我國檔案及其名稱的演變

我們偉大的祖國擁有璀璨的文化典籍，其中檔案文獻浩瀚瑰麗。自從進入歷史文明時期以來，甲骨金石、簡牘縑帛、鐵卷金冊、紙墨文書，多姿多彩。從中國檔案信息資源的總體說來，其年代之久遠，數量之龐大，內容之廣泛，價值之珍貴，堪為舉世所罕見。幾千年來，由于社會生活日新月異，檔案內容日益豐富，檔案的形式和名稱也不斷地發展變化。

一、甲骨檔案

商周時期的檔案，從出土實物和可靠的記載來看，已有甲骨文、銅鐵鐘鼎銘文、石刻、帛書和簡冊等等。中國對文書和檔案最早的稱呼，按現有資料來說，叫做“ 冊”、“ 典”。據《尚書多士》記載：“唯殷先人有冊有典”。甲骨文也有冊字和典字。所以，至少商代已有簡冊檔案是可以相信的，只是至今未得發現實物，詳情無從考證。甲骨檔案主要集中于商代，現在保藏的甲骨，多為盤庚遷殷到紂亡的273年間的遺跡。商代甲骨檔案，從其載體材料和記錄方式來研究，可以看出當時已達到相當可觀的程度，這決定于也反映了當時社會發展的水平。甲骨檔案的文字是用銅刀或石刀刻在堅硬的龜甲獸骨上。于削整和契刻之前，龜甲獸骨須先經酸液處理使之軟化。其文字大者徑逾半寸，小字細如芝麻，篆刻得規整美觀?？唐跫坠俏淖值娜?，想必是具有很高技巧的書家。甲骨文也偶有用筆寫的字。從文字的不同筆體，以及在甲骨文中就有“筆（“聿”）字來看，甲骨文字是用刀筆刻或毛筆寫的。

周代的甲骨文也曾陸續有所出土。陜西長安、扶風、岐山一帶的周原等地，曾發現一些西周時期的甲骨?？讨频奈淖峙c殷商甲骨文相似。但是，出土的數量較之殷代的甲骨顯著地減少?？磥淼搅酥艽?，甲骨已逐漸成為殘跡，這并非偶然的現象，而是當時歷史條件的必然。西周時期的農業、手工業遠比商代發達，古代文化到了周代蓬勃地發展起來，典籍也逐漸地更加豐富。孔子所說的“郁郁乎文哉吾從周”，也反映了這種情況。周人懂得“敬鬼神而遠之”，不像殷人迷信那么嚴重。由于用甲骨占卜習俗的變化及其因素，作為這種活動記錄的甲骨檔案，便在社會進步中退出了歷史舞臺。而今所見到周代的文字記錄，則以金文為多。

二、金石檔案

金文是鑄刻在金屬鼎彝器上的一種銘文，也稱鐘鼎文。一般是指冶鑄在青銅器上的文字。古人稱銅為金，因又常稱鐘鼎文為金文。有銘文的青銅器始于商代，但數量較少，金文字數也不多。最初的青銅器，是供人作物件使用的，以后逐漸在器物上開始鑄有幾個字，以銘志制作人或物主，一般說來它們還不具有檔案的性質。到了西周時期，青銅器手工業大有發展，不僅冶煉技術相當高，分布也很廣，這給金文提供了物質技術條件。據今不完全統計，已出土的周代青銅器至少達五千多件。由于周代奴隸制的發展和疆土的擴大，國家權力的加強，分封和征伐，以及科學文化活動等社會實踐的發展，使周代的許多青銅銘文具有了檔案的性質。據郭沫若《中國史稿》第1冊記載，西周時期，許多青銅器的鑄造，主要目的不是為了欣賞，而是為了勒明記事，以至作為“法律上的契約”。《周*禮*秋官*司約》記載：“凡大約劑，書于宗彝；小約劑，書于丹圖?！睎|漢人鄭玄注：“約劑，要盟之載辭及卷書也?！鼻迦藢O治讓《周禮正義》說：“宗彝是宗廟彝尊”。郭沫若則明確地指“書于宗彝”為西周的金文。鐘鼎彝器中作為記事和憑信的金文，無疑具有古代檔案的性質，所以在檔案學上稱為金文檔案。

