本機關代上級機關起草并被采用的重要法規性文件、專項業務文件的最后草稿一般是指經本機關領導同意后報上級機關的最后稿本。《文書檔案保管期限表》第8條第4款將這些文件定為保管30年。
在機關行使職能活動過程中，要代上級機關起草有關屬于本機關、本行業、本系統業務的法規政策性文件，以上級機關名義制發或轉發。例如，《機關檔案工作條例》是一部重要的有關機關檔案工作的法規性文件，起草機關是國家檔案局，最后以中央辦公廳、國務院辦公廳名義聯合印發。國家檔案局上報給中辦、國辦的最后稿本就由國家檔案局歸檔，保管期限定為30年；中辦、國辦對國家檔案局上報的《機關檔案工作條例》稿本可能有某些改動，也可能沒有改動，最后以兩辦名義聯合下發。歸檔時，聯合發文的雙方，中辦作為主辦單位，將該文件定為永久保管；國辦作為協辦單位，將該文件定為保管30年。國家檔案局收到該文件的正式文本時，按照“上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件”將其定為永久。
在機關行使職能活動過程中，要代上級機關起草有關屬于本機關、本行業、本系統業務的法規政策性文件，以上級機關名義制發或轉發。例如，《機關檔案工作條例》是一部重要的有關機關檔案工作的法規性文件，起草機關是國家檔案局，最后以中央辦公廳、國務院辦公廳名義聯合印發。國家檔案局上報給中辦、國辦的最后稿本就由國家檔案局歸檔，保管期限定為30年；中辦、國辦對國家檔案局上報的《機關檔案工作條例》稿本可能有某些改動，也可能沒有改動，最后以兩辦名義聯合下發。歸檔時，聯合發文的雙方，中辦作為主辦單位，將該文件定為永久保管；國辦作為協辦單位，將該文件定為保管30年。國家檔案局收到該文件的正式文本時，按照“上級機關制發的屬于本機關主管業務的重要文件”將其定為永久。
來源: 中國檔案出版社
