“檔案知識管理”包含了兩層含義：一是“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”；二是“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”。它是筆者在對29家企業(yè)、41位員工進(jìn)行實地調(diào)研或深度訪談的基礎(chǔ)上，通過檔案管理與知識管理的雙向?qū)徱暎岢龅囊环N新的檔案管理與知識管理模式。

一、“檔案知識管理模式”的提出

1．提出“檔案知識管理模式”的背景

實證調(diào)查與文獻(xiàn)調(diào)查表明，當(dāng)前中國企業(yè)的檔案管理、知識管理都面臨困境、陷入重圍。國有企業(yè)檔案工作日漸邊緣化，民營企業(yè)檔案工作尚未規(guī)范化；檔案實體管理模式遭受沖擊，檔案信息管理模式實效不高。對于知識管理持觀望態(tài)度的企業(yè)多，真正實施的企業(yè)少；而實施知識管理的企業(yè)中又失敗者多，成功者少。

2．提出“檔案知識管理模式”的思路

中國企業(yè)檔案管理陷入困境的根本原因在于傳統(tǒng)檔案管理無法適應(yīng)現(xiàn)代企業(yè)制度建立、市場競爭日益激烈、信息技術(shù)飛速發(fā)展等外部環(huán)境的急劇變化，需要進(jìn)行根本性的變革。知識管理作為知識經(jīng)濟(jì)時代的管理范式，能從出發(fā)點、根本目的、基本內(nèi)容和技術(shù)支撐等各個層面為檔案管理變革提供新的思維。知識管理陷入困境的根源在于知識管理的不成熟性、抽象性與復(fù)雜性；而成熟的、具體的、簡單的檔案管理可以給知識管理以借鑒、依托與啟示。也就是說，現(xiàn)代的知識管理可以為傳統(tǒng)的檔案管理創(chuàng)新拓展提供方向與動力，而傳統(tǒng)的檔案管理可以為現(xiàn)代的知識管理簡單實現(xiàn)提供路徑與基礎(chǔ)。

3．“檔案知識管理模式”的基本思想

第一，以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理。檔案管理應(yīng)該以知識管理為導(dǎo)向，將文件、檔案視為企業(yè)重要的知識資源，將檔案管理的關(guān)注點從文件、檔案實體轉(zhuǎn)向文件、檔案所蘊含的知識；應(yīng)該按照知識管理的要求，應(yīng)用先進(jìn)的知識管理技術(shù)方法，創(chuàng)新、拓展文件、檔案的收集、整理、鑒定和服務(wù)等各項活動，從而提升檔案管理的價值，提高檔案管理的地位。即，應(yīng)該實行“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”。

第二，以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實現(xiàn)知識管理。知識管理可以從檔案管理切入、起步，以檔案管理為基礎(chǔ)、核心；可以利用檔案管理的基礎(chǔ)，借鑒成熟的檔案管理技術(shù)方法，開展知識的積累、組織、評價與服務(wù)等各項活動，從而促進(jìn)知識管理的可操作性，促進(jìn)知識管理的簡單實現(xiàn)。即，可以實行“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”。

二、“檔案知識管理模式”的理論依據(jù)

1．系統(tǒng)耦合原理

檔案管理與知識管理之間存在耦合關(guān)系：檔案管理與知識管理在管理對象、管理目的、管理流程、管理技術(shù)等方面相近相通；而又在管理層面、管理深度、管理范圍、管理側(cè)重點、管理特點等方面相差相異。知識管理可以拓展檔案管理的領(lǐng)域，提升檔案管理的價值；檔案管理在沉淀、積累知識，傳播、交流知識，理解、挖掘知識，保護(hù)知識產(chǎn)權(quán)等方面對知識管理具有促進(jìn)作用。人們應(yīng)該遵循、利用檔案管理與知識管理之間的耦合規(guī)律，促進(jìn)、增強(qiáng)兩者之間的良性互動、優(yōu)勢互補(bǔ)。

系統(tǒng)耦合原理、檔案管理與知識管理之間的耦合關(guān)系為檔案管理與知識管理的雙向?qū)徱曁峁┝俗罨镜谋匾耘c可行性，為“檔案知識管理模式”提供了最基本的前提。