周代金文檔案的內容相當廣泛，字數也大為增多。根據現存青銅器來看，銘文記有祀典、冊命、賞賜、志功、征伐、訴訟和契約等各個方面的事跡。出土于陜西岐山的《毛公鼎》，銘載周宣王對其臣下毛公 的誥命，竟長達499字。為了統治廣闊的被征服地區，周初曾大規模“封邦建國”，即分封諸侯。這種制度，在金文檔案中有許多原始的載錄。在江蘇丹徒出土的《宜侯矢盤》，記述了西周初期成王封矢為宜侯，授予土地、人口以及“彤弓”、“彤矢”等詳細情況。西周中期的《曶鼎銘》文，具體地記載了周穆王命曶繼乃祖治卜事；以及用“匹馬束絲”與人交換“五夫”（五個奴隸），發生糾紛，曶訴訟得勝；并有匡季率人“寇曶禾十秭”（搶曶的糧食），被控告后受到重罰的經過。諸如此類的銘文，從不同的側面反映了周代的階級關系和社會制度的狀況。西周后期，貴族之間的土地爭奪加劇，如周厲王時期的《矢人盤（散氏盤）銘》文中就有記載：矢人侵擾了散人的地方，后來又用大片田地賠償散人，兩國核定疆界，雙方誓盟并畫成地圖。這類金文，實際上是在中華民族的疆域里古代劃定國界的契約。如此翔實的大批金文記錄，反映了我國奴隸制發達時期社會各方面的史實。承載金文的鐘鼎器，質地堅硬，銘鑄技術精巧，歷盡滄桑，耐幾千年的磨損，有許多件仍然保持基本面貌。這些金文豐富了我國歷史檔案的寶庫，為古代社會以及許多方面的研究提供了珍貴的史料。

金文檔案隨著青銅銘鼎的進化經歷了一個興衰的過程。郭沫若《周代彝銘進化觀》一文，對青銅器的發展作了一番有趣的深刻分析。以歲時的春夏秋冬和人生的幼老壯死，比喻了彝銘的四個階段：（一）鑄器之意本在實用，兼或施之以文化遞銘，于本器無足輕重。（二）文化遞進，器銘加詳。入后更喧賓奪主，乃有專為勒銘而作器之事，有書史之性質，指有事須書，有言須記，并非后來的著書。此階段以西周遺器為最著。（三）書史之性質變而文飾。（四）銘辭之書與文飾性質俱失，復返粗略之自名或“物勒工名”。這一規律性的概括，對我們研究金文檔案頗有啟迪。并非一切帶有文字的銘器都是檔案，以記事為主要目的或主要起記事作用的鐘鼎文，保存下來，才具有檔案性質。金文檔案的鼎盛時期在于西周。東周以后，由于其他記錄材料的使用，社會信息的增加，鐘鼎文一般已不適應，因而逐漸衰微。但是，金文稱為歷史檔案，和甲骨文一樣，乃是我國獨有的古代文獻和人類文化珍品。

關于金文、鐘鼎、金石的稱呼，在古今一些文著中曾有不同的理解和特指范疇，這是我們研究古代檔案值得注意的。廣義地理解，金石可以包括金屬銘器和石刻， 如《呂氏春秋求人》中“故功績銘乎金石”，有注為：“金，鐘鼎也；石，豐碑也”?！赌印穭t將金石與鐘鼎盤盂分列。關于鐘鼎銘文，其指也有所異，或只指金文，或又包括青銅彝銘與鐵鑄鐘鼎銘辭，如《周代彝銘進化觀》，將鐵鑄刑鼎也納入鼎銘。在中國近現代檔案學研究中，對金石和鐘鼎多取廣義之稱，對專指的則取特稱。對周代青銅銘文特稱金文或金文檔案，但在語言環境明確的條件下也以鐘鼎文稱之；而泛指的鐘鼎銘文檔案，則亦包括鐵鼎之類的記事契文。

我國古代具有代表性的鐵質鐘鼎文檔案，產生于冶鐵業發展和成文法公布的歷史時期，大抵始于春秋階段。鐵的發現大約在商代，直到西周還只使用鍛鐵。春秋時代已有大量的古代冶鐵業，鐵器的使用逐漸普遍，為鐵鼎銘文創造了物質條件從社會條件來說，則出于當時社會政治斗爭實踐的需要。據《左傳六年》（公元前236年）記載：“三月，鄭人鑄刑書?！边@就是歷史上有名的鄭國大夫子產首創刑鼎。即將嚴厲的刑法公布出來，讓人不敢違犯；同時，也削減貴族任意獨掌法律的特權。因在鐵鼎上銘以法律條文，故稱刑鼎。當時遭到守舊派的非難，連晉國大夫叔向也投書反對，子產回書說：“吾以救世也?！边^了二十多年晉國也鑄刑鼎?！蹲髠髡压拍辍罚ü?span>513年）記載：“ 冬，晉趙鞅”，“賦晉國以鼓鐵，以鑄刑鼎。著范宣子所為刑書焉”。即在刑鼎上公布了晉國大夫范宣子制定的“刑書”。孔子反對，說：這樣做晉國要亡了，“民在鼎矣，何以尊塊“石鼓文”。其形有貴”。總之，刑鼎的內容和當時的社會動態都表明，刑鼎的產生不是偶然的，它是奴隸制向封建制過渡的時代為適應新興地主階級利益的需要，國家采取的文件公布形式。所以在子產之后，各國大多相繼制定和發展了成文法。在中國歷史上，真正成文法公布的興起，大致就在這一時期。刑鼎作為國家的法律文件發布，可以存查并留傳后世，它無疑是具有檔案的性質。它于當時有一定的社會功績，迄今也有歷史意義和學術研究價值。

