企業(yè)檔案管理4

做好企業(yè)民生檔案工作，服務(wù)企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定大局

攀鋼集團(tuán)公司檔案中心 崔衍

[摘 要]本文從服務(wù)企業(yè)穩(wěn)定發(fā)展的角度，闡述了企業(yè)民生檔案的作用和做好企業(yè)民生檔案的重要意義，對(duì)企業(yè)民生檔案工作的現(xiàn)狀進(jìn)行了深刻地剖析，并提出了一些行之有效的建議和對(duì)策。

[關(guān)鍵詞]企業(yè)民生檔案 信息資源體系 利用 發(fā)展與穩(wěn)定

關(guān)注民生、保障民生、改善民生歷來(lái)是黨和政府工作的重點(diǎn)。黨的十七大報(bào)告明確指出：“更加注重社會(huì)建設(shè)，著力保障和改善民生，推進(jìn)社會(huì)體制改革，擴(kuò)大公共服務(wù)，完善社會(huì)管理，促進(jìn)社會(huì)公平正義，努力使全體人民學(xué)有所教、勞有所得、病有所養(yǎng)，住有所居，推動(dòng)建設(shè)和諧社會(huì)。”這不僅指明了我國(guó)改革發(fā)展關(guān)鍵階段社會(huì)建設(shè)的重點(diǎn)內(nèi)容和戰(zhàn)略目標(biāo)，同時(shí)，也為檔案部門民生檔案工作指明了方向: 開(kāi)展民生檔案信息資源體系建設(shè)，加快和提升檔案部門民生檔案信息服務(wù)能力，服務(wù)社會(huì)發(fā)展和穩(wěn)定的大局，為構(gòu)建和諧社會(huì)履行檔案部門應(yīng)盡的責(zé)任與義務(wù)。企業(yè)檔案作為國(guó)家檔案信息資源的重要組成部分，其民生檔案在企業(yè)改革發(fā)展和穩(wěn)定大局中，也發(fā)揮出了越來(lái)越大的作用。

一、企業(yè)民生檔案及其作用

企業(yè)民生檔案是指企業(yè)在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)和相關(guān)社會(huì)活動(dòng)中形成的與企業(yè)職工利益直接相關(guān)的歷史記錄,包括在勞動(dòng)就業(yè)、社會(huì)保障、教育、醫(yī)療等民生領(lǐng)域中形成的各種檔案。企業(yè)民生檔案具有重要的原始性、基礎(chǔ)性、憑證性特征,在解決企業(yè)職工民生問(wèn)題、促進(jìn)企業(yè)穩(wěn)定與發(fā)展乃至構(gòu)建和諧社會(huì)方面都發(fā)揮著重要的基礎(chǔ)性作用。例如，攀鋼一位老職工退休時(shí)，所在單位將其少算了兩年工齡。該職工苦于找不到充分的證據(jù)而多年未能解決，后來(lái)在公司檔案部門的幫助下，于其調(diào)進(jìn)調(diào)出介紹信存根上查到他參軍的記錄，印證了其工齡訴求并得以解決；還有一批2009年退休的職工，認(rèn)為所在單位未把他們下鄉(xiāng)當(dāng)知青和在企業(yè)技校學(xué)習(xí)的時(shí)間算作工齡核算退休工資，后在公司檔案館查到他們?cè)谂手ㄊ兄苓呣r(nóng)村插隊(duì)和攀鋼金江技校學(xué)習(xí)的檔案記錄，才最終得以解決。在實(shí)際工作中，類似的案例我們經(jīng)常遇到，通過(guò)對(duì)民生檔案的提供利用，維護(hù)職工的切身利益，緩解企業(yè)的信訪壓力，既服務(wù)企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定的大局，同時(shí)也為整個(gè)社會(huì)的和諧穩(wěn)定貢獻(xiàn)了企業(yè)檔案部門的綿薄之力。

