檢索工作在整個檔案工作中的地位

    1、 檢索是提供利用的先期工作
    檔案館（室）為提供利用所作的直接的準備工作，具體解決每個案卷或每一份文件的查找，是通過檢索來實現(xiàn)的。
    2、 檢索是提高檔案館（室）工作水平的重要手段
    3、檢索形成了檔案業(yè)務(wù)工作中一個獨立的重要環(huán)節(jié)
    一、編制檔案檢索工具的基本要求是
  （一）全，指信息存儲豐富。
  （二）準，指檢索準確    
  （三）快，指迅速
  （四）便，指檢索要方便 
    二、應(yīng)當注意的問題：
    要在重要的檔案上下功夫，不要平均使用人力物力。
    1、一般的可著錄到案卷級，重要檔案則可著錄到文件級。
    2、強調(diào)檢索工具 按照一定的方法排列起來以供查找咨詢。
    三、排檢方法

    （一）分類法：以科學(xué)的分類為基礎(chǔ)，結(jié)合檔案的內(nèi)容和特點，運用概念  劃分的方法，把性質(zhì)相同的檔案線索匯集在一起，分門別類地組成一個檢索體系。
　　優(yōu)點：同一個問題或同一個專業(yè)的檔案線索匯集在一起，便于查找利用。
    （二）按作者排檢法：
        現(xiàn)又稱責任者
        把同一個作者形成的文件線索集中在一起。
        此法一般在機關(guān)檔案室用得較多。
    （三）按文號排檢法：
    即按照文號的先后順序進行排列，一般有文號目錄、文號對照表。在機關(guān)檔案室此法也較受歡迎，而在檔案館卻用得不多。但對一此歷史文件或文號不全的文件檔案進行文號排檢則有困難。
    （四）按字序排檢法
    編制人名、地名之類的檢索工具，一般采用部首偏旁、四角號碼、筆數(shù)、筆形與筆數(shù)結(jié)合使用這幾種方法。
       1、部首偏旁法：采用不多，因為它在排列上有相當難度，很多偏旁難以掌握。
       2、筆數(shù)、筆形法：其困難在于繁，簡字的問題。
       3、四角號碼法：全國的人名、地名卡片采用此法較多。但此法的普及面不廣。
       4、音序法：按漢語拼音順序進行排列。多用于以作者、文件名稱、地區(qū)為編制對象的檢索工具。此法較簡便，但對于年紀較大的人卻有不便之處。
    （五）按地序排檢法
    按照文件形成的地區(qū)排列。此法在歷史檔案和一些專業(yè)檔案的檢索工具中采用較多。如清代的奏折、地質(zhì)檔案、農(nóng)業(yè)檔案等。
    （六）主題法
    按主題排檢一般是編有主題詞的檢索工具采用的。嚴格來說，此法與第（四）種方法是一致的，是按主題詞的字序進行排檢。對于外文檔案，一般是按外文字母進行排檢。
    目前在檔案界，比較推崇的是分類法和主題法，兩者各有優(yōu)缺點。
    1987年出版《中國檔案分類法》第一版。
    1996年出版《中國檔案分類法》第二版。
    《中國檔案分類法》由編制說明和中華人民共和國檔案分類表、新民主主義檔案分類表、民國檔案分類表、清代檔案分類表組成。
    中華人民共和國檔案分類表，由主表和輔助表（綜合復(fù)分表、世界各國和地區(qū)表、中國地區(qū)表、中國民族表以及科技檔案復(fù)分表等）組成。
    《中國檔案分類法》雖然設(shè)有檢索方法，但手工翻閱，檢索速度不快。可利用計算機容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案分類法》。
     1989年8月出版了《中國檔案主題詞表》試行本。
     1995年11月出版《中國檔案主題詞表》正式版本。
　　《中國檔案主題詞表》主要由主表及詞族索引、范疇索引、首筆畫檢字表和附表組成。主表主題詞款目如下例：_
　　需要指出的是：傳統(tǒng)紙質(zhì)詞典式《中國檔案主題詞表》，雖然設(shè)有幾種檢索方法，但檢索效率仍不高。可利用計算機容量大、速度快、檢索途徑多的特點，制作一部電子版的《中國檔案主題詞表》。
    檔案著錄是對檔案的內(nèi)容和形式特征進行分析、選擇、和記錄的過程。賦予其分類標識的過程，稱為分類標引。賦予其主題標識的過程，稱為主題標引。
    表格式著錄格式直觀，易于掌握，用計算機著錄一般都用表格式。
 
練習：
文件名稱：關(guān)于印發(fā)《檔案館開放檔案暫行辦法》的通知
