我國(guó)幾十年來(lái)形成的人事檔案(包括干部檔案、學(xué)生檔案、職工檔案等，下同)隨人走的制度，即一人一生(不論上學(xué)還是工作，不論在什么地方做什么工作)必須有一份人事檔案，是終身的。這種人事檔案管理制度的優(yōu)點(diǎn)很多，特別是它集中反映了一個(gè)人一生的經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作實(shí)績(jī)、工資待遇、身體健康狀況等，有利于各個(gè)組織歷史地、全面地考察了解和正確選拔使用干部。但是，它是為了適應(yīng)干部領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)終身制、干部隊(duì)伍中實(shí)行軍事共產(chǎn)主義(革命戰(zhàn)爭(zhēng)時(shí)期)、高度集中統(tǒng)一管理的干部人事體制、社會(huì)主義公有制和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)的需要而產(chǎn)生、形成的。隨著改革開(kāi)放，干部領(lǐng)導(dǎo)職務(wù)終身制的廢除，干部人事制度的改革，多種經(jīng)濟(jì)成分的形成，社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的建立和發(fā)展，人事檔案管理的這種“終身”制已越來(lái)越不適應(yīng)這種新情況、新形勢(shì)了。有關(guān)這方面的問(wèn)題，近年來(lái)在各種新聞媒體上常有報(bào)道。它一方面妨害了合理的人才流動(dòng)；另一方面許多人事檔案滯留在人事部門(mén)沒(méi)人要，不能發(fā)揮作用。1996年出臺(tái)的《流動(dòng)人員人事檔案管理暫行規(guī)定》(中共中央組織部和國(guó)家人事部聯(lián)合發(fā)布)，就是力圖解決人事檔案管理“終身”制在新形勢(shì)下出現(xiàn)的各種問(wèn)題。現(xiàn)在看來(lái)，這些問(wèn)題仍末很好得到解決。近年中央電視臺(tái)第一套節(jié)目中的“東方時(shí)空”節(jié)目還專(zhuān)門(mén)談到人事檔案管理問(wèn)題，其中提到人才流動(dòng)服務(wù)中心保存的大量人事檔案滯留在那里沒(méi)人要。據(jù)說(shuō)，全國(guó)“至少有60萬(wàn)人的‘棄檔族’(《蘭臺(tái)世界》2003年第6期徐亞芳、尤新：《人事檔案管理亟需改革》)。”還有，隨著人員流動(dòng)頻繁，人事檔案也隨人多次流動(dòng)，再加上流動(dòng)時(shí)不按國(guó)家有關(guān)部門(mén)規(guī)定隨意交人取走或帶走，其可靠性、真實(shí)性大打折扣，修改、涂改、偽造人事檔案的違紀(jì)、違法事件屢有發(fā)生，形成檔案內(nèi)容不實(shí)，擅自造檔現(xiàn)象嚴(yán)重的局面。民間有一順口溜，說(shuō)干部檔案：‘工齡越來(lái)越長(zhǎng)，年齡越來(lái)越小，文憑越來(lái)越高，資格越來(lái)越老’。”據(jù)說(shuō)“組織部門(mén)已經(jīng)下發(fā)通知對(duì)干部學(xué)歷、學(xué)位進(jìn)行清查”。(徐亞芳、尤新：《人事檔案管理亟需改革》)因此，人事檔案管理制度也應(yīng)與時(shí)俱進(jìn)，也要有點(diǎn)新思路，對(duì)這種“終身”制進(jìn)行必要的改革，以適應(yīng)我國(guó)干部人事制度的改革，適應(yīng)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，適應(yīng)現(xiàn)代化建設(shè)的需要。
