跨世紀檔案的管理創新戰略

對檔案信息實施科學有效的管理是檔案信息資源開發利用的重要前提條件。隨著新世紀的來臨，特別是信息技術在檔案管理工作中的廣泛應用，無論是檔案管理的對象，還是檔案管理的手段都在發生著巨大變化，研究這些新變化是檔案事業發展戰略設計不可或缺的重要內容。檔案信息的管理可以從管理層次上劃分為宏觀管理與微觀管理兩個方面，在跨世紀檔案事業的發展戰略中，有關檔案管理內容的設計也應從這兩個方面進行。

一、檔案信息資源的宏觀配置管理研究

檔案信息資源的宏觀配置管理研究是跨世紀檔案事業發展戰略中最為關鍵的環節。這主要是因為，在已經過去的我國檔案事業發展中，比較注重對基層各級各類檔案館(室)的檔案信息資源的微觀配置研究，而對站在國家層次的檔案信息資源的宏觀配置管理研究相當不夠。

檔案信息資源的豐富和變化都是在一定的時間和空間中進行的，如果著眼于時間序列進行分析，則可以發現，隨著時間的推移，檔案信息資源財富都會發生量上的擴張和質上的演進。如果著眼于空間聯系進行分析，則可以發現，一定部門的檔案信息資源隨著空間的變遷也會發生量與質的橫向轉移、聯合、組合和變換。由此，我們可以從時空兩個坐標上尋求檔案信息資源縱橫發展變化的狀態和軌跡。

近年來，我國檔案界花了不少力量著重從時間序列探討了一系列與檔案部門館藏建設有關的問題，如館藏目標、館藏體系結構、館藏檔案管理等，并在這方面取得了一定的理論成果。但是，我們認為，在描繪跨世紀的檔案事業發展戰略的宏偉藍圖時，僅靠已有的這些成果還是不夠的，況且在已有的研究成果中，還都沒有能夠充分意識到從空間角度進一步加強檔案館(室)橫向聯合的迫切性，就是有部分專家已經有此認識，但也苦于沒有有效的辦法來推動這種橫向聯合的有效實現。具體到檔案信息資源的優勢互補和互通有無，目前可以看到的唯一辦法似乎就是建立檔案信息目錄中心。雖然這種理論設想的提出迄今已有若干年了，但是由于與此相關的很多理論問題沒有得到很好解決，因此，在具體的實踐中仍是舉步維艱。我們認為，隨著用戶潛在檔案信息需求的逐步顯現，檔案信息需求數量的逐步增長和檔案信息需求內容的日益豐富，從更廣闊的空間聯系角度嘗試著探討檔案信息資源配置管理已成為跨世紀檔案事業發展戰略研究不可或缺的內容之一。這不僅可以從理論上豐富我國檔案館藏建設和國家檔案事業管理的內容，而且也可以在一定程度上改善我國檔案信息資源的整體結構，發揮各類檔案信息資源的綜合互補效應，并增強檔案部門的檔案信息提供能力。

(一)檔案信息資源配置管理的理論基礎

不同的地區、專業領域和部門檔案館 (室)的檔案信息資源構成狀態在數量和質量上都有很大不同，即在一定程度上表現出不同的空間分布狀態，從而形成了地區的、專業的或部門之間的檔案信息資源差，這正是進行檔案信息資源配置管理的基礎。

從不同的側面予以考察，這種檔案信息資源差的具體內容可以歸結為以下幾個方面:

檔案信息資源的內容差。由于各地區、各專業領域和各部門的中心工作、職能活動和文化特色都存在一定的差異，因此，作為其各項活動副產品的檔案信息也必然會表現出一定的差異性。

檔案信息資源的數量差。這主要表現為不同地區、專業領域和部門的檔案館(室)在檔案信息資源的數量多少和集中程度上存在差異，即在絕對數與相對數上存在差異。如不同的檔案部門在檔案信息資源的總數以及同種類型檔案信息資源之間的數量比例等。

檔案信息資源的質量差。這主要表現為不同地區、專業領域和部門的檔案館(室)所保存的檔案信息資源在效用、功能、保存期限等方面的差異，也包括各檔案部門同種類型檔案信息資源的質量差異等。

檔案信息資源的配置差。這里的檔案信息資源配置差，主要是針對檔案館(室)檔案信息資源的微觀配置狀況而言的。檔案信息資源的微觀配置狀況是影響和制約檔案信息資源宏觀配置管理的重要因素之一。由于各檔案館(室)的檔案信息資源配置也受到自然因素與社會因素的影響，特別是地區、行業、部門的檔案工作政策和檔案管理水平，檔案工作人員的信息服務觀念，領導人的檔案意識水平，以及對檔案工作在人、財、物上的投人力度等因素的影響，都會使各檔案館(室)的檔案信息資源配置狀況出現一定的差異，這種差異直接造成了各檔案館(室)在開展信息服務的基礎條件上出現先天的不同。

在劃分和了解了上述檔案信息資源差的具體內容基礎上，我們可以概括出它們用以比較的一般存在方式，亦即將其抽象為檔案信息資源虧負差與盈余差，或者稱之為檔案信息資源短缺與檔案信息資源過剩，對于一定的用戶檔案信息需求而言，各檔案館(室)的不同檔案信息資源短缺與過剩是并存的。

檔案信息資源虧負差，也就是檔案館 (室)的檔案信息資源相對于一定時期內的用戶的檔案信息需求，存在著質量、數量或結合度方面的欠缺。檔案信息資源的虧負差最終都是以或多或少地犧牲用戶的利用目標作為代價。