文件內(nèi)容："經(jīng)請示內(nèi)容國務(wù)院，現(xiàn)將《檔案館開放政策檔案的辦法》發(fā)給你們，請按照本地區(qū)、本單位實際情況積極貫徹執(zhí)行。"
有關(guān)數(shù)據(jù)：
        分類號：A-236           檔號：2-1-3-3
        文號：國檔發(fā)（1986）2號；
        保管期限：長期
        文本：正本  發(fā)文日期：1986年2月7日
        附件：《檔案館開放檔案暫行辦法》
        規(guī)格：16開，3頁
    作用  
　　檔案檢索工具是記錄、報道和查找檔案的工具。它的基本職能有兩個方面：1）存儲。即把檔案的有特征著錄下來，按照一定的順序加以排列或進行客觀的描述，以二次文獻或三次文獻的形式將檔案信息集中起來；2）查檢。即向利用者提供檔案的線索，借利用者了解和查詢檔案時使用。檔案檢索工具既是存儲結(jié)果的最終體現(xiàn)，又是查檢活動的必要條
件，對檢索效率具有重要的甚至可以說是決定性的影響。
　　檔案檢索工具在檔案管理中具體表現(xiàn)為以下作用。
    (一）橋梁作用
    檔案的數(shù)量龐大，并隨著時間的推移而增加，內(nèi)容繁雜，涉及社會實踐活動的各個方面，對于利用者來說猶如檔案之海，如果不借助于科學(xué)的方法和手段，便無法從中獲取所需檔案。檔案檢索工具在檔案和利用者的特定需要之間架設(shè)了一道“橋梁”，溝通了二者的借需關(guān)系，利用者借助檢索工具便可以較為迅速準確地獲取所需檔案。也有人將這種橋梁作用比喻為“打開信息寶庫的鑰匙”，使用它才可以開戶檔案信息寶庫之門，滿足特定的需求。
   （二）交流作用
    檔案檢索工具中存儲了大量的檔案信息，它不僅可以提供查詢，同時可成為檔案館（室）與利用者、檔案館（室）之間的交流工具。利用者借助它可以了解檔案的分布、內(nèi)容、價值等信息，檔案館（室）借助它可以互相了解館藏情況，互通有無，提高服務(wù)質(zhì)量。
   （三）管理作用
　　檔案檢索工具記錄了檔案的主要內(nèi)容和形式特征，集中、濃縮地揭示了館藏情況，檔案工作人員可以通過檢索工具概要了解館藏檔案的內(nèi)容、形式、數(shù)量等情況，為檔案管理業(yè)務(wù)活動提供一定的依據(jù)。尤其是館藏性檢索工具反映檔案實體順序，在庫房管理、檔案數(shù)量統(tǒng)計等管理活動中直接發(fā)揮作用。各種檢索工具還是檔案工作人員查找檔案、提供咨詢、開展檔案編研工作的必要手段。
    上述3個方面的作用是就檔案檢索工具的整體而言的，某一種檢索工具可側(cè)重于其中一個或兩個方面。
    二、檔案檢索工具的分類
　　檔案檢索工具的種類較多，根據(jù)不同的標準可進行不同的分類。目前比較常見的分類方法有以下幾種。
    1、 按編制方式分為
    目錄、索引、指南。
    2、 按載體形式分為
    書本式檢索工具
    卡片式檢索工具
    縮微檢索工具
    機讀式檢索工具
    3、 按檢索范圍分為
    全宗范圍檢索工具
    檔案館范圍檢索工具
    專題范圍檢索工具
　　館際檢索工具
    4、 按功能分
    館藏性檢索工具
    查檢性檢索工具
    介紹性檢索工具
　　需要特別指出的是，隨著計算機技術(shù)在檔案工作中的應(yīng)用，很多傳統(tǒng)的手工式的目錄被計算機數(shù)據(jù)庫形式所取代，它們已經(jīng)或即將退出歷史舞臺，不需要單獨編制了。但了解一下傳統(tǒng)的目錄，對建立數(shù)據(jù)庫還是有幫助的。
　　案卷目錄是以案卷為單位，依據(jù)檔案整理順序編排的檢索工具。
　　案卷目錄一般采用書本式，其目錄表包括：順序號（案卷號）、案卷標題、年度、卷內(nèi)文件頁數(shù)、保管期限、備注等。格式如圖。
 表中的備注是用來記載案卷中某些需要特殊說明的問題，如移出、銷毀、卷內(nèi)文件的增減、霉爛、字跡模糊等。
　　案卷文件目錄亦稱“卷內(nèi)文件目錄匯集”或“全引目錄”。它將一全宗內(nèi)的案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄匯編成冊，兼有案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄之功能。