人事檔案是各種組織(包括黨、政、軍、群機(jī)關(guān)、企業(yè)，事業(yè)單位等，下同)在管理其所屬人員時(shí)形成的專(zhuān)門(mén)文件——人事文件以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專(zhuān)門(mén)檔案。它可以不歸入該組織檔案整體——全宗之中，也就是說(shuō)它可以與該組織的其他檔案分離。但是，建立人事檔案是組織、人事部門(mén)的行政行為，按人事檔案的性質(zhì)來(lái)說(shuō)也是一種公務(wù)檔案，并不是個(gè)人檔案、私人檔案。過(guò)去常有人將人事檔案看成是“我的檔案”、“自己的檔案”，這是一種誤解。公民有建立自己的檔案的權(quán)利和自由，但是公民個(gè)人或家庭的檔案與我們這里說(shuō)的組織為其成員建立的人事檔案是完全不同的兩回事。因此，人事檔案所有權(quán)應(yīng)歸建立人事檔案的組織，不應(yīng)歸個(gè)人。在過(guò)去社會(huì)主義公有制和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)以及集中統(tǒng)一管理干部人事體制的條件下，人事檔案隨人員流動(dòng)(到哪里都是國(guó)有機(jī)構(gòu)，都是公家人，都是國(guó)家干部)而流動(dòng)，是合理的，也是行得通的。但是，現(xiàn)在一個(gè)國(guó)家干部流動(dòng)到私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)，甚至自己當(dāng)了老板，那么，將該干部的人事檔案流動(dòng)到私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)或外資企業(yè)，就行不通了。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，隨著改革的深入，一位國(guó)家公務(wù)員流動(dòng)到大學(xué)里當(dāng)教授，一位教授流動(dòng)到企業(yè)(包括私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、合資企業(yè)、外資企業(yè))里當(dāng)老總．一位企業(yè)老總流動(dòng)到國(guó)家機(jī)關(guān)當(dāng)主任、局長(zhǎng)，甚至多次來(lái)回流動(dòng)，都是可能的。現(xiàn)在這種現(xiàn)象已經(jīng)出現(xiàn)，將來(lái)還可能是一種普遍現(xiàn)象。在這種情況下，改革人事檔案終身隨人流動(dòng)的制度就勢(shì)在必行了。
人事檔案是由各個(gè)組織在其自身人事管理活動(dòng)中形成的，必然歸各個(gè)組織保存。考慮到在其某個(gè)人員離開(kāi)本組織之后，此人的人事檔案對(duì)本組織作用不大，而對(duì)新接收其工作的組織來(lái)說(shuō)有重要參考價(jià)值，其人事檔案在一定范圍內(nèi)隨之流動(dòng)，也是合理的、可行的。這個(gè)范圍應(yīng)由中央和地方的組織、人事部門(mén)和檔案行政部門(mén)規(guī)定。中共中央組織部和國(guó)家檔案局于1991年頒布的《干部檔案工作條例》第四章管理范圍中已有規(guī)定，只是由于根據(jù)人事檔案管理“終身”制的要求，規(guī)定的流動(dòng)范圍較寬。如第十五條規(guī)定“干部辭職、退職、自動(dòng)離職被辭退(解聘)后，未就業(yè)的，其檔案仍由原管理單位保管。另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織、人事部門(mén)保管，不具備條件的，轉(zhuǎn)人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管。”只有“不具備條件的”才不隨人流動(dòng)，否則都應(yīng)隨人流動(dòng)。如果我們改革一下人事檔案管理的“終身”制，就可以將流動(dòng)范圍作出更多的限制，如只在黨、政、軍機(jī)關(guān)之間流動(dòng)，只向上級(jí)機(jī)關(guān)流動(dòng)，軍隊(duì)與地方分別流動(dòng)，國(guó)家公務(wù)員與其他國(guó)家干部分別流動(dòng)等等。實(shí)際上，我在這里說(shuō)“改革人事檔案‘終身’制”，僅僅是“改革”，而不是徹底“廢除”。因?yàn)閷?duì)于相當(dāng)多的人來(lái)說(shuō)，如果一輩子當(dāng)國(guó)家公務(wù)員，其人事檔案仍然是終身的。只是不要將這種“終身”制應(yīng)用于全部人事檔案，應(yīng)用于每一個(gè)人。
