讀了《檔案學(xué)研究》2003年第5期晉平的《不應(yīng)否認(rèn)“現(xiàn)行檔案”的存在———兼與吳品才同志商榷》后，覺得我日常使用的一些專業(yè)用語如“現(xiàn)行檔案”、“實(shí)物檔案”、“文書檔案”、“檔案產(chǎn)業(yè)”等，是否合適，是需要斟酌一下的。這里談?wù)勎业恼J(rèn)識(shí)。
建議將“現(xiàn)行檔案”改稱“現(xiàn)時(shí)檔案”
吳品才在《檔案學(xué)研究》2003年第2期的文章中說“現(xiàn)行檔案”概念從根本上說是不應(yīng)該存在的，而晉平在這篇文章中論述了“現(xiàn)行檔案”存在的必然性和合理性，都有一定道理。但是，從《檔案法》第二條和中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》將檔案定位為“歷史記錄”來說，還是不用“現(xiàn)行檔案”為好。中華人民共和國成立初期，面對(duì)著過去歷史上形成的大量檔案需要收集和整理并予以利用，于是出現(xiàn)了“歷史檔案”，與此對(duì)應(yīng)而對(duì)于新建立的各機(jī)關(guān)新形成的檔案稱之為“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”。后來隨著機(jī)構(gòu)調(diào)整，撤銷了一些機(jī)關(guān)，又出現(xiàn)了“撤銷機(jī)關(guān)檔案”一詞。中國人民大學(xué)出版社1962年出版的《檔案管理學(xué)》教材，曾對(duì)此有專門解釋：“歷史檔案，一般是指中華人民共和國成立前，歷史上形成的……革命組織檔案和舊政權(quán)檔案”。“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案……是指現(xiàn)在正在進(jìn)行日常工作和生產(chǎn)活動(dòng)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等組織形成的檔案。”“撤銷機(jī)關(guān)檔案……一般是指中華人民共和國成立以后，由于……政治、經(jīng)濟(jì)、文化等組織的改組和行政區(qū)劃的調(diào)整等原因，被撤銷的各種機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等組織形成的檔案。”上海辭書出版社1994年出版的《檔案學(xué)詞典》只收入了“歷史檔案”、“撤銷機(jī)關(guān)檔案”兩詞，未收入“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”一詞，但是在“檔案收集”詞條的釋文中使用了它，說“各級(jí)各類檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案、撤銷機(jī)關(guān)檔案和散存在社會(huì)上的歷史檔案。”從以上對(duì)于“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”的解釋和使用來看，“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”是與“歷史檔案”和“撤銷機(jī)關(guān)檔案”相對(duì)應(yīng)的。中國大百科全書出版社1993年出版的《中國大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》收入了“歷史檔案”條目，沒有收入“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”和“撤銷機(jī)關(guān)檔案”兩詞，但是在多次釋文中使用了“現(xiàn)行檔案”一詞。對(duì)于“現(xiàn)行檔案”的含義未作解釋。據(jù)我的理解，“現(xiàn)行檔案”是“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”的簡稱。《機(jī)電兵船檔案》雜志上彭龍珠在《詮釋常見的檔案名稱》一文中也是這樣解釋的。如果不是這樣認(rèn)識(shí)，而是從檔案有沒有“現(xiàn)行性”上去認(rèn)識(shí)、討論，那是另一類問題了。