檔案信息資源盈余差，也就是檔案館 (室)的檔案信息資源相對于一定時期內的用戶的檔案信息需求，在數量方面超過需要而有“剩余”。檔案信息資源盈余差可能導致檔案信息資源閑置，加之檔案館(室)對閑置的檔案信息資源還要付出一定的管理成本，從而造成管理效率上的損失。

分析檔案信息資源虧負差與盈余差這兩種檔案信息資源存在的一般形式，以將其作為檔案信息資源宏觀配置的理論基礎，在認識上和思想觀念上必須重點解決三個問題。

第一，所有檔案信息資源虧負差與盈余差都是相對于一定時期內的用戶的檔案信息需求而言的。這就有必要去分析用戶的檔案信息豁求層次和需求類型，使各檔案館(室)在判定某一時期內檔案信息資源狀況時能夠有一個參照體系。借鑒信息學的理論研究成果，我們認為，用戶的檔案信息需求可以劃分為三個層次，即:用戶的檔案信息需求(含潛在僻求);被喚起的檔案信息需求和主動認識到的檔案信息需求;表達出的檔案信息需求。在上述三個層次中可以考慮作為檔案信息資源配置參照體系的是第三個層次。對檔案館(室)而言，它不僅要利用已有的檔案信息資源條件，而且要積極創造條件去滿足用戶表達出的檔案信息需求。我們所以考慮將用戶檔案信息需求的第三個層次作為主要的參照體系，原因就在于這一層次對檔案館(室)而言比較具有操作意義，檔案館(室)也可據此層次進一步分析預測用戶檔案信息需求的規律，并將用戶檔案信息藉求的規律作為配置檔案信息資源的重要依據。

第二，長期以來，在我國檔案工作的指導思想上一直是重管理輕利用，重積累輕開發。雖然80年代中后期以來這種思想已經有了較大轉變。但當我們在此提出以“用戶的檔案信息需求”作為判斷檔案信息資源狀況的參照指標時，肯定會有不少同志提出疑問。為什么僅以服務用戶為唯一標準?是否可以提出一個雙重標準?在檔案界早就有這樣的觀點:檔案館(室)除了開發信息資源滿足用戶檔案信息齋求這一服務性功能和目的外，還應體現文化積累的功能。對此觀點我們當然也是贊同的。但是值得注意的是，從最終的意義上看，檔案信息積累的目的仍是為了打破時間限制更好地發揮其效用，而且這種效用的表現也是多方面的，并且可能主要是表現為歷史文化遺產作用，此時用戶主體既可以是國家主體，也可以是群體或個體用戶主體。因此，我們認為，以是否能滿足用戶的檔案信息需求作為判斷檔案館(室)檔案信息資源狀況的主要標準還是可行的。

第三，各檔案館 (室)檔案信息資源狀況所存在的相對盈余或相對虧負通過檔案信息資源宏觀配置管理后可以形成為一種“勢能”，并可以被作為一種“資源”而被合理調節或利用，這對提高我國檔案信息資源的開發利用效率，發揮其整體功能效應和最大程度地滿足用戶的檔案信息需求無疑都將產生積極的作用。

(二)檔案信息資源宏觀配置管理的方式

檔案信息資源宏觀配置管理有行政配置管理和市場配置管理兩種方式。行政配置管理是指有關檔案行政管理部門通過行政權力、行政手段和行政機構來實現對檔案信息資源的配置管理。市場配置管理，則是指檔案信息資源主要通過信息市場、技術市場的機制來實現配置管理。二者相比，前者更能體現我國檔案事業發展的戰略意圖和國家行政主管部門的總體管理思想;后者更能體現檔案信息的供求關系并促進檔案信息的合理使用。應該說，圍繞上述兩類檔案信息資源配置管理的不同方式，近兩年來檔案界也有研究，只是研究的系統性以及研究成果所產生的實際指導效應還需進一步加強。

檔案界一般認為，目前我國檔案信息資源行政配置管理的主要形式是在制定檔案工作各項政策時體現檔案信息資源共享思想，并在實際操作上用建立檔案館網(包括實體網、智能網、技術網等幾個不同的層次)的做法來推動這一政策思路的實現。應該說，這種做法是符合信息社會化對我國檔案事業發展的要求的，而且它已經在一定范圍內產生了較為積極的影響。在今后如何建設檔案館網，特別是其中的檔案信息目錄中心這一智能網層次，有效地實現檔案信息資源行政配置管理，乃是跨世紀檔案事業發展戰略研究不可或缺的內容之一。我們認為，在檔案信息目錄中心這一智能網層次的建設中，應當重點采取有效的措施突出其所具備的匯集功能、檢索功能和管理功能。

首先，檔案信息目錄中心應匯集各檔案館 (室)編制的檔案信息目錄。通過檔案信息目錄的匯集，一方面可以實現對檔案信息資源的宏觀組織，另一方面也可以為檔案信息資源的共享提供充分的物質來源，這當中較為關鍵的環節就是建立各檔案館(室)檔案信息目錄報送的制度和規范。應該說，在過去的檔案事業發展中，這種制度與規范還是缺位的。因此，從長遠看，在檔案工作標準化和現代化的具體組織工作上，也應將其列為重點考慮的內容之一。

其次，檔案信息目錄中心也應是對全國各地區、各專業系統和各部門的檔案信息內容進行檢索的中心。在過去和現在，我國為數不少的檔案館在發揮檔案信息社會作用的過程中，往往都帶有極強的地方或專業色彩，跨地區、跨行業的檔案信息社會化服務還遠遠不夠，檔案信息的社會化程度也很有限。各部門的檔案館(室)一般也僅發揮了檔案的第一作用，而沒有意識到或客觀上也不具備發揮檔案信息第二作用的條件。檔案信息目錄中心的建立，對打破各檔案館信息服務的界限，推動檔案信息社會作用的發揮無疑都將產生積極影響。

