《文書檔案保管期限表》第1至6條，對同一會議形成的文件材料在歸檔時區分為不同的保管期限，這主要是根據各種文件材料的價值大小確定的。在編制檔案保管期限表時，不一定將同一職能活動形成的所有文件材料都劃入同一保管期限。每一項職能活動都有其主要、核心內容，形成的文件材料有的是反映職能活動主要內容、主要過程的，有的是反映事務性活動的，價值程度不同，所以不能在保管期限的劃分上同等對待。
有的機關在對會議文件材料歸檔時不僅將召開會議形成的所有文件材料劃入歸檔范圍，而且在保管期限劃分上采用了同一保管期限，理由是遵循會議文件材料的成套性原則，便于查找利用。其實這種觀點是不對的，首先，用這種劃分方法判斷檔案價值是不科學的，會議文件全部歸檔、而且全部定為相同保管期限，這是一種機械的、簡單化的做法，是不符合《規定》精神的。同一會議文件材料應有重要與一般、主要與次要之分，在劃分保管期限時應有所區別。其次，隨著信息技術、計算機技術的快速發展，查找利用檔案變得越來越便捷，基于傳統手工檢索的成套歸檔整理原則將被逐步打破，對同一會議文件材料歸檔并界定為不同保管期限不僅不會對查找利用帶來負面影響，而且會對科學開展檔案保管期限劃分工作起到積極的促進作用。
有的機關在對會議文件材料歸檔時不僅將召開會議形成的所有文件材料劃入歸檔范圍，而且在保管期限劃分上采用了同一保管期限，理由是遵循會議文件材料的成套性原則，便于查找利用。其實這種觀點是不對的，首先，用這種劃分方法判斷檔案價值是不科學的，會議文件全部歸檔、而且全部定為相同保管期限，這是一種機械的、簡單化的做法，是不符合《規定》精神的。同一會議文件材料應有重要與一般、主要與次要之分，在劃分保管期限時應有所區別。其次，隨著信息技術、計算機技術的快速發展，查找利用檔案變得越來越便捷，基于傳統手工檢索的成套歸檔整理原則將被逐步打破，對同一會議文件材料歸檔并界定為不同保管期限不僅不會對查找利用帶來負面影響，而且會對科學開展檔案保管期限劃分工作起到積極的促進作用。
來源: 中國檔案出版社
