現行文件閱覽正在檔案部門如火如荼地展開，這一新生事物一出現的確打破了看似一向平靜的檔案部門，見諸新聞媒體的報道說：檔案館因現行文件的閱覽出現了門庭若市的現象。當我們靜下心來，對現行文件閱覽進行細心審視，卻發現原來我們內心是存在著很多困惑的。
困惑之一：現行文件閱覽與檔案館職能的錯位。
《檔案法》第二章第八條規定：中央和縣級以上地方各級各類檔案館,是集中管理檔案的文化事業機構，負責接收、整理、保管和提供利用各分管范圍內的檔案。在《中華人民共和國檔案法實施辦法》中又具體規定了中央和地方各級各類檔案館的主要職責是：收集和接收本館管理范圍內具有保存價值的檔案資料；對所保存的檔案進行科學的整理和保管；采取各種形式開發檔案信息資源，為社會提供服務。吳寶康先生在他主編的《檔案學概論》中認為檔案館有四大社會職能，即：積累和管理國家檔案財富；傳播檔案信息為社會服務；提供原始憑證維護歷史真實面貌和承擔宣傳教育。李培清先生在其編著的《檔案館學》一書中，將檔案館的職能歸納為一個“基地”、三個“中心”，即：檔案館是集中統一永久保管黨和國家的檔案，保障檔案的完整和安全，維護黨和國家歷史真實面貌的重要基地；是滿足科學研究和各方面工作利用檔案史料的要求，廣泛為社會服務的中心；是存貯、處理、傳遞和開發利用檔案信息資源的中心；今后各級各類檔案館，還將成為各自的檔案目錄中心。這就說明圍繞檔案所進行的一切活動才是檔案館的主要職責，而現行文件是還在利用的文件，現行文件利用中心是“集中收集、保管黨政機關、社會團體、企事業單位形成的現行政策性、法規性、公益性、服務性文件資料的機構和信息庫，是政府對外行使行政管理職能，并直接為社會公眾提供方便快捷政策法規和政務服務的窗口。”(1)是“檔案部門順應廣大人民群眾日益增長的利用現行文件的需求，克服檔案館保存檔案文件的滯后性，發揮檔案部門‘管理文件資料的成熟經驗和獨特優勢’而主動建立起來的。”（2）從嚴格意義上說它不屬于檔案館的管理范疇，檔案館開展現行文件閱覽的確是一種創新行為，但事實上投入過多的精力、經費與時間開展現行文件的閱覽已經造成了檔案館職能的錯位。檔案館保存的檔案文件的確已成為歷史，但卻不能因而稱其有“滯后性”，檔案本身就是為了反映歷史面貌而存在的，檔案館要立于不敗之地不能單靠檔案以外的東西，其根本還要圍繞檔案的收集、保管、開發利用大做文章。檔案館出現困境的原因也不是因為我們圍繞檔案所做的工作多了，恰恰相反，我們沒有得到應有重視的主要原因是我們的工作的深度還很不夠，任何一項檔案工作都是大有可為的，只可惜沒有引起我們足夠的重視罷了，檔案工作只有向深度、廣度上下功夫，其不可替代作用才能得到充分彰顯。過分夸大現行文件閱覽的作用將會對檔案工作者形成誤導，造成檔案館重要職能出現缺位。
困惑之二：現行文件閱覽的利用率到底如何？
開展現行文件閱覽的主要動力就在于檔案部門及時適應政務公開的需要，通過提供現行文件閱覽服務，在政府與百姓之間架起一座溝通的橋梁，同時也提高綜合檔案館查閱利用率，通過現行文件的閱覽改變檔案館門可羅雀的尷尬局面。從有關報道看，現行文件閱覽似乎達到了這個目的，現行文件的閱覽使檔案館門庭若市，綜合檔案館從門可羅雀到門庭若市，這的確是個不小的變化，簡直使檔案工作人員欣喜若狂了，一時間，開展現行文件閱覽服務成了綜合檔案館的主要任務之一，但事實上真的如此嗎？