我主張不要將“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”簡稱為“現(xiàn)行檔案”，以免引起誤解。在檔案按時(shí)間分類，不是有古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案、當(dāng)代檔案等稱呼嗎?將近期的檔案稱為現(xiàn)代檔案、當(dāng)代檔案也就可以了。在一個(gè)單位中，稱剛剛形成的檔案為“現(xiàn)代”、“當(dāng)代”什么的，可能大家不太習(xí)慣我有一個(gè)建議，使用“現(xiàn)時(shí)檔案”一詞，與“歷史檔案”對(duì)應(yīng)，相當(dāng)于“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”。如果某現(xiàn)行機(jī)關(guān)已成立了幾十年，也可以將其近幾年、近十年的檔案稱為“現(xiàn)時(shí)檔案”。這時(shí)“現(xiàn)時(shí)”，也就是“現(xiàn)在”的意思。不去管它是否還有沒有“現(xiàn)行性”，因?yàn)楦鶕?jù)我國對(duì)“檔案”一詞的使用，在現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案中確實(shí)有一部分現(xiàn)行文件，同時(shí)也有歷史記錄，何者多，何者少，很難確定。
1983年檔案出版社出版的《外國檔案法規(guī)選編》中《關(guān)于法國公共檔案部門的權(quán)限及與各機(jī)關(guān)為收集、保存和提供利用公共檔案進(jìn)行合作的法令》(1979年)第12條規(guī)定：“凡對(duì)產(chǎn)生或收到文件的機(jī)關(guān)、團(tuán)體和部門日常有用的文件均為現(xiàn)行檔案。”“在法國檔案局的監(jiān)督下，現(xiàn)行檔案由產(chǎn)生或收到文件的機(jī)關(guān)、團(tuán)體和部門負(fù)責(zé)保管。”從這條規(guī)定來看，這里的“現(xiàn)行檔案”只是指“日常有用的文件”(可以是現(xiàn)行文件，也可以是歷史記錄)，并沒有強(qiáng)調(diào)它的“現(xiàn)行性”，而只是明確由各機(jī)關(guān)“負(fù)責(zé)保管”。同時(shí)，該法令第13條、第14條規(guī)定了“中間檔案”、“永久檔案”兩個(gè)條款。可以看出，“現(xiàn)行檔案”是與“中間檔案”和“永久檔案”相對(duì)應(yīng)的。三者的區(qū)分，有價(jià)值因素、保存機(jī)構(gòu)因素，但主要還是時(shí)間因素。再從三者的法文原文“archivesCourantes”、“archives intermediaires”、“archives definitivev 來看，courantes是“當(dāng)前的、現(xiàn)時(shí)的”意思，intermediaires是“中間的、居間的”意思，definitive是“最后的、最終的、決定性的”意思，說明三者是一個(gè)時(shí)間過程。因此，將archivescourantes譯成“現(xiàn)時(shí)檔案”比“現(xiàn)行檔案”更確切，將archivesdefinitive譯成“最終檔案”可能比“永久檔案”更明確些。
建議將“實(shí)物檔案”改稱“特種檔案”
關(guān)于“實(shí)物檔案”一詞是否合適，已討論了十多年，至今尚未達(dá)成共識(shí)。所有的檔案都是由某種實(shí)物構(gòu)成的，但不是所有的實(shí)物都是檔案。因此“實(shí)物檔案”是一個(gè)非常模糊的概念，還可能引起誤解，以不用為妥。那么，檔案館、檔案室中保存的不同于一般的、普通的檔案叫什么呢?我主張有什么叫什么，如印章檔案、錦旗檔案、獎(jiǎng)牌檔案等。如這類檔案的數(shù)量不多，可以歸為一類稱作“特種檔案”。與文書檔案、科技檔案、專門檔案并列。也可以說，除了文書檔案、科技檔案、專門檔案之外的各種特別的檔案均可歸入“特種檔案”。原來討論“實(shí)物檔案”問題時(shí)，涉及何種實(shí)物是檔案，何種實(shí)物不是檔案的問題，仍可繼續(xù)討論。依我之見，主要看兩條：一是看該實(shí)物是否記錄了信息。