“統與分”：對企業檔案微觀管理體制的思考
中國人民大學信息資源管理學院 張斌
【內容摘要】 本文主要探討現代企業制度下的企業檔案微觀管理體制構建。企業檔案微觀管理體制是企業檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，其構建需要考慮的核心問題是要如何處理好企業檔案管理的“統”和“分”的關系。“統”和“分”是一對既相互對立又相互聯系的矛盾體， “統”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。企業在構建檔案管理體制的時候，要考慮社會經濟背景、企業自身狀況、企業檔案狀況以及管理文化背景等。
【關鍵詞】 企業檔案 管理體制 檔案管理 企業管理
由于我國經濟體制的不斷變化和發展，從20世紀80年代中期開始，檔案學界對我國企業檔案管理體制的研究一直沒有停止，90年代至今企業檔案管理體制成為檔案學研究的熱點問題。一些論者不斷發表關于企業檔案管理體制研究的文章，如侯衛真的《試論企業檔案工作走向市場經濟體制》（載《檔案學通訊》1994年第5期），劉國能的《企業檔案工作的發展狀況和趨勢》（載《檔案學通訊》1995年第5期），周兵的《探索現代企業制度下企業檔案管理體制的模式――對柳州市44家五主管局試點企業的調查報告》，馬素萍的《國有企業檔案管理體制的發展演變及特點》（載《檔案學通訊》1998年第1期），黃艷瓊、鐘祛非的《現代企業制度下國有企業檔案微觀管理體制初探》（載《檔案學研究》2000年第1期），宗培嶺的《論建立二元企業檔案工作管理體制》（載《山西檔案》2005年第3期），張莉的《企業檔案自主管理下的政府職能》（載《中國檔案》2006年第2期），等等。
企業檔案管理體制主要是指企業檔案管理的職能分配、組織體系、運行機制與管理形式。我國企業檔案管理體制主要包括宏觀管理體制和微觀管理體制兩個方面。前者是從國家、地區和專業系統的角度確立對企業檔案工作的宏觀管理職能、組織原則和運行機制，主要包括國家檔案行政管理機構和專業主管機關對企業檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度以及監督指導。后者則是從企業自身的角度來具體確定本企業檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，如企業檔案管理職能定位、隸屬關系、組織體系構架、管理方式等。
在我國，企業檔案管理體制的演變和發展一直受到國家政治、經濟體制改革的影響和制約。另一方面，企業檔案管理體制對我國當前企業檔案工作諸多問題具有十分重要的制約和指導意義。特別是在計劃經濟向市場經濟轉變過程中，如何建立適合國家政治進步、經濟建設、科技文化發展需要的具有中國特色的企業檔案管理體制，越來越成為大家公認的亟待解決的核心理論和實踐問題。對于企業本身而言，如何適應新經濟的發展以及建立現代企業制度的要求，重塑企業檔案工作微觀管理體制，更是一件十分緊迫的事情。
筆者通過對多家企業的調研，發現一個帶有普遍性的問題：企業微觀管理體制改革的進程非常緩慢，不同程度地滯后于整個企業組織體系和管理模式的改革。如，北京某金融企業制定了在未來幾年達到國際同類銀行一流水平的發展目標后，就對其內部各部門進行了全面的調查、分析。他們對照國際同類一流銀行的管理標準和水平對各部門及全國分支機構進行了檢查和評估，最后發現檔案部門在管理理念、體制、模式等方面嚴重滯后。主管領導要求檔案部門盡快調研，研究國際一流銀行的檔案管理、信息管理方法，重新規劃和改革檔案管理工作。筆者在東北一家大型國有企業調研時，發現其檔案館比十年前在硬件上有了非常大的改善，庫房面積大幅度增加，數字化設備一應俱全，業務經費更加充裕。