由于金屬工具的使用及其他社會背景，在中國曾有一段石刻比較流行的時期，其中有些可稱為石刻檔案。據有關資料記載，殷代有極少數石刻，西周尚未發現，東周以后逐漸增多。最著名的當首推東周初年的10塊石鼓文，其形有如圓桌，前人說它像鼓，故別稱為“石鼓”。對于石鼓成文的年代說法不一，據郭沫若《石鼓文研究》等考證，判為秦襄公八年（公元前770年）所作。主要記述了秦襄公因伐戌救周之功而受封的事跡，以及歌誦當時游獵的情景，所以又被稱做“獵碣”。這是我國現存最早的較有系統內容的刻石文字記錄。

秦漢以后，石刻碑碣大量出現。隨著鐵器時代以及秦漢統一帝國活動的發展，石刻檔案進入盛行階段。不僅數量增加，內容也較豐富，既有帝王出巡、狩獵、宣揚功德、生產活動、社會重要事件的記述，也有頒發政令、規定法紀的文告等等。據《史記秦始皇》記載，瑯邪臺石刻，就有昭令“普天之下，搏心揖志，器械一量，同書文字”等內容。地方政府也有的采用碑刻形式記載要事，或發布文告，并鐫以官印。采用這種形式傳知的范圍廣大，又有利于長久地留傳，因而直到明清、民國時期仍有所見。幾千年來，我國歷來石刻檔案保存下來許多難得的歷史資料。

現在人們所稱的金石檔案，還包括諸如鐵卷、金冊等一些金屬載體形式的檔案。多是王朝對有功臣官和有關首領人物的冊封。這在民間傳說中常有出現，如《水滸傳》里有取鐵卷以證功免罪的故事，也是這類歷史事實的一種反映。迄今，我國有關的檔案館和博物館還保存有古代“鐵卷”和“金冊”等實物。例如，明朝皇帝賜給右軍督李文的鐵卷誓書，卷中記有戰功，特封“高陽伯，食祿一千石”，以及“若犯死罪免爾本身一次”等內容，鎦金的陰文，金光閃閃。又如清政府頒發給五世達賴和十一世達賴的金冊，至今光彩奪目。這些都是當時的貴重文書，現在稱為稀世的古代檔案和文物珍品。

三、簡牘檔案

金石檔案雖然堅固耐久，但其載體比較笨重，制造銘刻也比較費工，且不便于傳遞。所以自商周直至東晉時期，特別是從周代到漢代1000余年之間，多用竹片和木板撰寫文書與保存檔案，通常稱做“簡策”、“簡牘”、“簡書”等等。后我國近代史料的第五大發現。我國至今仍能保存有《詩 小雅 出車》中有“王事多難，不遑啟居。豈不懷歸？畏此簡書”的記述。對于這些載體的叫法和當時的使用方法，后人的考證和所作的一些結論，各說有所不同。這里以較有代表性的文著為主，作為研究檔案沿革的參考。晉人杜預《左傳序》說：按春秋時的制度，“大事書之于策，小事簡牘而已”。甲骨文中的冊字作□，□ 郭沫若認為它是當時的象形字?！墩f文解字》中的“冊”與甲骨文中的“冊”，字形相近，釋文為：“符命也，諸侯進受于王者也。象其札一長一短，中有二編之形?！碧迫丝追f達《春秋左傳注疏》說：“簡之所容，一行字耳。牘乃方版，版廣于簡，可以并容數行。”至于簡片是因數字和片數多少而成冊，抑或根據事之大小而成冊，則說法不一。有的認為“大事先書于簡，后乃定之于策”，例如齊國太史伯秉簡直書崔杼弒其君莊公，以及晉史董狐記書趙盾弒其君一類的大事則入策，小事文辭雖多，也只將“眾簡牘以次存錄”而不編策。但有一點是可以肯定的，即“單之一札謂之簡，連編諸簡，乃名為策”。策就是冊，古時二字相通。從許多出土的簡書和有關文獻分析，一般看來，為了記述和傳達一定的事務，須將竹木簡片編連成冊。例如，有些法令、戶口、賦稅、器物數量，以及有關的活動，就寫在簡冊上，并由中央和地方政府等有關單位作為檔案保存，有的還要上報?，F在說的“造冊上報”，就是從那時傳下來的。