像一個(gè)紡織廠的歷年產(chǎn)品樣本，每一種產(chǎn)品均附有文字說明，這種實(shí)物――紡織產(chǎn)品樣本離開了有關(guān)文字說明是無法理解的，產(chǎn)品樣本及其文字說明構(gòu)成了該產(chǎn)品的完整的信息記錄。二是看該實(shí)物是否便于保存在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)。像機(jī)床廠制造的機(jī)床、汽車廠制造的汽車、飛機(jī)廠制造的飛機(jī)，就不便于保存在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)，只能將其有關(guān)的圖紙、照片、光盤等技術(shù)文件歸檔保存；如果需要保存它們的樣品，只能另建博物館、樣品館保存、展出。這里須要說明一點(diǎn)，根據(jù)工作需要，檔案機(jī)構(gòu)保存某些非檔案的實(shí)物也是可以的，但是沒有必要將檔案機(jī)構(gòu)保存的一切實(shí)物均稱為檔案不可。另外，特種檔案往往具有多種功能，由其他機(jī)構(gòu)(如博物館、展覽館、文物部門)保存也是可以的。
對(duì)“文書檔案”應(yīng)作何種解釋為好
人們開始使用“文書檔案”一詞時(shí)，曾經(jīng)受到了眾多的質(zhì)疑。因?yàn)楫?dāng)時(shí)許多人認(rèn)為檔案是由文書轉(zhuǎn)化來的，“文書檔案”與“檔案”是一個(gè)意思，沒有表示出它的特定含義。曾經(jīng)使用過“普通檔案”、“一般檔案”等詞來代替“文書檔案”，但在我國并未通行。《中國大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》收入了“文書檔案”的詞條，稱“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。……這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。”這種解釋，基本上說清楚了“文書檔案”的含義。但是并沒有說明將它稱為“文書”檔案的原因。釋文中指出了“由通用文書轉(zhuǎn)化而來”，按理應(yīng)稱作“通用文書檔案”；如果仍稱“文書檔案”，意味著還應(yīng)包括專用文書了。《檔案學(xué)詞典》也收入了這個(gè)詞目，稱“亦稱‘普通檔案’。檔案的門類之一。是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料，因而又稱‘黨政檔案’、‘政務(wù)檔案’、‘行政檔案’。”我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》將“文書檔案”定義為“反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。”以上這些解釋雖然都反映了人們習(xí)慣使用“文書檔案”一詞的實(shí)際情況，但也沒有說明為什么稱作“文書”檔案的原因，不能使人“一目了然”。為此，我建議采用1993年中國檔案出版社出版的由我與黃坤坊編著的《簡明檔案學(xué)詞典》的解釋：首先將“文書”定義為：“以文字為主要記錄方式的書面文件”(1999年版《辭海》將文書定義為“以文字為主要方式記錄信息的一種書面文件”)。然后將“文書檔案”定義為“由文書組成的檔案”(因?yàn)檫@里的文書只是文件的一個(gè)種類，不像過去將文書與文件作為同義詞看待)。該書還進(jìn)一步解釋稱“泛指科技檔案和其他專門檔案之外的一切檔案。因而有時(shí)稱為‘普通檔案’、‘一般檔案’，因?yàn)檫@類檔案多數(shù)在行政和組織管理活動(dòng)中形成，有時(shí)也稱為‘行政檔案’、‘管理性檔案’。”這樣，既明確，又能照顧到各方面的認(rèn)識(shí)。
建議將“檔案產(chǎn)業(yè)”改稱“檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)”
