檔案數(shù)字化建設(shè)是當(dāng)前檔案部門的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，是檔案工作邁向現(xiàn)代化的必由之路。河池市宜州區(qū)檔案館一直把加強(qiáng)檔案數(shù)字化建設(shè)作為一項(xiàng)重要工作抓實(shí)抓好，從2015年開(kāi)始，開(kāi)展紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作，截止2017年10月底，共完成全文數(shù)字化紙質(zhì)檔案累計(jì)377.1萬(wàn)頁(yè)，基本完成館藏檔案數(shù)字化（紀(jì)委案件檔案和“文革處遺”檔案除外）。建立了檔案數(shù)據(jù)庫(kù)、局域網(wǎng)，所有數(shù)字化成果均已掛接到檔案管理系統(tǒng)中，大大提高了檔案利用的工作效率，受到社會(huì)公眾好評(píng)。我們的主要做法是:
一、爭(zhēng)取領(lǐng)導(dǎo)重視，為檔案數(shù)字化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)
近年來(lái)，我們主動(dòng)匯報(bào)，積極爭(zhēng)取自治區(qū)、河池市檔案局、宜州區(qū)委、區(qū)政府對(duì)檔案工作的支持。同時(shí)，積極與相關(guān)部門溝通，加強(qiáng)協(xié)作，及時(shí)將檔案信息化工作納入全市信息化建設(shè)總體規(guī)劃之中，統(tǒng)籌、協(xié)調(diào)、規(guī)劃全市檔案信息化建設(shè)工作。共投入資金100多萬(wàn)元，用于檔案館軟硬件設(shè)施的提檔升級(jí)。相繼添置了服務(wù)器、網(wǎng)絡(luò)版軟件、計(jì)算機(jī)、復(fù)印機(jī)、掃描儀、防磁柜等相關(guān)數(shù)碼設(shè)備，極大的改善了我局的數(shù)字化硬件設(shè)施，促進(jìn)了我局檔案數(shù)字化工作的發(fā)展。2015年來(lái)，市財(cái)政每年安排一定經(jīng)費(fèi)用于檔案館規(guī)范化建設(shè)，累計(jì)投入210萬(wàn)元用于檔案數(shù)字化項(xiàng)目，為全市檔案數(shù)字化建設(shè)夯實(shí)基礎(chǔ)。
二、加強(qiáng)過(guò)程監(jiān)管，確保檔案信息安全
檔案數(shù)字化有一套工作流程和多個(gè)加工環(huán)節(jié)，每個(gè)環(huán)節(jié)都有特定的技術(shù)指標(biāo)與規(guī)范要求，全國(guó)各級(jí)檔案館館藏檔案數(shù)字化工作絕大多數(shù)采取數(shù)字外包形式開(kāi)展。因此，選擇一家有檔案意識(shí)、懂檔案業(yè)務(wù)的外包公司來(lái)進(jìn)行數(shù)字化工作顯得尤為重要。三年來(lái)，我局根據(jù)項(xiàng)目量的多少，通過(guò)競(jìng)爭(zhēng)性談判和公開(kāi)招標(biāo)的方式選擇外包公司，并嚴(yán)格對(duì)外包公司的監(jiān)管。一是項(xiàng)目前期準(zhǔn)備完善。在外包公司進(jìn)場(chǎng)前做了大量準(zhǔn)備工作：公司人員、電腦、掃描儀等設(shè)備到位的同時(shí)，我們制定了嚴(yán)格的《檔案數(shù)字化加工工作流程規(guī)范》《檔案數(shù)字化處理保密制度》《現(xiàn)場(chǎng)管理制度》《異常情況處理流程》等相關(guān)管理制度；對(duì)外包公司進(jìn)駐加工現(xiàn)場(chǎng)的工作人員進(jìn)行了專題培訓(xùn)；對(duì)工作場(chǎng)所安裝監(jiān)控及錄像設(shè)施，全方位實(shí)時(shí)監(jiān)控；與外包公司簽訂保密協(xié)議，要求外包公司在招聘員工時(shí)認(rèn)真進(jìn)行身份審查，并與所有員工簽訂保密協(xié)議，提高員工安全意識(shí)。確保檔案安全無(wú)損、信息無(wú)泄密。二是項(xiàng)目過(guò)程中嚴(yán)格管理并加強(qiáng)指導(dǎo)。做好檔案進(jìn)出庫(kù)登記，掃描過(guò)程中時(shí)時(shí)督促檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理。同時(shí)，通過(guò)日常督導(dǎo)落實(shí)工作現(xiàn)場(chǎng)紀(jì)律，落實(shí)數(shù)據(jù)的安全保障，保證項(xiàng)目的安全、正常開(kāi)展。三是項(xiàng)目設(shè)置多重驗(yàn)收。我們?cè)O(shè)置了外包公司自檢、檔案局項(xiàng)目管理員平時(shí)抽檢、驗(yàn)收小組項(xiàng)目期末抽檢三重驗(yàn)收環(huán)節(jié)，每個(gè)驗(yàn)收環(huán)節(jié)的各項(xiàng)指標(biāo)均達(dá)到了規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)，該項(xiàng)目方通過(guò)驗(yàn)收，才與外包公司簽訂驗(yàn)收合同，保證了檔案數(shù)字化的質(zhì)量。
