嚴永官
商業(yè)性檔案寄存行業(yè)是指各類依法登記，通過為客戶提供檔案管理服務而獲取贏利的企業(yè)。它的出現(xiàn)是檔案信息資源社會化的結(jié)果，是社會分工細化的產(chǎn)物。
近年來，商業(yè)性檔案寄存行業(yè)發(fā)展很快，在我國檔案管理尤其是企業(yè)檔案管理中發(fā)揮了一定的作用。但回觀其現(xiàn)狀，也出現(xiàn)了一些不協(xié)調(diào)的現(xiàn)象。如作為一項檔案保管的特殊行業(yè)，還沒有納入當?shù)貦n案行政管理部門的管理視野之內(nèi)、還沒有一套行之有效的創(chuàng)辦規(guī)范、還沒有建立行業(yè)協(xié)會等等。本文試就通過對其現(xiàn)狀的分析，對商業(yè)性檔案寄存行業(yè)如何依法規(guī)范管理提出一些粗淺的設(shè)想。
1.商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的產(chǎn)生
1.1我國檔案工作實際情況的需要
隨著改革不斷深化,市場經(jīng)濟逐步建立，經(jīng)濟成分由單一性向多元化發(fā)展。一些國有企業(yè)在改制、聯(lián)合、兼并、破產(chǎn)過程中，企業(yè)檔案存在亂堆亂放，無人管理，沒有單位接收，甚至出現(xiàn)隨意銷毀的現(xiàn)象；很多外資企業(yè)、私營和民營企業(yè)不愿意在企業(yè)內(nèi)部投入較多的人、財、物力，設(shè)置專門的檔案保管部門或?qū)Ｂ毴藛T；一些企業(yè)即使設(shè)立了檔案室，但檔案保管條件差，檔案隨意銷毀現(xiàn)象也時有發(fā)生。
事實上，隨著檔案信息數(shù)量的爆炸式增長以及政府機構(gòu)改革和企業(yè)降低成本的需要，對于一些每年都會產(chǎn)生大量業(yè)務類憑證的企業(yè)來講，原先那種“小而全”的檔案管理方式，顯然已經(jīng)難以適應企業(yè)發(fā)展的需要。于是，如何讓這些企業(yè)既投入最小的人、財、物力，又能滿足他們對檔案的保管需求，實現(xiàn)檔案管理效益最大化，便成了檔案保管領(lǐng)域亟待解決的問題。
1.2檔案館開展檔案寄存服務的過渡
面對一些企業(yè)為了節(jié)省成本、提高效益，特別是部分轉(zhuǎn)制和破產(chǎn)企業(yè)出現(xiàn)檔案向外寄存的急切需要的實際，各地國家綜合檔案館便建立起一些中介性質(zhì)的文件、檔案管理機構(gòu)，承擔起了這部分任務。如：早在1998年8月9日，我國首家檔案寄存中心經(jīng)深圳市政府批準，在深圳市檔案局(館)成立。隨后又有江蘇常熟市文件資料服務中心、北京昌平的文件資料服務中心等。
隨著檔案館對外寄存業(yè)務的開展，有些地方還制訂了相應的規(guī)范，如《河南省檔案館寄存檔案管理辦法》第二條指出：“凡在本省的各類企事業(yè)單位、中介機構(gòu)、金融、保險及其它社會組織和個人，收藏的具有保存價值且又不屬于省、市、縣檔案館接收范圍的檔案資料，均可寄存在本館?！?/span>
但由于這些檔案中介機構(gòu)都是由檔案局（館）建立的，屬于檔案館的業(yè)務拓展。所以盡管能夠緩解一些單位眼前所面臨的檔案管理和利用的矛盾，但卻并不是解決問題的根本性辦法。
1.3國外商業(yè)性檔案寄存理念的影響