人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)。如果人事檔案隨人流動(dòng)，接收該人事檔案的組織應(yīng)對(duì)其安全保管負(fù)責(zé)，而對(duì)其在原組織形成的人事文件的真實(shí)性、可靠性不能負(fù)責(zé)。因此，在各個(gè)組織之間流動(dòng)的人事檔案，應(yīng)按歷史順序分別保存(即一個(gè)人事案卷中分為若干部分)，保持其歷史面貌。過(guò)去有些組織為了某種需要，將其人事檔案中以前組織形成的人事文件進(jìn)行修改、補(bǔ)充、銷(xiāo)毀等等做法都是不合適的，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)也違背了《檔案法》規(guī)定的精神。《檔案法》第24條規(guī)定：“損毀……屬于國(guó)家所有的檔案的”，“擅自……銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所存的檔案的”，“涂改、偽造檔案的”，“由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)對(duì)直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。”根據(jù)這個(gè)道理，為了保障人事檔案的真實(shí)性、可靠性，其流動(dòng)范圍必須有所限制。
一個(gè)組織的工作人員流動(dòng)到其他組織或“自立門(mén)戶(hù)”之后，如果其人事檔案不隨之流動(dòng)出去的話(huà)，該人事檔案應(yīng)在本組織內(nèi)保存一段時(shí)間后，向中央或地方的各級(jí)國(guó)家檔案館移交。關(guān)于各個(gè)組織不向外流動(dòng)的人事檔案移交各級(jí)國(guó)家檔案館保存在《干部檔案工作條例》中已有類(lèi)似的規(guī)定。如第14條規(guī)定：“干部死亡以后”，“中央和國(guó)務(wù)院管理的干部，其檔案由原管理單位保存五年后，移交中央檔案館永久保存；”“中央、國(guó)家機(jī)關(guān)各部委，各省、自治區(qū)、直轄市管理的司局級(jí)職務(wù)的干部，全國(guó)著名的科學(xué)家、藝術(shù)家、教授和有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物、知名人士，其檔案由原管理單位保存五年后，……隨同到期的其他檔案一并向同級(jí)檔案館移交永久保存。”第35條規(guī)定：“對(duì)確屬查不到干部下落的，凡有保存價(jià)值的檔案材料可移交干部原籍檔案館保存。”根據(jù)這兩條的規(guī)定，移交檔案館保存的人事檔案的數(shù)量極為有限。如果我們今后不再實(shí)行人事檔案管理的“終身”制，各組織向各級(jí)國(guó)家檔案館移交人事檔案的數(shù)量將隨之增多。因此，各級(jí)國(guó)家檔案館內(nèi)可以考慮設(shè)立人事檔案部或人事檔案中心。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署設(shè)置“國(guó)家人事文件中心，(National Personnel Records Center，也可譯為“國(guó)家人事檔案中心”)的做法值得借鑒。該國(guó)家人事文件中心是專(zhuān)門(mén)保存美國(guó)聯(lián)邦政府所有離職人員的人事案卷的一個(gè)機(jī)構(gòu)，規(guī)模很大，內(nèi)分文職人事文件部和軍職人事文件部。1990年我參加美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)第54屆年會(huì)時(shí)，曾見(jiàn)到一份資料稱(chēng)軍職人事文件部已保存有5200多萬(wàn)卷退役軍人的人事文件。相比之下，我國(guó)目前把大量人事檔案長(zhǎng)期留滯在各級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)中心，我看并不是一個(gè)好辦法，還是應(yīng)該充分發(fā)揮各級(jí)國(guó)家檔案館的作用為好。
