檔案部門如何編制電子文件功能需求

隨著電子文件大量產(chǎn)生，如何妥善積累、保管，如何規(guī)范電子文件的歸檔與管理，已經(jīng)成為檔案部門亟待解決的問題。解決問題的關(guān)鍵，就是要從電子文件產(chǎn)生的源頭抓起，即從系統(tǒng)設(shè)計之初就要充分考慮電子文件的管理，并將相應(yīng)的要求落實到系統(tǒng)中。所以，檔案部門不但要明晰應(yīng)提出哪些具體要求，更要知曉如何從宏觀的角度來把握這些要求。

系統(tǒng)在電子文件管理方面存在的問題

在辦公自動化快速發(fā)展的同時，電子文件管理工作卻相對滯后，表現(xiàn)在系統(tǒng)建設(shè)時沒有統(tǒng)籌考慮電子文件的歸檔和管理，不具備電子文件管理功能，導(dǎo)致電子文件管理不能和系統(tǒng)建設(shè)同步發(fā)展。例如，在開發(fā)辦公自動化系統(tǒng)時只注重文件運轉(zhuǎn)過程，未考慮到辦理完畢后的電子文件歸檔問題，使其在網(wǎng)絡(luò)中處于失控狀態(tài)，沒有達到文檔一體化管理要求；有的單位在系統(tǒng)建設(shè)時雖然考慮了電子文件管理，但由于需求不夠完整、規(guī)范，想到什么提什么，重文件流轉(zhuǎn)環(huán)節(jié)，輕歸檔與管理環(huán)節(jié)，缺乏對電子文件生命周期整個過程的全面監(jiān)控，致使電子文件管理達不到規(guī)范、科學(xué)的要求，電子文件真實、完整、有效性不能得到充分保證。

    辦公自動化系統(tǒng)是實現(xiàn)單位內(nèi)部各級部門之間以及內(nèi)外部之間辦公信息的收集與處理、流動與共享、實現(xiàn)科學(xué)決策的信息系統(tǒng)。辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計開發(fā)不僅要考慮文件流轉(zhuǎn)，還要考慮文件歸檔與管理，要做到統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一研發(fā)。編制電子文件管理功能需求時，只有既注重電子文件的起草、審核、校對、簽發(fā)等環(huán)節(jié)，又注重其歸檔與管理的需求，辦公自動化系統(tǒng)才能符合文件處理全過程的要求，才能使電子文件更加完整規(guī)范。

從電子文件管理者角度編制功能需求

檔案部門在提出功能需求時會面臨一些困難。一是對提出電子文件管理需求比較茫然，不知從什么角度入手；二是提出的需求只考慮了電子文件歸檔后檔案管理的需要，而沒有綜合考慮對電子文件的前端控制；三是提出需求時猶疑不定，經(jīng)常有較大的改動，而且使用較多的檔案專業(yè)術(shù)語，導(dǎo)致信息管理部門和開發(fā)人員不能正確理解檔案部門的意圖。

筆者認為，檔案部門在編制功能需求時應(yīng)注意把握兩點：

第一，功能需求的描述要從檔案管理者的角度出發(fā)，而非軟件設(shè)計人員的角度。電子文件管理要在電子文件生命周期內(nèi)展開，即在電子文件生命周期的設(shè)計、形成和使用維護三個階段都要對電子文件形成控制。因此，編制功能需求要考慮到電子文件的形成、積累、歸檔、保存、利用和維護各個環(huán)節(jié)，而不僅僅是對檔案管理子系統(tǒng)的描述，要實現(xiàn)對電子文件——電子檔案的全過程監(jiān)控。同時，還要通過功能需求方案，使設(shè)計人員能夠充分理解檔案部門的要求。這是檔案部門編制功能需求的根本出發(fā)點。

第二，功能需求的描述要以提出規(guī)范管理的要求為主，盡可能不把主要精力放在技術(shù)開發(fā)層面。辦公自動化系統(tǒng)建設(shè)的技術(shù)已經(jīng)相當成熟，只要用戶提出需求，作為市場開發(fā)主體——軟件公司一般都可以從技術(shù)層面上予以實現(xiàn)。因此，檔案部門的主要任務(wù)是完整全面地提出電子文件管理方面的需求，諸如電子文件管理方法、管理要求等都要考慮周全，盡可能多地體現(xiàn)在功能需求方案之中，使有關(guān)部門充分了解檔案部門要求，通過技術(shù)手段予以實現(xiàn)，至于系統(tǒng)設(shè)計方案和實現(xiàn)途徑乃至具體節(jié)點的描述等，應(yīng)當由專業(yè)公司負責(zé)完成。