但是與十年前相比，該企業在整個檔案基本管理體制和模式方面沒有根本性的改變。檔案館有關領導在言談中，隱隱透露出檔案工作在企業被不斷邊緣化的擔憂。同樣，廣東一家國有企業近幾年在進行改制工作，企業對原有的金字塔式的組織機構進行了較徹底的精簡，企業員工人數也由三年前的三萬多人銳減到一萬多人。企業按照建立現代企業制度的要求，借鑒國外同類企業的管理理念和方法，先后進行了組織機構扁平化改革、建立學習型組織、加強企業文化建設、推行以ERP項目為主的企業信息化建設等，使企業呈現出勃勃生機，企業生產力不斷提高，社會效益和經濟效益顯著提升。但是，在企業決策層要求檔案部門按照世界先進企業管理方法進行現代企業文件檔案管理改革時，檔案部門很難規劃出一個適應現代企業制度要求的、達到國際先進水平的檔案管理總體方案。
在對一些非公企業的調研時，我們發現在企業管理體制上存在的問題就更多。許多民營企業甚至是高科技企業沒有企業檔案概念，也沒有建立企業檔案管理體制和機制，沒有檔案室或檔案館，沒有檔案管理人員。文件檔案散落在各部門和人員手中，企業對其所形成的檔案種類和數量無法知曉，這往往造成了許多管理上的問題。如一家從事技術開發的企業，所有技術開發的文件和檔案都是在各開發部門保管，有些文件在個人手中。實際上，一些開發人員白天為公司工作，晚上則利用公司的技術幫其他公司工作。某天，一名技術骨干突然離職，使整個開發工作陷入困境。另外一家公司出現過這樣的情況：一名被炒魷魚的員工為報復公司，在臨行前將本部門計算機里面的所有文件全部刪除。即便公司能將他告上法庭，但是公司的知識損失是無法彌補的。一家國內知名的體育用品生產企業雖然比較重視文件檔案工作，但公司并不知道如何科學地管理文件和檔案。公司也成立了檔案部門，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，一些產品設計、營銷文件檔案則在各業務部門保存。公司檔案部門沒有制定嚴格的歸檔制度，而是采取鼓勵自愿向檔案室移交檔案的政策，即向檔案部門主動移交文件檔案的將受到相應的獎勵。檔案部門并沒有明確的歸檔范圍，業務部門或人員愿意交什么，檔案部門就收什么。國內一家著名的咨詢公司也發現了檔案管理存在的問題。公司仿效國外一些咨詢公司的做法，沒有建立檔案機構，咨詢項目完成所形成的檔案一般是由各業務部門自行保管。公司也鼓勵各業務部門和人員能夠和他人共享自己的成果經驗，但效果甚微，各部門為了自身的利益，往往不愿貢獻他們的知識。這樣就帶來一個問題，一個項目的成功經驗很難成為其他部門和人員共享的知識資源，一些新員工加入后不能很快學習和借鑒他人特別是經驗豐富的咨詢師的知識，致使一些項目的開展都是從頭做起，帶來了時間成本和人力成本的上升，直接影響到企業的利潤。
對企業微觀管理體制進行改革，最核心的問題是要處理好企業檔案管理的“統”和“分”的關系。從上述國有企業和非公企業存在的檔案管理問題來看，實際上就是如何解決好企業檔案的集中統一管理與分級（分散）管理的矛盾問題。從我國企業微觀管理體制的演變可以看到，總體而言，我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，“統”的思想和理念比較明顯。而外國企業檔案管理特別是美國企業檔案管理更多的是“分”。張永慧、尚真認為，“美國的檔案管理體制屬于分散管理類型，中央和地方對檔案和檔案工作實行分權管理、各負其責的原則。聯邦政府檔案機構只負責管理聯邦政府各機關的檔案和檔案工作，對地方、企業檔案機構及事務沒有指導、監督和管理權。各類檔案館既無上下隸屬關系，又無法定的橫向聯系。此外，美國的私有制決定了凡歸屬于集團和私人的檔案，均屬于私有財產，擁有者有權自行處理。