根據(jù)《規(guī)定》第三條，機關(guān)文件材料歸檔范圍包括四個方面：一是反映本機關(guān)主要職能活動和基本歷史面貌 的，對本機關(guān)工作、國家建設(shè)和歷史研究具有利用價值的文件材料；二是機關(guān)工作活動中形成的在維護(hù)國家、集體和公民權(quán)益等方面具有憑證價值的文件材料；三是本機關(guān)需要貫徹執(zhí)行的上級機關(guān)、同級機關(guān)的文件材料；下級機關(guān)報送的重要文件材料；四是其他對本機關(guān)工作具有查考價值的文件材料。
機關(guān)文件材料歸檔范圍四款原則規(guī)定，既是機關(guān)判斷文件材料是否歸檔的價值標(biāo)準(zhǔn)，同時又賦予了機關(guān)在編制本機關(guān)文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性，便于各機關(guān)從實際工作出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)具體職能活動，合理開展機關(guān)文件材料歸檔范圍的編制工作。
《規(guī)定》對機關(guān)文件材料歸檔范圍只是作上述四款原則上區(qū)分，原因在于機關(guān)文件材料涵蓋了機關(guān)在其工作活動中形成的所有文件材料，不僅包括了文書材料，而且包括了非文書材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不僅包括了紙質(zhì)文件材料，而且也包括非紙質(zhì)文件材料，如磁性載體文件、電子文件等。文件材料的內(nèi)容及其載體差異性較大，內(nèi)容也較為龐雜，如果在《規(guī)定》中詳細(xì)概括或全部指明機關(guān)文件材料的歸檔范圍既不科學(xué)，也不實際，在技術(shù)處理上也存在操作上的困難。因此，國家檔案行政管理部門只對機關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性規(guī)定。本著“先易后難，分開處理”的原則，《規(guī)定》對機關(guān)文書材料的歸檔范圍有具體要求，對非文書和非紙質(zhì)載體文件材料歸檔范圍也提出了要求，即“機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”。
機關(guān)文件材料歸檔范圍四款原則規(guī)定，既是機關(guān)判斷文件材料是否歸檔的價值標(biāo)準(zhǔn)，同時又賦予了機關(guān)在編制本機關(guān)文件材料歸檔范圍的自主性和靈活性，便于各機關(guān)從實際工作出發(fā)，根據(jù)本機關(guān)具體職能活動，合理開展機關(guān)文件材料歸檔范圍的編制工作。
《規(guī)定》對機關(guān)文件材料歸檔范圍只是作上述四款原則上區(qū)分，原因在于機關(guān)文件材料涵蓋了機關(guān)在其工作活動中形成的所有文件材料，不僅包括了文書材料，而且包括了非文書材料，如科技文件材料、人事文件材料等；不僅包括了紙質(zhì)文件材料，而且也包括非紙質(zhì)文件材料，如磁性載體文件、電子文件等。文件材料的內(nèi)容及其載體差異性較大，內(nèi)容也較為龐雜，如果在《規(guī)定》中詳細(xì)概括或全部指明機關(guān)文件材料的歸檔范圍既不科學(xué)，也不實際，在技術(shù)處理上也存在操作上的困難。因此，國家檔案行政管理部門只對機關(guān)各類文件材料的歸檔范圍作宏觀、指導(dǎo)性規(guī)定。本著“先易后難，分開處理”的原則，《規(guī)定》對機關(guān)文書材料的歸檔范圍有具體要求，對非文書和非紙質(zhì)載體文件材料歸檔范圍也提出了要求，即“機關(guān)形成的人事、基建、會計及其他專門文件材料的歸檔范圍和檔案保管期限，按國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行”。
來源: 中國檔案出版社
