一、整理工作的意義
檔案整理的質量直接關系到檔案的利用。
檔案整理工作，在檔案總體管理中具有重要意義。
它是檔案利用、開放，發揮檔案作用的一項前提條件，是整個檔案工作中重要的基本建設。它是開發檔案信息資源的重要基礎，檔案整理科學化和標準化的提高，對于檔案管理工作的總體優化具有直接和廣泛的影響。
二、整理的內容和步驟
（一）內容包括：
區分全宗、分類、組卷、卷內文件整理、編目、裝訂（或“裝盒”）、排列案卷目錄的編制。
（二）步驟可分為：
１、了解情況，擬訂方案
主要應了解立檔單位的情況（其成立、撤銷和變化的時間以及原因、職能、其隸屬關系、其內部機構、負責人情況、文檔工作情況、印章和標記），還應了解全宗的數量，所屬年代（形成時間），主要內容、保管狀況、完整程度、混雜情況、整理質量、提供利用時間。
２、區分全宗和分類
３、細分和組卷、草擬案卷標題
４、初步排列案卷順序，檢查分類是否合理，弄進行適當調整。
５、全面審查修改標題。
６、固定排列位置、編制案卷目錄以及文件的張號、頁號、件號。
對某些破損的文件進行裱糊。案卷的排列以全宗為單位，按照不同的分類、載體或保管期限分別排列。排列方法要統一，不能隨意變動。
三、整理工作的原則是
(一）充分利用原有基礎
1、 充分地重視和利用先前的整理基礎，以確定檔案整理的任務和要求，不要輕易打亂重整。
2、 在整理過程中，應該充分研究和利用原來整理的成果，不要輕易破壞以往整理和保存的歷史狀況。
（二）保持文件之間的歷史聯系
文件之間的歷史聯系，主要體現在文件的來源、時間、內容和形式幾個方面。
1、 文件在來源方面的聯系。文件是以一定的機關及其內部組織機構或一定的個人為單位，有機地形成的。形成文件的這些單位，使文件構成了來源方面不可分割的歷史聯系。
2、文件在時間方面的聯系。形成檔案的機關和個人所進行的具體活動，都有一定的過程和階段性，因而使文件之間具有自然的時間聯系。
3、 文件在內容方面的聯系。文件是機關或個人在履行一定職責的各種活動中，為了解決一定問題而產生的。它的形成者的特定活動，使文件之間在內容上具有密切聯系。
4、文件在形式方面的聯系。文件的內容必然通過一定的形式表現出來。所謂文件形式，包括它的內部形式和外部形式兩方面：種類、名稱和載體、記錄方式等。這也構成了文件之間一定聯系。
對于保持文件之間的聯系，應該辯證地看待和處理。
四、便于保管和利用
保持文件之間的歷史聯系，不是整理檔案的主要目的，所以不能為聯系而聯系，便于保管和查找檔案，才是檔案整理工作的基本出發點和最終要求。
（一）全宗概念及含義
Ⅰ、全宗定義
全宗是一個獨立的機關、組織或個人在社會活動中形成的檔案有機整體。
全宗解放初稱為“芬特”。1955年改為"全宗"。
Ⅱ、全宗的含義
1、 全宗是一個有機整體
同一全宗的檔案不能分散，不同全宗的檔案不能混雜。
2、 全宗是在一定歷史活動中形成的
全宗的這種整體性具有客觀性，而不是純粹人為的（即任意的）。全宗的整體性，是由其內部的歷史聯系所決定的。
3、 全宗是以一定的社會單位為基礎而構成的
全宗是以產生它的機關、組織和個人為單位而構成的。這就為檔案全宗這種整體確定了一個時空范圍以及縱向和橫向間的區分標志。
（二）為什么要按全宗整理檔案？
Ⅰ、這種方法符合檔案的形成規律和特點。
同一個全宗教的檔案不能任意分散，不同國家的檔案不能隨意混雜，科學 理解文件的歷史聯系。檔案都是圍繞一個機關或個人的活動而形成的。此方法還便于保管利用。
Ⅱ、全宗是組成國家全部檔案的基本單位。
一個機關的活動體現著一定的職能，執行一定的任務，發揮一定的功能。
１、在我國，全部國家所有的檔案為國家檔案全宗，這是由于許多小全宗組成。另外，全宗也是檔案館的統計單位。
２、全宗，也是一個相對的概念，據蘇聯理論，它包括全宗、檔案館全宗、國家檔案全宗三個概念，我國一般取第一、三個概念，第二個概念則很少提。一個檔案館收集的若干全宗數為檔案館全宗，我國則稱館藏。并且蘇聯的提法是若干檔案館全宗形成國家檔案全宗。
Ⅲ、全宗在檔案整理上占有重要地位，是保證整理工作質量的重要條件。區分全宗是整理工作的第一步。