美國的企業檔案工作沒有統一管理體系、管理要求和標準，各個企業根據實際需要自行設立檔案部門，配備管理人員，制定文件分類表，檔案工作自發性比較強，業務管理活動靈活性很大”?！斑@種隨意性給企業檔案工作持續穩定地發展帶來了很大的困難。在美國，只有經營業績比較好的企業，才有檔案工作的存在，沒有輝煌業績的企業，就沒有檔案工作。美國企業檔案工作者已逐漸認識到這個問題，所以，在全美檔案工作者協會，自發設立了企業檔案工作處，有會員300人，每年不定期分片召開企業檔案工作會議， 對企業檔案工作經驗進行的交流和研討，推選有關企業輪流主辦出版刊物交流工作經驗和信息，以此來加強企業間檔案工作的聯系。由此看出，我國企業檔案工作的發展，依靠社會主義公有制，依法規范企業檔案工作行為，實行集中統一管理，優勢明顯。”
對于到底是“統”好還是“分”好的理論和實踐爭論一直不斷。贊成前者的人認為，我國企業檔案集中統一管理優勢明顯，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業所有檔案信息資源。而贊成后者的人認為，“分”更加靈活和方便，集中統一管理是計劃經濟體制下的管理模式，在市場經濟條件下，應該仿效國外企業的管理經驗，建立更加靈活的、分級（分散）的檔案管理模式。從理論上講，國外企業檔案分散管理并沒有影響到其成為世界一流的企業，這種看法聽起來似乎也不無道理。那么問題出在什么地方？
筆者認為，我們對“統”和“分”的理解還需要進一步探討?！敖y”和“分”是一對既相互對立又相互聯系的矛盾體， “統”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。我們在進行中外企業檔案管理體制的比較研究時，我們可能更多的關注形式上的“統”和“分”，而沒有進一步探究其背后的管理實質。
我國企業所理解的“統”更多的是強調集中統一管理原則、綜合管理思想。但在企業檔案工作的實踐中，對“統”的應用往往有兩種不同的形式：一是完全的集中管理。企業建立統一的檔案機構，將企業形成的全部檔案放在這個檔案機構保存。二是集中管理與分級管理相結合。即企業設置檔案館（或綜合檔案室）和檔案分室，檔案館（或綜合檔案室）主要保存企業總部的反映企業管理總體情況、全面情況的檔案，而檔案分室主要保存分公司、分支機構、職能部門自身形成的檔案。在計劃經濟條件下，企業檔案管理更多的依賴于檔案行政管理部門和上級專業主管機關，包括檔案管理組織機構的設置也是如此。很多企業并沒有特別去思考，到底哪一種管理形式對本企業的發展更適合。筆者認為，中國企業過去對“統”的理解和認識，更多的是從形式的角度來看待的即強調檔案實體的物理集中，這與計劃經濟時代政府、企業的計劃管理理念是分不開的。同時，也和我們當時所管理的檔案對象有著很大的關聯，即企業管理的是紙質檔案。如果不實行實體集中管理，我們就無法控制和管理檔案信息。
而外國特別是美國企業檔案管理所采取的“分”的形式，我們只是看到了其檔案的分散管理體制和形式，卻沒有看到其管理背景。首先，美國是一個市場經濟高度發達的國家，企業完全可以自主決定其組織架構和管理模式，具有很強調的靈活性和適應性。實際上，也并不是所有的美國企業都選擇了“分”的管理體制，許多公司也建立了檔案館或圖書館，來管理其形成的檔案。其次，美國企業檔案管理的“分”，主要是指對檔案實體的管理不再要求一定集中到一個機構，所以有些企業就沒有單獨設立檔案機構。但是，美國企業對檔案信息的管理是非常重視的。美國比我國較早地進入了電子文件管理時代，眾所周知，電子文件管理的主要內容是對檔案的信息管理和知識管理。因此，從上個世紀90年代以來，美國企業對文件、檔案的管理出現了向知識管理發展的趨勢，架構知識管理平臺，實施包括文件檔案管理在內的知識管理成為許多企業的一種選擇。
