務發揮了積極作用。
作者:王紅敏 何衛東整理
編者按：俗話說“沒有規矩，難成方圓”。建設項目由于規模大、工期長、形成材料多，特別是由于其所涉及的單位和環節眾多，所以要想在建設項目檔案管理中做到規范化、標準化，僅靠檔案行政管理部門或工程檔案部門少數幾個人的力量是根本辦不到的。更別說檔案人員自身也存在著惰性及水平不一的問題。因此，加強和完善有關的制度建設，就成為做好建設項目檔案管理工作的根本保障。下面，謹以舉例的方式，簡單介紹一下現階段各地、各部門在建設項目檔案管理中所實施的幾項制度。這些制度或為舉例的地區和單位獨有，或與其他地區和單位共享，這里就不一一點明了。
北京：業主負責制
各建設單位是重點建設項目檔案工作的組織中樞，在保證工程建設檔案管理質量方面起著關鍵作用。為此，北京市檔案局聯合主管部門在重點建設項目檔案工作中始終強調實行業主負責制，以抓建設單位檔案工作為重心，通過業主職責的充分履行，推動該項目檔案管理工作順利開展。在實際工作中，承擔重點建設項目業主單位都能明確機構，配備專職檔案人員，加強檔案基礎設施建設，建立各項檔案管理制度，將檔案工作納入工程管理程序，實施合同制管理，并加強對設計、施工、監理等參建單位檔案工作的組織、協調與管理，使他們能夠明確任務、分清職責，做好各自的檔案管理工作，保證了建設項目檔案管理工作的質量。如北京城建集團根據“建設工程項目管理規范”的要求，將工程資料的形成和管理納入ISO質量管理體系，對建設過程中的工程資料實行全過程監控。國家體育總局奧建辦將檔案資料的收集歸檔工作納入對總包單位工程進度款支付審核范圍，保證歸檔工作與工程進度同步進行。北京建工集團建立檔案工作領導責任制，定期對工程項目檔案進行檢查。市自來水集團將檔案工作納入年終考核，并采取檔案保證金合同管理辦法，保證了竣工檔案的及時接收。北京電力公司以500千伏輸變電工程檔案為重點，探索電子檔案歸檔模式與方式，進一步加強項目建設、管理中形成的電子文件和電子檔案的管理工作。
福建：堅持項目檔案登記制度
隨著重點項目數量的逐年增加，單從過去的點上指導已很難達到對全省重點項目檔案的全面監控。為了及時掌握項目建設情況以及檔案工作情況，以便及時跟蹤服務，福建省每年在省政府頒布重點項目名單后，即主動與重點辦聯系，按照《國家重點建設項目檔案管理登記辦法》和《福建省檔案登記辦法》、《福建省重點建設項目檔案管理登記辦法》的要求，下發重點項目檔案管理登記工作的通知，提出重點項目檔案登記的范圍、時間及具體要求，依法開展重點項目檔案登記工作，并及時對登記工作情況進行統計分析，通過項目檔案登記，使他們基本掌握了各個建設項目的建設進度，形成檔案的管理情況，對明確重點項目檔案工作重點，有針對性地做好各階段監督指導和服務工作，起了很好的作用。各區市檔案局也都能及時對所轄行政區域內的省、市重點建設項目檔案情況進行登記。
重慶軌道公司：“工程檔案技術交底會”制度
為了保證施工、監理單位從一開始就能夠按照國家有關規定做好項目檔案工作，重慶軌道公司從輕軌工程開工建設時起，就堅持實行了“工程檔案技術交底會”制度，有針對性地對已中標合同工程的施工單位、監理單位及時進行工程檔案技術交底。通過工程檔案技術交底會，并形成會議紀要，使每個參建的施工單位和監理單位從工程開工建設時起，就能夠明確本合同工程對項目檔案有哪些要求，必須采取哪些措施才能保證項目檔案收集齊全、內容準確、整理規范、按期歸檔和移交；從項目經理、技術總工到質檢員、施工員、測量員、內業資料員都能明確自己的職責。特別是在輕軌工程的重大合同項目的建設過程中，重慶軌道公司還針對項目檔案工作中出現的問題，采取及時召開項目檔案工作協調會的方式，對出現的問題進行分析，提出整改措施，并對參建各方履行檔案工作職責提出具體要求。工程檔案技術交底這一措施的推行，在實際工作中取得了非常顯著的效果，在輕軌項目檔案管理工作中形成了參建各方職責清楚，溝通及時，工作到位，措施有力的良好工作局面，保證了項目檔案管理工作的有序開展。