多年來，我國各地曾先后大量出土了古代簡牘，其中有相當一部分是當時活動的直接記錄，屬于古代檔案性質。30年代在西北居延（今內蒙古自治區境內）漢代烽燧遺址中發現1萬余枚漢簡，稱為“居延漢簡”，現存臺北歷史語言研究所。后來在湖南、山東等地也有漢簡出土。50年代從長沙楚墓和信陽出土有戰國時期的簡冊。1973年至1974年考古工作者在居延地區又發掘出漢簡約1.9萬枚。1975年在湖北省云夢縣秦墓中出土的1000多枚竹簡，有秦始皇時期南郡守騰的文書，秦代的律法原文和釋文以及其他方面的書籍。90年代初在敦煌漢代懸泉置遺址發掘簡牘約2萬枚。1996年10月湖南長沙文物工作隊在長沙市走馬樓西側的古文化遺址的第22號古井內發現了三國孫吳紀年簡牘數萬枚，共20余萬字。此次出土吳簡如此之多，堪稱三國時代考古的驚人發現。這批吳簡詳細地記錄了當時人們的社會生活和經濟關系等，對于研究中國古代史，特別是三國時期的政治制度、社會關系、經濟關系及賦稅制度等具有非同尋常的意義。因此，長沙吳簡的出土被認為是20世紀以來具有重大歷史、科學、藝術價值的考古成果之一，被一些學者稱作是繼殷墟甲骨、居延漢簡、敦煌遺書和清朝大內檔案之后我國近代史料的第五大發現。我國至今仍能保存有2000多年前，如此豐富的竹木載體的古代檔案，乃為世界所罕見，也是人類文化史上的一大奇跡。

冊、典、簡、牘、簡策、簡牘、簡書，都是我國古代對文書和檔案的一些稱呼，古代人們對文書和檔案這兩個概念基本上是不分的。在周代，又有“中”的、叫法?！吨芏Y*春官》說：“天府掌祖廟之守藏”，“凡官府鄉州都郡鄙之治中，受而藏之，以詔王察群吏之治?！睗h人鄭玄注解：“治中，謂其治職簿書之要?！鼻迦私馈吨芏Y疑義舉要》說：“凡官署簿書謂之中，故諸官言治中、受中，小司冠斷庶民獄訟之中，皆謂簿書，猶今之案卷也。此中之本義。故掌文書者謂之史，其字從右從中，又者右手以持簿書也。”這和《說文解字》的說法大體一致：“□ ，記事者也，從又從中”。“□，手也。象形，三指者手之列多略不過三也?！鼻迦藚谴鬂墩f文古籀補》認為，“中”乃古“冊”字的省形。根據許多材料分析，周代之謂“中”，看來是近乎對文書和檔案的一種概括性的稱呼。

采用簡牘這種形式，取材和書寫比較容易，編連篇幅比較靈活，也較便于保存和傳遞。但是對普通的竹木材料，也需要一番制作的工夫。河南省汲縣、信陽等地戰國墓中曾發現成套的制竹簡的青銅工具，有鋸、錛、削、刻刀和錐。對新竹要先行烘干“殺青”，也叫“汗青”，就是“以火炙簡令汗，取其青易書，復不蠹”，既好寫又防腐。后來“汗青”又成為簡策書史的同義語，如“留取丹心照汗青”一類的名句就源于此。我們現在還能得見古代大量的簡冊，可能也和當時的技術處理不無關系。