由此看來，從是“統”好還是“分”好的問題本身來說，我們很難做出理想的回答，因為這實際上是一個管理問題。如何選擇和做出價值判斷，完全是由企業主體來決定的。同樣的管理體制、模式或方法在美國能用，到中國來就不能直接套用；此企業的檔案管理體制、模式也不一定對彼企業有效。從上個世紀90年代以來，隨著新經濟的發展，以美國為代表的西方發達國家的管理學界不斷提出了諸多新的管理理論和方法。與此同時，我國正處在社會主義市場經濟體制的建立過程中，無論是政府、企業還是學術界都十分關注學習和借鑒國外先進的管理理論和方法。在研究中，我們發現了這樣一個帶有普遍性的問題：在國外盛行的許多管理思想、模式和方法“拿到”中國來就失去了效用或其管理效果大打折扣。筆者認為，其最主要的原因是，管理與社會制度、文化傳統、心理等一系列因素緊密相聯，對國外管理理念的導入、管理模式和方法的應用必須考慮到我國的社會制度、政治經濟體制、本土文化、心理等諸多因素。僅舉一例可以反映中外管理背景之差異。我們知道，在美國購買商品是需求付稅的，如一份快餐標價為5美元，你購買時就要交大約8%的稅，即應付款5.4 美元。筆者在美國加州大學洛杉磯分校做訪問學者期間，該高校一些餐廳為了減輕學生的壓力，對學生購餐實行免稅。當你去交錢的時候，人家只是問你是不是學生，你說是他就給你免稅。筆者曾經很傻地問過別人，如果你是老師卻說自己是學生呢？人家的回答是：沒有一位老師會這么做！如果在中國用同樣的辦法來管理，其結果應該是可想而知的。
當然，企業在選擇檔案管理體制、模式的時候，還是有一定的客觀依據的，如要考慮社會經濟背景、企業自身狀況（規模、所處行業特點、跨區域情況、內部組織結構等）、企業檔案狀況（如載體形式、文檔管理流程、檔案數量等）以及管理文化背景等。這就需要企業認真的加以研究。
【注釋】
1. 張永慧，尚真．赴美考察企業檔案工作的啟示與思考[J]．檔案學通訊，2000（2）：38～40．
（北京市，郵編：100872）
原載于《檔案學通訊》2008年第三期
中國人民大學信息資源管理學院 張斌
【內容摘要】 本文主要探討現代企業制度下的企業檔案微觀管理體制構建。企業檔案微觀管理體制是企業檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，其構建需要考慮的核心問題是要如何處理好企業檔案管理的“統”和“分”的關系。“統”和“分”是一對既相互對立又相互聯系的矛盾體， “統”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。企業在構建檔案管理體制的時候，要考慮社會經濟背景、企業自身狀況、企業檔案狀況以及管理文化背景等。
【關鍵詞】 企業檔案 管理體制 檔案管理 企業管理
由于我國經濟體制的不斷變化和發展，從20世紀80年代中期開始，檔案學界對我國企業檔案管理體制的研究一直沒有停止，90年代至今企業檔案管理體制成為檔案學研究的熱點問題。一些論者不斷發表關于企業檔案管理體制研究的文章，如侯衛真的《試論企業檔案工作走向市場經濟體制》（載《檔案學通訊》1994年第5期），劉國能的《企業檔案工作的發展狀況和趨勢》（載《檔案學通訊》1995年第5期），周兵的《探索現代企業制度下企業檔案管理體制的模式――對柳州市44家五主管局試點企業的調查報告》，馬素萍的《國有企業檔案管理體制的發展演變及特點》（載《檔案學通訊》1998年第1期），黃艷瓊、鐘祛非的《現代企業制度下國有企業檔案微觀管理體制初探》（載《檔案學研究》2000年第1期），宗培嶺的《論建立二元企業檔案工作管理體制》（載《山西檔案》2005年第3期），張莉的《企業檔案自主管理下的政府職能》（載《中國檔案》2006年第2期），等等。
