近代科技發(fā)展史表明，每次重大科學(xué)的發(fā)現(xiàn)、技術(shù)的創(chuàng)新，都使人們對客觀世界的認(rèn)識產(chǎn)生飛躍；每次技術(shù)革命，都使人們改造自然的能力和推動社會發(fā)展的力量，提高到一個新水平。顯示生活的事例無可爭辯地證實科技是第一生產(chǎn)力和社會進(jìn)步的強(qiáng)大驅(qū)動力。 從1946年第一臺電子計算機(jī)誕生至現(xiàn)在，只有短短的50多年，電子計算機(jī)技術(shù)以空前的速度急劇發(fā)展，無論硬件還是軟件，都產(chǎn)生多次質(zhì)的飛躍。在電子計算機(jī)技術(shù)飛速發(fā)展的同時，電子計算機(jī)在政治、軍事、經(jīng)濟(jì)、文化以及人類生活各個領(lǐng)域的應(yīng)用也愈加普遍，成為現(xiàn)代社會和現(xiàn)代生活不可缺少的工具。
   由于辦公自動化的進(jìn)一步發(fā)展和深化，特別是電子計算機(jī)和通信技術(shù)相結(jié)合形成了信息技術(shù)產(chǎn)業(yè)。過去用紙墨、照像等形成和傳遞的政府機(jī)關(guān)公文以及圖書、圖紙、圖形、圖像、文獻(xiàn)資料、商業(yè)信息等，都可以用電子計算機(jī)進(jìn)行，由此而產(chǎn)生了電子公文、電子圖書、電子圖形圖像、電子文獻(xiàn)資料等，這些都是屬于電子文件。具有檔案保存價值的電子文件，必須要?dú)w檔保護(hù)。電子文件歸檔后即形成電子檔案。電子檔案當(dāng)然要有檔案保管部門保存。 電子檔案管理應(yīng)遵循檔案收集、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計等管理原則。但它與紙質(zhì)等載體檔案確有很大區(qū)別，它的記錄形式是數(shù)字化系列。任何電子檔案，當(dāng)使用技術(shù)和設(shè)備將信息內(nèi)容記錄在磁性材料或光盤等載體后，就永遠(yuǎn)離不開這種技術(shù)和設(shè)備，它不能離開這種生成環(huán)境和設(shè)備而單獨(dú)存在，人們只有采用這種記錄檔案信息內(nèi)容的技術(shù)和設(shè)備，進(jìn)行逆處理還原、輸出，才能識別它的信息內(nèi)容。電子檔案的長期保存，卻是非常困難，需要有不斷更新的技術(shù)和設(shè)備作保障。電子文件歸檔及電子檔案管理需要有技術(shù)和設(shè)備，電子檔案的生命周期是由電子檔案內(nèi)容而定，而保證電子檔案生命周期的存在，取決于載體的壽命、電子計算機(jī)軟硬件的生存周期和載體所載檔案與電子計算機(jī)軟硬件平臺的一致性。所以說，電子檔案管理是一項極其復(fù)雜的技術(shù)工程，從這個意義上說，也可把電子檔案管理稱為“電子檔案技術(shù)工程”。
   檔案種類較多，分類也較復(fù)雜，但就記錄形式不外乎以文字、影像記錄和數(shù)字記錄兩大類型，而且這兩大類型還會因長期保存和開發(fā)利用的需要而相互轉(zhuǎn)換。我們只有認(rèn)清電子檔案與紙質(zhì)等載體檔案的異同，才能做到對電子檔案管理提出正確的要求，既堅持檔案管理基本原則，又不妨礙電子檔案根據(jù)自身的特殊性，創(chuàng)建自己的管理方法、技術(shù)和標(biāo)準(zhǔn)。只有如此，才能達(dá)到既強(qiáng)調(diào)電子文件及電子檔案管理的必要性，又不會放松對紙質(zhì)等載體檔案的管理，才有可能真正做到在電子檔案大量涌現(xiàn)時，我們既重視電子檔案，又能加強(qiáng)紙質(zhì)等載體檔案的管理，充分開發(fā)各類檔案信息資源為社會服務(wù)，使檔案事業(yè)在電子時代繼續(xù)得到全面發(fā)展。