檔案的價(jià)值在于利用，民生檔案也不例外。據(jù)統(tǒng)計(jì)，近年來(lái)一些國(guó)家檔案館在實(shí)際接待查檔利用者的需求中，查閱民生檔案占全部利用的95%以上。企業(yè)檔案館因其企業(yè)屬性，民生檔案利用的比例雖達(dá)不到這么高，但也占檔案利用總量的絕大部分。如攀鋼檔案館2010年檔案提供利用共計(jì)3477卷，其中涉及工傷鑒定、工齡認(rèn)定、科技進(jìn)步獎(jiǎng)等與職工切身利益密切關(guān)聯(lián)的民生檔案就有3129卷，約占檔案借閱總量的90%。企業(yè)民生檔案工作的重要性可見(jiàn)一斑。圍繞這一重要工作，企業(yè)檔案部門提供最直接、最具體的民生檔案信息資源服務(wù)于企業(yè)的改革發(fā)展,滿足職工對(duì)檔案利用的需求，使職工在涉及切身利益的民生檔案利用中深切體會(huì)到檔案的作用與價(jià)值，這從某種意義上說(shuō)也是對(duì)企業(yè)檔案工作效果顯著的推廣和宣傳，有利于企業(yè)整體檔案意識(shí)的提高。

二、企業(yè)民生檔案管理現(xiàn)狀

1、民生檔案管理規(guī)章與制度建設(shè)相對(duì)滯后

由于民生檔案多為專門檔案且門類眾多，國(guó)家主管部門雖頒布了《關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn)》這一指導(dǎo)性意見(jiàn)，但一直未出臺(tái)操作性和規(guī)范性更強(qiáng)的民生檔案管理規(guī)章與制度。對(duì)企業(yè)檔案管理部門而言，監(jiān)管企業(yè)民生檔案工作無(wú)規(guī)可依；對(duì)立檔單位來(lái)說(shuō)，存在建檔責(zé)任主體不明、職責(zé)不清、歸檔范圍不明確、管理不規(guī)范等問(wèn)題。

2、民生檔案內(nèi)容涉及面廣、來(lái)源分散，不利于集中保管和提供利用

民生檔案涉及門類廣泛、形成部門眾多的特點(diǎn)造成其難以集中收集保管：如職工病歷檔案存放于企業(yè)職工醫(yī)院，人事檔案存放于企業(yè)人力資源管理部門，而計(jì)劃生育和獨(dú)生子女檔案又存放在企業(yè)的計(jì)生部門等等，甚至有些工傷認(rèn)定書等檔案分散于職工個(gè)人手中。大量民生檔案分散保存在形成單位必然造成檔案整理和保管水平參差不齊，檔案信息難以共享，檔案館無(wú)法為企業(yè)職工提供“一站式”查檔服務(wù)。

3、民生檔案信息化水平嚴(yán)重滯后

民生檔案信息化水平不高主要體現(xiàn)在以下兩個(gè)方面：第一是多數(shù)企業(yè)檔案館（室）整體信息化水平不高，或者只是局部的信息化，沒(méi)有構(gòu)建面向整個(gè)企業(yè)的完全共享的檔案信息資源平臺(tái)。第二是民生檔案的數(shù)字化進(jìn)度嚴(yán)重滯后，企業(yè)檔案館（室）存在大量使用檔案管理系統(tǒng)前進(jìn)館保存的民生檔案，這部分檔案基本只有案卷級(jí)條目信息能在計(jì)算機(jī)中查詢，卷內(nèi)條目信息尚未全部錄入系統(tǒng)，更不用說(shuō)對(duì)其內(nèi)容的數(shù)字化，影響了利用者的查閱需求。

4、企業(yè)檔案部門在民生利用工作中大多處于被動(dòng)等待

企業(yè)檔案部門雖然認(rèn)識(shí)到了民生檔案工作的重要性，但由于其企業(yè)屬性，企業(yè)檔案部門的大量工作要圍繞企業(yè)的改革發(fā)展這個(gè)中心，為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)、發(fā)展壯大服務(wù)。在人力、物力、財(cái)力等條件限制下，企業(yè)檔案部門對(duì)民生檔案工作的投入必然會(huì)相應(yīng)的弱化。如大多企業(yè)檔案部門在民生檔案利用方面被動(dòng)等待，甚至存在重物輕人、重企業(yè)輕職工、重集體輕個(gè)人的現(xiàn)象。

三、做好企業(yè)民生檔案，為企業(yè)發(fā)展穩(wěn)定服務(wù)