企業檔案管理體制主要是指企業檔案管理的職能分配、組織體系、運行機制與管理形式。我國企業檔案管理體制主要包括宏觀管理體制和微觀管理體制兩個方面。前者是從國家、地區和專業系統的角度確立對企業檔案工作的宏觀管理職能、組織原則和運行機制，主要包括國家檔案行政管理機構和專業主管機關對企業檔案工作的統籌規劃、組織協調、統一制度以及監督指導。后者則是從企業自身的角度來具體確定本企業檔案工作的具體管理模式、組織體系、運行機制和基本管理形式，如企業檔案管理職能定位、隸屬關系、組織體系構架、管理方式等。
在我國，企業檔案管理體制的演變和發展一直受到國家政治、經濟體制改革的影響和制約。另一方面，企業檔案管理體制對我國當前企業檔案工作諸多問題具有十分重要的制約和指導意義。特別是在計劃經濟向市場經濟轉變過程中，如何建立適合國家政治進步、經濟建設、科技文化發展需要的具有中國特色的企業檔案管理體制，越來越成為大家公認的亟待解決的核心理論和實踐問題。對于企業本身而言，如何適應新經濟的發展以及建立現代企業制度的要求，重塑企業檔案工作微觀管理體制，更是一件十分緊迫的事情。
筆者通過對多家企業的調研，發現一個帶有普遍性的問題：企業微觀管理體制改革的進程非常緩慢，不同程度地滯后于整個企業組織體系和管理模式的改革。如，北京某金融企業制定了在未來幾年達到國際同類銀行一流水平的發展目標后，就對其內部各部門進行了全面的調查、分析。他們對照國際同類一流銀行的管理標準和水平對各部門及全國分支機構進行了檢查和評估，最后發現檔案部門在管理理念、體制、模式等方面嚴重滯后。主管領導要求檔案部門盡快調研，研究國際一流銀行的檔案管理、信息管理方法，重新規劃和改革檔案管理工作。筆者在東北一家大型國有企業調研時，發現其檔案館比十年前在硬件上有了非常大的改善，庫房面積大幅度增加，數字化設備一應俱全，業務經費更加充裕。但是與十年前相比，該企業在整個檔案基本管理體制和模式方面沒有根本性的改變。檔案館有關領導在言談中，隱隱透露出檔案工作在企業被不斷邊緣化的擔憂。同樣，廣東一家國有企業近幾年在進行改制工作，企業對原有的金字塔式的組織機構進行了較徹底的精簡，企業員工人數也由三年前的三萬多人銳減到一萬多人。企業按照建立現代企業制度的要求，借鑒國外同類企業的管理理念和方法，先后進行了組織機構扁平化改革、建立學習型組織、加強企業文化建設、推行以ERP項目為主的企業信息化建設等，使企業呈現出勃勃生機，企業生產力不斷提高，社會效益和經濟效益顯著提升。但是，在企業決策層要求檔案部門按照世界先進企業管理方法進行現代企業文件檔案管理改革時，檔案部門很難規劃出一個適應現代企業制度要求的、達到國際先進水平的檔案管理總體方案。
在對一些非公企業的調研時，我們發現在企業管理體制上存在的問題就更多。許多民營企業甚至是高科技企業沒有企業檔案概念，也沒有建立企業檔案管理體制和機制，沒有檔案室或檔案館，沒有檔案管理人員。文件檔案散落在各部門和人員手中，企業對其所形成的檔案種類和數量無法知曉，這往往造成了許多管理上的問題。如一家從事技術開發的企業，所有技術開發的文件和檔案都是在各開發部門保管，有些文件在個人手中。實際上，一些開發人員白天為公司工作，晚上則利用公司的技術幫其他公司工作。某天，一名技術骨干突然離職，使整個開發工作陷入困境。另外一家公司出現過這樣的情況：一名被炒魷魚的員工為報復公司，在臨行前將本部門計算機里面的所有文件全部刪除。即便公司能將他告上法庭，但是公司的知識損失是無法彌補的。一家國內知名的體育用品生產企業雖然比較重視文件檔案工作，但公司并不知道如何科學地管理文件和檔案。