有人擔(dān)心，如果人事檔案不隨人流動(dòng)，一個(gè)人的人事檔案可能會(huì)有多份(產(chǎn)生于不同組織，內(nèi)容并不重復(fù))，并且不在一處，不便于使用。的確存在這個(gè)缺陷，但這不是個(gè)大問(wèn)題。因?yàn)榭梢缘礁骷?jí)國(guó)家檔案館查到他的人事檔案，國(guó)家檔案館可以將同一人的多份人事檔案聯(lián)系在一起。而從國(guó)家檔案館查到的人事檔案，一般來(lái)說(shuō)其可靠性、真實(shí)性是有保障的。在現(xiàn)實(shí)生活中，對(duì)于一般職工來(lái)說(shuō)，主要是看他(她)的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，不會(huì)太多地去查歷史，使用其過(guò)去的人事檔案的機(jī)會(huì)不會(huì)太多。
對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，應(yīng)重點(diǎn)建立和管好黨、政、軍機(jī)關(guān)的干部檔案、國(guó)家公務(wù)員檔案，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員的干部檔案。對(duì)于其他各種組織來(lái)說(shuō)，由于人事檔案的管理不再是“終身”制，是否為其成員建立人事檔案，由其自己或者其上級(jí)組織決定。如果建立人事檔案，也可以只為一部分人員(如領(lǐng)導(dǎo)人員、重要崗位工作人員、高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等)建立人事檔案，不必為全體人員建立人事檔案。不建立人事檔案，不等于不產(chǎn)生和形成人事文件(如履歷表、登記表、鑒定表、志愿書(shū)等)，只是這些人事文件可以不按人頭單獨(dú)保存，與普通檔案(俗稱(chēng)“文書(shū)檔案”)一同管理即可。這樣，從全國(guó)來(lái)說(shuō)可以大大減少人事檔案的數(shù)量。建檔案是一個(gè)好事，但是建檔案也有個(gè)成本(在人力、物力、財(cái)力上需要付出一定代價(jià))問(wèn)題。如果按全國(guó)人口百分之一的人建人事檔案來(lái)計(jì)算，就是1000萬(wàn)卷左右，建國(guó)已50多年，累計(jì)就有5億卷左右，再加每年800—1000萬(wàn)人就業(yè)，l0年后就達(dá)到6億卷，20年后就達(dá)到7億卷，將需要多少檔案柜存放，需要多少人來(lái)管理啊!所以，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案越多越好。20世紀(jì)60年代，周恩來(lái)同志曾告誡過(guò)我們：“檔案不要搞得太多，不然就是文牘主義，后代要罵我們的。”說(shuō)得多么中肯啊!現(xiàn)在許多組織的人事部門(mén)將本組織的人事信息輸入電腦，日常人事管理只使用電腦就可以解決問(wèn)題，也就沒(méi)有必要再為每一個(gè)人建一份紙質(zhì)的人事檔案，既節(jié)省了人事管理的開(kāi)支，又提高了工作效率。估計(jì)這種做法將是多數(shù)組織的選擇。這里需要說(shuō)明的是，電腦中儲(chǔ)存了人事信息，實(shí)際上就形成了電子形式的人事檔案。只是這種電子形式的人事檔案不像紙質(zhì)人事檔案那樣可隨其工作人員的流動(dòng)而流動(dòng)，僅歸本組織的人事部門(mén)保存使用。
