2001年4月9日原國家質量技術監督局《關于實施GB／T1．1?2000＜標準化工作導則第1部分：標準的結構和編寫規則＞的通知＝要求：自2001年6月1日起，起草單位要按GB／T1．1?2000的要求編寫國家標準；自2002年6月1日起，凡報送批準、發布的國家標準草案不符合該標準的要求和格式的，國家質量技術監督局國家標準技術審查部將不予技術審查；未按該標準要求編寫的行業標準和地方標準將不予備案。根據這個通知，今后檔案工作行業標準和由國家檔案局負責制修訂的國家標準都必須按照新的要求編寫。
與被代替的GB／T1．1?1993《標準化工作導則第l單元：標準的起草與表述規則第l部分：標準編寫的基本規定》相比，新頒布的GB／T1．1?2000有不少變化，需要標準工作者認真學習掌握。
一、前言與引言
標準設前言與引言均始自GB／T1．1?1993的發布。由于時間不長，加之該標準本身沒有引言，前言又不十分規范，因此，導致標準編寫人員對二者的作用及內容的認識比較模糊，在標準的前言與引言的編寫中經常把所規定的內容弄混，出現一些錯誤。比如，有的在前言中闡述該標準的意義、介紹標準的立項情況或編制過程等。其實，上述內容應根據需要分別列入標準的引言與編制說明之中。還有一種常見的錯誤是在標準前言或引言中使用“應如何”或“必須如何”之類的表述，這實際上是在提出要求。由于前言與引言是資料性的概述要素，因此不應包含要求。
按照GB／T1．1?2000規定，前言是必備要素，也就是說，每一項標準或者標準的每一部分都應有前言。標準中的前言由特定部分和基本部分組成，是資料性概述要素的重要組成部分，其中可提供大量的有用信息。引言為可選要素，如果需要，可在引言中給出編制該標準的原因，以及有關標準技術內容的特殊信息或說明。在實踐中，要根據具體標準所涉及的內容，按照GB／T1．1?2000規定的次序依次給出有關信息，不應隨便寫入其他內容。
 二、規范性引用文件
“規范性引用文件”是從GB／T1．1?1993的“引用標準“一章改變而來。這個變化不僅僅是用詞上的不同，它包含了這樣兩層意思：(1)所列文件在標準中被規范性引用；(2)被引用的不局限于標準文件，還包括其他文件。
所謂“規范性的引用”是指標準引用了這些文件的條款后，這些條款即構成了標準不可分割的組成部分。在使用標準時，要想符合標準，除了要遵守標準中規范性內容外，還要遵守規范性引用文件中被引用的條款。與之相對應的是“資料性引用文件”，即標準中被資料性提及的一些文件，這些文件中的內容并不構成標準的內容。提及這些文件只是提供一些供參考的信息或資料，使用標準時，并不需要遵守這些文件中被提及的內容。由于GB／T1．1?1993并沒有對引用文件區分為“規范性引用文件”和“資料性引用文件”，因此，在按GB／T1．1?2000起草標準時尤其要注意區分這類文件。這兩者的區別在于，被提及時表述方式不同，前者為“應符合……的規定”或“應按照……的要求”，后者常為“參見……的規定”。
除標準外，該章中還可列出一些文件。其中國內文件包括：強制性標準、推薦性標準、標準化指導性技術文件、法規、規程等；國際文件有：標準、技術規范、規程、法規、技術法規、指南、技術報告等等。上述文件只要是被規范性引用，無論是不是標準，都可在“規范性引用文件“一章中列出。
（牛角摘自《中國檔案》2003年第3期）