公司也成立了檔案部門，但是其保管的僅僅是總裁辦公室形成的行政文件，一些產品設計、營銷文件檔案則在各業務部門保存。公司檔案部門沒有制定嚴格的歸檔制度，而是采取鼓勵自愿向檔案室移交檔案的政策，即向檔案部門主動移交文件檔案的將受到相應的獎勵。檔案部門并沒有明確的歸檔范圍，業務部門或人員愿意交什么，檔案部門就收什么。國內一家著名的咨詢公司也發現了檔案管理存在的問題。公司仿效國外一些咨詢公司的做法，沒有建立檔案機構，咨詢項目完成所形成的檔案一般是由各業務部門自行保管。公司也鼓勵各業務部門和人員能夠和他人共享自己的成果經驗，但效果甚微，各部門為了自身的利益，往往不愿貢獻他們的知識。這樣就帶來一個問題，一個項目的成功經驗很難成為其他部門和人員共享的知識資源，一些新員工加入后不能很快學習和借鑒他人特別是經驗豐富的咨詢師的知識，致使一些項目的開展都是從頭做起，帶來了時間成本和人力成本的上升，直接影響到企業的利潤。
對企業微觀管理體制進行改革，最核心的問題是要處理好企業檔案管理的“統”和“分”的關系。從上述國有企業和非公企業存在的檔案管理問題來看，實際上就是如何解決好企業檔案的集中統一管理與分級（分散）管理的矛盾問題。從我國企業微觀管理體制的演變可以看到，總體而言，我國企業檔案管理遵循集中統一管理原則，“統”的思想和理念比較明顯。而外國企業檔案管理特別是美國企業檔案管理更多的是“分”。張永慧、尚真認為，“美國的檔案管理體制屬于分散管理類型，中央和地方對檔案和檔案工作實行分權管理、各負其責的原則。聯邦政府檔案機構只負責管理聯邦政府各機關的檔案和檔案工作，對地方、企業檔案機構及事務沒有指導、監督和管理權。各類檔案館既無上下隸屬關系，又無法定的橫向聯系。此外，美國的私有制決定了凡歸屬于集團和私人的檔案，均屬于私有財產，擁有者有權自行處理。美國的企業檔案工作沒有統一管理體系、管理要求和標準，各個企業根據實際需要自行設立檔案部門，配備管理人員，制定文件分類表，檔案工作自發性比較強，業務管理活動靈活性很大”?！斑@種隨意性給企業檔案工作持續穩定地發展帶來了很大的困難。在美國，只有經營業績比較好的企業，才有檔案工作的存在，沒有輝煌業績的企業，就沒有檔案工作。美國企業檔案工作者已逐漸認識到這個問題，所以，在全美檔案工作者協會，自發設立了企業檔案工作處，有會員300人，每年不定期分片召開企業檔案工作會議， 對企業檔案工作經驗進行的交流和研討，推選有關企業輪流主辦出版刊物交流工作經驗和信息，以此來加強企業間檔案工作的聯系。由此看出，我國企業檔案工作的發展，依靠社會主義公有制，依法規范企業檔案工作行為，實行集中統一管理，優勢明顯。”
對于到底是“統”好還是“分”好的理論和實踐爭論一直不斷。贊成前者的人認為，我國企業檔案集中統一管理優勢明顯，有利于完整地保存和利用檔案，有利于整合企業所有檔案信息資源。而贊成后者的人認為，“分”更加靈活和方便，集中統一管理是計劃經濟體制下的管理模式，在市場經濟條件下，應該仿效國外企業的管理經驗，建立更加靈活的、分級（分散）的檔案管理模式。從理論上講，國外企業檔案分散管理并沒有影響到其成為世界一流的企業，這種看法聽起來似乎也不無道理。那么問題出在什么地方？
筆者認為，我們對“統”和“分”的理解還需要進一步探討?！敖y”和“分”是一對既相互對立又相互聯系的矛盾體， “統”和“分”不僅是一種管理體制和模式，還是一種管理思想和理念。我們在進行中外企業檔案管理體制的比較研究時，我們可能更多的關注形式上的“統”和“分”，而沒有進一步探究其背后的管理實質。