如果一個(gè)人流動(dòng)到了新的組織里工作，而其人事檔案沒(méi)有隨之流動(dòng)過(guò)去，那么新接收其工作的組織可以不再為其建立人事檔案，也可以另建人事檔案。這在人事檔案管理“終身”制的要求下是不允許的。因?yàn)樵M織不轉(zhuǎn)出該人的人事檔案，新的組織不能接收其工作。由此，1996年江蘇省昆山市為了引進(jìn)人才，出臺(tái)了《關(guān)于對(duì)部分缺檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、干部重建檔案的暫行規(guī)定》(見(jiàn)《檔案與建設(shè)》2003年第l期萬(wàn)輝：《人事檔案能“克隆”嗎?——關(guān)于吸引人才重建檔案的調(diào)查與思考》)以解決沒(méi)有人事檔案也可以引進(jìn)人才的問(wèn)題。如果我們改革了人事檔案管理的“終身”制，一個(gè)組織吸收一個(gè)人的工作，不一定必須有過(guò)去工作的組織為其建立的人事檔案，不存在“缺檔”問(wèn)題，也不一定必須為其“重建檔案”。
在討論人事檔案管理問(wèn)題時(shí)，為了解決人事檔案管理“終身”制方面存在的問(wèn)題，有人主張“實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理”和“實(shí)行人事檔案資源全社會(huì)共享”。我認(rèn)為，在存在國(guó)家、存在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和尊重個(gè)人隱私權(quán)的社會(huì)條件下是難以實(shí)現(xiàn)的。特別是人事檔案向社會(huì)完全開(kāi)放，在世界各國(guó)尚無(wú)先例，許多國(guó)家還對(duì)人事檔案規(guī)定了比較長(zhǎng)的封閉期。如法國(guó)《檔案法》規(guī)定“人事案卷從產(chǎn)生之日算起滿(mǎn)120年”“可供自由查閱”。所以，我們?nèi)詰?yīng)堅(jiān)持人事檔案應(yīng)有一定的封閉期，在封閉期內(nèi)提供利用必須得到嚴(yán)格的限制。
總結(jié)以上各點(diǎn)，就是將人事檔案管理的“終身”制，改革為：(1)一人一生可以只有一份人事檔案。這是指一生只在一個(gè)組織內(nèi)任職；或工作雖有調(diào)動(dòng)，但仍在一個(gè)組織系統(tǒng)內(nèi)；或者流動(dòng)到其他組織工作，而該組織不建立人事檔案。(2)一人一生也可以有多份人事檔案。這是指一生工作流動(dòng)多處，多處的組織均分別為其建立了人事檔案。(3)一人一生也可以沒(méi)有人事檔案。這是指其工作的所在組織沒(méi)有為其建立人事檔案。
（牛角摘自《檔案學(xué)》2004年第1期）
人事檔案是各種組織(包括黨、政、軍、群機(jī)關(guān)、企業(yè)，事業(yè)單位等，下同)在管理其所屬人員時(shí)形成的專(zhuān)門(mén)文件——人事文件以各個(gè)個(gè)人為單位集中保存的一種特殊的專(zhuān)門(mén)檔案。它可以不歸入該組織檔案整體——全宗之中，也就是說(shuō)它可以與該組織的其他檔案分離。但是，建立人事檔案是組織、人事部門(mén)的行政行為，按人事檔案的性質(zhì)來(lái)說(shuō)也是一種公務(wù)檔案，并不是個(gè)人檔案、私人檔案。過(guò)去常有人將人事檔案看成是“我的檔案”、“自己的檔案”，這是一種誤解。公民有建立自己的檔案的權(quán)利和自由，但是公民個(gè)人或家庭的檔案與我們這里說(shuō)的組織為其成員建立的人事檔案是完全不同的兩回事。因此，人事檔案所有權(quán)應(yīng)歸建立人事檔案的組織，不應(yīng)歸個(gè)人。在過(guò)去社會(huì)主義公有制和計(jì)劃經(jīng)濟(jì)以及集中統(tǒng)一管理干部人事體制的條件下，人事檔案隨人員流動(dòng)(到哪里都是國(guó)有機(jī)構(gòu)，都是公家人，都是國(guó)家干部)而流動(dòng)，是合理的，也是行得通的。但是，現(xiàn)在一個(gè)國(guó)家干部流動(dòng)到私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)，甚至自己當(dāng)了老板，那么，將該干部的人事檔案流動(dòng)到私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)或外資企業(yè)，就行不通了。