編制功能需求時應(yīng)把握的基本原則

1.一體化原則

對辦公自動化系統(tǒng)中產(chǎn)生的電子文件要實施從文件到檔案的一體化管理，從文件的生成階段就要對其質(zhì)量進行監(jiān)控，對文件轉(zhuǎn)化到檔案的整個過程進行全面控制和綜合管理。

2.完整性原則

要全面考慮電子文件的形成、收集、積累、鑒定與歸檔，電子檔案管理與利用以及系統(tǒng)維護的需要，使電子文件形成與歸檔、電子檔案保管與利用以及維護等各個環(huán)節(jié)所需要的管理功能在系統(tǒng)中得到完整體現(xiàn)。

3.實用性原則

編制功能需求是為了規(guī)范本單位辦公自動化系統(tǒng)中的電子文件管理，因此，要充分調(diào)研辦公自動化系統(tǒng)開發(fā)情況和實際工作需要，使提出的需求易于實現(xiàn)，具體實用。

4.規(guī)范性原則

編制功能需求時要嚴格依據(jù)國家相關(guān)標準和規(guī)范文件，如公文的收、發(fā)環(huán)節(jié)要依據(jù)國務(wù)院2000年修訂的《國家行政機關(guān)公文處理辦法》，公文的歸檔與管理要依據(jù)國家質(zhì)量監(jiān)督檢驗檢疫總局2002年發(fā)布的國家標準《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB/T18894——2002）、國家檔案局2003年發(fā)布的《電子公文歸檔管理暫行辦法》和2001年發(fā)布的《檔案管理軟件功能要求暫行規(guī)定》等，特別在歸檔電子文件的標準格式上，更是要與《電子文件歸檔與管理規(guī)范》的要求保持一致。

功能需求的基本內(nèi)容

編制功能需求的最終目的是對辦公自動化系統(tǒng)中形成的電子文件歸檔和電子檔案管理實現(xiàn)全過程監(jiān)督、控制。電子文件收、發(fā)文環(huán)節(jié)直接影響歸檔電子文件的質(zhì)量，所以一份完整的功能需求應(yīng)當包括電子文件的收、發(fā)與歸檔，以及電子檔案的管理與利用等各個環(huán)節(jié)。

1.根據(jù)電子文件的特點，有針對性地提出管理要求

元數(shù)據(jù)和背景信息。電子文件的讀取依賴于它生成時的元數(shù)據(jù)和背景信息。在功能需求方案中，檔案部門應(yīng)當對必需的元數(shù)據(jù)和背景信息項提出歸檔要求，包括文件的格式、編排結(jié)構(gòu)、硬件和軟件環(huán)境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等元數(shù)據(jù)；描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結(jié)果、上下文關(guān)系以及對其產(chǎn)生影響的歷史環(huán)境等背景信息。

各方職責(zé)和管理權(quán)限。要通過明確電子文件生成和流轉(zhuǎn)部門的職責(zé)，賦予檔案部門具備瀏覽電子文件形成、運轉(zhuǎn)、發(fā)布、歸檔全過程的權(quán)限，以實現(xiàn)對電子文件形成、運轉(zhuǎn)、歸檔全過程的監(jiān)控。

電子文件積累與歸檔。要圍繞電子文件的真實、完整、有效性，對電子文件積累、歸檔方面提出具體要求，以及確定電子文件的積累、歸檔工作流程等內(nèi)容。

電子檔案在線利用與數(shù)據(jù)遷移。在線利用主要是對電子檔案的檢索與查詢、查閱申請與審核、全文瀏覽與下載等各利用環(huán)節(jié)提出功能需求。數(shù)據(jù)遷移是強調(diào)當系統(tǒng)設(shè)備更新或系統(tǒng)擴充時應(yīng)及時對電子檔案進行遷移操作。

2.對電子文件歸檔與電子檔案管理提出功能要求

首先要包括對功能需求的總體描述，即提出系統(tǒng)中應(yīng)包含哪些功能模塊，這些模塊的主要功能是什么，電子文件真實性、完整性和安全性方面的保障措施是什么等。

其次，要針對總體描述中提及的各功能模塊，分別提出其具體要求。即對系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置的收文管理、發(fā)文管理、文件歸檔、檔案管理、檔案利用等模塊進行清晰、具體的描述。包括其工作流程、必備功能和權(quán)限設(shè)置等內(nèi)容。