在當時的條件下，簡書是一種比較進步的記錄方式和信息載體，它在十多個世紀的歲月里充當文書、檔案以至書籍的主要成分，發揮了重要的歷史作用。從皇帝詔令御書、政府文告，到民間文書信件都寫在這些竹、木片上，存留至今，有著寶貴的史料價值。在出土的簡牘檔案中，有記錄漢代近百個醫方的“武威醫簡”；有記錄著六種烽警戒信號、從長安到張掖郡之間驛站里程和站名、烽火速度--“每時行百里，晝夜約千八百漢里”的“烽火簡”；有我國最早的通緝令，內容為廣陵王大姊的婢女私逃民間，后有要案牽連，丞相發令全國進行通緝；還有我國最早的官民經濟訴訟案卷簡冊，完整地提供了漢代刑獄訴訟的寶貴資料。范文瀾在《中國通史簡編》中就專門寫道：“殷商兩代用竹簡寫字，史官就是拿竹簡記事的人。周朝有記言記事的史官，國君和貴族們說話做事以及典章制度都寫下來，子孫世代相傳，成了專門的學問。春秋時代，史官的學問，逐漸流傳到民間?！崩?，“百家爭鳴”的諸子各個學派的學術思想和材料，很多都淵源或借鑒于檔案。簡牘等古代檔案，對我國的文化發展具有繼往開來的作用。國內外學者對簡牘檔案做了大量的研究和編輯公布工作，如1980年出版的《居延漢簡甲乙編》囊括了解放前出土的全部簡牘。無論是現存的原件，還是以往和后來轉化為書籍等其他形式的文獻，都為后代留下了珍貴資料，歷史將為簡牘永志其不可磨滅之功績。

四、縑帛檔案

與簡牘幾乎同時產生的還有縑書帛書。據有關專家推測，帛書可能與典冊一樣，在殷商時期即已有之，在地下埋藏3000多年， 如今也許難得再現了，或者期望能有開發。對這種分析，應該說是有道理的。從考古發掘的材料得知，商代織物除麻布之外，還有絲織品的綺和刺繡，說明絲織業在商代已發展到一定的水平。這就為使用絲織載體的文書和檔案提供了可能性，但是迄今未見實物。春秋戰國之際，紡織業較前更為發達，絲帛麻葛逐漸遍布城鄉，既可作衣著，又可作書寫繪畫材料。因而出現了“帛書”、“縑書”、“繒書”等稱呼，兼指文書、檔案和書籍?！赌?span>*魯問》篇云：“攻其鄰國，殺其民人，取其牛馬粟米貨財，則書之于竹帛，鏤之于金石，以為銘于鐘鼎，傳遺后世子孫?！痹凇都鎼邸泛汀斗敲返绕卸加小皶谥癫薄ⅰ皶癫币活惖挠涊d。隨著生產力的提高，秦漢以后，在簡牘仍然大量使用的同時，一些貴重文書用絲織的縑帛書寫的逐漸多起來。人們所熟悉的蘇武牧羊的故事，《漢書*蘇武傳》記有：“天子射上林中，得雁，足有系帛書，言武等在某澤中?！庇每V帛書寫的文書可以舒卷，所以又稱為“卷”、“卷軸”。現在保存下來的縑帛檔案，有從長沙楚墓中出土的帛書，屬于戰國時代的古文書。漢墓中發現有較多的帛書，其中有我國迄今所見的最早的輿圖檔案，也是世界上迄今已發現的最早的地圖。

縑帛作為文書和檔案的載體材料，比起竹木簡牘顯然更為進化。使用簡牘上--奏章，竟有多達3000片的。秦始皇處理公文也有“衡石量書”的記載，一天要讀幾十斤甚至上百斤的文件（秦時一石相當于今天的 市斤左右），批閱如此重量的公文多么不便是可想而知的。帛為絲織品的總稱，縑是雙絲的細絹，以比較精制的絲綢為書文和存檔的材料，既輕便柔韌，剪裁靈活，傳遞和保管都比較方便。文書、檔案的載體形式，對其承受的信息量和文種體式等都有一定的制約作用。如春秋戰國特別是秦漢以后輿圖檔案的產生與發展，顯然是縑帛為之提供了良好的載體條件。所以直到近現代，仍有以帛書形式撰文和繪圖的。

應該指出和值得進一步研究的是，甲骨文以及有些鐘鼎文、石刻、簡牘、帛書、鐵券、金冊等古代檔案，現在多保存在博物館、圖書館等文化部門，甚至流散在異國他鄉。但是，由于歷史原因所形成的這種保存現狀，并不影響它在歷史上確屬文書以至檔案的固有屬性，也不失其為現今文物、圖書和檔案的雙重性。這雖是一個有爭議的問題，而且帶有國際性，但是在理論上應該清楚。前面已經講過，這些材料當時是作為直接記錄和傳遞信息使用的，其目的在于“備忘”、“ 約劑”、“ 信守”、“ 誥命”、“ 上報”，或存錄而“ 傳遺后世”。我們現在研究這些古代檔案的主要目的，從國內來說，不在于解決管理的歸屬問題。既然檔案是人類史上的第一代文獻，檔案的歷史及其狀況又是一定社會、一個國家文明發達的標志之一，那么，如果否認這些是我國古代的原始歷史記錄--檔案，就不能說是一種歷史主義的科學態度?！吨腥A人民共和國檔案法》（簡稱《檔案法》）第十二條規定：“博物館、圖書館、紀念館等單位保存的文物、圖書資料同時是檔案的，可以按照法律和行政法規的規定，由上述單位自行管理。檔案館與上述單位應當在檔案的利用方面互相協作。”這條規定從法律上明確了部分文獻材料具有文物、圖書資料和檔案的雙重或多重屬性。考察檔案的起源及其演變，對于研究人類歷史，了解檔案的產生和發展規律以及檔案的性質、特點等諸多方面，都有重要的學術價值。