隨著社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，隨著改革的深入，一位國(guó)家公務(wù)員流動(dòng)到大學(xué)里當(dāng)教授，一位教授流動(dòng)到企業(yè)(包括私營(yíng)企業(yè)、民營(yíng)企業(yè)、合資企業(yè)、外資企業(yè))里當(dāng)老總．一位企業(yè)老總流動(dòng)到國(guó)家機(jī)關(guān)當(dāng)主任、局長(zhǎng)，甚至多次來(lái)回流動(dòng)，都是可能的。現(xiàn)在這種現(xiàn)象已經(jīng)出現(xiàn)，將來(lái)還可能是一種普遍現(xiàn)象。在這種情況下，改革人事檔案終身隨人流動(dòng)的制度就勢(shì)在必行了。
人事檔案是由各個(gè)組織在其自身人事管理活動(dòng)中形成的，必然歸各個(gè)組織保存。考慮到在其某個(gè)人員離開(kāi)本組織之后，此人的人事檔案對(duì)本組織作用不大，而對(duì)新接收其工作的組織來(lái)說(shuō)有重要參考價(jià)值，其人事檔案在一定范圍內(nèi)隨之流動(dòng)，也是合理的、可行的。這個(gè)范圍應(yīng)由中央和地方的組織、人事部門(mén)和檔案行政部門(mén)規(guī)定。中共中央組織部和國(guó)家檔案局于1991年頒布的《干部檔案工作條例》第四章管理范圍中已有規(guī)定，只是由于根據(jù)人事檔案管理“終身”制的要求，規(guī)定的流動(dòng)范圍較寬。如第十五條規(guī)定“干部辭職、退職、自動(dòng)離職被辭退(解聘)后，未就業(yè)的，其檔案仍由原管理單位保管。另就業(yè)的，其檔案轉(zhuǎn)至有關(guān)的組織、人事部門(mén)保管，不具備條件的，轉(zhuǎn)人事部門(mén)所屬的人才流動(dòng)服務(wù)中心保管。”只有“不具備條件的”才不隨人流動(dòng)，否則都應(yīng)隨人流動(dòng)。如果我們改革一下人事檔案管理的“終身”制，就可以將流動(dòng)范圍作出更多的限制，如只在黨、政、軍機(jī)關(guān)之間流動(dòng)，只向上級(jí)機(jī)關(guān)流動(dòng)，軍隊(duì)與地方分別流動(dòng)，國(guó)家公務(wù)員與其他國(guó)家干部分別流動(dòng)等等。實(shí)際上，我在這里說(shuō)“改革人事檔案‘終身’制”，僅僅是“改革”，而不是徹底“廢除”。因?yàn)閷?duì)于相當(dāng)多的人來(lái)說(shuō)，如果一輩子當(dāng)國(guó)家公務(wù)員，其人事檔案仍然是終身的。只是不要將這種“終身”制應(yīng)用于全部人事檔案，應(yīng)用于每一個(gè)人。
人事檔案是一個(gè)組織在人事管理活動(dòng)中形成的人事文件組成的，其真實(shí)性、可靠性由該組織的領(lǐng)導(dǎo)及其人事管理部門(mén)負(fù)責(zé)。如果人事檔案隨人流動(dòng)，接收該人事檔案的組織應(yīng)對(duì)其安全保管負(fù)責(zé)，而對(duì)其在原組織形成的人事文件的真實(shí)性、可靠性不能負(fù)責(zé)。因此，在各個(gè)組織之間流動(dòng)的人事檔案，應(yīng)按歷史順序分別保存(即一個(gè)人事案卷中分為若干部分)，保持其歷史面貌。過(guò)去有些組織為了某種需要，將其人事檔案中以前組織形成的人事文件進(jìn)行修改、補(bǔ)充、銷(xiāo)毀等等做法都是不合適的，嚴(yán)格說(shuō)來(lái)也違背了《檔案法》規(guī)定的精神。《檔案法》第24條規(guī)定：“損毀……屬于國(guó)家所有的檔案的”，“擅自……銷(xiāo)毀屬于國(guó)家所存的檔案的”，“涂改、偽造檔案的”，“由縣級(jí)以上人民政府檔案行政管理部門(mén)、有關(guān)主管部門(mén)對(duì)直接責(zé)任人員依法給予行政處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。”根據(jù)這個(gè)道理，為了保障人事檔案的真實(shí)性、可靠性，其流動(dòng)范圍必須有所限制。
