Windows XP的文件管理功能是管理電子文件的實用工具。各單位或各部門文件管理人員可以通過分層次地設(shè)置文件夾，使電子文件在計算機存儲器中進行科學(xué)分類。具體方法是：

1、雙擊桌面上【我的電腦】或鼠標右擊【開始】按鈕選擇【資源管理器】，便可進入資源管理器界面。單擊選擇一個存儲器，如：“H盤”。在選擇存儲器時，要預(yù)先估計本單位電子文件的遞增速度，讓該存儲器的容量能夠滿足電子文件遞增的需要。同時，存儲電子文件的文件夾不能選“C盤”，因為“C盤”容易受到病毒的攻擊。

2、單擊左上角【文件】按鈕，再將鼠標移至【新建】→【文件夾】后單擊。然后輸入文件夾名，如【文書檔案庫】。這樣建立的【文書檔案庫】文件夾就專門用于存放文書類電子文件。

3、根據(jù)本單位檔案分類體系，反復(fù)采用上述第2種方法，就能按電子文件的分類層次設(shè)置文件夾。例如某單位行政類電子文件按年度、問題分類，其文件夾就可以設(shè)置為以下方式：

4、類別設(shè)置好后，將需要歸檔保存的電子文件按類存放入相應(yīng)的文件夾中。

5、文件夾或文件中的文件可以按照名稱[N]、類型[T]、大小[Z]、修改日期[D]、自動排列[A]等方式排列。如果按名稱排列則是按起始漢字的漢語拼音字母順序排列。如果分類中刻意講究一種排列方式，如機關(guān)各部門的文件夾必須按“黨委辦公室”、“行政辦公室”、“人事處”、“計劃處”……,則可在漢字前面可加序號或英文字母，即“1-黨委辦公室”、“2-行政辦公室”、“3-人事處”、“4-計劃處”……。

6、分類可以通過調(diào)整文件夾而調(diào)整。也可以通過增加或刪除文件夾而增加或刪除文件類。