國外商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的名稱多為商業(yè)性的“文件中心”，最早起源于20世紀40年代的美國。它經(jīng)歷了半個多世紀的發(fā)展，在歐美等發(fā)達國家，現(xiàn)在已經(jīng)成為了一個比較成熟的文件管理機構(gòu)。由于其經(jīng)濟實用、管理高效的特點而倍受國際文件、檔案界的推崇，并被譽為“現(xiàn)代最富有生命力的新型檔案機構(gòu)”。進入二十世紀八十年代后，商業(yè)性文件中心在數(shù)量、規(guī)模和技術(shù)水平上更是得到了迅猛發(fā)展，出現(xiàn)了以美國“鐵山”（Iron Mountain Incorporated）為代表的數(shù)千家檔案數(shù)據(jù)管理機構(gòu)。同時，這種促進和提升我國檔案信息領(lǐng)域服務外包的理念對我國檔案工作發(fā)展實際的需要也產(chǎn)生了影響。
1.4外資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的登陸
上世紀九十年代末期，一些跨國跨地區(qū)檔案管理機構(gòu)，由于看好中國內(nèi)地在檔案信息保護市場的巨大潛力，紛紛登陸。在上海、廣州、北京、沈陽等一線城市設(shè)立經(jīng)營機構(gòu)，拓展業(yè)務。這些外資檔案管理公司在檔案信息管理領(lǐng)域中較長的運營歷史、成熟的運營模式和先進的理念，往往更容易被國內(nèi)的外資企業(yè)接受。
如“上海信安達檔案文件管理有限公司”作為第一家將檔案文件和信息專業(yè)管理的理念帶入中國的公司，于上世紀九十年代首先在上海登陸，隨后又建立了廣東、青島、大連、成都等多家分公司。又如德保檔案文件管理（原名歐斯吉中國），也早在2003年就已進入中國市場運作，并已擴展到全國6大主要城市。
但是，由于受到國情、理念和我國有關(guān)檔案管理的法律、法規(guī)的影響，他們在拓展內(nèi)資機構(gòu)市場時，會遇到諸多困難，在短期內(nèi)很難占據(jù)國內(nèi)市場的主導地位。
1.5內(nèi)資商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的興起
據(jù)查詢，建立較早的北京世紀鼎立電子科技服務有限公司，經(jīng)過十多年的經(jīng)營發(fā)展，于2003年就通過了ISO9001:2000質(zhì)量管理體系、ISO14001:2000環(huán)境管理體系和職業(yè)健康管理體系三重認證。
從上海地區(qū)來看，內(nèi)資的檔案寄存企業(yè)集中于2009年左右建立，目前已經(jīng)發(fā)展到有仁通、華信、國盈金融、固銓等10多家。而且各家的發(fā)展速度都很快。如“上海固銓檔案管理技術(shù)有限公司”于2009年建立至今，在短短的4年時間里，已經(jīng)發(fā)展到擁有庫房建筑面積2萬平方米，可拓展建筑面積6萬平方米；寄存檔案已從2010年的2793標準箱發(fā)展到2013年3月的130107標準箱（標準箱規(guī)格：長45cm、寬33cm、高26cm）；客戶也已經(jīng)發(fā)展到擁有中國太平洋保險集團有限公司、中國銀行上海市分行、上海市第九人民醫(yī)院等40多家。
2.我國商業(yè)性檔案寄存服務行業(yè)的現(xiàn)狀
2.1商業(yè)性檔案寄存是對國家檔案館檔案寄存的有效補充
根據(jù)《檔案法》第十六條關(guān)于“集體所有的和個人所有的對國家和社會具有保存價值的或者應當保密的檔案，檔案所有者應當妥善保管。對于保管條件惡劣或者其他原因被認為可能導致檔案嚴重損毀和不安全的，國家檔案行政管理部門有權(quán)采取代為保管等確保檔案完整和安全的措施”的規(guī)定，不少國家綜合檔案館通過設(shè)立檔案寄存中心來為各類企業(yè)、社會團體以及個人提供檔案寄存等服務。這種形式雖然有設(shè)施、人員、聲譽和各種有形和無形資源等特定優(yōu)勢，也解決了部分單位檔案無處存儲的窘境。但由于國家綜合檔案館依據(jù)《檔案法》第八條的規(guī)定，其主要職責“是集中管理檔案的文化事業(yè)機構(gòu)，負責接收、收集、整理、保管和提供利用各分管范圍內(nèi)的檔案”。加上其儲能的相對有限，不能滿足為不具備充分保管條件以及配備檔案保管條件成本過高的企業(yè)、破產(chǎn)企業(yè)、社會團體的檔案寄存提供服務，更難以滿足社會接受檔案寄存觀念后的更大需求。