一個(gè)組織的工作人員流動(dòng)到其他組織或“自立門(mén)戶(hù)”之后，如果其人事檔案不隨之流動(dòng)出去的話(huà)，該人事檔案應(yīng)在本組織內(nèi)保存一段時(shí)間后，向中央或地方的各級(jí)國(guó)家檔案館移交。關(guān)于各個(gè)組織不向外流動(dòng)的人事檔案移交各級(jí)國(guó)家檔案館保存在《干部檔案工作條例》中已有類(lèi)似的規(guī)定。如第14條規(guī)定：“干部死亡以后”，“中央和國(guó)務(wù)院管理的干部，其檔案由原管理單位保存五年后，移交中央檔案館永久保存；”“中央、國(guó)家機(jī)關(guān)各部委，各省、自治區(qū)、直轄市管理的司局級(jí)職務(wù)的干部，全國(guó)著名的科學(xué)家、藝術(shù)家、教授和有特殊貢獻(xiàn)的英雄、模范人物、知名人士，其檔案由原管理單位保存五年后，……隨同到期的其他檔案一并向同級(jí)檔案館移交永久保存。”第35條規(guī)定：“對(duì)確屬查不到干部下落的，凡有保存價(jià)值的檔案材料可移交干部原籍檔案館保存。”根據(jù)這兩條的規(guī)定，移交檔案館保存的人事檔案的數(shù)量極為有限。如果我們今后不再實(shí)行人事檔案管理的“終身”制，各組織向各級(jí)國(guó)家檔案館移交人事檔案的數(shù)量將隨之增多。因此，各級(jí)國(guó)家檔案館內(nèi)可以考慮設(shè)立人事檔案部或人事檔案中心。美國(guó)國(guó)家檔案與文件署設(shè)置“國(guó)家人事文件中心，(National Personnel Records Center，也可譯為“國(guó)家人事檔案中心”)的做法值得借鑒。該國(guó)家人事文件中心是專(zhuān)門(mén)保存美國(guó)聯(lián)邦政府所有離職人員的人事案卷的一個(gè)機(jī)構(gòu)，規(guī)模很大，內(nèi)分文職人事文件部和軍職人事文件部。1990年我參加美國(guó)檔案工作者協(xié)會(huì)第54屆年會(huì)時(shí)，曾見(jiàn)到一份資料稱(chēng)軍職人事文件部已保存有5200多萬(wàn)卷退役軍人的人事文件。相比之下，我國(guó)目前把大量人事檔案長(zhǎng)期留滯在各級(jí)人才流動(dòng)服務(wù)中心，我看并不是一個(gè)好辦法，還是應(yīng)該充分發(fā)揮各級(jí)國(guó)家檔案館的作用為好。
有人擔(dān)心，如果人事檔案不隨人流動(dòng)，一個(gè)人的人事檔案可能會(huì)有多份(產(chǎn)生于不同組織，內(nèi)容并不重復(fù))，并且不在一處，不便于使用。的確存在這個(gè)缺陷，但這不是個(gè)大問(wèn)題。因?yàn)榭梢缘礁骷?jí)國(guó)家檔案館查到他的人事檔案，國(guó)家檔案館可以將同一人的多份人事檔案聯(lián)系在一起。而從國(guó)家檔案館查到的人事檔案，一般來(lái)說(shuō)其可靠性、真實(shí)性是有保障的。在現(xiàn)實(shí)生活中，對(duì)于一般職工來(lái)說(shuō)，主要是看他(她)的現(xiàn)實(shí)表現(xiàn)，不會(huì)太多地去查歷史，使用其過(guò)去的人事檔案的機(jī)會(huì)不會(huì)太多。
對(duì)于國(guó)家來(lái)說(shuō)，應(yīng)重點(diǎn)建立和管好黨、政、軍機(jī)關(guān)的干部檔案、國(guó)家公務(wù)員檔案，特別是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)人員的干部檔案。對(duì)于其他各種組織來(lái)說(shuō)，由于人事檔案的管理不再是“終身”制，是否為其成員建立人事檔案，由其自己或者其上級(jí)組織決定。如果建立人事檔案，也可以只為一部分人員(如領(lǐng)導(dǎo)人員、重要崗位工作人員、高級(jí)專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員等)建立人事檔案，不必為全體人員建立人事檔案。不建立人事檔案，不等于不產(chǎn)生和形成人事文件(如履歷表、登記表、鑒定表、志愿書(shū)等)，只是這些人事文件可以不按人頭單獨(dú)保存，與普通檔案(俗稱(chēng)“文書(shū)檔案”)一同管理即可。