五、紙質檔案

我國古代檔案是不斷進化的。簡帛檔案固然有其當時歷史條件下的優點，但是如《后漢書》所說，“縑貴而簡重，并不便于人”。隨著社會經濟、政治、文化的不斷發展，勤勞智慧的中華民族早在漢代已發明了造紙術，使文書、檔案和其他文獻載體、記錄方式，逐漸地發生了空前的大變革。對人類文化作出了巨大貢獻。我國至今保有多年前的唐代紙制檔案，從中可以看到官府某些活動記錄的原始墨跡。它是在亞洲以外的各大洲尚未傳入造紙術的時期形成的，中國迄今還保存著這種古代紙張檔案，實為世界上無與倫比的歷史珍藏。其后，如明清時代保存下來的紙張檔案，在載體和文印的耐久性等方面，也比現在的質地為強。這些，也是許多國家檔案專家、學者甚感興趣的歷史遺物和檔案學研究的課題。

我國雖然在東漢時期已有“自是天下莫不從用”的蔡侯紙，但在社會上比較普遍地以紙書取代簡帛文書，卻經過一段很長的時間。據《太平御覽》引《桓玄偽事》稱，在東晉安帝時（公元404年）太尉桓玄曾下令說：古無紙，故用簡，“今諸用簡者，皆以黃紙代之”。從漢到晉數百年間，處于簡、帛、紙并用的過渡時期。由于逐漸改用紙張撰寫文書和保存檔案，又因多在案幾上辦理公文，所以此后又稱“ 文書”、“ 簿書”、“ 文簿”、“ 案卷”、“ 文案”、“ 案牘”、“ 文牘”等等。漢代多用“文書”之稱，有時也用“簿書” 、“文案”。如《漢書刑法志》說：“文書盈于幾閣，典者不能遍睹?！薄拔臅币辉~，自漢代一直沿用下來，如宋代律令中定有“簿書”的叫法，也被后來所襲用，唐代杜甫的詩中就有“束帶發狂欲大叫，簿書何急來相仍”的句子。

唐宋以后，在沿用上述許多稱呼的同時，較多使用“案牘”、“文牘”的稱呼。如《宋史》關于職官方面的記載，“掌受天下奏狀案牘”一類的規定屢見不鮮。在一般詩文中也常出現，如唐人劉禹錫《陋室銘》一文便有“無絲竹之亂耳，無案牘之勞形”的章句。宋代以后，文牘的稱呼也是常有的。關于宋代的職官，多有諸如“主考督文牘稽違”的記載。元人迺賢的詩句里也有“文牘日繁冗，民力愈疲竭”。我們現在所說的文牘主義，就是借用了古代“文牘”的詞義。

六、音像檔案

音像檔案也被稱為聲像檔案或視聽檔案，是指機構和個人在各種社會活動中形成的記錄聲音或影像的檔案，可分為視覺、聽覺、視聽綜合等不同形式，包括照片、影片、唱片、錄音帶、錄像帶等。

據有關資料介紹，1826年， 法國人尼普斯拍攝了世界上第一張照片，這是世界上最早的照片檔案。在我國，19世紀中葉攝影技術才開始流傳，聲音檔案則更遲，出現于20世紀初。隨著照相、攝影、錄音等技術的發展和普及， 各國的機關、團體、企事業單位，在社會實踐活動中形成了大量的音像檔案。為了保護紙質檔案或減少庫房壓力，許多國家還為紙質檔案制作了縮微復制件。音像錄制技術的發展使音像檔案的數量和種類不斷增加，質量不斷提高；信息技術的發展使一些聲音和圖像信息以數字代碼存儲于計算機內存儲器或外存儲器中，成為聲音電子文件、圖像電子文件、影像電子文件或多媒體電子文件。專門的音像檔案或帶有音像記錄的檔案在全部檔案中的比例逐步提高。