中國航天科技集團公司：項目檔案信息通報等制度
為組織開展好項目檔案工作，航天檔案館加強了組織和管理，加大監督指導的力度，實施項目檔案信息通報制度，定期以書面和簡報等形式對各單位項目檔案工作情況進行通報，加強各級檔案部門之間、檔案部門與投資部門之間的交流與聯系，保證有關領導和部門能夠及時了解項目檔案工作動態，支持檔案部門能更好地開展項目檔案工作的監督、指導工作。
“三三制度”
任何工作能否順利開展和完成的很重要一點在于執行。在制定了項目檔案工作方針后，要確保工作的開展和進行，必須要有明確的要求和措施。為此，航天檔案館從制度、人員、方法等方面提出了加強措施。肖俊主任明確要求項目檔案工作實行“三三制度”，即在檢查完成后3個工作日內下發整改意見，整改完成并通過審核后3個工作日內下發檔案驗收結論。有關部門要指定1名人員對單位和項目實行責任制，并負責對口單位的項目檔案工作進行監督、檢查和指導。在進行具體項目檢查前，對有關檢查員集中召開1次情況交流說明會，就項目建設及項目檔案工作情況和有關問題進行交流和說明。在項目檢查驗收后及時對有關情況和數據進行匯總。
山東：全方位服務制度
針對重點建設項目檔案形成周期長，時間跨度大，流動性較強等特點，山東省各級檔案行政管理部門開拓思路、創新方法，運用多種監管手段，加強對重點建設項目檔案的全方位監控管理，保證了檔案的收集齊全、整理規范、移交及時、保管安全。山東省檔案局為加強對省重點建設項目檔案工作的監督掌控，對每個項目單位發放檔案登記表，要求各項目單位分別于項目開工后6個月內、每年度12月底前、檔案預驗收后1個月內填寫有關檔案登記事項。在項目竣工驗收前對每個項目都組織進行檔案專項驗收，按驗收標準逐項打分。濟南市檔案局對城市建設項目檔案工作實行跟蹤監督指導，自城市建設指揮部成立起即積極介入，印發《加強指揮部檔案管理的通知》，明確指揮部應歸檔文件材料范圍和歸檔要求，不定期到各指揮部檢查文書檔案收集歸檔情況；對在建項目及時送達《重點建設項目檔案管理監督通知書》和《濟南市重點建設項目檔案管理登記表》，督促各項目單位做好檔案管理。青島市檔案局的做法是首先建立信息提報制度，根據事前掌握的項目信息提前介入，向項目建設單位制發《重點項目檔案管理監督通知書》和《青島市重點項目檔案資料管理情況登記表》，各項目單位按要求填報有關信息，檔案局再將信息輸入重點建設項目檔案管理數據庫中，實行科學管理；其次是及時跟進，加強事中監督，把項目檔案管理與檔案目標管理認定和年度考核相結合，對檔案管理薄弱的單位實行經常性的監督指導；最后是參加檔案驗收，把好事后監控關，對在驗收過程中發現的問題要求項目單位及時整改。其他各市、縣（區）檔案局也都把檔案登記、檔案驗收、積極介入監督指導作為監管重點建設項目檔案工作的重要手段。
江蘇潤揚大橋：聲像檔案跟蹤采集制度
江蘇省長江公路大橋建設指揮部重視工程檔案管理，在潤揚長江公路大橋工程項目（簡稱“潤揚大橋”）工程建設管理期間，采取有效措施，保證了項目檔案與工程建設同步推進，實現了電子檔案與紙質檔案的雙套制歸檔，并形成和完善了聲像檔案跟蹤采集制度。工作中，為形象地再現工程建設全過程，反映工程建設重點、難點以及運用的新工藝、新技術、新方法，指揮部聘請南京電影制片廠專門對工程建設實施跟蹤攝影，制作了多角度反映工程建設的專題片。聘請南京某廣告公司專業人員跟蹤拍攝工程照片。指揮部還依靠施工、監理單位的力量收集施工現場第一手照片，在《潤揚大橋工程項目竣工文件編制辦法》中明確施工、監理單位編制聲像檔案的責任，要求參建單位根據各自工作職責和內容，拍攝能夠反映工程建設的圖片，連同竣工文件一并移交，確保了潤揚大橋工程建設照片檔案的系統與完整。
四川：重點建設項目單位間協作和交叉檢查制度