這樣，從全國(guó)來(lái)說(shuō)可以大大減少人事檔案的數(shù)量。建檔案是一個(gè)好事，但是建檔案也有個(gè)成本(在人力、物力、財(cái)力上需要付出一定代價(jià))問(wèn)題。如果按全國(guó)人口百分之一的人建人事檔案來(lái)計(jì)算，就是1000萬(wàn)卷左右，建國(guó)已50多年，累計(jì)就有5億卷左右，再加每年800—1000萬(wàn)人就業(yè)，l0年后就達(dá)到6億卷，20年后就達(dá)到7億卷，將需要多少檔案柜存放，需要多少人來(lái)管理啊!所以，不能簡(jiǎn)單地認(rèn)為檔案越多越好。20世紀(jì)60年代，周恩來(lái)同志曾告誡過(guò)我們：“檔案不要搞得太多，不然就是文牘主義，后代要罵我們的。”說(shuō)得多么中肯啊!現(xiàn)在許多組織的人事部門(mén)將本組織的人事信息輸入電腦，日常人事管理只使用電腦就可以解決問(wèn)題，也就沒(méi)有必要再為每一個(gè)人建一份紙質(zhì)的人事檔案，既節(jié)省了人事管理的開(kāi)支，又提高了工作效率。估計(jì)這種做法將是多數(shù)組織的選擇。這里需要說(shuō)明的是，電腦中儲(chǔ)存了人事信息，實(shí)際上就形成了電子形式的人事檔案。只是這種電子形式的人事檔案不像紙質(zhì)人事檔案那樣可隨其工作人員的流動(dòng)而流動(dòng)，僅歸本組織的人事部門(mén)保存使用。
如果一個(gè)人流動(dòng)到了新的組織里工作，而其人事檔案沒(méi)有隨之流動(dòng)過(guò)去，那么新接收其工作的組織可以不再為其建立人事檔案，也可以另建人事檔案。這在人事檔案管理“終身”制的要求下是不允許的。因?yàn)樵M織不轉(zhuǎn)出該人的人事檔案，新的組織不能接收其工作。由此，1996年江蘇省昆山市為了引進(jìn)人才，出臺(tái)了《關(guān)于對(duì)部分缺檔專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員、干部重建檔案的暫行規(guī)定》(見(jiàn)《檔案與建設(shè)》2003年第l期萬(wàn)輝：《人事檔案能“克隆”嗎?——關(guān)于吸引人才重建檔案的調(diào)查與思考》)以解決沒(méi)有人事檔案也可以引進(jìn)人才的問(wèn)題。如果我們改革了人事檔案管理的“終身”制，一個(gè)組織吸收一個(gè)人的工作，不一定必須有過(guò)去工作的組織為其建立的人事檔案，不存在“缺檔”問(wèn)題，也不一定必須為其“重建檔案”。
在討論人事檔案管理問(wèn)題時(shí)，為了解決人事檔案管理“終身”制方面存在的問(wèn)題，有人主張“實(shí)行人事檔案的社會(huì)化管理”和“實(shí)行人事檔案資源全社會(huì)共享”。我認(rèn)為，在存在國(guó)家、存在市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)和尊重個(gè)人隱私權(quán)的社會(huì)條件下是難以實(shí)現(xiàn)的。特別是人事檔案向社會(huì)完全開(kāi)放，在世界各國(guó)尚無(wú)先例，許多國(guó)家還對(duì)人事檔案規(guī)定了比較長(zhǎng)的封閉期。如法國(guó)《檔案法》規(guī)定“人事案卷從產(chǎn)生之日算起滿(mǎn)120年”“可供自由查閱”。所以，我們?nèi)詰?yīng)堅(jiān)持人事檔案應(yīng)有一定的封閉期，在封閉期內(nèi)提供利用必須得到嚴(yán)格的限制。
總結(jié)以上各點(diǎn)，就是將人事檔案管理的“終身”制，改革為：(1)一人一生可以只有一份人事檔案。這是指一生只在一個(gè)組織內(nèi)任職；或工作雖有調(diào)動(dòng)，但仍在一個(gè)組織系統(tǒng)內(nèi)；或者流動(dòng)到其他組織工作，而該組織不建立人事檔案。(2)一人一生也可以有多份人事檔案。這是指一生工作流動(dòng)多處，多處的組織均分別為其建立了人事檔案。(3)一人一生也可以沒(méi)有人事檔案。這是指其工作的所在組織沒(méi)有為其建立人事檔案。
（牛角摘自《檔案學(xué)》2004年第1期）