發(fā)展“檔案產(chǎn)業(yè)”問題，十多年前就有人提出，由于檔案原件不是商品，不能進(jìn)入流通領(lǐng)域，對(duì)之顧慮甚多，不敢貿(mào)然響應(yīng)。也產(chǎn)生過一些誤解，認(rèn)為可以將檔案館推向市場．“自謀生路”。雖然如此，“檔案產(chǎn)業(yè)”(如檔案事務(wù)所、檔案寄存中心、檔案信息開發(fā)服務(wù)中心、檔案信息技術(shù)服務(wù)中心、檔案組卷服務(wù)隊(duì)、蘭臺(tái)咨詢有限公司等等)在我國還是有了一定程度的發(fā)展。從《中國檔案》2003年第lO、11期發(fā)表的《關(guān)于檔案事業(yè)創(chuàng)新的思考》、《檔案產(chǎn)業(yè)的概念和范圍》、《發(fā)展檔案文化產(chǎn)業(yè)的對(duì)策》、《檔案中介組織規(guī)范發(fā)展芻議》、《檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略》以及《山西檔案》同年第4、6期發(fā)表的《檔案事務(wù)所的現(xiàn)狀分析及業(yè)務(wù)展望》、《檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的成因及管理》等文章來看，發(fā)展“檔案產(chǎn)業(yè)”之舉正在受到人們的重視。同時(shí)，我們也應(yīng)看到，我國的各種各類“檔案產(chǎn)業(yè)”，與美國專為顧客提供檔案安全保管服務(wù)的“國家地下庫公司(National UndergroundStorage，Ine．)”(占地50多萬平方米)相比，只是“小打小鬧”，在經(jīng)營管理上也不成熟、不規(guī)范，還處于“初級(jí)階段”。從我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，發(fā)展“檔案產(chǎn)業(yè)”還是有很大空間的。為了健康地大力發(fā)展我國的“檔案產(chǎn)業(yè)”，我建議將“檔案產(chǎn)業(yè)”改稱“檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)”，以明確“檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)”與“檔案事業(yè)”是兩個(gè)不同的概念。我們必須認(rèn)識(shí)到，各級(jí)各類檔案館是公益性的文化事業(yè)單位，是國家檔案事業(yè)的主體，不能將它辦成經(jīng)營性的文化產(chǎn)業(yè)單位；同時(shí)，我們要大力發(fā)展為檔案事業(yè)服務(wù)的各種經(jīng)營性的檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學(xué)》2004年第4期）
建議將“現(xiàn)行檔案”改稱“現(xiàn)時(shí)檔案”
吳品才在《檔案學(xué)研究》2003年第2期的文章中說“現(xiàn)行檔案”概念從根本上說是不應(yīng)該存在的，而晉平在這篇文章中論述了“現(xiàn)行檔案”存在的必然性和合理性，都有一定道理。但是，從《檔案法》第二條和中華人民共和國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》將檔案定位為“歷史記錄”來說，還是不用“現(xiàn)行檔案”為好。中華人民共和國成立初期，面對(duì)著過去歷史上形成的大量檔案需要收集和整理并予以利用，于是出現(xiàn)了“歷史檔案”，與此對(duì)應(yīng)而對(duì)于新建立的各機(jī)關(guān)新形成的檔案稱之為“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”。后來隨著機(jī)構(gòu)調(diào)整，撤銷了一些機(jī)關(guān)，又出現(xiàn)了“撤銷機(jī)關(guān)檔案”一詞。中國人民大學(xué)出版社1962年出版的《檔案管理學(xué)》教材，曾對(duì)此有專門解釋：“歷史檔案，一般是指中華人民共和國成立前，歷史上形成的……革命組織檔案和舊政權(quán)檔案”。“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案……是指現(xiàn)在正在進(jìn)行日常工作和生產(chǎn)活動(dòng)的機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等組織形成的檔案。”“撤銷機(jī)關(guān)檔案……一般是指中華人民共和國成立以后，由于……政治、經(jīng)濟(jì)、文化等組織的改組和行政區(qū)劃的調(diào)整等原因，被撤銷的各種機(jī)關(guān)、企業(yè)、事業(yè)單位等組織形成的檔案。”