最后，檔案信息目錄中心在發揮檔案信息資源中心作用的同時，又起到組織和管理中心的作用。它行使組織管理職能，保證檔案信息目錄中心的正常運轉，并最終承擔檔案信息資源行政配置管理的各種具體任務。

檔案信息資源的市場配置管理，是通過信息市場、技術市場的機制來實現檔案信息資源的市場配置管理的。在過去我國的檔案管理業務研究中，無論是對文書檔案、科技檔案，還是對其它各類專門檔案管理活動的研究，其重點都是從管理業務流程的角度研究文件與檔案的縱向運動規律，而忽視了從文件、檔案流動與配置的角度研究文件、檔案的橫向運動方式和規律。近兩年來，國內已有不少學者提出科技檔案和某些專門檔案進人技術市場、信息市場的問題，但是這些研究一般是建立在檔案部門如何改革，檔案工作如何適應市場經濟發展這一基點上，重點是去研究檔案是否是特殊的商品，檔案能否進人信息市場，利用檔案是否可能進行有償收費服務以及如何進行有償服務等問題，而沒有充分考慮到市場機制對檔案信息資源的配置管理作用，更沒有對與檔案信息資源市場配置管理研究的相關理論問題進行深人的研究。因此，在跨世紀的檔案事業發展戰略中加強這些問題的研究，既是理論發展的需要(可以豐富文件運動理論的研究內容)，而且也是實際工作的要求(可以推動檔案信息供求優化禍合的實現)。

我們認為，由于檔案信息資源的市場配置管理方式更利于體現信息市場、技術市場的供求關系，根據市場的供求，間接和自動地配置檔案信息資源，更便于充分和合理地開發使用檔案信息資源。因此，這種配置管理方式可以推動檔案信息資源的“質量”配置和“效益”配置。從這一視角展開檔案信息資源市場配置管理問題的研究，就有下列問題f待深人探討:一是在我國現有檔案館(室)中，有哪些檔案部門主體可以成為信息市場和技術市場的賣方和中介方主體，并參與檔案信息資源市場配置管理活動。二是在我國現有的檔案信息資源中，有哪些檔案信息資源客體可能成為信息市場和技術市場的具體交換對象，即市場配置管理機制對哪些檔案信息資源發揮配置作用。三是各檔案部門主體參與市場配置檔案信息資源的內在動力和基本條件，即檔案部門在提供檔案信息使用價值滿足用戶需要的同時，還應具備自身價值增值的內在動力源泉。檔案部門在同時實現上述提供使用價值和價值增值的目標時，其本身也應具有一定的市場信號接受與反映機制，這就涉及到檔案館(室)內部組織機構的設置和管理體制的調整問題。而這些問題的研究目前仍是一片空白。四是在信息市場、技術市場運行中，有關檔案信息收費和服務收費的若干政策問題。目前有關部門提出的收費政策主要是針對檔案服務收費設置的，而對檔案信息資源配置中的檔案信息價格未有規定。五是研究信息市場中檔案信息資源有效配置實現的條件、制約因素等。

檔案信息資源行政配置管理與市場配置管理是相輔相成的。從近階段看，行政配置管理方式是主要方式，它將對涉及我國檔案信息資源配置管理的一些重大、有全局性的和長遠性的問題進行指導。市場配置管理是檔案信息資源配置管理的重要補充形式，它首先對某些檔案信息資源的配置發揮作用，如科技檔案信息資源，在條件成熟后也會逐步推開。

(三)檔案信息資源宏觀配置管理的意義

檔案信息資源宏觀配置管理所產生的積極意義是多方面的。這主要表現在:

1)可以極大地改變目前我國檔案信息資源大量 “閑置”的局面，促進檔案信息價值的實現，特別是檔案信息第二價值的實現。

2)檔案信息資源配置管理可以使我國的檔案信息資源條件發生變化。雖然檔案信息資源宏觀配置受制于檔案信息資源條件，但它反過來也會對檔案信息資源條件產生影響，這種影響具體表現在對檔案信息資源結構和檔案信息資源質量的影響上。在檔案信息資源配置管理中，各檔案部門相對富裕與相對短缺的檔案信息資源結構有望得到一定的改善，并且從整體上使我國檔案信息資源的優劣態勢得到一定程度的彌補，這就為檔案信息管理工作更好地服務于用戶創造了資源條件。

3)檔案信息資源的宏觀配置管理為我國檔案信息資源的綜合開發利用創造了條件。過去我國的檔案信息服務側重于簡單的原件查考與憑證服務，新時期的檔案信息服務還應包括決策情報服務。要使檔案信息發揮服務于管理決策的功能，就有賴于對檔案信息的綜合研究和深層次的分析加工。檔案信息資源的宏觀配置管理為這種檔案信息的研究性開發創造了基礎性條件。

4)檔案信息資源宏觀配置管理這一課題的提出，對推動我國檔案工作指導思想的轉變有一定的作用。長期以來，我國基層檔案部門，特別是檔案室重視以文書立卷為中心的檔案信息實體控制，輕視以檔案目錄建設為中心的檔案信息智能控制。這一做法已在很大程度上影響到了檔案信息作用的發揮和對用戶需要的滿足。檔案信息資源宏觀配置管理客觀上要求各檔案館(室)在搞好檔案信息實體控制的同時，從支持檔案信息目錄中心的建設和能順利進人信息市場的高度加強智能控制。各級檔案部門在明確其檔案管理工作的指導思想時，應逐步體現出“檔案信息實體控制規范簡化，檔案信息智能控制科學深化”的新思路。這是檔案信息資源配置管理提出的新要求。