編制功能需求時應(yīng)特別注意的工作要求

1.管理權(quán)限的設(shè)置

明確和規(guī)定文書、檔案部門及電子文件生成流轉(zhuǎn)部門的職責(zé)及權(quán)限，可以有效地保證電子文件的質(zhì)量。

權(quán)限設(shè)置的必要性。檔案部門只有充分了解系統(tǒng)中生成的電子文件數(shù)量、流轉(zhuǎn)部門、從生成到流轉(zhuǎn)再到歸檔的時間及操作者，才能確保電子文件的質(zhì)量。但實際上，在一些已經(jīng)開發(fā)了辦公自動化系統(tǒng)的單位，面臨日益龐大的電子文件數(shù)量，絕大多數(shù)的檔案部門只能被動接受，不能介入到對電子文件質(zhì)量和數(shù)量的監(jiān)控工作中，有關(guān)部門歸檔什么電子文件，檔案部門就接收什么電子文件，這些文件是否為最終版本，是否被非法修改過，檔案部門并不清楚。這種被動的局面既不利于保證歸檔電子文件的真實、完整和安全，也不利于電子檔案在日后得到有效的識別和利用。因此，為保證電子文件的質(zhì)量，檔案部門應(yīng)當對電子文件形成的全過程實行監(jiān)督和指導(dǎo)。

權(quán)限設(shè)置的具體規(guī)定。系統(tǒng)應(yīng)賦予檔案部門瀏覽電子文件運轉(zhuǎn)及歸檔各環(huán)節(jié)的權(quán)限，并對收文、發(fā)文、文件歸檔各個程序、各個工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人及權(quán)限進行設(shè)置。

在收文管理中，應(yīng)當明確簽收、登記、審核、催辦、擬辦、批辦、承辦等工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人，并強調(diào)業(yè)務(wù)部門要將辦理完畢的電子文件隨時存入本部門辦結(jié)庫積累，集中保管，統(tǒng)一處理。

在發(fā)文管理中，應(yīng)當規(guī)定草擬文件、審核、簽發(fā)、復(fù)核、登記等工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人，并強調(diào)文秘部門對登記后的電子文件定稿及發(fā)文稿紙應(yīng)及時退還文件形成部門兼職檔案員，由該部門兼職檔案員將其隨時存入本部門辦結(jié)庫積累，集中保管，統(tǒng)一處理。

在文件歸檔管理中，應(yīng)當規(guī)定電子文件從鑒定到歸檔的工作流程及各工作環(huán)節(jié)的責(zé)任人。

這些規(guī)定可以明確各方責(zé)任、權(quán)限，便于操作和執(zhí)行。

2.電子文件的積累

真實、完整、有效和安全是對電子文件管理的基本要求。責(zé)任部門在電子文件形成階段就要認真做好積累工作，通過嚴密的管理措施，來保證電子文件的真實、完整、有效并安全歸檔。

注意收集元數(shù)據(jù)和背景信息。系統(tǒng)應(yīng)具備將電子文件元數(shù)據(jù)和背景信息與電子文件相關(guān)聯(lián)的功能，以便其能夠被輸出；凡是反映電子文件真實性、有效性，保證其長期可讀的元數(shù)據(jù)和背景信息都應(yīng)當通過系統(tǒng)自動獲取或從其他表單中引用的方式予以保存。

收、發(fā)文環(huán)節(jié)中的積累和預(yù)歸檔庫的設(shè)置。在收、發(fā)文環(huán)節(jié)中，應(yīng)當重點強調(diào)如何做好電子文件積累工作以及其與電子文件歸檔流程相銜接。

業(yè)務(wù)部門應(yīng)當設(shè)置辦結(jié)庫，操作權(quán)限歸業(yè)務(wù)部門兼職檔案人員。業(yè)務(wù)人員在工作辦理完畢后可以隨時將電子文件保存到本部門辦結(jié)庫中，部門兼職檔案人員可以隨時對辦結(jié)庫中的電子文件進行鑒定、整理，并向檔案部門進行在線歸檔。

設(shè)置預(yù)歸檔庫，操作權(quán)限在檔案部門。電子文件在線歸檔之后，即由業(yè)務(wù)部門的辦結(jié)庫進入預(yù)歸檔庫，檔案部門可以對預(yù)歸檔庫中的電子文件相關(guān)管理信息進行修改，如修改保管期限、檔號等。