搞好收集工作確保企業工程項目檔案

的完整性和準確性

攀成鋼公司 李兆群

隨著國民經濟建設的發展，企業規模擴大，工程項目建設日益增多。在企業工程項目建設中，加強內部管理，提高經濟效益是企業的當務之急。檔案工作是企業工程項目建設日常管理工作中不可缺少的一部分，是維護企業經濟利益、合法權益，體現工程建設真實面貌的一項重要工作，對企業的建設和發展起著重要的作用。

工程項目檔案的完整性、準確性是企業工程項目最基本最重要的屬性，也是評價企業工程項目檔案管理質量的首要標準。工程項目檔案的缺失往往會給企業造成不同程度的損失。比如，由于地下管網圖紙不全，無法了解地下情況，使新工程土建施工無法進行，或者盲目進行，造成管網破壞，迫使企業停工停產；又比如，由于工程項目建設中設備合同的缺失，當發現設備問題時卻無法索賠，使企業蒙受經濟損失等等。因此，在企業工程項目檔案管理中確保檔案的完整性和準確性至關重要，而搞好工程項目檔案的收集工作則是確保完整性、準確性的最關鍵環節。沒有高質量的收集工作，就沒有完整準確的檔案。那末，如何才能做好高質量的收集工作：

一．提高檔案意識，形成工作合力
     一是要加強宣傳。從國家發布的有關檔案的法律法規入手，加大對這些規章制度的宣傳力度，自上而下，增強參與企業工程項目建設全員的檔案意識，引起各級領導干部的重視尤其重要；二要形成工作合力。企業領導人要從人力、物力、財力各方面全力支持企業的檔案工作。對檔案實行統一領導，分級管理，要轉變檔案工作只是檔案管理部門的事的觀念。工程項目檔案文件的收集不僅是檔案人員的職責，也是項目建設者義不容辭的責任。

2．      分門別類明確收集內容

隨著企業做大做強，新建工程項目規模也越來越大，相關的資料不僅內容繁雜，而且數量龐大。單憑人的記憶進行收集是很難保證齊全、完整，負責收集和審查的人也都無法確認其完整。因此，在工程項目建設正式開始的前期工作中，企業工程管理部門應根據檔案管理的有關規定，結合工程初步設計、施工設計，由各專業的工程師編制本專業項目所要收集的資料目錄，經企業項目負責人審查后，作為施工合同附件。在工程項目建設過程中，如發現有遺漏或新增項目，則隨時以書面形式向施工單位補正。這樣，不僅使施工單位資料收集者可以“按圖索驥”收集，也可以對照條目進行收集結果的自查，而且因為收集資料目錄作為了合同附件，帶有強制性，必然大大提高施工單位對資料收集工作的重視度，從而在人員配置、資金投入、過程管理上給以保障，使檔案收集工作能順利而高效地進行。

3．      建立工程項目檔案收集網絡，提高各單位檔案收集人員的業務水平

由于工程浩大、項目眾多、資料龐雜，要想獲得完整準確的工程項目檔案，必須投入相當的人力，形成逐級收集、審定網絡。其網網絡組成如下：

企業檔案管理部門→工程指揮部（工程管理部門）→各專業工程師→施工單位指揮部→施工單位各項目部專業工程師→項目部檔案資料管理員（收集員）→現場施工隊。

以上網絡中，檔案資料從最下一級逐級上交，而上一級對下級上交的資料進行逐級審查、簽字，手續雖然麻煩，但檔案的完整準確卻有了保證；施工單位的檔案資料管理員（收集員）在檔案資料收集網絡中，處于特殊的地位，對檔案的完整性具有舉足輕重的作用。因此施工單位聘用資料員應要求具有大專以上學歷、有高度責任心、辦事條理性強的人員擔任；施工單位的資料收集員應分專業設置，不要重疊兼職，并由企業檔案管理部門對他們進行培訓，提高其對檔案收集工作重要性的認識，傳授必須的相關知識和技能；同時，還要接受各專業工程師簡單的專業知識的指導，使其在資料收集時不至張冠李戴。