二、檔案信息資源的微觀管理研究

檔案信息資源的微觀管理歷來就是我國檔案工作的重點，而且，經過相當長時間的積累，已經形成了一整套檔案微觀管理的理論與經驗。為了使檔案工作適應未來知識經濟社會和信息化社會的要求，及時地總結和預測未來基層檔案信息資源微觀管理的趨勢也就成為跨世紀檔案事業發展戰略研究中的重要內容。我們認為，適應未來變化需要的基層微觀檔案信息管理主要應在檔案管理的指導思想、檔案管理的重點領域、檔案管理的主要對象等方面有所創新變化。

(一)基層檔案管理指導思想的創新變化

在我國現階段的檔案工作中，普遍存在著重整理立卷、輕檢索服務的工作作風。特別是在基層工作中，文書人員與檔案人員將大量的時間與精力都放在對檔案進行整理，這種工作思路已經不能滿足信息經濟發展對檔案工作的要求。因為，從檔案信息資源開發利用的角度看，檔案整理存在著多種天然的、無法根本克服的缺陷，這就導致了檔案整理的現有成果無法滿足利用者提出的多樣的和變化的檔案信息需要。只有在檔案機構創新的基礎上進一步實施管理與服務的創新，才能使檔案信息資源對信息經濟發展貢獻的擴大由可能轉變為現實。

人們對檔案信息的需求是多種多樣而且是隨機變化的，不能適應這種變化的檔案管理系統是沒有生命力的。檔案整理工作的成果— 檔案館藏結構一經形成后往往就無法根據利用者的需要進行隨機變動。而且無論是單份的文件，還是系統組合起來的案卷，其在館藏結構中所取得的物理位置都是唯一的。檔案館藏結構的這種唯一性與穩定性的特點，被人們習慣上稱為檔案實體的單線排列。檔案實體的單線排列與人們對檔案信息多角度的利用之間必然會發生尖銳矛盾。從檔案整理工作人手試圖解決這一矛盾是不可能的。因此，在檔案管理工作中我們必須尋找解決這一矛盾的新途徑。根據對已有檔案學研究成果的分析，我們認為，只有從強化檔案檢索人手，才能進一步增強檔案工作對信息經濟發展的貢獻。

在基層檔案信息資源微觀管理中的管理創新，應該貫穿一條基本指導思想，這就是:文書立卷與檔案整理要簡化，檔案檢索與信息服務要深化。

文書立卷與檔案整理的簡化，包含了兩個方面的基本涵義:一是指文書人員與檔案人員在開展工作時不要過多地將工作時間放在文書立卷與檔案整理上，對自己的工作時間要能進行合理的安排;二是檔案業務部門要對長期以來在基層工作中使用的一整套的文書立卷與檔案整理程序和方法進行簡化，使文書立卷與檔案整理工作的可操作性更強。伴隨著各級商業化檔案中介機構的建立，各企事業單位可以逐步將文書立卷與檔案整理工作委托給檔案中介機構進行，檔案中介機構也可發揮其專業力量和業務技能較高的優勢，在簡化文書立卷與檔案整理工作的同時，充分保證文書立卷與檔案整理工作的質量。

檔案檢索與信息服務的深化主要是指:一方面要對檔案信息服務的基礎性工程，即檔案檢索工具的配套建設進行強化，充實建立館藏法、分類法和主題法相互配套齊全的檔案檢索系統，改變現階段我國檔案檢索工作中較多使用館藏法檢索工具的局面;二是指要在具有完備檔案檢索系統的基礎上，對檔案信息資源進行深人的分析研究，實現不同檔案形成者的檔案信息資源的互相融合以及檔案信息資源與其它種類的信息資源之間的互相融合。

(二)基層檔案管理重點領域的創新變化

長期以來，我國基層檔案管理的重點領域是放在文書檔案和科技檔案工作上，有一些專業性較強的單位將檔案管理的重點放在某類專業檔案的管理上。這種做法雖無可非議，但卻使基層檔案工作為經濟建設服務的現實作用不夠明顯。雖然，我們也認為，各類檔案信息都能在管理活動中創造一定的直接或間接的經濟效益與社會效益，但是絕大多數管理者對此卻無清醒認識。雖然這主要是由于管理人員的檔案信息意識不強，但我們也不能排除這與現階段我們檔案信息管理的內容與經濟建設的關系不夠緊密也有一定的聯系。為了進一步強化基層檔案信息管理服務于經濟建設的功能，特別是尋找到一個新時期強化企業檔案工作的有效辦法，我們認為，基層檔案管理工作的重點領域應當有一些新的變化。具體而言，就是要在企業單位中開展競爭性情報檔案工作。

1)企業創立競爭性情報檔案工作的緊迫性。企業競爭性情報檔案工作的創立表現出如下兩點重要意義:

(1)有利于進一步提高企業在市場經濟中的競爭能力。在市場經濟的環境下，我國企業將在性質與結構上發生很大變化，這種變化主要表現在:企業的管理強調要面向未來，信息的研究與開發將在企業中占居首要地位;企業競爭的基礎將發生變化，對設備的投資將低于對研究的投資，加強對研究開發和竟爭性情報信息獲取的投人是增強企業實力的關鍵;企業由生產場所變為智力開發的場所，由生產組織者變為智力開發的組織者;企業生產方式的變化將由機器生產機器向機器控制機器轉化;企業將向國際化、小型化、集團化方向發展。伴隨著企業以上的變化，企業表現出對競爭性情報的強烈需求。