1、建立健全民生檔案規(guī)范管理的規(guī)章制度

建議國(guó)家相關(guān)部門盡快制定民生檔案規(guī)章制度以指導(dǎo)和規(guī)范民生檔案工作。在國(guó)家政策出臺(tái)之前，企業(yè)檔案部門應(yīng)根據(jù)國(guó)家相關(guān)規(guī)定并結(jié)合本企業(yè)的檔案工作實(shí)際，對(duì)民生檔案的責(zé)任主體和歸檔范圍以及從收集、整編、歸檔、保管到提供利用等整個(gè)工作環(huán)節(jié)制定切實(shí)可行的企業(yè)民生檔案管理暫行辦法或標(biāo)準(zhǔn)。這是做好企業(yè)民生檔案工作的先決條件，為之提供制度保障。

2、推進(jìn)民生檔案信息化建設(shè)

在企業(yè)檔案館（室）的信息化進(jìn)程中，要優(yōu)先對(duì)利用率較高的民生檔案進(jìn)行數(shù)字化工作。可先將其條目信息錄入計(jì)算機(jī)管理系統(tǒng)，并在條件具備時(shí)實(shí)現(xiàn)其檔案原文的數(shù)字化。同時(shí)，盡快構(gòu)建基于企業(yè)全局的檔案信息資源體系，實(shí)現(xiàn)全企業(yè)范圍內(nèi)的民生檔案信息資源無(wú)縫對(duì)接與共享，實(shí)現(xiàn)企業(yè)民生檔案查閱“一站式”服務(wù)，為企業(yè)民生檔案利用工作提供有力的技術(shù)支撐。攀鋼檔案館近年來(lái)對(duì)涉民檔案老數(shù)據(jù)進(jìn)行了卷內(nèi)條目信息錄入工作，已完成工傷、職稱、招工表等民生檔案條目信息錄入共計(jì)21119條，為下一步對(duì)其檔案原文數(shù)字化做好了準(zhǔn)備。同時(shí)，對(duì)通過(guò)公司OA系統(tǒng)產(chǎn)生的電子文件進(jìn)行了電子原文掛接，為構(gòu)建企業(yè)民生檔案信息資源體系奠定了初步基礎(chǔ)。

3、平衡集中與分散的關(guān)系，征集追索散落于部門和個(gè)人手中的民生檔案

如前所述，民生檔案種類繁雜、涉及面廣、牽扯部門眾多的特點(diǎn)造成其難以高度集中統(tǒng)一保管，企業(yè)檔案部門要針對(duì)此情況深入研究、區(qū)別對(duì)待，妥善處理集中與分散的平衡關(guān)系，盡量做到既能最大限度的集中保管，又充分考慮形成單位工作實(shí)際。例如職工醫(yī)院的病歷檔案，它既是醫(yī)院形成的民生檔案，也是以后開(kāi)展診治工作的依據(jù)，將其一刀切地收歸企業(yè)檔案館集中保管顯然于理不合；至于因管理工作不到位而散落于部門和個(gè)人手里的民生檔案則必須由企業(yè)檔案部門集中保管。

筆者在民生檔案利用工作中發(fā)現(xiàn)，早些年尤其是攀鋼籌建之初，檔案工作尚不完善，有些民生檔案散落于部門甚至是個(gè)人手中。例如某廠礦單位未按規(guī)定將職工工傷鑒定表歸檔，而是直接交與職工本人保管。根據(jù)《攀枝花市企業(yè)老工傷保險(xiǎn)待遇納入工傷保險(xiǎn)統(tǒng)籌管理意見(jiàn)》文件要求，攀枝花市勞動(dòng)與社會(huì)保障局從2008年4月開(kāi)始大量接收經(jīng)審核確認(rèn)的老工傷人員。該單位有些職工因工傷鑒定表保管不善或丟失而造成無(wú)法通過(guò)資格審查的遺憾。還有一些民生檔案存放于職工所在廠礦單位或是當(dāng)時(shí)經(jīng)辦人員手上，把這些民生檔案收回保管是企業(yè)檔案部門做好民生檔案工作的當(dāng)務(wù)之急，是維護(hù)企業(yè)民生檔案齊全完整及構(gòu)建企業(yè)民生檔案信息資源體系的必要舉措。