上海辭書出版社1994年出版的《檔案學(xué)詞典》只收入了“歷史檔案”、“撤銷機(jī)關(guān)檔案”兩詞，未收入“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”一詞，但是在“檔案收集”詞條的釋文中使用了它，說“各級(jí)各類檔案館接收現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案、撤銷機(jī)關(guān)檔案和散存在社會(huì)上的歷史檔案。”從以上對(duì)于“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”的解釋和使用來看，“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”是與“歷史檔案”和“撤銷機(jī)關(guān)檔案”相對(duì)應(yīng)的。中國大百科全書出版社1993年出版的《中國大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》收入了“歷史檔案”條目，沒有收入“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”和“撤銷機(jī)關(guān)檔案”兩詞，但是在多次釋文中使用了“現(xiàn)行檔案”一詞。對(duì)于“現(xiàn)行檔案”的含義未作解釋。據(jù)我的理解，“現(xiàn)行檔案”是“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”的簡稱。《機(jī)電兵船檔案》雜志上彭龍珠在《詮釋常見的檔案名稱》一文中也是這樣解釋的。如果不是這樣認(rèn)識(shí)，而是從檔案有沒有“現(xiàn)行性”上去認(rèn)識(shí)、討論，那是另一類問題了。我主張不要將“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”簡稱為“現(xiàn)行檔案”，以免引起誤解。在檔案按時(shí)間分類，不是有古代檔案、近代檔案、現(xiàn)代檔案、當(dāng)代檔案等稱呼嗎?將近期的檔案稱為現(xiàn)代檔案、當(dāng)代檔案也就可以了。在一個(gè)單位中，稱剛剛形成的檔案為“現(xiàn)代”、“當(dāng)代”什么的，可能大家不太習(xí)慣我有一個(gè)建議，使用“現(xiàn)時(shí)檔案”一詞，與“歷史檔案”對(duì)應(yīng)，相當(dāng)于“現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案”。如果某現(xiàn)行機(jī)關(guān)已成立了幾十年，也可以將其近幾年、近十年的檔案稱為“現(xiàn)時(shí)檔案”。這時(shí)“現(xiàn)時(shí)”，也就是“現(xiàn)在”的意思。不去管它是否還有沒有“現(xiàn)行性”，因?yàn)楦鶕?jù)我國對(duì)“檔案”一詞的使用，在現(xiàn)行機(jī)關(guān)檔案中確實(shí)有一部分現(xiàn)行文件，同時(shí)也有歷史記錄，何者多，何者少，很難確定。
1983年檔案出版社出版的《外國檔案法規(guī)選編》中《關(guān)于法國公共檔案部門的權(quán)限及與各機(jī)關(guān)為收集、保存和提供利用公共檔案進(jìn)行合作的法令》(1979年)第12條規(guī)定：“凡對(duì)產(chǎn)生或收到文件的機(jī)關(guān)、團(tuán)體和部門日常有用的文件均為現(xiàn)行檔案。”“在法國檔案局的監(jiān)督下，現(xiàn)行檔案由產(chǎn)生或收到文件的機(jī)關(guān)、團(tuán)體和部門負(fù)責(zé)保管。”從這條規(guī)定來看，這里的“現(xiàn)行檔案”只是指“日常有用的文件”(可以是現(xiàn)行文件，也可以是歷史記錄)，并沒有強(qiáng)調(diào)它的“現(xiàn)行性”，而只是明確由各機(jī)關(guān)“負(fù)責(zé)保管”。同時(shí)，該法令第13條、第14條規(guī)定了“中間檔案”、“永久檔案”兩個(gè)條款。