2．檔案后保管范式

檔案后保管范式的產(chǎn)生主要源于兩個直接因素：一是文件形態(tài)的變化，即虛擬的電子文件取代實體的紙質(zhì)文件；二是文件數(shù)量的變化，即文件數(shù)量急劇增長。檔案后保管范式的基本內(nèi)容是新來源觀、宏觀鑒定論和知識服務(wù)。新來源觀的實踐目的在于通過捕獲文件、追溯背景信息，提供豐富的知識資源；宏觀鑒定論的實踐目的在于通過提高文件鑒定效率，剔除低質(zhì)文件，提供良好的知識結(jié)構(gòu)；知識服務(wù)的實踐目的在于指引用戶從文件中獲取所需知識，實現(xiàn)知識價值。新來源觀和宏觀鑒定論是知識服務(wù)的基礎(chǔ)和保障，知識服務(wù)是檔案后保管范式的核心和目的。

檔案后保管范式的思想內(nèi)核體現(xiàn)和反映了檔案管理朝知識管理方向發(fā)展的內(nèi)在要求和必然趨勢，為“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”提供了堅實的理論基石。

3．企業(yè)資源基礎(chǔ)理論

企業(yè)資源基礎(chǔ)理論的基本思想是：第一，企業(yè)的競爭優(yōu)勢不在于企業(yè)外部的力量，而源于企業(yè)內(nèi)部的資源；第二，只有具有戰(zhàn)略性、獨特性、難以模仿性的資源才能為企業(yè)帶來長期可持續(xù)的競爭優(yōu)勢。

文件、檔案作為內(nèi)源顯性知識，屬于企業(yè)內(nèi)部的具有戰(zhàn)略性、獨特性、難以模仿性的資源（即核心資源）。檔案管理是有效獲取、管理、利用隱性知識（核心資源的一種）的重要手段。這為“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實現(xiàn)知識管理”提供了有力的理論依據(jù)。

4．簡單管理思想

簡單管理的思想精髓在于：第一，從簡單的事情做起；第二，用簡單的方法做事；第三，按客觀規(guī)律做事。它啟示人們：知識管理可以從檔案管理切入，可以利用檔案管理技術(shù)方法，可以借助檔案管理與業(yè)務(wù)流程緊密結(jié)合。這充分論證了“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實現(xiàn)知識管理”的科學(xué)性與合理性。

三、“檔案知識管理模式”的具體實現(xiàn)

1．總體框架

根據(jù)系統(tǒng)耦合原理，檔案管理系統(tǒng)與知識管理系統(tǒng)耦合的最終結(jié)果是一個新的知識管理系統(tǒng)。因此，應(yīng)該總體上基于知識管理，同時借助、參考檔案管理，來設(shè)計“檔案知識管理模式”的總體框架。從邁克爾•波特的價值鏈理論來看，“檔案知識管理”的基本性價值活動由知識積累、知識組織、知識評價與知識服務(wù)等組成，支撐性價值活動包括企業(yè)文化培育、人力資源管理、組織結(jié)構(gòu)設(shè)計和信息技術(shù)應(yīng)用等。

2．基本活動

第一，知識積累環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：不局限于傳統(tǒng)文件、檔案的歸檔、收集，而是按照知識管理的要求加強(qiáng)對隱性知識的記錄與收集，加強(qiáng)對非正式文件及外部信息的收集，從而極大地拓展了檔案管理的范圍。“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：以文件、檔案作為知識庫的資源基礎(chǔ)；借助檔案管理中形成必要文件、進(jìn)行文件歸檔、實行檔案集中統(tǒng)一管理等傳統(tǒng)的、成熟的技術(shù)方法，使知識積累有了具體化的手段和制度化的保障。

第二，知識組織環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：在檔案實體分類的基礎(chǔ)上，進(jìn)行檔案內(nèi)容分類；從一維層次結(jié)構(gòu)的分類體系拓展為多維層次結(jié)構(gòu)的分類體系。“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：借助檔案內(nèi)容分類達(dá)到知識分類的目的；重視基于歷史主義的來源原則在知識分類中的重要意義。

第三，知識評價環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：比傳統(tǒng)檔案鑒定更關(guān)注檔案的情報性價值、現(xiàn)實價值與利用價值；更重視普通用戶在檔案鑒定中的作用；在保存歷史的同時兼顧促進(jìn)知識創(chuàng)新的需要。“以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實現(xiàn)知識管理”主要體現(xiàn)在：借鑒檔案鑒定的二次鑒定過程進(jìn)行知識入庫評價與定期評價；參考檔案鑒定的基于內(nèi)容標(biāo)準(zhǔn)的直接鑒定法與基于來源標(biāo)準(zhǔn)的職能鑒定法開展知識評價。

