根據(jù)《規(guī)定》第十條，“機(jī)關(guān)對(duì)應(yīng)歸檔電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息等要進(jìn)行相應(yīng)歸檔”；本條對(duì)電子文件歸檔時(shí)的組成要件提出了特殊要求，以確保電子檔案的長(zhǎng)期有效性、可讀性。元數(shù)據(jù)是指描述電子文件數(shù)據(jù)屬性的數(shù)據(jù)，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數(shù)據(jù)。背景信息是指描述生成電子文件的職能活動(dòng)、電子文件的作用、辦理過(guò)程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對(duì)其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等信息。
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894——2002)對(duì)各種不同類(lèi)型的電子文件收集歸檔，都提出了具體要求。比如，對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)保留文字處理工具軟件，文字型電子文件以XML、RFT、TXT為通用格式。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式。如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲取的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱(chēng)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，則應(yīng)連同專(zhuān)用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一并收集。對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平不斷提高，無(wú)紙化辦公也越來(lái)越普及，電子文件數(shù)量大量產(chǎn)生，如果不對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，那么有朝一日，這些電子文件極有可能成為“死”文件，變成人們無(wú)法打開(kāi)和認(rèn)知的東西。在這方面我們有不少教訓(xùn)，比如，20世紀(jì)80年代和90年代初，一些應(yīng)用計(jì)算機(jī)的單位，普遍使用DOS操作系統(tǒng)，產(chǎn)生了大量電子文件。隨著技術(shù)進(jìn)步和設(shè)備更新，一些單位由于沒(méi)有及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全、有效、完整的遷移，也沒(méi)有保存產(chǎn)生這些電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息的文件材料，導(dǎo)致當(dāng)時(shí)形成的電子文件到如今成為打不開(kāi)、讀不了的“電子檔案”。因此，機(jī)關(guān)在對(duì)電子文件歸檔時(shí)，務(wù)必對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔。
根據(jù)《規(guī)定》第十條，“機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔”，這里規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件。在機(jī)關(guān)文書(shū)處理過(guò)程中，辦理各種文件，常有文件處理單或發(fā)文稿紙，包含有擬辦、批辦、承辦、審核、簽發(fā)等多種不同內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過(guò)程和來(lái)龍去脈。機(jī)關(guān)歸檔時(shí)，應(yīng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本文件一并歸檔。
《電子文件歸檔與管理規(guī)范》(GB／T18894——2002)對(duì)各種不同類(lèi)型的電子文件收集歸檔，都提出了具體要求。比如，對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)保留文字處理工具軟件，文字型電子文件以XML、RFT、TXT為通用格式。對(duì)用掃描儀等設(shè)備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件，收集時(shí)應(yīng)將其轉(zhuǎn)換成通用格式。如無(wú)法轉(zhuǎn)換，則應(yīng)將相關(guān)軟件一并收集。掃描電子文件以JPEG、TIFF為通用格式。對(duì)用計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)或繪圖等設(shè)備獲取的圖形電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明其軟硬件環(huán)境和相關(guān)數(shù)據(jù)。對(duì)用視頻或多媒體設(shè)備獲得的文件以及用超媒體鏈接技術(shù)制作的文件，應(yīng)同時(shí)收集其非通用格式的壓縮算法和相關(guān)軟件，視頻和多媒體電子文件以MPEG、AVI為通用格式。對(duì)用音頻設(shè)備獲得的聲音文件，應(yīng)同時(shí)收集其屬性標(biāo)識(shí)、參數(shù)和非通用格式的相關(guān)軟件。音頻電子文件以WAV、MP3為通用格式。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱(chēng)、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專(zhuān)用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用型電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，則應(yīng)連同專(zhuān)用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等過(guò)程涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一并收集。對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。
當(dāng)今社會(huì)，信息技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和計(jì)算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展，辦公自動(dòng)化水平不斷提高，無(wú)紙化辦公也越來(lái)越普及，電子文件數(shù)量大量產(chǎn)生，如果不對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)、背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔，那么有朝一日，這些電子文件極有可能成為“死”文件，變成人們無(wú)法打開(kāi)和認(rèn)知的東西。在這方面我們有不少教訓(xùn)，比如，20世紀(jì)80年代和90年代初，一些應(yīng)用計(jì)算機(jī)的單位，普遍使用DOS操作系統(tǒng)，產(chǎn)生了大量電子文件。隨著技術(shù)進(jìn)步和設(shè)備更新，一些單位由于沒(méi)有及時(shí)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)的安全、有效、完整的遷移，也沒(méi)有保存產(chǎn)生這些電子文件的元數(shù)據(jù)、背景信息的文件材料，導(dǎo)致當(dāng)時(shí)形成的電子文件到如今成為打不開(kāi)、讀不了的“電子檔案”。因此，機(jī)關(guān)在對(duì)電子文件歸檔時(shí)，務(wù)必對(duì)電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息等文件材料進(jìn)行歸檔。
根據(jù)《規(guī)定》第十條，“機(jī)關(guān)應(yīng)歸檔紙質(zhì)文件材料中，有文件發(fā)文稿紙、文件處理單的，應(yīng)與文件正本、定稿一并歸檔”，這里規(guī)定了紙質(zhì)文件材料歸檔的組成要件。在機(jī)關(guān)文書(shū)處理過(guò)程中，辦理各種文件，常有文件處理單或發(fā)文稿紙，包含有擬辦、批辦、承辦、審核、簽發(fā)等多種不同內(nèi)容，體現(xiàn)了文件形成的過(guò)程和來(lái)龍去脈。機(jī)關(guān)歸檔時(shí)，應(yīng)將文件處理單、發(fā)文稿紙與正本文件一并歸檔。
來(lái)源: 中國(guó)檔案出版社