與紙質檔案相比，音像檔案具有更強的直觀性，如照片檔案記錄了生動的可視形象，錄音帶可以再現原聲語言和音樂，影片、錄像帶等能夠如實地錄制歷史人物和事件以及當時的環境和氣氛，成為當時社會活動真實、可靠的可視、可聽記錄。

音像檔案載體有磁性材料、感光材料或其他合成材料，成分復雜、質地脆弱，較之紙張更易受光、熱、濕、污染物等環境因素的影響，記錄在其上的音像信息會隨載體的損壞而失真、減弱甚至消失。除了照片檔案之外，其他音像檔案大多不能直接閱讀，需要使用專門的設備將音像信息轉換為人的感官能直接接收的聲音、圖像或文字信號后才能讀取。音像檔案易于復制，并可通過衛星、網絡等通訊設備進行遠距離傳送。音像檔案的保管條件、管理方法和管理要求都與紙質檔案有所不同，需要采用專門的清洗、翻錄設備和技術，有些還需要專門的庫房和裝具。

七、電子文件（電子檔案）

電子文件（Electronic Records/documents）是世紀中期以后出現的新名詞，是伴隨著計算機技術的發展而產生的一種新型文件。早些時候曾有“機讀文件”、“數字文件”等稱謂，近年來逐漸被“電子文件”所取代。

關于電子文件的定義，目前尚未有統一的說法。國際檔案理事會電子文件委員會1997年制定的《電子文件管理員會 指南》中給出的定義是：“通過數字計算機進行操作、傳遞和處理的文件”。美國聯邦管理法規對電子文件的解釋是：“電子文件包括數字的、圖形的及文本的信息，它可以記錄在計算機能夠閱讀的任何一種介質上，并且符合文件的規定。”我國檔案行業標準《檔案工作基本術語》（DA/T1--2000）的定義為：“電子文件是以代碼形式記錄于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計算機系統存取并可在通信網絡上傳輸的文件。”我國國家標準《CAD電子文件光盤存儲、歸檔與檔案管理要求 第一部分：電子文件歸檔與檔案管理》(GB/T17678.1—1999)則將電子文件定義為：“能被計算機系統識別、處理、按一定格式存儲在磁帶、磁盤或光盤等介質上，并可在網上傳送的數字代碼序列?！痹摌藴释瑫r提出了電子檔案的定義：“具有保存價值的已歸檔的電子文件及相應

的支持軟件產品和軟硬件說明。”綜觀這些定義，其要點不外乎有這樣三條：一是用計算機生成和讀取；二是用數字代碼記錄信息；三是要符合“文件”的要求。

在國外學者的著述中，較多使用的是電子文件，但也有少數人使用“具有檔案性質的電子文件”（Archival Electronic Records）或“ 電子檔案”(Electronic Archives）的提法。國際檔案理事會電子文件委員會1994年至1995年對全世界1000個檔案館關于電子文件管理的問卷調查，凡作為“檔案”接收和保存的電子文件均被稱為“電子文件”，而不稱“電子檔案”。產生這種現象的原因大概有兩個方面：一是在電子環境中，文件和檔案的界限不像紙質文件與檔案那么清楚，索性全部稱為電子文件；二是目前電子文件的法律效力尚未得到全面的認可，電子文件尚未取得與“檔案”一樣的法律地位，但是，檔案館又不能等這些問題都解決了再來接收電子文件，因此，姑且把作為“檔案”接收和保管的電子文件稱為“具有檔案性質的電子文件”，當然這不僅僅是名稱上的簡單變化，其中也蘊涵著深刻的含義。

電子文件作為現代信息技術的伴生物，具有與傳統紙質文件完全不同的特征。其特征歸納起來主要包括：信息的非人工識讀性、系統依賴性、信息與特定載體之間的可分離性、信息的可變性、信息存儲的高密度性、多種信息媒體的集成性以及信息的可操作性等。這些特征決定了對電子文件必須采用與以往不同的管理方法。電子文件問世的時間還不長，如果把計算機技術比作它的母體的話，計算機軟硬件技術及其通信、網絡等相關技術的發展都會對它的生成、保存和利用方式產生直接的影響。今天描述的電子文件特性，只能是今天情況的近似反映，隨著時間的推移，它可能在一些方面發生變化，但現有的許多特征是會伴其終生的。

電子文件在我國、在全世界的應用領域、應用范圍日益廣泛，數量日益增加，它給檔案管理工作、檔案學研究提出了新的全方位的挑戰。機關、企事業單位的文件--檔案管理流程要重構，檔案館的館藏組織方式要變化，檔案機構的角色和職能要轉變，由此還將導致檔案學某些基本理論的發展和變革。