　　全宗目錄是一種介紹檔案館所有全宗狀況的檢索工具，它的內(nèi)容包括全宗的名稱、全宗號、全宗內(nèi)案卷數(shù)量及起止年代。其編制目的是向利用者概要地揭示本館所藏檔案的范圍，以及用于檔案的統(tǒng)計和保管工作。全宗目錄適合于檔案數(shù)量較大，全宗較多的大中型檔案館。
　　分類目錄是根據(jù)體系分類法的原理，以分類號為排檢項，依據(jù)檔案分類表的體系組織起來的一種檢索工具。分類目錄的主要特點是系統(tǒng)地揭示檔案的主題內(nèi)容，具有較強的族性檢索功能。各檔案館的手工檢索分類目錄大多采用卡片式。
　　主題目錄是根據(jù)主題法的原理，將檔案的主題按字順序排列的一種目錄。主題目錄的主要特點是能夠集中地揭示有關(guān)同一事物的檔案的內(nèi)容，具有較好的特性檢索功能。
　　專題目錄是集中、系統(tǒng)地揭示檔案館內(nèi)有關(guān)某一專門事物、某一專門內(nèi)容檔案的檢索工具。
　　文號索引是揭示檔案的文號和檔號之間對應(yīng)關(guān)系的一種檢索工具，它提供了一條按文號檢索檔案的途徑。文號索引一般采用表格形式，所以通常稱之為文、檔案對照表。也有的檔案室以文號為檢索項設(shè)置較為全面的項目，形成文號目錄。
    人名索引是揭示檔案中所涉及的人物并指明出處的一種檢索工具。在檔案利用中檢索人物占有相當?shù)谋戎兀捎谠跇祟}中很少反映人名，以所只有編制專門的人名索引才能解決這個問題。
 　 人名索引包括人名和檔號兩部分，即把人名引向所在檔案的檔號，利用者通過索引的指引，可以查到某一人物的材料。
  　人名索引可以分為綜合性和專題性兩種。綜合性人名索引是將館藏檔案中所涉及到的全部人名編成索引，專題性人名索引是根據(jù)所列專題范圍，如任免、獎勵、處分等對涉及該專題的人名編制索引。
　　地名索引是揭示檔案中所涉及的地名并指明出處的一種檢索工具。以編史修志為目的的利用者往往需要反映某一地區(qū)各方面情況的檔案材料，地名索引可較好地滿足這一類利用需求，從地區(qū)角度提供較為全面的檔案線索。
　　檔案館指南是一種全面、系統(tǒng)介紹館藏檔案情況的工具書，又稱檔案館介紹。它是檔案館面對社會的一種宣傳、報道性工具，借助這種工具，利用者可以較為全面地了解館藏檔案情況及利用檔案過程中所需的各種信息。
    檔案館指南從揭示館藏的詳簡程度上可分為簡明指南和詳細指南，從揭示檔案館的范圍上可分為單一檔案館指南。
　　檔案館指南一般應(yīng)包括6部分內(nèi)容。
     ．說明或序言
　　 ．目錄
　　 ．檔案館概況
　　 ．館藏檔案情況介紹
　　 ．館藏資料情況介紹
     ．附錄
　　全宗指南是揭示檔案館內(nèi)某一全宗檔案情況的工具書，又稱全宗介紹。全宗指南的內(nèi)容主要包括以下3個部分。
     Ａ．立檔單位和全宗的歷史概況
    在檔案利用活動中，對立檔單位歷史的了解直接關(guān)系到對檔案內(nèi)容的理解。因為檔案是歷史的記錄，不了解檔案產(chǎn)生單位的性質(zhì)、職能及機構(gòu)設(shè)置情況，就難以全面認識該機關(guān)檔案的價值。這一困難尤其發(fā)生在后代人利用前代人形成的檔案，同代人利用其他機關(guān)形成的檔案等情況中。對立檔單位情況的介紹主要包括單位名稱、隸屬關(guān)系、性質(zhì)、任
務(wù)、內(nèi)部組織機構(gòu)、主要領(lǐng)導(dǎo)人等方面的情況和沿革。
　　Ｂ．全宗內(nèi)檔案概況
    主要包括檔案的來源、數(shù)量、進館日期、整理、保管、鑒定情況、完整程度、所編制的檢索工具等。
　　Ｃ．檔案的內(nèi)容與成分
    一般依原整理體系加以介紹，如果是按組織機構(gòu)分類的，可按照機構(gòu)逐一介紹，如果是按問題分類的，可按原劃分的類目逐一介紹，這樣介紹起來比較方便，而且由于與整理情況相對應(yīng)，也比較清晰。介紹檔案內(nèi)容時原則上是以案卷為單位，亦可視實際情況靈活掌握，對于若干個問題相近或相同的案卷可合并介紹；對有特色和價值較大的文件可單獨介紹。
　　專題指南是介紹報道檔案館中反映某一特定題目檔案的工具書，又稱專題介紹。專題指南的基本結(jié)構(gòu)可由以下3部分組成。
       ．序言
       ．檔案內(nèi)容介紹
       ．附錄