文書檔案的整理工作

（一）文書檔案整理工作的內(nèi)容和原則

1整理工作的內(nèi)容    

通常分為系統(tǒng)化和基本編目兩個(gè)部分.系統(tǒng)化指檔案的分類案卷的排列和檔號(hào)的編制;基本編目指編制案卷目錄    

2整理工作的原則    

（1）、充分利用原有的整理基礎(chǔ). 

（2）、保持文件之間的歷史聯(lián)系.    

（3）、便于保管和利用.

（二）文書檔案整理工作的方法和步驟

方法：組卷整理法  鑒定——分類——組卷——卷內(nèi)文件排列——卷內(nèi)文件編號(hào)——抄寫卷內(nèi)目錄——填寫卷內(nèi)備考表——填寫案卷封面——案卷裝訂——案卷排列及編號(hào)——編制檔案檢索工作

歸檔文件整理法   鑒定——分類——裝訂——文件排列——加蓋歸檔文件章——文件編號(hào)——填寫歸檔文件目錄——文件裝盒——填盒內(nèi)備考表

1、區(qū)分全宗

（1）全宗的概念

一個(gè)國家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織、個(gè)人形成的具有有機(jī)聯(lián)系的文件整體、是檔案館檔案的第一層分類、管理單位。

（2）立檔單位的概念和構(gòu)成條件

概念：立檔單位又稱“全宗工程者”，指形成全宗的機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位或人物。

構(gòu)成條件： 

① 在行政上具有獨(dú)立性，可以獨(dú)立行使職權(quán)，并能主要以自己的名義單獨(dú)對(duì)外行文。這事全宗構(gòu)成的基本條件。

② 在財(cái)務(wù)上具有獨(dú)立性，是一個(gè)會(huì)計(jì)單位或經(jīng)濟(jì)核算單位，自己可以編造預(yù)算或財(cái)務(wù)計(jì)劃。

③ 在人事上具有獨(dú)立性，設(shè)有管理人事的機(jī)構(gòu)或人員，并有一定的人事任免權(quán)。

（3）立檔單位的變化和全宗的劃分

省級(jí)機(jī)關(guān)：

地市縣級(jí)機(jī)關(guān)

（4）聯(lián)合全宗、全宗匯集、檔案匯集、全宗群的概念

聯(lián)合全宗：在某些特殊情況下，若干互有聯(lián)系的獨(dú)立機(jī)關(guān)形成的檔案，可以構(gòu)成一個(gè)全宗，成為聯(lián)合全宗。

全宗匯集：也稱為匯集全宗。是為了便于集中管理將若干性質(zhì)相近，檔案數(shù)量不多或不完整的小全宗暫時(shí)匯集在一起，作為一個(gè)全宗進(jìn)行管理、保存。

檔案匯集：是由不知所屬全宗的零散殘缺文件，按照一定的特點(diǎn)集中起來的混合體。

全總?cè)海菏窃趯?shí)踐或內(nèi)容上具有一定聯(lián)系的若干全宗的有機(jī)群體。

2、全宗內(nèi)檔案常用的分類方法和應(yīng)用

（1）年度分類法  按檔案文件形成的自然年度或?qū)I(yè)年度分成各個(gè)類別

（2）組織機(jī)構(gòu)分類法   按立檔單位的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)對(duì)檔案進(jìn)行分類

（3）問題分類法  事由分類法，按檔案文件內(nèi)容涉及的問題（主題）對(duì)檔案分類

（4）復(fù)式分類法  聯(lián)合分類法，或分類法結(jié)合，年度——組織機(jī)構(gòu)分類法；年度——問題分類法；組織機(jī)構(gòu)——年度分類法；問題——年度分類法。

3、檔號(hào)及編制方法

檔號(hào)是全宗號(hào)、案卷目錄號(hào)、案卷號(hào)、卷內(nèi)文件所在頁號(hào)或件號(hào)單位合稱。通常簡稱為全宗號(hào)、目錄號(hào)、卷號(hào)、頁號(hào)或件號(hào)。