于是，我國內(nèi)資的商業(yè)性檔案寄存服務行業(yè)就應運而生，主要承擔了除依法應當進入國家檔案館永久、長期保存，能夠維護黨和國家歷史面貌的檔案以外的各類社會組織需要在一定時間內(nèi)給予有效保管的檔案。盡管這些單位在其檔案流向中可能會有交叉，即一部分黨政管理檔案可能要向綜合檔案館移交，但其大量的憑證卻并不屬于國家檔案館需要接收的對象。所以，這種商業(yè)性的檔案寄存服務是對檔案部門的有益補充，它滿足了當前我國對檔案多元化管理的需求，與檔案部門并不沖突，更不存在代替或取代的問題。
2.2商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的特點
2.2.1.運作機制靈活。由于是商業(yè)性寄存企業(yè)，所以只要在不違背相關(guān)法律、法規(guī)的前提下，可以靈活運用各種機制，在企業(yè)自身管理和寄存業(yè)務運作兩個方面來調(diào)動積極性，搞活檔案寄存活動，獲得很好的生存環(huán)境。
2.2.2.服務對象面廣?？梢詾楦鞣N所有制、各種規(guī)模、各種業(yè)務類型的機構(gòu)提供服務，只要該機構(gòu)具有檔案寄存方面的需要。從機構(gòu)來看，除國家檔案部門接收的黨政機關(guān)、事業(yè)單位以外，破產(chǎn)企業(yè)、國有企業(yè)、外資企業(yè)、民營和私營企業(yè)等都可以納入其服務的范疇。當然，主要還是醫(yī)療保健行業(yè)、法律行業(yè)、金融服務業(yè)等在主要業(yè)務中會產(chǎn)生大量憑證的單位。如中國銀行上海市分行，目前的憑證量已經(jīng)達到每年產(chǎn)生5000-6000萬張，并且保持每年10%的遞增率。
2.2.3.服務內(nèi)容專指。首先從檔案實體來看，進入商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的檔案，主要是各單位形成的既具有查考利用價值，又并非需要永久保存，只在相當一個時間段里不能銷毀的檔案。其次從檔案內(nèi)容來看，主要是一些雖然信息化程度較高，原始憑證都已經(jīng)有了電子文本，但在特定情況下還需要提供原始憑證作為法律依據(jù)的這部分憑證。再次從服務項目來看，主要是檔案保管、檔案檢索及遞送、檔案數(shù)字化、檔案和數(shù)據(jù)信息的安全銷毀等。
2.2.4.服務措施到位。商業(yè)性檔案寄存企業(yè)為了達到在服務社會的同時獲得贏利的目的，可以為各單位提供上門預約、整理指導、安全保管、提供利用等全方位的優(yōu)質(zhì)服務。為了最大限度為客戶節(jié)約成本，最大化為客戶調(diào)閱提供便捷，往往會自主研發(fā)一系列配套軟件，只要是在該企業(yè)接收范圍內(nèi)的任何單位或個人有需求，都可以通過電話或者網(wǎng)絡的方式與企業(yè)聯(lián)系，客戶足不出戶即可調(diào)閱檔案。
2.2.5.服務結(jié)果雙贏。企業(yè)自身通過提供服務獲取利潤和發(fā)展壯大；服務對像可以節(jié)約檔案保管成本，更好地集中精力從事自身的專業(yè)工作。
3.商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展趨勢分析
3.1.需要節(jié)約檔案保管成本的客戶源充足