應當承認，在我國市場經濟體制還不十分健全的條件下，市場經濟活動中還存在著大量不正當的競爭。但越來越多的企業已經認識到，隨著市場經濟體制的完善和法制的逐步健全，企業的不正當競爭行為將會受到制約，企業進行科學的競爭分析，制定切合實際的競爭戰略將變得越來越關鍵。企業的競爭性情報檔案工作將大有用武之地。

（2)有利于促進企業信息工作，包括檔案管理工作的戰略調整。我國勝利開展了經濟體制改革工作，正全面進人社會主義市場經濟時代。在這個過程中，經濟和技術競爭在國內產生，而且日益強化;又因為對外開放，我國經濟正逐漸進人世界經濟體系，國際經濟技術競爭的壓力已對我國企業構成了現實挑戰。在這樣的形勢下，企業的信息工作，包括檔案管理工作本身也應作出相應的調整，在為企業經營管理服務的同時，自身也應適應市場經濟這一新環境。具體而言，就是要面對經濟技術競爭這一新課題，解決這個新課題所帶來的情報問題及其檔案管理問題。企業競爭情報檔案工作的建立，不僅可以幫助我們重新認識市場經濟條件下企業信息工作和檔尖工作的中心任務，而且它對于推動企業管理者信息意識的變化和企業管理中信息要素作用的充分發揮也有著十分重要的意義。

2)企業競爭性情報檔案工作的理論與實踐。

（1)企業競爭性情報的涵義與特征。競爭性情報是80年代中期出現的一個新概念，目前人們對它的認識還存在著很多分歧。從一般的意義上看，企業競爭性情報是關于企業競爭對手的能力、弱點和意圖的情報。企業競爭性情報有其自己的特定內涵:

首先，企業競爭性情報是在市場競爭過程中產生的，沒有競爭的市場經濟就沒有競爭性情報，這是企業競爭性情報得以存在的前提。在相當長的歷史時期以內，由于我國實行的是計劃經濟，因此，在我國的情報工作體系中往往只有一般性科技情報，而沒有出現競爭性情報。我國社會主義市場經濟體制的確立，企業間經濟競爭行為的廣泛展開，不僅對企業信息工作的改革提出了要求，同時也為企業競爭性情報檔案工作的出現提供了條件。

其次，企業竟爭性情報強調一定的對抗性。企業競爭性情報的主體是競爭對手與競爭者，雙方為了各自的市場利益開展競爭性情報工作。

再次，競爭性情報的內容具有連續性、系統性，突出競爭性情報主體，把競爭對手放在首要位置，并嚴格跟蹤對手在市場上的各種競爭行為，以了解市場競爭態勢，預測市場的發展變化。

對具備上述特征的企業競爭性情報進行一定積累，并對其實施有效的管理就是新時期檔案管理部門的重要任務。

(2)企業競爭性情報檔案的主要內容。在競爭情報工作的一切活動中，了解競爭者是競爭性情報工作的核心。因此，關于競爭對手的所有信息就是競爭性情報檔案的基本內容。

在企業的實際工作中，企業要根據市場目標和可以選取的信息資源進行相關指標的合理組合。企業竟爭性情報檔案不是對特定問題的一時回答，它是有條理、有系統的連續收集可能與全面競爭力有關的一切信息，它的目標是力圖描繪出一幅能全面反映變化中的競爭環境的圖像，是一個動態的過程。因此，企業競爭性情報檔案工作也是一個將大量的信息資料轉化為具有系統性、實用性、可操作性的戰略知識，以滿足企業自身瞄準競爭對手、了解市場環境、制定競爭策略、確立競爭目標的過程。

企業競爭性情報檔案是為企業競爭需要服務的。在內容上，它主要包括企業自身素質的信息、企業競爭對手的信息、企業市場經營的競爭場信息、企業宏觀環境的競爭勢態信息。具體地講，它包括以下幾方面的內容:

一是企業自身競爭素質的測定。企業要想取得競爭優勢，必須有良好的競爭實力和經營活力。必須了解自己在市場中的地位、產品的市場占有率、產品質量、技術性能、技術先進性、經營的靈活性等。

二是企業競爭場的分析。企業要了解競爭發生的確切地點，企業竟爭什么、競爭會在哪個區域和領域發生，這個市場的范圍、發展趨勢、內在潛力、購買力、用戶構成及分布、市場壟斷情況、原材料來源及價格、市場的飽和度、商品流通渠道等都是進一步細分化的市場，也即競爭場。企業競爭市場的分析還要弄清是發生在同一行業，還是發生在相關行業。

三是競爭對手的識別。在與本企業有共同目標的市場上，與已有利益沖突的經濟組織即為競爭者，找出其中主要的目標進行跟蹤。在企業競爭性情報檔案工作中，不僅要識別直接競爭者(來自自身行業的)，還要識別間接競爭者(來自其它相關行業的)及其潛在的竟爭者;不僅要注意領先于自己的競爭者，也要注意正在趕超自己的競爭者。

四是競爭對手的信息調查。一般來講，企業最需要關心的竟爭對手的信息包括:定價、擴展計劃、競爭計劃、促銷戰略、成本現狀、銷售統計、研究開發、產品設計、生產工藝、專利和侵權，以及財政詳情等。所以，在開展競爭對手信息調查時，企業要著重調查對手企業的經營管理狀況、主要負責人、主要產品的營銷情況、廣告以及優惠政策、內部管理方式等。

五是競爭環境的分析。由于企業面臨的國際、國內的政策環境都在不斷地發生變化，因此企業必須了解宏觀的經濟走向、產業結構，以及政策和政策優惠、鼓勵措施、信貸投資勢頭、基礎設施、人文特點等。