第四，知識服務(wù)環(huán)節(jié)。“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理”主要體現(xiàn)在：按知識服務(wù)的服務(wù)理念（以用戶為中心）、服務(wù)目的（為用戶提供知識與問題解決方案）、服務(wù)主體（專家團(tuán)隊）、資源基礎(chǔ)（集成的信息與知識資源）、服務(wù)方式（主動服務(wù)）、服務(wù)手段（網(wǎng)絡(luò)化與智能化手段）、服務(wù)策略（個性化與針對性服務(wù)）、服務(wù)過程（全過程服務(wù)）、服務(wù)時效（實時與超前服務(wù)）等創(chuàng)新、拓展和提升檔案服務(wù)。

3．支撐活動

第一，企業(yè)文化培育方面。檔案管理人員應(yīng)更具有創(chuàng)新精神；知識管理人員應(yīng)更具有實務(wù)精神；檔案管理人員與知識管理人員及全體員工都應(yīng)具有團(tuán)隊合作的精神和知識共享的理念。

第二，人力資源管理方面。應(yīng)提高檔案管理人員的素質(zhì)；構(gòu)建包括檔案管理專家、知識管理專家、信息技術(shù)專家、業(yè)務(wù)活動專家和其他領(lǐng)域?qū)＜以趦?nèi)的工作團(tuán)隊。

第三，組織機(jī)構(gòu)設(shè)計方面。應(yīng)整合企業(yè)的信息資源管理機(jī)構(gòu)（檔案管理機(jī)構(gòu)、圖書情報機(jī)構(gòu)、信息技術(shù)部門）；應(yīng)該設(shè)置CKO崗位，檔案管理人員進(jìn)入CKO團(tuán)隊。

第四，信息技術(shù)應(yīng)用方面。應(yīng)大力應(yīng)用各種現(xiàn)代信息技術(shù)，同時正確處理好管理與技術(shù)的關(guān)系。

4．系統(tǒng)構(gòu)建

“檔案知識管理”系統(tǒng)的構(gòu)建應(yīng)該遵循資源集成、功能集成與系統(tǒng)集成的原則。在對當(dāng)前企業(yè)中各種類型的檔案管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)（以O(shè)A系統(tǒng)為例）關(guān)系、知識管理系統(tǒng)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)關(guān)系的特點與優(yōu)劣進(jìn)行比較分析的基礎(chǔ)上，筆者提出，“檔案知識管理”系統(tǒng)的構(gòu)建策略是，在基于知識管理的業(yè)務(wù)系統(tǒng)（如KOA系統(tǒng)）中實現(xiàn)文件、檔案一體化管理、集成管理。這樣知識管理的思想理念自然而然地滲透、體現(xiàn)于檔案管理，實現(xiàn)了“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”；而檔案管理也自然而然地成為知識管理的基礎(chǔ)、核心，實現(xiàn)了“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”。

四、案例分析

SG鋼鐵集團(tuán)有限公司自2005年起開始實施“知識資源管理”。《SG知識資源管理構(gòu)思》中提出的“SG檔案管理應(yīng)以知識資源管理為發(fā)展方向，知識資源管理應(yīng)以檔案管理為核心”，與本文“檔案知識管理模式”所倡導(dǎo)的“以知識管理為導(dǎo)向創(chuàng)新拓展檔案管理，以檔案管理為基礎(chǔ)簡單實現(xiàn)知識管理”相當(dāng)吻合。實踐中SG集團(tuán)的知識資源管理也正是一種“以知識管理為導(dǎo)向的檔案管理”與“以檔案管理為基礎(chǔ)的知識管理”。SG集團(tuán)“知識資源管理”的成功實施表明，“檔案知識管理模式”具有可行性。

本文啟示我們：檔案管理應(yīng)該在堅持本專業(yè)的基本價值、核心理念的基礎(chǔ)上，通過大膽創(chuàng)新、積極進(jìn)取，充滿自信地融入更為廣闊的知識管理舞臺；知識管理學(xué)科應(yīng)該從檔案學(xué)等傳統(tǒng)學(xué)科中汲取營養(yǎng)，知識管理活動應(yīng)該建立在檔案管理等基礎(chǔ)性活動之上，知識管理工作者應(yīng)該具有務(wù)實精神。

注：徐擁軍著：《企業(yè)檔案知識管理模式――基于雙向視角的研究》，中國檔案出版社，2009年5月出版。