從目前商業(yè)性檔案寄存行業(yè)明確的主要服務對像來看，潛在客戶面廣量大。分析產(chǎn)生潛在客戶的主要原因有四：一是隨著公民法律意識和維權(quán)意識的增強，一旦進入法律程序都需要以原始憑證作為依據(jù)。二是企業(yè)信息化水平的提高，大量的原始憑證都已經(jīng)有電子版本保存，所以一般情況下的使用多以電子版本來滿足，而原始憑證可以集中異地保存。三是房地產(chǎn)投資成本的加大，使得自行建庫的“小而全”保存方式已經(jīng)不再適宜。四是原始憑證由專門機構(gòu)集中保存安全可靠，由于專業(yè)的檔案寄存企業(yè)具有檔案安全保管的各項條件，所以客戶將檔案寄存過去便會既省心又放心。
3.2.隨著商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的發(fā)展，客戶必將大為拓展
隨著實踐的發(fā)展和宣傳的深入，人們將更多地接受這樣一種檔案管理模式。只要商業(yè)性檔案寄存企業(yè)在建立之初，即建立一套客戶所認可的、比較系統(tǒng)、可行的檔案管理服務制度，從而獲得客戶的信賴，就能讓潛在客戶從同類單位獲得的收益中得到啟發(fā)，從而不斷進入正式客戶的行列。繼而在之后的發(fā)展壯大過程中，不斷的加強體制建設(shè)，逐步形成我國相對完善的檔案寄存服務體系。
4.商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的規(guī)范管理
4.1.納入本地區(qū)檔案行政管理部門的監(jiān)督與指導
商業(yè)性檔案寄存行業(yè)在我國正處于起步階段，無論在規(guī)模和數(shù)量上，將會得到迅速地發(fā)展。因此，檔案行政管理部門對這樣一項特殊行業(yè)，應當依據(jù)《檔案法》第六條和第二十四條的規(guī)定，正視其存在和發(fā)展，因勢利導，對其進行有效監(jiān)管，使之成為國家檔案館的重要補充，同時也促進商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的健康、科學發(fā)展。具體可從以下幾個方面入手：
4.1.1.要納入企業(yè)所在地行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系。目前我國有關(guān)部門對檔案的寄存服務已經(jīng)引起了高度重視。如有關(guān)部門和國家檔案局為促進行業(yè)發(fā)展，提高應對國際競爭能力，對檔案信息的外包服務也給出了明確要求；又如中國保險監(jiān)督管理委員會、中國人壽保險股份有限公司聯(lián)合起草的，國家檔案局于2007年7月1日發(fā)布實施的《人身保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》中，明確支持保險公司將業(yè)務檔案實施第三方管理等。
既然社會上還有大量的業(yè)務檔案需要由檔案寄存企業(yè)來進行寄存服務，那么檔案行政管理部門就要正視商業(yè)性檔案寄存服務企業(yè)的存在和發(fā)展，要將其作為本行政區(qū)域檔案事業(yè)的一個有機組成部分給予規(guī)范，納入本行政區(qū)域檔案事業(yè)管理體系之中。
4.1.2.對商業(yè)性檔案寄存企業(yè)實行全程監(jiān)管。檔案行政管理部門要抓緊制定政策，規(guī)范適合我國國情需要的商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的運行機制和業(yè)務標準。如，國有企事業(yè)單位檔案實行第三方托管應實行檔案行政審批手續(xù)；從事檔案保管的商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的資質(zhì)納入檔案行政管理部門認定，并對從業(yè)人員崗位資格進行培訓和備案；對保管場所的硬件條件是否符合需要進行驗收等。具體可通過四個環(huán)節(jié)來實行：