六是競爭地位的分析。即不斷地分析競爭各方在競爭中的相對地位及其變化情況，分析地位鞏固和動搖因素，從而推斷競爭者的戰略、行動和目標。一般而言，企業可以從競爭對手的價格變化、營銷成本的變化、研究開發費用和債務的變化、資產出售、投資兼并的情況等分析出競爭對手的基本經營狀態，從而制定出自己的競爭策略和報告。企業要想在市場競爭中繼續保持一定的優勢，就要展開對競爭對手的信息收集。企業在收集競爭對手有關信息的過程中，一般應從法律規定的正規途徑收集信息。有關競爭對手的信息主要有三個來源:

①從企業內部的工作中及時發現競爭對手的有關信息。企業內部職員在各自的崗位上都對對手有所了解。如，企業的推銷員總是最了解對手的推銷策略，財會人員往往最了解對手與金融界的關系等。一般可以認為，只要企業對這些信息加以收集和整理，并能隨時建檔，就能獲得所需的80%以上的信息。

②從企業的競爭對手那里獲得有關信息。來源于企業競爭對手的廣告、年度報告、企業刊物、專利檔案、產品說明書、招聘啟事以及技術文件等，都可以給我們提供大量的關于競爭對手的情報。

③從社會渠道獲取相關信息。如從廣告代理商、銀行、咨詢機構、用戶以及對手的雇員、客戶、供應商、代理人、零售商、批發商、中間人、股東等獲得有關信息。企業在從上述渠道收集到有關競爭對手的信息后，應對這些信息進行歸納、加以系統化，分門別類加以整理，形成一整套的企業競爭性情報檔案。企業不僅要注意到個別競爭對手的動向，還要掌握整個行業的基本態勢。根據上述情報檔案，企業可以制定出有關競爭對手產品與服務的“影子市場計劃”，即像竟爭對手那樣思考問題，開拓業務，從中可以判斷本企業的目標是否能夠實現，并隨時準備應付競爭對手的各種威脅。

3)企業競爭性情報檔案工作的建立與運作。目前，已有越來越多的企業認識到信息能為其戰略和戰術管理提供幫助，然而，如何在企業中開展競爭性情報檔案工作，很多企業都尚未意識到其重要性，或者是仍感到束手無策。我們認為，要有效地開展好企業的競爭性情報檔案工作，關鍵是首先要建立起企業競爭性情報工作。

(1)企業競爭性情報工作建立的總體行動方針:

一是開始主動從企業內部及外部的信息源收集信息;

二是在連續的基礎上監視2-3個關鍵競爭對手;

三是設立情報協調員職位;

四是開發一個競爭對手的手工數據庫;

五是針對監視的竟爭對手，定期出版消息簡報、戰略影響表格及情況簡報。

隨著經驗的積累、技巧的完善，監視的對象可以逐漸擴大。

對企業競爭性情報收集可以針對公開的、非公開的信息源展開。公開的信息源主要有各類數據庫、報刊雜志、圖書資料等;非公開的信息源主要有展覽會、經銷商與供貨商、客戶、競爭對手、反求工程等。收集非公開信息的工具為電話采訪和個人面談。對收集到的信息進行整理，可以考慮將企業競爭情報分為八大類監測指標，即公司情況、產品信息、技術信息、營銷信息、制造與運行信息、財務信息、市場信息和環境信息。信息的存儲，主要是考慮將有關競爭性情報的定量指標輸人計算機，以供制作競爭性情報報告之用。

(2)企業競爭性情報檔案工作的運作方式和內容:

企業競爭性情報檔案工作的運作，主要是由信息分析及其競爭性情報報告的制作和競爭對手檔案信息管理兩個內容構成。

對競爭性情報的信息分析往往是采用精簡分析法，即有選擇地對相關信息進行分析，一般不要進行過分分析。

競爭性情報報告的制作是競爭性情報工作中的關鍵環節，也是競爭性情報工作為企業信息化管理發揮直接作用的體現。一般而言，競爭性情報報告的制作主要有下述幾種類型:

一是每月信息簡報。包含來自企業內部與企業外部的戰略與戰術性的信息。

二是競爭對手檔案。包含某個競爭對手的總的情況，通常是放在活頁夾中并在連續的基礎上進行更新。

三是戰略影響表格。類似每月信息簡報，但對信息是否具有戰略或戰術意義進行初步評估。

四是形勢分析。若干關鍵戰略問題的形勢分析總結及支撐該總結的詳細分析。

五是特別情況報告。指某個特定的問題、信息來源、形勢分析的結論、可供選擇的戰略及推薦的行動方針。

競爭性情報檔案的管理是對收集到的相關信息內容進行日常的管理維護活動，保證其使用方便。

(三)檔案日常管理對象的豐富與變化

隨著計算機技術的廣泛應用，機關、團體和企事業單位在社會活動申遇到了越來越多的電子文件，將電子文件歸檔后即形成了電子檔案。目前，電子文件所采用的存儲介質主要是磁盤、磁帶和光盤。

電子檔案作為一種新的檔案類型的出現，不只是在載體材料上發生了變化，而且在使用特點上與傳統的紙張類檔案載體相比有很大的不同。電子檔案具有的特點是:信息的非人工識讀性、信息與載體的可分離性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性和系統的依賴性等。這些特點必將帶來檔案收集、整理、鑒定和保管等一系列管理理論與方法的變化。因此，在跨世紀的檔案事業發展戰略中應對這一新的變化予以高度關注。

三、檔案管理與“信息高速公路”

著名科學家錢學森曾指出，本世紀已經發生了兩次世界大戰，現在正在進行“第三次世界大戰”。不過，前兩次是槍炮戰，這一次是經濟戰，經濟戰的實質是技術戰。如今在這場沒有硝煙的戰爭中，美國率先提出的“信息高速公路”計劃就格外引人注目。