可以看出，“現(xiàn)行檔案”是與“中間檔案”和“永久檔案”相對(duì)應(yīng)的。三者的區(qū)分，有價(jià)值因素、保存機(jī)構(gòu)因素，但主要還是時(shí)間因素。再從三者的法文原文“archivesCourantes”、“archives intermediaires”、“archives definitivev 來看，courantes是“當(dāng)前的、現(xiàn)時(shí)的”意思，intermediaires是“中間的、居間的”意思，definitive是“最后的、最終的、決定性的”意思，說明三者是一個(gè)時(shí)間過程。因此，將archivescourantes譯成“現(xiàn)時(shí)檔案”比“現(xiàn)行檔案”更確切，將archivesdefinitive譯成“最終檔案”可能比“永久檔案”更明確些。
建議將“實(shí)物檔案”改稱“特種檔案”
關(guān)于“實(shí)物檔案”一詞是否合適，已討論了十多年，至今尚未達(dá)成共識(shí)。所有的檔案都是由某種實(shí)物構(gòu)成的，但不是所有的實(shí)物都是檔案。因此“實(shí)物檔案”是一個(gè)非常模糊的概念，還可能引起誤解，以不用為妥。那么，檔案館、檔案室中保存的不同于一般的、普通的檔案叫什么呢?我主張有什么叫什么，如印章檔案、錦旗檔案、獎(jiǎng)牌檔案等。如這類檔案的數(shù)量不多，可以歸為一類稱作“特種檔案”。與文書檔案、科技檔案、專門檔案并列。也可以說，除了文書檔案、科技檔案、專門檔案之外的各種特別的檔案均可歸入“特種檔案”。原來討論“實(shí)物檔案”問題時(shí)，涉及何種實(shí)物是檔案，何種實(shí)物不是檔案的問題，仍可繼續(xù)討論。依我之見，主要看兩條：一是看該實(shí)物是否記錄了信息。像一個(gè)紡織廠的歷年產(chǎn)品樣本，每一種產(chǎn)品均附有文字說明，這種實(shí)物――紡織產(chǎn)品樣本離開了有關(guān)文字說明是無法理解的，產(chǎn)品樣本及其文字說明構(gòu)成了該產(chǎn)品的完整的信息記錄。二是看該實(shí)物是否便于保存在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)。像機(jī)床廠制造的機(jī)床、汽車廠制造的汽車、飛機(jī)廠制造的飛機(jī)，就不便于保存在檔案機(jī)構(gòu)內(nèi)，只能將其有關(guān)的圖紙、照片、光盤等技術(shù)文件歸檔保存；如果需要保存它們的樣品，只能另建博物館、樣品館保存、展出。這里須要說明一點(diǎn)，根據(jù)工作需要，檔案機(jī)構(gòu)保存某些非檔案的實(shí)物也是可以的，但是沒有必要將檔案機(jī)構(gòu)保存的一切實(shí)物均稱為檔案不可。另外，特種檔案往往具有多種功能，由其他機(jī)構(gòu)(如博物館、展覽館、文物部門)保存也是可以的。
對(duì)“文書檔案”應(yīng)作何種解釋為好
人們開始使用“文書檔案”一詞時(shí)，曾經(jīng)受到了眾多的質(zhì)疑。因?yàn)楫?dāng)時(shí)許多人認(rèn)為檔案是由文書轉(zhuǎn)化來的，“文書檔案”與“檔案”是一個(gè)意思，沒有表示出它的特定含義。曾經(jīng)使用過“普通檔案”、“一般檔案”等詞來代替“文書檔案”，但在我國并未通行。《中國大百科全書檔案學(xué)分冊(cè)》收入了“文書檔案”的詞條，稱“機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動(dòng)中產(chǎn)生的，由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。……這一概念主要在中國使用，有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。”這種解釋，基本上說清楚了“文書檔案”的含義。但是并沒有說明將它稱為“文書”檔案的原因。釋文中指出了“由通用文書轉(zhuǎn)化而來”，按理應(yīng)稱作“通用文書檔案”；如果仍稱“文書檔案”，意味著還應(yīng)包括專用文書了。《檔案學(xué)詞典》也收入了這個(gè)詞目，稱“亦稱‘普通檔案’。檔案的門類之一。