Ⅳ、全宗為檔案提供利用，奠定了科學基礎。
如果全宗劃分準確，全宗檔案完整齊全，就會為利用帶來方便，準確研究每個機關的活動情況和歷史面貌。
Ⅴ、全宗是對檔案進行科學管理必須遵循的重要原則。
它不僅是一個單位和整理檔案的方法問題，而且是一個原則理論，蘇聯更把它稱為一種思想。
（三）立檔單位及其構成條件
立檔單位也稱為"全宗構成者"。
它的構成條件是：
A、可以獨立行使職權，并能主要以自己的名義對外行文；
B、設有會計單位或經濟核算單位，自己可以編造預算或財務計劃；
C、設有管理人事機構或人員，并有一定的人事任免權。
三個條件中，第一條最重要。判斷一個單位是否立檔單位，不能只依單位人數、級別大小來確定的，而是以第一個條件來判定。
（四）立檔單位的變化和全宗劃分。
Ⅰ、政權的變化和立檔單位的劃分
１、政權發生了變化，同時社會性質也發生了根本變化，就要另立全宗。（但在西藏，這方面分得不是很清楚）
２、政權發生了變化，社會性質沒有發生根本變化。
如明、清朝更替、北洋軍閥和國民政府的更替等，雖然根本性質沒有發生變化。但由于政權各自的領導人不同，歷史時期不同，歷史時期不同，具體的階段內容不同。因此也應當另立全宗。
各黨派、人民團體、宗教團體的全宗，只要其主旨和組織成分的基本構成沒有發生根本性的變化，它們的檔案，無論在何時何地形成，應構成一個全宗；地方割據政權的更替也不影響全宗的劃分。
Ⅱ、生產關系的改變和全宗的劃分
這個方面主要是針對企、事業單位，如工廠、商店、學校、銀行等一個解放前后都存在的企事業單位，其性質確有根本不同，但它們的檔案在工作生活中是有連續性的，其任務沒有根本變化，它們在各個時期形成的檔案是不可分割的整體，從而能較完整地體現此單位的變化發展，也更有利于查考利用。
Ⅲ、基本職能方面考慮
在立檔單位的政治性質無根本變化的情況下，主要是分析它的基本職能是否有根本變化。
1、 凡是新成立的并具有一定獨立性的機關，就是新的立檔單位，它的檔案構成新的全宗。
2、 凡屬下列情形，均非機關基本職能的根本變化；機關職能與工作范圍的擴大或縮小，機關內部組織機構的調，機關工作地點的變更，領導關系的改變以及由于某種原因機關曾暫時停止一段時間的工作等。
3、 臨時機構一般不單獨建立全宗，其檔案應納入其主管機關檔案全宗統一管理，但屬于黨委、政府直接領導，執行全面性的任務，為期比較長的，應建立單獨全宗。
4、如果兩個機關合署辦公，而文件是分別處理的，它們所形成的檔案，應該分別構成全宗。而合署辦公前后各形成的檔案，一般應屬于一個全宗。
（五）人物全宗
人物全宗是著名人物在其一生社會活動中形成的檔案整體。注意兩點：
1、不得收入官方檔案原件
2、一個人一生無論身分、政治立場如何變化，只構成一個全宗。
人物全宗的收集問題：個人全宗與公共全宗的關系問題。因為許多個人檔案都是在公務活動中形成的。
個人在公務活動中形成的文件，原件應放在立檔單位全宗中，復印件或附件可歸入個人全宗；另外，個人在他非公務活動中形成的文件，原件應歸入個人全宗。
（六）全宗的補充形式
Ⅰ、聯合全宗
就是兩個或幾個關系密切的立檔單位形成的，難以區分而統一整理的檔案整體。
1、密切繼承關系的機關，文件彼此混雜;
2、職能互有密切聯系的機關，合署辦公，"一套機構兩塊牌子"。如
手工業局
**省 聯合全宗
手工業聯社
Ⅱ、全宗匯集
是按照一定的特征組成的、檔案數量很少的若干全宗的集合體。
1、從相同類型的基層單位選擇接收的，具有代表性的若干小全宗
2、殘缺不全的一些全宗
****時期**地區工礦企業全宗匯集
聯合全宗和全宗匯集的區別：
１、它們的構成不同
聯合全宗的檔案之間有著密切的聯系，檔案難以區 分，其組建的客觀依據較強；全宗匯集不一定富有聯系，而只是把數量少的小全宗匯集在一起，便于保管和統計，人為性相對地較大。
２、它們的性質不同
聯合全宗是永久性的單位，整理之后再變動，而全宗匯集是暫時性的其中其個全宗增加了大量的檔案，就可從中分出去，另立全宗。
（七）判定檔案所屬全宗關鍵在于確定檔案的形成者――立檔單位。
要區分兩個概念：檔案的形成者、文件的作者。