4、發(fā)揮企業(yè)檔案部門主觀能動(dòng)性，變被動(dòng)為主動(dòng)，積極開(kāi)發(fā)民生檔案信息資源

企業(yè)檔案部門要采取多種途徑和方式，積極開(kāi)發(fā)民生檔案資源，如編制民生檔案專題目錄、編撰涉民政策文件匯編、構(gòu)建民生檔案信息平臺(tái)等。檔案包含憑證和參考效用，憑證即檔案的法律效力，參考則側(cè)重于其信息價(jià)值。民生檔案中如工傷認(rèn)定書、招工表等主要用于憑證性利用；而企業(yè)制定或轉(zhuǎn)發(fā)的涉民政策性文件則屬于參考性利用。對(duì)于前者，企業(yè)檔案部門可以編制民生檔案專題目錄，甚至有條件的企業(yè)可以建立民生專題檔案專庫(kù)保管。對(duì)于后者，企業(yè)檔案部門一是要聯(lián)合企業(yè)相關(guān)部門編撰民生政策匯編，把涉及職工權(quán)益的國(guó)家和企業(yè)相關(guān)政策文件集中收納進(jìn)行專題編研，便于職工便捷、迅速地查閱了解與自己利益相關(guān)的文件，避免大海撈針之苦；二可借助企業(yè)辦公系統(tǒng)和企業(yè)網(wǎng)站兩大公開(kāi)平臺(tái)，將各種政策性文件信息實(shí)現(xiàn)共享，便于職工隨時(shí)隨地了解所需檔案信息。

5、加強(qiáng)涉民政策知識(shí)培訓(xùn)，提高檔案人員民生檔案服務(wù)素質(zhì)

筆者在民生檔案利用工作實(shí)際中發(fā)現(xiàn)，有很多職工查閱涉民政策性文件時(shí)對(duì)要查找的檔案不明確，更多的時(shí)候只能給檔案工作人員一個(gè)很模糊的概念或者查閱目的。檔案工作人員在對(duì)相關(guān)民生政策文件不熟的情況下，很難提取準(zhǔn)確的關(guān)鍵詞進(jìn)行檢索，這樣就會(huì)造成無(wú)法提檔的遺憾，即便經(jīng)過(guò)努力檢索成功也會(huì)浪費(fèi)大量的時(shí)間、精力，降低檢索利用的效率。例如有個(gè)職工滿25年工齡欲提前退休，到公司檔案館查詢企業(yè)相關(guān)的政策規(guī)定。工作人員先后使用“預(yù)退”、“離崗休息”、“提前退養(yǎng)”等多個(gè)關(guān)鍵詞進(jìn)行查詢均未查到，詢問(wèn)人事部門后得知該檔案屬于下崗分流方面的文件，最終用“下崗分流”這個(gè)關(guān)鍵詞將其查到。所以，檔案工作人員尤其是提供檔案利用的工作人員，一定要加強(qiáng)涉民政策知識(shí)的學(xué)習(xí)和培訓(xùn)，熟知政府和企業(yè)的各種涉民政策性文件，便于在職工不清楚相關(guān)政策的情況下為其精確定位，提高民生檔案利用工作效率。

企業(yè)民生檔案關(guān)系企業(yè)職工的切身利益，直接影響企業(yè)的發(fā)展與穩(wěn)定。搞好民生檔案工作是落實(shí)國(guó)家民生政策、實(shí)現(xiàn)以人為本、促進(jìn)社會(huì)公平正義、構(gòu)建和諧社會(huì)的重要舉措，是企業(yè)檔案工作的重中之重。企業(yè)檔案管理部門務(wù)必要切實(shí)做好企業(yè)民生檔案工作，服務(wù)于企業(yè)發(fā)展和穩(wěn)定的大局。

參考文獻(xiàn)

[1]國(guó)家檔案局.關(guān)于加強(qiáng)民生檔案工作的意見(jiàn) 檔發(fā)[2007]12號(hào)。

[2]王彤.企業(yè)職工的長(zhǎng)遠(yuǎn)利益 檔案部門的社會(huì)職責(zé) 中國(guó)檔案,2010(4):24-25。

[3]唐文君.職工檔案規(guī)章制度建設(shè)的實(shí)踐與思考 中國(guó)檔案,2010(4):28-29。

[4]張振嘉.人事檔案的知情權(quán)問(wèn)題研究 檔案學(xué)通訊,2010(5):44-46。