對全球正在興起的 “信息高速公路”熱，我國上至政府部門，下至基層信息機構都給予了充分注意。檔案部門作為重要的信息部門之一，它的儲存與可供利用的檔案信息，將因其原生性必將對人類的未來社會活動和生活產生極大的影響。所以充分了解和確定檔案部門與我國“信息高速公路”建設的關系，具有十分重要的意義。這不僅可以使檔案人員進一步加強對我國建設“信息高速公路”的意義有所認識，而且還有助于檔案部門深刻明確參與我國“信息高速公路”建設的現實價值，同時圍繞這一建設目標采取切實可行的措施。

(一)新提法:信息高速辦路

所謂“信息高速公路”，是借用高速公路這個人人皆知的詞語形象地表達一種新技術。具體地說，就是在一束束細如發絲、光亮透明的光纖構成的“高速公路”上，往返穿梭著看不見、摸不著的經過處理的各種信息。

信息高速公路計劃最早是由美國政府提出并實施的，它的正式名稱是“全國性信息基礎設施”。信息高速公路計劃一經提出，即在全球范圍內引起了巨大反響，并興起了本世紀的又一次信息革命浪潮。一些發達國家和地區紛紛作出響應。我國政府對“信息高速公路”計劃也給予了充分的關注，并啟動了以“三金”工程為核心的“中國信息國道”建設。

(二)新觀念：檔案部門參與“信息高速辦路”建設的前提

在充分認識了國際、國內有關“信息高速公路”建設的總體形勢后，我們還要分析檔案部門積極參與我國“信息高速公路”建設的切實可行性。我們認為，在積極參與“信息高速公路”的建設中，檔案部門所作出的變革應當是多層次的變革:低層次的變革是勞動工具的變革，計算機輔助文件與檔案信息的管理對完全手工管理的替代就是屬于這一范疇;中層次的變革是管理模式的變革，現代科學管理方法對文書、檔案部門的行政經驗管理方式的變革就是屬于這一范疇;高層次的變革是觀念的變革，檔案信息開放對封閉的替代就屬于這一范疇。其中，人的觀念形態的變革往往能左右或沖擊其它兩個層次的變革，因為觀念理論是變革行動的先導，有了新觀念才會有新的行動。

所以得出上述結論，是基于對我國檔案工作實際的全面認識。從80年代中后期以來，在我國檔案工作實踐中就提倡以標準化方式對檔案文獻進行標引與著錄，從檔案信息檢索利用的現代化與自動化的長遠角度看，這實質上就是一種信息的前處理工作。在今天看來，它對我國“信息高速公路”的建設也將發揮積極的作用。但是，來自基層檔案工作實踐的大量事實表明，標準化的標引與著錄工作雖推廣多年，但舉步維艱，其中最根本的原因之一，就是為數不少的檔案人員和管理人員認為，計算機輔助檔案管理還只是一項遙遠的計劃，遠不可能付諸實現。在這樣的認識觀念的影響下，很多檔案部門就把檔案信息的前處理工作視為可有或可無的。

針對目前我國文書與檔案管理部門的實際情況，并結合“信息高速公路”建設可能提出的新的要求，我們認為檔案部門應樹立如下幾種新觀念:

1)檔案信息資源增值觀念。在文件信息的形成、文件信息向檔案信息轉化和在檔案信息的日常管理中投入了大量的人類智力勞動和財物消耗，這些投人能否達到預期的目標并獲得良好的社會效益和經濟效益，關鍵在于這些文件信息與檔案信息能否快速準確地到達有關信息用戶的手中，并使其得到充分的利用。但是，文件信息與檔案信息從其創作者、管理者到達信息用戶手中的過程要經過一系列的中間環節，其中包括信息的有序、信息傳遞通道的暢通、信息檢索獲取的方便、信息服務的發達等。如果這些中間環節能夠形成對文件、檔案信息資源的綜合及其有效的管理，并還能提供有效準確的文件與檔案信息的服務，則文件信息創作與檔案信息管理者所創造和管理的信息的潛在價值就能很快地實現。促使檔案信息資源增值的因素主要是檔案信息加工活動的深人和檔案信息服務工作的發達(最大限度地開放、揭示和提供信息資源)。

2)以利用為主的觀念。檔案部門的職能由收藏逐步到利用的轉變反映了社會的進步。檔案作為人類記憶的一種重要工具，對人類的經濟和知識成果的繼承和儲存發揮了重要的作用。而檔案信息對現實社會的憑證作用，特別是情報預測作用也正在加強，對大量檔案信息進行總結、歸納、分析后，可以有助于我們把握事物的潛在發展趨勢，從而提高現代科學管理的水平。檔案信息的情報作用在多大程度上得到發揮，首先取決于檔案部門由藏到用的觀念的轉變，這種觀念的轉變不僅有助于檔案信息的“激活”，而且有助于檔案作用領域的擴大，從而發揮檔案信息的社會情報作用。在我國“信息高速公路”建成后，本由部門、地區收藏的檔案信息，完全可以通過現代技術和通訊網絡的幫助，實現對檔案信息的跨空間傳遞、利用與共享。從這一角度看，參與我國“信息高速公路”的建設也是檔案部門自身發展的內在要求。

3)標準化觀念。自檔案這一社會活動的副產品出現以來，對其所采用的管理方式五花八門。特別是由于行業、部門壁壘的限制，也決定了現階段我國各行業、各部門無論是在檔案實體的控制上，還是在檔案智能的控制上都是自成體系，這都不利于檔案部門參與我國“信息高速公路”的建設。“信息高速公路”計劃中提出的信息資源共享目標，對我國檔案工作的標準化管理提出了新的要求。因此，標準化也是檔案部門參與“信息高速公路”建設的前提。標準化的順利開展，將促進檔案信息資源共享，同時朝著縱深以及寬廣的方向發展，使我們加工出來的檔案信息可暢通無阻地奔跑在我國的“信息高速公路”上。