4．      企業檔案管理部門工作人員要自始至終介入工程檔案資料收集過程之中

1、檔案部門要主動參與

首先，企業檔案管理部門要參與各專業工程檔案資料收集目錄的編制工作，比照有關規定，檢查是否有漏項。其二，要組織施工單位各專業檔案資料收集人員進行培訓、交流、保持經常性的聯系。其三，在工程施工過程中要了解工程進度，并按工程進度，了解檔案資料收集情況。其四對施工單位已經收集的檔案進行經常性的抽查，并根據發現的問題給出指導性的意見。其五，認真嚴格把好工程竣工后的資料歸檔關。對不符合要求的檔案必須拒收，退回重做。

2、檔案部門要提前介入

檔案工作人員一方面要超前介入，實施全過程跟蹤管理，了解工程項目的實施情況，注重過程檢查；另一方面要把認真、準確地做好項目檔案的收集、整理、立卷和歸檔作為項目法人單位或指揮部、施工單位、監理單位共同的責任，確保各口盡職盡責，整個工程項目檔案才能達到真正意義上的完整、準確、系統，歸檔的文件才能如實反映項目建設的全過程以及竣工后的實際情況。

3、檔案部門要加強歸檔指導

檔案伴隨著實體的建設而產生，建設者是檔案的形成者，了解其中的來龍去脈，最清楚歸檔文件是否齊全、完整及價值大小等。讓建設者積極配合檔案工作人員做好資料的收集、審查、歸檔工作，除了靠制度約束外，檔案工作人員自身還要靈活地協調、處理好各方面的關系，要嘴勤、腿勤、手勤，與項目建設者多交流、多溝通，耐心指導，密切配合，建立起平等和諧的合作關系，才能確保項目檔案文件材料收集工作順利完成。

五．堅持“五級”審核制

工程項目文件收集審核不僅涉及檔案專業本身，還涉及土建、設備、電氣等各專業，僅靠檔案部門是遠遠不夠的。為此，在檔案驗收工作中，建立逐級審核制度十分必要。在具體工作中，應分五個階段進行審核。一是施工單位自審。在交工驗收前，由施工單位進行逐級自審，確認合格后，提交監理單位。二是監理審核。對施工單位提交的施工文件、竣工圖進行全面的審核并核定單位工程質量，確認合格后，在相應的文件上簽署意見或簽字認可。三是質監站審核。單位工程核定后應向質監站進行備案。質監站對質保資料進行審核。四是工程技術人員的審核。由建設單位組織有關現場工程技術人員進行審核。重點審核資料是否齊全、竣工圖是否與現場相符，確認合格，簽字蓋章。五是檔案人員審核。檢查歸檔文件是否齊全、完整，竣工圖是否修改到位，歸檔文件的整理是否規范等，確認合格后，正式辦理移交歸檔手續。經過上述五道程序，審核方從不同的角度對歸檔文件進行全面的審核，有效保證了歸檔文件的完整性、準確性。

六．建立健全考核制度
     企業應該根據國家有關檔案的法律法規，結合本單位的實際情況，制定適合本單位工程項目的有關檔案收集考核制度，對檔案收集工作方面的歸檔范圍、歸檔時間、歸檔要求、歸檔原則等作詳細的說明。首先，企業檔案管理部門要與技改、工程、設備、財務等主要收集歸檔部門建立密切的工作聯系，通過經濟責任制將收集職責細化落實到各有關部門；其次指導相關部門在同勘察、設計、施工、監理單位簽定合同時明確規定檔案資料的編制份數、編制要求，將項目檔案的完整、準確、系統移交作為決算付款條件之一，對外部單位則通過合同將檔案收集工作法定化，確保工程項目收集工作有制可依、有章可循，違章必究。

在建立健全包括收集工作在內的一系列檔案工作制度的同時，還得狠抓制度的落實，加強對制度執行情況的督促和檢查，著力提高制度的執行力，堅決維護制度的權威性和嚴肅性。使工程項目檔案收集工作規范化、標準化。

要想搞好檔案收集工作，必須將檔案工作貫穿整個工程建設的始終，注重從源頭抓起，加強對檔案形成過程的全方位控制，方能確保企業工程項目檔案的完整性和準確性。