如何進(jìn)行案卷編目?
答:按照一定規(guī)則進(jìn)行檔案著錄并將條目組成目錄的過程,包括案卷目錄、卷內(nèi)目錄和備考表。
(1)案卷目錄:是檔案部門管理、統(tǒng)計(jì)、檢索、報(bào)道檔案內(nèi)容、成分等的基本檢索工具,亦是立卷單位與檔案部門交接檔案的依據(jù)和憑證(可作為移交目錄)。其項(xiàng)目包括案卷序號(hào)、檔號(hào)、保管期限、案卷題名等;
(2)卷內(nèi)目錄:卷內(nèi)目錄排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前,其作用是為了介紹卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容、成分、制發(fā)機(jī)關(guān)、文件編號(hào)、時(shí)間、題名等,便于利用者根據(jù)所需項(xiàng)目進(jìn)行查閱、檢索。項(xiàng)目填寫內(nèi)容包括文件序號(hào)、責(zé)任者、文件編號(hào)、日期、文件題名、頁(yè)號(hào);
(3)備考表:備考表排列在卷內(nèi)末頁(yè)之后,其作用是用以說明卷內(nèi)文件材料的情況,即卷內(nèi)文件材料狀況的記錄單。項(xiàng)目填寫內(nèi)容包括立卷人、檢查人、檢查日期、互見號(hào)。