4)現代化管理觀念。傳統的檔案管理基本上是手工勞動，它不能適應未來社會信息化的潮流。隨著人類社會活動的不斷深入和發展，檔案的種類、成分以及檔案所涉及的內容將會不斷擴大，檔案部門必須引進電子計算機、光盤和現代通訊網絡等實現檔案信息分類、管理和檢索利用的自動化、高速化和縮微化。只有用現代化的設備進行管理，才能改變檔案部門被動落后的狀態，也才能使檔案部門跟上全國“信息高速公路”建設的步伐。這里需要特別強調的是，在確立檔案部門現代化管理觀念時，應突出計算機檔案信息管理的核心地位，并要認識到計算機檔案信息管理是一個動態的概念。在我國，這個概念開始是計算機檢索和數據庫創建，以后泛指以計算機為核心的信息技術在檔案信息的收集、加工、檢索和提供利用的應用。在我國“信息高速公路”建設的過程中，檔案信息現代化管理必將從“數據處理時代”向‘’信息技術時代”變化(在“數據處理時代”，檔案信息管理對于機構或企業來說是“支持性”的，而在“信息技術時代”，檔案信息管理則是“不可分割的組成部分”)。在我們的現代化管理觀念中，必須區分數據處理時代的計算機檔案信息管理現代化和信息技術時代的計算機檔案信息管理現代化。也就是說，現代化也有過時和落后的問題。由于“信息高速公路”是革命性的變革，立足于國家信息基礎結構的檔案信息計算機管理也必須更新換代，這是現代的現代化管理觀念。

(三)新目標:檔案部門參與國家信息基礎結構的建設

根據美國“國家信息基礎結構— 行動計劃”，其“信息高速公路”為五部分組成:信息傳輸公路，由電子計算機、交換器、電子設備、光纖及衛星等組成的，在空間、時間上全覆蓋的高速大容量網絡;由各種數據庫組成的動態信息源，它是“信息高速公路”上的“貨站”;各種信息應用系統和軟件;網絡標準和傳輸密碼;訓練有素的人。

從“信息高速公路”的基本結構，并結合我國檔案工作的基本進程，可以看出，檔案部門在參與國家信息基礎結構的建設中，可把重點放在以下幾個方面:

1)參與信息源基礎結構的建設。檔案信息源是國家信息基礎結構中不可缺少的重要組成部分，而且由于檔案信息所特有的屬性(檔案信息內容的廣泛性、檔案信息的憑證性、檔案信息的回溯性、檔案信息的原生性)，也使其他信息源無法替代檔案信息源的作用。我國各級各類檔案部門從建立之日起，其職能就是收集、處理、存儲和提供檔案信息。在以往的科技、經濟和社會發展中，檔案部門已經發揮了重要的作用。隨著“信息高速公路”計劃的提出，我國檔案部門也會出現一些新的變化。由于信息傳輸的網絡化要求，原有分散、孤立的檔案更應實現橫向聯合，孤立的檔案信息源要向數據庫網絡化發展。隨著檔案信息媒體的增多，特別是辦公室自動化進程的加快，檔案也越來越多。檔案部門不再都是林立的檔案箱架，而是遍布計算機終端的信息園地。檔案部門只有充分認識到上述變化，在今后的工作中予以適應，并采取積極主動的超前性措施，才會使檔案部門在參與信息源這一國家信息基礎結構的建設中發揮智能節點的作用。從長遠看，檔案信息源的建設目標是:信息收集的特色化與多樣化，信息處理的有序化與標準化，信息利用的高速化與網絡化。

2)在“國家信息基礎結構”中不可缺少的又一組成部分是各種信息應用系統和軟件。由于文件信息形成與檔案信息管理的特殊性，在目前我國文書與檔案工作中應用較多的軟件主要有文書工作應用軟件、會計檔案管理軟件和人事檔案管理軟件，這些具有自身特色的檔案信息管理軟件的開發和應用，必將對我國“國家信息基礎結構” 的建設產生積極的作用。不斷開發適合檔案信息管理的各類新軟件和推廣應用這些新軟件己成為當今我國檔案信息現代化管理過程中的主要任務之一。

3)檔案部門要參與“國家信息基礎結構”的建設，不可忽視對檔案人員的智力投入。在參與“信息高速公路”的建設和管理中，檔案人員的作用是多方面的，如檔案管理軟件的開發，檔案工作標準的制定和運用，檔案信息數據庫建設，檔案信息的收集與分析等。但在我國檔案工作隊伍中，大專文化程度的只占總人數的18%，懂得并能夠熟練運用以計算機為核心的現代化技術的檔案人員為數不多，這就迫切需要把提高檔案干部隊伍科技素質的工作作為戰略重點來抓。在今后相當長的一段時間內，對檔案人員進行計算機教育和普及計算機文化的任務尤為迫切。大英圖書館曾表明:必須拋棄傳統偏見，接受新的專業標準，無論在組織上或是在職務上，專業技術水平必須同新的職責、職稱相匹配，原來的圖書館員和信息工作者需重新定義。對于這一觀點，對我們認識未來在“信息高速公路”建設中檔案人員的專業標準有很大的啟發作用。可以預見，計算機文化程度將是檔案人員的新的專業標準之一。在跨世紀檔案事業發展戰略中，突出“計算機文化”對檔案人員的教育和再教育，應當是檔案部門參與我國“信息高速公路”建設的重要目標之一。