筆者也主抓了現行文件閱覽中心的建立，然而，結果卻不容樂觀，利用率談不上很高，認真分析原因，大概有以下幾點：一是我們的宣傳工作做得不夠好，沒有引起老百姓的足夠重視。二是我們的文件收集得不夠齊全，沒有為老百姓提供足夠的資料。三是本地老百姓對現行文件的需求量不大。引起轟動效應的外地檔案館是如何計算利用率的呢？現行文件閱覽在開展之初，被看成是檔案部門的新生事物，具有一定的新聞效應，參觀者、采訪者是否也列入了利用者之列了呢？事實上，不論是宣傳也好，收集齊全也好，現行文件的利用率的高低還取決于老百姓對現行文件的需求量，充分的宣傳會激發老百姓潛在的需求，收集齊全的現行文件會充分滿足利用者的需要，從而激發其對現行文件利用的新的需求，但不管怎樣，這種對現行文件的需求一般不會造成轟動效應，或者說，一時的轟動效應后，現行文件的利用市場依然應該是平和的，宣傳工作、收集工作等都不能長久地對老百姓利用現行文件的需求造成永久強刺激，新鮮過后的市場才是更真實的，正如商家費了很多勁搞促銷活動，一時間人頭攢動，你若以為市場永遠都是這樣的，那就錯了。
困惑之三：現行文件閱覽路在何方？
現行文件閱覽不僅僅是熱門話題，而且成為檔案館必須要做好的一項工作。市、縣級綜合檔案館對今后如何進一步做好這項工作感到迷惘。一是現行文件收集工作的困難將會長期困擾市、縣級綜合檔案館。現行文件收集齊全至關重要，綜合檔案館常常采用與政府聯合發文等形式進行現行文件的收集工作，綜合檔案館也派出工作人員到有關單位進行現行文件的催要，現行文件每天都在產生，單靠有關單位主動報送不能保證現行文件的齊全完整，而檔案館面對眾多的單位又力不從心。因此，出現了這樣一個普遍現象：對外可供提供利用的市、縣級綜合檔案館的現行文件數量不多。二是對提高現行文件的利用率信心不足。與有關報道相反，市、縣級綜合檔案館真正的現行文件利用率是很低的，綜合檔案館想提高利用率，采用宣傳等措施，往往沒有達到預期效果，在有關壓力下，上報的現行文件利用情況不盡屬實。三是現行文件閱覽流于形式。現行文件閱覽中心建成后，還存在著大量的后續工作，但現行文件閱覽中心建成后，一些檔案館便將之束之高閣，讓現行文件的閱覽成為一種時尚，而不是成為檔案館的一項功能。由于存在以上問題，市、縣級綜合檔案館對進一步做好現行文件閱覽目標不明確，信心不充足。
說出對市、縣級綜合檔案館開展現行文件閱覽服務的困惑，是想求教于將現行文件閱覽做得有聲有色的專家，以便更好地做好這項工作。漯河市檔案館對現行文件閱覽的探索一直沒有停止過，繼現行文件閱覽服務工作開展以來，又不斷探索現行文件閱覽的新路子，以期更好地為老百姓提供現行文件的閱覽服務，真正讓現行文件起到溝通政府與群眾的橋梁作用。目前，漯河市紅頭文件開架閱覽中心已經建立，在文件的數量、種類、利用形式上都有所創新，這樣將更加有利于老百姓對現行文件的閱覽，與此同時，相關的宣傳活動也會大規模地展開，期待現行文件閱覽服務能夠真正發揮出應有的作用，從而尋找到市、縣級綜合檔案館早日走出開展現行文件閱覽的困惑良策。
參考文獻：
(1)國家檔案局館室司綜合調研組:《拓展檔案館信息服務功能的有益嘗試——江蘇省常熟市建立文件資料服務中心》,《中國檔案》2001年第9期;
（2）何衛東：2006第5期《“文件中心”與“已公開現行文件利用中心”的幾大不同——兼談兩個“中心”能否合二為一》《中國檔案》2006年第5期。