我國企業所理解的“統”更多的是強調集中統一管理原則、綜合管理思想。但在企業檔案工作的實踐中，對“統”的應用往往有兩種不同的形式：一是完全的集中管理。企業建立統一的檔案機構，將企業形成的全部檔案放在這個檔案機構保存。二是集中管理與分級管理相結合。即企業設置檔案館（或綜合檔案室）和檔案分室，檔案館（或綜合檔案室）主要保存企業總部的反映企業管理總體情況、全面情況的檔案，而檔案分室主要保存分公司、分支機構、職能部門自身形成的檔案。在計劃經濟條件下，企業檔案管理更多的依賴于檔案行政管理部門和上級專業主管機關，包括檔案管理組織機構的設置也是如此。很多企業并沒有特別去思考，到底哪一種管理形式對本企業的發展更適合。筆者認為，中國企業過去對“統”的理解和認識，更多的是從形式的角度來看待的即強調檔案實體的物理集中，這與計劃經濟時代政府、企業的計劃管理理念是分不開的。同時，也和我們當時所管理的檔案對象有著很大的關聯，即企業管理的是紙質檔案。如果不實行實體集中管理，我們就無法控制和管理檔案信息。
而外國特別是美國企業檔案管理所采取的“分”的形式，我們只是看到了其檔案的分散管理體制和形式，卻沒有看到其管理背景。首先，美國是一個市場經濟高度發達的國家，企業完全可以自主決定其組織架構和管理模式，具有很強調的靈活性和適應性。實際上，也并不是所有的美國企業都選擇了“分”的管理體制，許多公司也建立了檔案館或圖書館，來管理其形成的檔案。其次，美國企業檔案管理的“分”，主要是指對檔案實體的管理不再要求一定集中到一個機構，所以有些企業就沒有單獨設立檔案機構。但是，美國企業對檔案信息的管理是非常重視的。美國比我國較早地進入了電子文件管理時代，眾所周知，電子文件管理的主要內容是對檔案的信息管理和知識管理。因此，從上個世紀90年代以來，美國企業對文件、檔案的管理出現了向知識管理發展的趨勢，架構知識管理平臺，實施包括文件檔案管理在內的知識管理成為許多企業的一種選擇。
由此看來，從是“統”好還是“分”好的問題本身來說，我們很難做出理想的回答，因為這實際上是一個管理問題。如何選擇和做出價值判斷，完全是由企業主體來決定的。同樣的管理體制、模式或方法在美國能用，到中國來就不能直接套用；此企業的檔案管理體制、模式也不一定對彼企業有效。從上個世紀90年代以來，隨著新經濟的發展，以美國為代表的西方發達國家的管理學界不斷提出了諸多新的管理理論和方法。與此同時，我國正處在社會主義市場經濟體制的建立過程中，無論是政府、企業還是學術界都十分關注學習和借鑒國外先進的管理理論和方法。在研究中，我們發現了這樣一個帶有普遍性的問題：在國外盛行的許多管理思想、模式和方法“拿到”中國來就失去了效用或其管理效果大打折扣。筆者認為，其最主要的原因是，管理與社會制度、文化傳統、心理等一系列因素緊密相聯，對國外管理理念的導入、管理模式和方法的應用必須考慮到我國的社會制度、政治經濟體制、本土文化、心理等諸多因素。僅舉一例可以反映中外管理背景之差異。我們知道，在美國購買商品是需求付稅的，如一份快餐標價為5美元，你購買時就要交大約8%的稅，即應付款5.4 美元。筆者在美國加州大學洛杉磯分校做訪問學者期間，該高校一些餐廳為了減輕學生的壓力，對學生購餐實行免稅。當你去交錢的時候，人家只是問你是不是學生，你說是他就給你免稅。筆者曾經很傻地問過別人，如果你是老師卻說自己是學生呢？人家的回答是：沒有一位老師會這么做！如果在中國用同樣的辦法來管理，其結果應該是可想而知的。
當然，企業在選擇檔案管理體制、模式的時候，還是有一定的客觀依據的，如要考慮社會經濟背景、企業自身狀況（規模、所處行業特點、跨區域情況、內部組織結構等）、企業檔案狀況（如載體形式、文檔管理流程、檔案數量等）以及管理文化背景等。這就需要企業認真的加以研究。
【注釋】
1. 張永慧，尚真．赴美考察企業檔案工作的啟示與思考[J]．檔案學通訊，2000（2）：38～40．
（北京市，郵編：100872）
原載于《檔案學通訊》2008年第三期