一是在企業(yè)設(shè)立時的把關(guān)。檔案行政管理部門要依據(jù)檔案保管的基本要求和企業(yè)開展寄存服務的具體對像，從檔案實體的安全保管、檔案信息的保密要求、檔案利用的安全便捷等方面提出各項要求，嚴格把關(guān)。企業(yè)對檔案行政管理部門提出的各項要求要做出履行承諾。二是定期執(zhí)法檢查。將商業(yè)性檔案寄存企業(yè)納入執(zhí)法檢查的范圍，檢查合格者頒發(fā)“檔案保管合格單位”牌匾。三是在企業(yè)運行過程中要給予專門業(yè)務的指導和監(jiān)管。四是接受客戶有關(guān)檔案保管方面的投訴。檔案寄存行業(yè)中產(chǎn)生的有關(guān)問題自然屬于檔案法律行為的范疇，如觸犯了檔案法律法規(guī)的條文，勢必需要有當?shù)氐臋n案行政管理部門出面給予依法解決。
4.1.3.指導商業(yè)性檔案寄存企業(yè)組建行業(yè)協(xié)會。行業(yè)協(xié)會是經(jīng)依法批準成立，由同一行業(yè)經(jīng)濟組織及相關(guān)單位和個人自愿組成、自律管理的非營利性社會團體，是企業(yè)與政府之間的橋梁和紐帶。行業(yè)協(xié)會對一個行業(yè)的健康發(fā)展有著舉足輕重的作用。所以早日組建商業(yè)性檔案寄存領(lǐng)域的行業(yè)協(xié)會，為商業(yè)性檔案寄存企業(yè)搭建服務平臺，營造公平的競爭環(huán)境，制定行業(yè)規(guī)范，降低運作成本，這對于行業(yè)內(nèi)成員提升管理水平、創(chuàng)新技術(shù)和提高人員素質(zhì)，乃至商業(yè)性檔案寄存行業(yè)的合法、科學發(fā)展都有十分積極的意義。
4.2.符合科學規(guī)范的檔案保管硬件
4.2.1.符合檔案保管的一般要求。
4.2.1.1.檔案庫房：包括選址、建筑質(zhì)量等。選址應符合下列要求：一是應選擇工程地質(zhì)條件和水文地質(zhì)條件較好地區(qū)；二是應遠離易燃、易爆場所，不應設(shè)在有污染腐蝕性氣體源的下風向；三是應選擇交通便利，城市公用設(shè)施比較完備的地區(qū)；四是應選擇地勢較高、排水通暢、空氣流通和環(huán)境安靜的地段。建筑質(zhì)量則要達到《檔案館建設(shè)標準》的相應要求。
4.2.1.2.安全保管設(shè)施：安全是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)強調(diào)的首要經(jīng)營理念，也是其立身之本。安全保管設(shè)施包括消防（包括社會的和本企業(yè)的）、檔案裝具、運輸工具等。在基礎(chǔ)設(shè)施配置時，盡量采取專業(yè)各系統(tǒng)設(shè)備“一步到位”的配置方法，圍護結(jié)構(gòu)應滿足保溫、隔熱、溫濕度控制和“八防”的要求。
要配置全系統(tǒng)聯(lián)動的消防系統(tǒng)，實現(xiàn)火災自動報警和全系統(tǒng)消防聯(lián)動；配置先進的攝像監(jiān)控系統(tǒng)、紅外報警系統(tǒng)、巡更系統(tǒng)相組合的安全保衛(wèi)設(shè)施；設(shè)置門禁、報警、監(jiān)視監(jiān)控等安防系統(tǒng)。
以上各項可分不同的檔次，需要永久保存的檔案要給予更好的保管條件；只是短期內(nèi)保存的，條件可以相對簡便一些。當然也可根據(jù)客戶的不同要求等級，提出不同的保管要求并計算對應的寄存費用。