三、分步實(shí)施，確保數(shù)字化工作如期完成
檔案的最終目的就是提供利用服務(wù)，因此，數(shù)字化工作一開(kāi)始，我們就突出工作重點(diǎn)，有計(jì)劃、有步驟地對(duì)重要全宗和利用頻繁的民生檔案開(kāi)展全文數(shù)字化掃描。優(yōu)先安排婚姻登記檔案、收養(yǎng)檔案進(jìn)行全文數(shù)字化。特別是婚姻檔案，我們實(shí)行當(dāng)年接收，優(yōu)先安排數(shù)字化。截止2017年10月底，累計(jì)完成377.1萬(wàn)頁(yè)的全文數(shù)字化掃描工作。這些完成的全文數(shù)字化檔案全部能在檔案管理軟件中檢索，大大提高了檔案查閱的速度與效率，受到廣大查檔利用者的好評(píng)。便捷高效的檔案數(shù)字化資源在方便群眾的同時(shí)也為我市經(jīng)濟(jì)建設(shè)、編史、修志、落實(shí)政策、機(jī)關(guān)查考、調(diào)解糾紛、核實(shí)工齡、工作調(diào)動(dòng)、戶口遷移、復(fù)退伍軍人安置、房產(chǎn)登記、學(xué)術(shù)研究等方面提供了大量翔實(shí)的第一手資料，解決了大量的問(wèn)題。
四、加強(qiáng)培訓(xùn)，確保數(shù)字化成果高效利用
檔案數(shù)字化加工的主要目的是方便利用和保護(hù)原件，熟練掌握檔案管理系統(tǒng)軟件的應(yīng)用和基本維護(hù)工作是提供利用的基礎(chǔ)。重視信息化人才培養(yǎng)，提高工作人員的信息技能，是檔案數(shù)字化建設(shè)的迫切任務(wù)，因此我們加大了對(duì)檔案人員計(jì)算機(jī)技能及信息化水平的培訓(xùn)力度，要求管理人員掌握能熟練運(yùn)用管理系統(tǒng)開(kāi)展工作。多次安排人員參加河池市、自治區(qū)檔案局舉辦的數(shù)字化業(yè)務(wù)培訓(xùn)班，2016年，分管的副局長(zhǎng)和項(xiàng)目管理人員到自治區(qū)檔案局跟班學(xué)習(xí)檔案數(shù)字化工作。全局檔案人員信息化技能水平大大提高。通過(guò)館內(nèi)局域網(wǎng)和電子查閱平臺(tái)，為廣大干部群眾提供檔案查閱便利，極大地提高了檔案的查全率和查準(zhǔn)率。
五、存在問(wèn)題
回顧近三年來(lái)我局檔案數(shù)字化工作，雖然取得了一定成績(jī)，但仍有很多不足，主要表現(xiàn)在：
一是今后檔案數(shù)字化工作的模式。經(jīng)過(guò)三年的努力，我局采用數(shù)字外包形式對(duì)館藏106個(gè)全宗紙質(zhì)檔案基本完成數(shù)字化（紀(jì)委案件檔案和“文革處遺”檔案除外）。市財(cái)政每年根據(jù)情況撥給一定經(jīng)費(fèi)用于檔案數(shù)字化項(xiàng)目。按照我區(qū)到期檔案移交進(jìn)館情況，2017年接收約3700多卷18萬(wàn)頁(yè)，且每年以8%左右館藏量遞增。數(shù)量不大，外包公司大多不愿承接項(xiàng)目（宜州沒(méi)有具備檔案數(shù)字化能力的公司）。根據(jù)保密規(guī)定，涉密檔案不能外包。以區(qū)檔案局現(xiàn)有的人力、物力、財(cái)力難以完成此項(xiàng)工作。因此，今后每年進(jìn)館的檔案數(shù)字化工作將成為一大難題。
二是檔案局（館）人員不足，且年齡老化。檔案信息化作為新增的業(yè)務(wù)科目，自治區(qū)檔案局增加了信息化工作處，河池市檔案局2013年設(shè)置了信息化工作科，并增加2名參公編制人員，負(fù)責(zé)建立檔案目錄中心；對(duì)館藏檔案進(jìn)行全文掃描，建立檔案全文數(shù)據(jù)庫(kù)，管理局域網(wǎng)。宜州區(qū)檔案局現(xiàn)有人員編制7人，實(shí)有9人，平均年齡50歲，3名主任科員，缺乏信息專業(yè)技術(shù)人才。
六、應(yīng)對(duì)措施
加快人才培養(yǎng)和引進(jìn)。事業(yè)的發(fā)展，人才是關(guān)鍵。一是借助外力，大力引進(jìn)信息化方面的專業(yè)人才，從事數(shù)字化加工、系統(tǒng)維護(hù)、數(shù)據(jù)庫(kù)建設(shè)與運(yùn)行等項(xiàng)工作；二是挖掘潛力，加大現(xiàn)有檔案專業(yè)人員的數(shù)字化培訓(xùn)力度；三是通過(guò)政府購(gòu)買服務(wù)，完成信息化工作。