（1） A、對內部文件和發文 ， "檔案的形成者"就是"文件的作者"。
B、對收文 ， "檔案的形成者"是"文件的實際收受者"。
（2）判定的對象是案卷時，要注意，卷皮上往往都標明了立檔單位。
（3）沒有標明作者或收文者的，要分析和考證。
（4）經幾個立檔單位辦理，歸入最后承辦完畢的立檔單位的全宗。
（八）全宗群
全宗群是具有某些歷史聯系的若干全宗的群體。
如：黨群、行政
工業交通系統
農林水利系統
財糧商業貿易系統
科學文化教育衛生系統
如：
* *地區政法系統全宗群
解放戰爭時期黨政機關全宗群
全宗內檔案的分類，對于整個檔案整理工作的組織和質量以及日常的檔案管理，都有重要的意義。
首先，檔案經過區分全宗之后，如不經過分類，還不免是一堆雜亂無章的材料，只有對全宗內檔案進行合理的分類，才能提示出它們之間的內在聯系，真正使全宗成為一個有機整體，便于系統地提供利用。
其次，就整個整理工作的程序而言，只有經過分類，其后的一系列環節才易于著手和逐步深入。
全宗內檔案分類的優化，可為檔案的全面管理創造有利條件。
分類的要求有
１、分類方法要從檔案的形成特點和規律出發，符合文件的歷史狀況，保持它們之間的歷史聯系。
２、分類應當具體科學性、思想性、統一性、排斥性、伸縮性
（１）科學性：分類時，要按檔案本身的內在聯系來進行，項目（類目）的設制力求合理，層次分
明，層次一般分一層，大型機關可分到二層三層（層次不宜過多）
（２）思想性：分類時注意政治思想性，體現有關的方針、政策，反對純客觀主義傾向和忽視政治內容思想的傾向，對歷史檔案更要注意思想性、政治性和科學性。
分類的一般方法有
1、時間分類法
Ａ、年度分類法
Ｂ、時期分類法
2、來源分類
A、組織機構分類法
B、作者分類法
C、通訊者分類法
3、內容分類法
A、問題分類法
B、實物分類法
C、地理分類法
4、形式分類法
A、按文件種類分類
B、按載體形態分類
C、按形狀規格分類
常用分類方法：
分類方法很多，常用的主要有三種：
（一） 年度分類法
（二） 組織機構分類法
（三） 問題分類法
復式分類法的選擇和分類方案的編制
（一） 年度--組織機構分類法
適用于立檔單位內部組織變化不復雜的單位。
（二）組織機構--年度分類法
適用于撤銷機關檔案。
（三）年度--問題分類法
多用于組織變化復雜，或由于機構之間分工不明確、文書工作不正規等原因難以區分文件所屬機構，以及沒有內部機構或內部機構非常簡單而無必要按組織機構分類等情況?？傊?，在不可能和不適于按組織機構分類時，往往采用它。
（四） 問題--年度分類法
多適用于撤銷機關檔案和歷史檔案。
立卷工作內容包括：
組成案卷單位
擬寫案卷標題
卷內文件的排列與編號
填寫卷內文件目錄與備考表
案卷封面的編目與案卷的裝訂(或“裝盒”）
立卷的方法
文件六特征立卷法：
按作者立卷
按時間立卷
按問題立卷
按地區立卷
按文件名稱立卷
按收發文機關立卷
案卷標題的擬制及封面編目
（一）要求：
1、 歷史觀點和政治上的正確性。
2、 文字簡練，表達準確。
3、 題名基本結構力求完整。
題名的基本結構包括文件的責任者（作者）、內容（問題）和名稱（文種）三部分。必要時須標明地區、收發文機關和時間。
（二）歷史檔案案卷封面的要求
1、 機關名稱。歷史上曾經存在的過的某一個機關，是歷史事實的反映，不能隨意改動，應保留原來的名稱。
2、 人物職務、稱號。不宜改成現代的稱呼。
3、 歷法和紀元。在案卷封面的編目中，應以公歷和公元為標準。如果文件上使用的是其它歷法年號，則在公歷和公元年份日期之后用括號注明。
4、 文種。歷史上的文種，如奏、咨、指令、訓令等應保留原貌。
5、 地名。應照原文標寫地名，酌情在括號內注明現地名或相當于現在地理范圍的地名。
6、 文件的內容和其他用語。對統治階級誣蔑人民的一些內容和詞語，不能機械地照搬。對非政治性的名詞、術語，應照原文沿用。如將薪俸改為工資，地籍整理法改為土地法令，是不必要的。
需要說明的是：
隨著檔案工作的發展，計算機技術的發展，立卷工作逐步由手工操作，向計算機輔助立卷發展。請參考有關文獻。
