1、電子文件使用的載體介紹。隨著電子計算機技術的發展，信息數字化記錄技術也在不斷地發展。目前，信息數字化記錄載本育磁性、光學性和磁光性等類型。
   磁性記錄應包括磁記錄器和磁記錄介質。其寫入原理和過程是：從磁記錄器的磁頭縫隙里向外發散一個磁場， 它的強度和方向隨著記錄磁頭線圈里的電流而相應變化。這電流本身是受一個電子系統控制，這個電子系統將信息的＝進制數碼轉換成記錄磁頭里電流的正反方向。泄露的磁進入到磁記錄介質中，使介質磁化，在記錄介質上產生標志信息的二進制數碼的飽和磁體，磁頭從記有信息二進制數碼的介質上讀出信息的過程是寫入的逆過程。磁帶是最早出現的磁記錄介質，在本世紀40年代前，磁帶已作為錄音介質出現，記錄模擬信號。盡管信息數字化記錄技術發展迅速，作為記錄介質的電子計算機磁帶仍大量用于數字存儲技術中。磁帶因寬度和形狀不同而有很多種類，其相應的磁帶機也有很多種類。磁帶作為電子計算機外存。其存取速度慢，工作效率低，不能滿足快速運行的的需要，因此，出現了硬磁盤存儲技術。硬盤迅速成為大中小型電子計算機的主要外存。隨著硬磁盤的微小型化，在微機中也得到廣泛應用，成為微機的主要外部存儲設備。硬盤因尺寸和磁層的不同，而有很多種類。磁帶價格便宜，但由于采用串行的記錄方式，數據存儲時間長，不能滿足電子計算機對外存設備高速存取的要求。硬磁盤可隨機存儲，加之高速旋轉，所以數據存儲很快，傳輸率高，但硬磁盤價格昂貴，一般不能脫機存儲，所以作為大量存儲數據的介質，非廣大用戶所能接受。軟磁盤就是在上述兩種介質的基礎上吸取各自的優點而迅速發展起來的一種新型記錄介質。按尺寸、記錄面和記錄密度分，軟硬盤也有很多種類。 光盤存儲技術，是新發明的最重要的數字存儲技術。它的寫入和讀出的基本原理是：把激光聚集成小于1um的微小光點。能量高度集中，使存儲介質上被照射點產生物理。化學變化，從而進行物理標記。用這種方法來進行數字記錄，例如凹坑記錄，其物理標記就是記錄薄膜上被熔蝕的小孔。再用微小的激光點在介質上掃描，根據反射光的變化就可讀出記錄的數據。光盤可分為只讀式、一次寫多次讀、可擦寫等三種類型。
   2、電子文件歸檔應選擇記錄載體。電子文件的存儲及歸檔應使用記錄載體。盡管從理論上講，數字信息不隨著時間而衰減，但載體的選擇仍是一個重要問題，選擇不當會造成信息很快丟失，甚至造成維護、轉換的極大困難。 選擇載體的依據是：
   （1）盡量選擇有國際和國家標準的載體；
   （2）有發展前途的，其使用的軟硬件應有多個供應渠道；
   （3）載體內在性能穩定。耐久性得到公認；
   （4）能較方便地進行保護；
   （5）載體及其記錄所必備的軟硬件，價格便宜并為用戶所能接受；
   （6）能較容易地檢測出載體的質變現象，以便能在載體變化之前將文件復制到新的載體上。
   要根據實際情況選用載體。無論是辦公自動化（OA）過程中還是輔助設計（CAD）中產生的電子文件，以及網絡傳輸的電子文件，在其存儲和下載時都是保存在載體上。在歸檔前的一段時期可存在軟盤、磁帶上，或存在大容量的可擦除光盤上，這樣做比較經濟。電子文件一旦作為電子檔案長期保存，就應選擇標準化程度高、性能穩定、有發展前途、價格便宜、容易檢測、顯示還原方便、能長期保存的載體。對于大量的cAD設計產品，可用一次寫式光盤，對于oA產生的電子檔案也可選用只讀式和一次寫入式光盤或磁帶。軟盤不能作為長期保存的電子檔案的載體。對于永久保存的特別珍貴的電子檔案，則應轉到紙或縮微膠片上，因為電子檔案載體不穩定性及相應的軟硬件設備生命周期短是眾所周知的。