是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、部隊(duì)、企事業(yè)單位等在領(lǐng)導(dǎo)和行政管理活動(dòng)中形成的檔案材料，因而又稱‘黨政檔案’、‘政務(wù)檔案’、‘行政檔案’。”我國檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)《檔案工作基本術(shù)語》將“文書檔案”定義為“反映黨務(wù)、行政管理等活動(dòng)的檔案。”以上這些解釋雖然都反映了人們習(xí)慣使用“文書檔案”一詞的實(shí)際情況，但也沒有說明為什么稱作“文書”檔案的原因，不能使人“一目了然”。為此，我建議采用1993年中國檔案出版社出版的由我與黃坤坊編著的《簡明檔案學(xué)詞典》的解釋：首先將“文書”定義為：“以文字為主要記錄方式的書面文件”(1999年版《辭海》將文書定義為“以文字為主要方式記錄信息的一種書面文件”)。然后將“文書檔案”定義為“由文書組成的檔案”(因?yàn)檫@里的文書只是文件的一個(gè)種類，不像過去將文書與文件作為同義詞看待)。該書還進(jìn)一步解釋稱“泛指科技檔案和其他專門檔案之外的一切檔案。因而有時(shí)稱為‘普通檔案’、‘一般檔案’，因?yàn)檫@類檔案多數(shù)在行政和組織管理活動(dòng)中形成，有時(shí)也稱為‘行政檔案’、‘管理性檔案’。”這樣，既明確，又能照顧到各方面的認(rèn)識(shí)。
建議將“檔案產(chǎn)業(yè)”改稱“檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)”
發(fā)展“檔案產(chǎn)業(yè)”問題，十多年前就有人提出，由于檔案原件不是商品，不能進(jìn)入流通領(lǐng)域，對(duì)之顧慮甚多，不敢貿(mào)然響應(yīng)。也產(chǎn)生過一些誤解，認(rèn)為可以將檔案館推向市場．“自謀生路”。雖然如此，“檔案產(chǎn)業(yè)”(如檔案事務(wù)所、檔案寄存中心、檔案信息開發(fā)服務(wù)中心、檔案信息技術(shù)服務(wù)中心、檔案組卷服務(wù)隊(duì)、蘭臺(tái)咨詢有限公司等等)在我國還是有了一定程度的發(fā)展。從《中國檔案》2003年第lO、11期發(fā)表的《關(guān)于檔案事業(yè)創(chuàng)新的思考》、《檔案產(chǎn)業(yè)的概念和范圍》、《發(fā)展檔案文化產(chǎn)業(yè)的對(duì)策》、《檔案中介組織規(guī)范發(fā)展芻議》、《檔案信息化中的信息技術(shù)外包策略》以及《山西檔案》同年第4、6期發(fā)表的《檔案事務(wù)所的現(xiàn)狀分析及業(yè)務(wù)展望》、《檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)存在的成因及管理》等文章來看，發(fā)展“檔案產(chǎn)業(yè)”之舉正在受到人們的重視。同時(shí)，我們也應(yīng)看到，我國的各種各類“檔案產(chǎn)業(yè)”，與美國專為顧客提供檔案安全保管服務(wù)的“國家地下庫公司(National UndergroundStorage，Ine．)”(占地50多萬平方米)相比，只是“小打小鬧”，在經(jīng)營管理上也不成熟、不規(guī)范，還處于“初級(jí)階段”。從我國社會(huì)和經(jīng)濟(jì)的長遠(yuǎn)發(fā)展來看，發(fā)展“檔案產(chǎn)業(yè)”還是有很大空間的。為了健康地大力發(fā)展我國的“檔案產(chǎn)業(yè)”，我建議將“檔案產(chǎn)業(yè)”改稱“檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)”，以明確“檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)”與“檔案事業(yè)”是兩個(gè)不同的概念。我們必須認(rèn)識(shí)到，各級(jí)各類檔案館是公益性的文化事業(yè)單位，是國家檔案事業(yè)的主體，不能將它辦成經(jīng)營性的文化產(chǎn)業(yè)單位；同時(shí)，我們要大力發(fā)展為檔案事業(yè)服務(wù)的各種經(jīng)營性的檔案服務(wù)產(chǎn)業(yè)。
（郭紅解、李軍摘自《檔案學(xué)》2004年第4期）
