1.電子文件的整理。它是指按照一定的原則和方法，將收集積累的電子文件分門別類進(jìn)行清理，為歸檔做好準(zhǔn)備的工作。電子文件整理包括兩個(gè)層次：一是對分類、排序的組織。就是將磁性載體傳遞的零散的、雜亂的電子文件通過分類、標(biāo)引、組合，使電子文件存儲(chǔ)格式處于一種有序狀態(tài)。文件名稱、文件號、分類和隸屬編號等電子文件的著錄標(biāo)引應(yīng)由歸檔人員來完成。著錄標(biāo)引在整理工作中占有重要地位，其質(zhì)量好壞，將直接影響未來的電子檔案保管和利用。在整理過程中，可能會(huì)遇到文件格式重新編排和重新組合。這種格式轉(zhuǎn)換有可能損傷數(shù)據(jù)，損害作為證據(jù)的電子文件的真實(shí)性。但隨著技術(shù)的發(fā)展，不斷解決這一格式轉(zhuǎn)換問題，并保證電子文件的真實(shí)性、完整性，是歸檔人員和檔案管理部門整理電子檔案的一項(xiàng)重要內(nèi)容。二是組織建立數(shù)據(jù)庫。主要工作內(nèi)容：首先是對電子文件進(jìn)行分類和編號。一個(gè)單位的電子文件類別是多種多樣的，對這些電子文件要進(jìn)行分門別類地管理，就要進(jìn)行科學(xué)的分類。要按門類劃分要求，結(jié)合本單位的專業(yè)和電子文件內(nèi)容制定分類編號方案。分類編號就是按照分類編號方案的規(guī)定對電子文件進(jìn)行劃分，并給每份電子文件一個(gè)固定的唯一的號碼，從而使全部電子文件成為一個(gè)有機(jī)的整體。其次對電子文件的登記。電子文件的整理是未來的電子檔案管理和利用等工作的基礎(chǔ)。
   與紙質(zhì)文件相比較，電子文件在數(shù)據(jù)庫中是以虛擬形式存在的，經(jīng)過對電子文件的科學(xué)整理、構(gòu)成有序的虛擬狀態(tài)，通過檢索，可以提取電子文件并在計(jì)算機(jī)屏幕上顯示出來，數(shù)據(jù)庫是存、取電子文件的“虛擬文件庫”。特別說明的是，無論在任何條件環(huán)境下，都要拷貝一套保存，并對這套的軟、硬件環(huán)境作說明。有些必須以紙質(zhì)文件存在時(shí)，可輸出紙質(zhì)文件保存。
   2.電子文件的歸檔。電子文件的歸檔是將應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，確定檔案屬性后，從計(jì)算機(jī)或網(wǎng)絡(luò)的存貯器上拷貝或刻錄到可移動(dòng)的磁、光介質(zhì)上以便長期保存的工作過程。不同環(huán)境條件產(chǎn)生的電子文件其歸檔的方法是不同的，如果是網(wǎng)絡(luò)，可按要求轉(zhuǎn)到檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。如果是載體傳遞歸檔，就要做一些檔案數(shù)據(jù)庫或記有歸檔的標(biāo)識。如果是載體傳遞歸檔就要做一些輔助和認(rèn)證工作，要與紙質(zhì)文件結(jié)合歸檔。歸檔工作的主要內(nèi)容有：
   (1)確定電子文件的歸檔范圍，是歸檔的首要任務(wù)，也是保證電子檔案質(zhì)量的關(guān)鍵。
   (2)明確歸檔時(shí)間。電子文件的歸檔一般在年度或任務(wù)完成后，或一個(gè)階段之后的一段時(shí)間內(nèi)進(jìn)行歸檔(稱階段歸檔)，可視其具體情況而定。因涉及到電子文件的技術(shù)環(huán)境條件，存貯介質(zhì)的質(zhì)量、壽命等問題，一般以不超過2-3個(gè)月為宜。
   (3)歸檔份數(shù)。一般拷貝二套，保存一套，借閱一套。即使在網(wǎng)上進(jìn)行，也要保存一套。必要時(shí)應(yīng)保存兩套，其中一套異地保存。這樣可以大大提高安全性和可行性。
   (4)對電子文件歸檔的要求，主要是真實(shí)、完整，達(dá)到檔案的功能價(jià)值。要做到這一點(diǎn)，首先遵從歸檔各階段的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，如積累、鑒定等環(huán)節(jié)的規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)；其次是準(zhǔn)確說明配套的軟、硬件環(huán)境；第三是歸檔電子文件格式盡可能的通用、標(biāo)準(zhǔn)。
   (5)歸檔方法。一是將最終版本的應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件存入磁、光介質(zhì)上。二是壓縮歸檔，采用數(shù)據(jù)壓縮工具對網(wǎng)絡(luò)上應(yīng)歸檔的經(jīng)過整理的電子文件，進(jìn)行壓縮，然后刻入磁、光介質(zhì)上。但采用壓縮工具的過程必須統(tǒng)一、規(guī)范。三是備份系統(tǒng)歸檔，一般在局域網(wǎng)或其他網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下采用。將確定要?dú)w檔的電子文件在網(wǎng)上進(jìn)行一次備份操作，就可將歸檔的電子文件存放在磁、光介質(zhì)上。