電子檔案的利用與紙質(zhì)檔案相比，顯著不同的是更快捷、更方便。但這必須建立在電子檔案所依賴的技術(shù)上，且必須滿足必要的先決條件和采取相應(yīng)的管理措施才能夠?qū)崿F(xiàn)。
   1、電子檔案提供利用的方法。對(duì)檔案部門來(lái)說(shuō)，電子檔案提供利用，一般有三種方法：即提供拷貝；通信傳輸；直接利用。
   （1）提供拷貝，檔案部門向利用者提供載體拷貝時(shí)，應(yīng)將文件轉(zhuǎn)換成通用標(biāo)準(zhǔn)文檔存儲(chǔ)格式，由利用者自行解決恢復(fù)和顯示的軟硬件平臺(tái)。當(dāng)利用者不具備利用電子文件的軟硬件平臺(tái)時(shí)，也可以向這些用戶提供打印件或縮微品。
   （2）通信傳輸。即用網(wǎng)絡(luò)傳輸電子檔案。這一方法比較適合館際之間的信息資源互相交流及向相對(duì)固定的查檔單位提供檔案資料，可以通過(guò)點(diǎn)對(duì)點(diǎn)轉(zhuǎn)換數(shù)字通信或互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)來(lái)實(shí)現(xiàn)。
   （3）直接利用。是利用檔案部門或另一檢索機(jī)構(gòu)的電腦，在檔案部門的網(wǎng)絡(luò)上直接查詢的一種方法。其特點(diǎn)是：可為利用者提供技術(shù)支援；同通信傳輸相比減少了大量的管理工作；可以使更多的讀者同時(shí)利用同一份電子檔案。這種方法的可能性，取決于檔案館網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中可供直接利用的信息資源的多少，這是可以解決的問(wèn)題。
   2、電子檔案的利用管理。由于電子檔案提供利用方式的多樣化與所依賴技術(shù)的多樣化，導(dǎo)致利用工作的復(fù)雜性。因此，加強(qiáng)電子檔案的利用管理，就顯得特別重要。利用管理的內(nèi)涵很豐富，從信息安全的角度出發(fā)，主要有對(duì)用戶及提供利用者的管理、對(duì)提供利用載體的管理及利用中安全保密措施等。
   (1)使用權(quán)限的審核。電子檔案利用所涉及到的人員有：檔案載體的保管人員；數(shù)據(jù)系統(tǒng)的管理人員；利用者及維護(hù)操作人員等。由于他們各自工作性質(zhì)和責(zé)任的不同，因而對(duì)其進(jìn)行使用權(quán)限審核是十分必要的。審核應(yīng)由利用的決策者執(zhí)行。首先，要根據(jù)各種人員級(jí)別、層次進(jìn)行使用權(quán)限的認(rèn)定，并依此向利用系統(tǒng)注冊(cè)登錄。在利用中，由系統(tǒng)自動(dòng)判定當(dāng)前使用者身份的合法性及其所使用功能的范圍，并由系統(tǒng)自動(dòng)對(duì)其使用各種功能操作的路徑進(jìn)行跟蹤與記錄。對(duì)涉及使用未經(jīng)授權(quán)的功能，應(yīng)能拒絕響應(yīng)并給予告警提示。其次，在電子檔案存儲(chǔ)載體的使用上，要根據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)和開放程度，來(lái)確定其使用控制程度，在使用中依據(jù)利用者背景情況和利用目的來(lái)決定對(duì)他的授權(quán)。
   （2）拷貝的提供與回收。提供電子檔案拷貝是一種主要的利用方式，但必然帶來(lái)利用時(shí)間與利用地點(diǎn)的分散，如果管理不好，將會(huì)造成檔案信息無(wú)原則的散失。因而，必須采取有效的措施和方法，對(duì)其進(jìn)行嚴(yán)格管理。應(yīng)依據(jù)利用者的需求和確認(rèn)使用權(quán)限后再進(jìn)行拷貝的制作。原則上盡量避免把載體上存儲(chǔ)的電子檔案信息全部拷貝，并通過(guò)技術(shù)手段防止所提供拷貝的再?gòu)?fù)制。除經(jīng)過(guò)編輯公開發(fā)行的電子出版物外，對(duì)那些提供利用的拷貝必須進(jìn)行回收。要有完善的提供拷貝手續(xù)，提供者和利用者雙方應(yīng)對(duì)提供拷貝的內(nèi)容進(jìn)行確認(rèn)，并對(duì)使用載體的類型、數(shù)量、使用時(shí)間、最后回收期限及雙方責(zé)任人等情況進(jìn)行登記。對(duì)回收來(lái)的拷貝，應(yīng)作信息內(nèi)容的消除處理。
   （3）利用中的安全措施。電子檔案在利用中的保密與安全是十分重要的，而且同紙質(zhì)檔案相比，更加難以控制。因此，在電子檔案的利用中，應(yīng)特別注意以下幾點(diǎn)：
   一是采用的利用方式，應(yīng)視利用者的情況而定，不能無(wú)原則地向所有利用者提供全部利用方式；
   二是依據(jù)電子檔案內(nèi)容的密級(jí)層次，進(jìn)行有效的管理。一般情況下，對(duì)于內(nèi)容不是完全開放的電子檔案，不宜用拷貝的方式提供利用，對(duì)于提供拷貝的制作，必須在有效監(jiān)控下進(jìn)行；
   三是采用通信傳輸或直接利用等利用方式時(shí)，對(duì)有密級(jí)的信息內(nèi)容要進(jìn)行加密處理，并對(duì)所使用的密鑰進(jìn)行定期或不定期的更換；
   四是系統(tǒng)應(yīng)對(duì)利用的全過(guò)程進(jìn)行有效的跟蹤監(jiān)控，并自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)記錄，作為對(duì)利用工作查證的依據(jù)。
   五是利用的系統(tǒng)應(yīng)有較強(qiáng)容錯(cuò)能力，避免由于誤操作所帶來(lái)不可挽回的損失。
   對(duì)電子檔案的利用與利用管理，是我們遇到的新課題，做好這方面的工作，就能準(zhǔn)確、快捷、安全、完整地向用戶提供各種方式的服務(wù)，滿足用戶的需求。