從我國檔案及其名稱的演變中可以看出我國的檔案文化源遠流長。檔案是歷史的真實記錄，是人類社會文明進步的明鑒。這不僅反映在檔案的內容上，而且表現在檔案的載體、形態等外在特征上。周代青銅器制造技術的成熟、奴隸制的發展、疆土的擴大以及國家權力的加強，使許多青銅鐘鼎具有了檔案的性質；我國具有代表性的鐵質鐘鼎文檔案，大約始于冶鐵業發展和成文法公布的春秋時期；秦漢以后石刻碑碣的大量出現與金屬工具的普遍使用及其他社會背景直接相關；紡織業的發達使之有可能成為書寫材料而有了縑帛檔案；造紙術的發明使我國擁有最早的紙質檔案；攝影、錄音、錄像技術的發明和進步造就了各種類型的音像檔案；電子文件更是現代信息技術的結晶。從檔案的出現到每一次變化，都是人類記憶的一次進步，人類的記憶從大腦中獨立出來之后，由其記錄載體和記錄方式的變化，不斷向高密度、易傳遞、易查找、多媒體的方向變化，越來越豐富、準確地反映社會生活的真實面貌，成為連接過去、現在與未來的紐帶。

八、檔案的詞源

據現有的較為可靠的材料分析，“檔案”一詞，在明末清初已被使用，目前發現最早見諸文字的是《清太宗皇帝實錄》崇德三年（公元1638年）正月甲午日的記載，其中有三處出現“檔案”一詞。原文為：“初，戶部承政韓大勛為其家人李登法司首告盜取庫內金銀、珍珠等物，搜獲黃金七兩，銀十五兩五錢、珍珠七兩九錢。又訊，大勛據供，‘從刑部赍金二十七兩。我與布丹、赫世密三人同謀盜取是實’等語。? .坐此議：眾人同謀盜金，故不記檔案，俱應論死。? .赫世密系值日官，他物皆記檔案，獨金數未經登記，姑免死，革職，解部任，鞭一百，貫耳。阿爾拜系值月筆帖式，他物皆記檔案，獨金數未經登記，姑免死，解部任，鞭一百，貫耳鼻?！?/span>①這里的“檔案”是指倉庫財務的登記簿。在順治年間的官府文件中也出現了“檔案”一詞。順治十五年（ 年）九月二十五日浙江巡撫陳應泰揭帖：“因年久記不得了，還當查彼時出征檔案。等語。及查檔案，并無馬進寶帶來兵丁數目?！?/span>②現存清代檔案康熙十九年（1680年 ）的《起居注冊》中即曾談及“檔案”。該年十月，在披閱秋審眾犯冊時，“上問： ‘馬哈喇之父與叔皆沒于陣，本身亦有功牌，其罪如何？’大學士明珠奏曰：‘馬哈喇之父、叔陣沒，皆系松山等處事，部中無檔案，故控告時部議不準。從十六年（1707年）楊賓的《柳邊紀略》中說：“邊外文字，多書于木，往來傳遞者曰牌子，以削木若牌故也。存儲年久者曰檔案，曰檔子，以積累多貫皮條掛壁若檔故也。然今文字之書于紙者，亦呼為牌子、檔子矣?！边@是迄今所見最早對“檔案”這一名詞的說明，因而為我國許多檔案學著作經常引用。盡管有人對該書及其關于檔案的記述持有某些異議，但它總是較早對“檔案”的一種解釋，所以至今仍不失其作為辭源的參考意義。據《東華錄》在清入關以后，確曾明令“各衙門奏事俱繕本章，不許復用木簽”，改用紙張等書寫。但由于習慣相因，仍將保存起來的文書稱做“檔子”、“檔案”。在其后的律令條例中，則多處使用諸如“繕寫文書、收貯檔案”、“錄存檔案”、“檔案副本”等稱呼。

從語義學方面來研究，中國使用的“檔案”一詞也很可取?！皺n”，《康熙字典》解為“橫木框檔”，就是木架框格的意思；“案”，《說文解字》釋作“幾屬”，就是像小桌子一類的東西。由此引申，又把處理一樁事件的有關文書叫做一案，并通稱收存的官文書為“案”，或“卷案”、“案卷”?！皺n”字和“案”字連用，就是存入檔架收貯起來的文書案卷，而且把放置檔案的架子稱為檔架，把一格稱為一檔。這些叫法有的一直沿用下來，至今我們稱檔案，依然有形象的和內在的意義。它的科學定義，乃是這一直義的深化和發展。