4.2.2.專業(yè)工作人員。一是具有管理專業(yè)素質(zhì)的管理人才。法人代表同時應當接受檔案法律、法規(guī)和檔案專業(yè)知識的培訓，以利于檔案保管業(yè)務的開展。二是具有檔案管理專業(yè)知識的業(yè)務人才。具體設(shè)置比例可以由當?shù)貦n案行政管理部門根據(jù)實際確定，既可以根據(jù)員工總數(shù)提出一定的百分比，也可以庫藏數(shù)量的多少確定一個基數(shù)，隨后每增加多少寄存量需要增加一個人來計算。專業(yè)知識的業(yè)務人才要通過檔案專業(yè)的系統(tǒng)培訓，并取得檔案管理上崗證。三是消防、安全等專業(yè)人才。這類人才均需要經(jīng)過相關(guān)部門組織的專業(yè)培訓，并取得上崗證。
4.3.符合法律規(guī)范的運作機制
4.3.1.建立一套完整、規(guī)范的規(guī)章制度。從人員管理、客戶拓展、安全保管、檔案管理、提供利用等各個環(huán)節(jié)都能有章可循。其中尤為重要的是檔案保密制度，這是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)的生存之基，保密工作做得好壞，既關(guān)系到客戶的切身利益，也關(guān)系到企業(yè)的信譽。因此，必須高度重視對客戶檔案的安全保密工作，尤其是對涉及企業(yè)商業(yè)機密、公民個人隱私的檔案，管理中絕對不能出現(xiàn)半點差錯。要嚴格遵守不經(jīng)所有者同意不得提供檔案給第三者借閱的服務原則。
4.3.2.明確收費標準。服務收費標準，是商業(yè)性檔案寄存企業(yè)向客戶收取檔案管理費用的依據(jù)。在檔案寄存服務中，對不同的客戶對象、不同的寄存內(nèi)容可以適用不同的收費標準，但一定要符合我國有關(guān)部門關(guān)于服務行業(yè)收費的有關(guān)規(guī)定和合理的價格，避免惡性競爭。
服務費用的收取應充分考慮以下幾方面因素：首先是檔案的自身狀況。它包括兩個方面：一是指檔案的外形特征，如文件的類型、載體狀況、版本狀況、是否有名人手跡等；二是指檔案的內(nèi)在特征，主要是根據(jù)檔案的來源和內(nèi)容來判斷其重要程度、秘密等級、可利用性等。其次是檔案的管理費用。包括三個方面：一是對檔案實體的管理費用，如對文件的整理、分類、編目、補缺、復制等費用；二是對檔案的處置費用，包括對檔案的消毒、殺蟲、保護、鑒定及經(jīng)過允許的銷毀等費用。再次是檔案的貯存費用，指檔案作為實體占據(jù)庫房面積所需的費用。
4.3.3.明確寄存雙方的權(quán)利和義務。其中檔案寄存企業(yè)的義務和權(quán)利：一是負責提供寄存檔案存放的場地、技術(shù)設(shè)備、管理人員；二是負責寄存檔案的保管、保護，確保檔案安全；三是負責寄存檔案的管理、統(tǒng)計、查尋、檢索；四是擁有寄存檔案的管理權(quán)，有權(quán)查驗利用者的身份證明；五是對寄存期滿不取走的檔案有權(quán)進行處置。寄存方的權(quán)利和義務：一是寄存檔案應具有保存價值，經(jīng)過整理，編目，也可委托提供有償整理編目服務；二是應按收費標準向寄存企業(yè)繳納費用；三是查閱利用寄存的檔案應出示寄存者有效證明(單位介紹信、身份證、工作證) ；四是對寄存的檔案擁有所有權(quán)，寄存期滿，如不繼續(xù)寄存須在期滿后60天內(nèi)取走所寄存的檔案；五是享有優(yōu)先利用權(quán)，并可以對其檔案中不宜向社會開放的部分提出限制利用的意見；六是對因企業(yè)管理不善造成蟲蛀、霉變、遺失等問題，有權(quán)要求賠償。
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