為了貫徹執行檔案法及規范化管理辦法，宣傳貫徹國家有關經濟科技檔案工作的規范和標準，促進全省企業、科技事業單位檔案的協作交流，提高全省經濟科技檔案管理水平，四川省檔案局按片區組建省屬及中央在川企業、科技事業單位經濟科技檔案工作協作組，建立單位間的協作和交叉檢查制度。重點建設項目單位屬于其中的重要組成單位，共17個組，其中幾個組長單位就是重點建設項目單位。2006年9月底已完成組建工作，年底全省形成一個較為健全的經濟科技檔案工作網絡。2007年起將適時開展交叉檢查，已有幾個協作組將重點建設項目單位檔案工作納入檢查計劃之中。
重鋼集團公司：技改建設項目檔案三級驗收制度
為了保證項目竣工檔案齊全、完整、準確，整理符合規范要求，重鋼集團公司堅持實行了技改建設項目檔案三級驗收制度，即項目監理單位負責對項目檔案進行預驗收，項目建設單位負責對項目檔案進行交工驗收，重鋼集團公司（重大建設項目由市檔案局負責）負責對項目檔案進行專項驗收。通過三級驗收，對工程竣工檔案的質量進行嚴格的審查把關，上一級驗收不合格，不得進行下一級驗收，凡檔案驗收不合格，不得進行項目竣工驗收。為了確保竣工檔案的質量，并按期歸檔，重鋼集團公司還實行了嚴格的竣工檔案審查簽字程序，由施工單位技術負責人、總監理工程師、技改處、質監站、檔案處層層審查合格后，簽署意見，辦理竣工檔案移交手續，合同預算處才能辦理工程決算。
湖北：檔案管理納入建設項目整體竣工驗收制度
湖北省檔案局在對重點建設項目檔案管理的監督指導工作中，十分注重與有關主管部門的溝通與配合，充分發揮他們的行政職能作用，建立了將項目檔案管理納入建設項目整體竣工驗收的制度。省發改委領導將檔案管理作為工程質量的重要內容，積極支持、配合檔案行政管理部門加強對重點建設項目檔案工作的監督指導，將檔案行政管理部門作為重點建設項目整體竣工驗收單位之一參加整體竣工驗收。省發改委每年及時向檔案行政管理部門通報重點建設項目名單，有關職能處室在組織重點建設項目竣工驗收前，認真審查其檔案的管理和驗收情況，并向項目建設單位提出檔案收集、整理和驗收的要求，較好地保證了重點建設項目嚴格按照國家有關規定加強項目檔案管理工作。省交通、林業、水利、電力等重點建設項目較多的行業主管部門領導高度重視本系統重點建設項目檔案管理工作，將檔案質量提到與工程質量、資金安全同等重要的位置來抓。湖北省水利廳領導對長江堤防工程建設檔案管理，明確提出要求：要做到“三個一”，即創一項優質工程、交一個清白財務、建一份明白檔案。成立檔案工作領導小組，并建立了分管領導負總責、辦公室主任負全責、領導小組成員各負其責、專兼職檔案人員具體負責的檔案工作組織網絡。領導親自參加項目檔案專項驗收，及時向檔案行政管理部門匯報工程進展情況、檔案同步管理情況，有效地保證了檔案行政管理部門對工程檔案監管工作的順利進行。
遼寧：落實竣工檔案驗收監理制度
要做好重點工程檔案工作，關鍵之一就是必須有一批業務能力強的檔案監理人員，以落實竣工檔案驗收監理制度。為此，根據遼寧省檔案局、省建委、省計委聯合發布的《遼寧省基本建設項目竣工檔案驗收規范》，他們每3年一次，聯合舉辦了5期竣工檔案監理培訓班，邀請國家檔案局、省發改委、省建委、省經貿委相關處室的領導和專家授課；請項目檔案工作先進單位介紹經驗。由省檔案局、省發改委等單位聯合聘任“遼寧省重點建設項目竣工檔案驗收監理”，頒發監理證。由省直單位聯合聘任監理，加大了監理員在監督指導工作中的力度和權威。竣工檔案驗收監理員持證上崗，活躍在全省各個建設項目檔案工作的第一線，為確保全省重點建設項目檔案的完整、準確和系統做出了重要的貢獻。
江西：加強竣工檔案專項驗收制度
省檔案局堅持取得省發改委、省重點辦等重點建設項目管理部門對項目檔案工作的支持，堅持與項目主管部門加強聯系，相互合作，積極認真做好省重點建設項目竣工檔案的預驗收和驗收工作，確保了重點建設項目檔案的完整、準確、系統。如2003年，江西省檔案局與江西省電力公司聯合下發《關于對城市電網建設與改造工程檔案進行專項驗收的通知》，對全省城網工程檔案進行了專項驗收。通過開展重點工程竣工檔案專項驗收工作，使項目建設單位進一步加強了工程檔案工作的領導，落實責任，使我省重點項目檔案基本達到了收集完整準確、安全保管和有效利用的目的，為工程建設服務發揮了積極作用。
