1、電子文件收集積累的重要性。
   電子文件是由二進(jìn)制數(shù)字編碼組成的，二進(jìn)制數(shù)字編碼的變換會(huì)導(dǎo)致電子文件內(nèi)容的改變。電子文件的形成到電子文件的歸檔有一段時(shí)間間隔，在這一段時(shí)間內(nèi)，電子文件有被更改的可能，而且修改可做到不留一點(diǎn)痕跡。因此，為保證歸檔的電子文件的真實(shí)性，電子文件的收集積累工作必須從電子文件形成階段就開(kāi)始。電子文件收集積累應(yīng)貫穿于公文處理和科技工作的整個(gè)過(guò)程，而且還必須了解和掌握電子文件的形成規(guī)律和形成過(guò)程。收集積累是一項(xiàng)經(jīng)常性的按有關(guān)規(guī)定和標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行的工作。電子文件的收集積累，不僅保證電子文件的真實(shí)性，還維護(hù)了它的系統(tǒng)性、完整性。同時(shí)，也防止了存有信息內(nèi)容的載體在個(gè)人手中發(fā)生丟失、損壞，從而保護(hù)電子文件的安全，為電子文件的歸檔打下基礎(chǔ)。
   2、電子文件的收集積累范圍，按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 
   但需要注意的是，電子文件的特性和表現(xiàn)的功能不同于紙質(zhì)文件，因此造成其收集積累的方法和要求也不同于紙質(zhì)文件。例如對(duì)于草稿文件，由于不具備正式文件的功能，一般情況下可以不保留，但對(duì)正式的紙質(zhì)文件有進(jìn)行全文信息自動(dòng)檢索要求時(shí)，或者從保留電子文件的重要修改過(guò)程考慮，則應(yīng)對(duì)其進(jìn)行收集。對(duì)于起輔助作用或正式作用的電子文件，則應(yīng)及時(shí)收集積累，并與其相應(yīng)的紙質(zhì)文件建立標(biāo)識(shí)關(guān)系。尤其是對(duì)“無(wú)紙化”系統(tǒng)生成的電子文件，應(yīng)當(dāng)有更嚴(yán)格的措施。必要時(shí)，應(yīng)在收集積累過(guò)程中，制成硬拷貝或制成縮微品，以免系統(tǒng)發(fā)生意外情況時(shí)文件丟失。 對(duì)不同信息類(lèi)型的電子文件，由于其技術(shù)特性不同，存儲(chǔ)載體和記錄信息的標(biāo)準(zhǔn)、壓縮算法也不同，應(yīng)分別采取措施保證其完整性。 與紙質(zhì)文件不同，電子文件的讀取、還原，離不開(kāi)其生成的技術(shù)設(shè)備條件、相關(guān)軟件和元數(shù)據(jù)，所以電子文件收集、積累還必須包括這些內(nèi)容。
   3、電子文件的收集積累方法。 
   電子文件的收集積累往往是在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)上進(jìn)行，由于記錄系統(tǒng)有自動(dòng)記錄的功能，可用它來(lái)記載電子文件的形成、修改、刪除、責(zé)任者、入數(shù)據(jù)庫(kù)時(shí)間等。 用載體傳遞的電子文件，要按規(guī)定進(jìn)行登記、簽署，對(duì)于更改處，要填寫(xiě)更改單，按更改審批手續(xù)進(jìn)行，并存有備份件，防止出現(xiàn)差錯(cuò)。 電子文件的收集積累應(yīng)由形成部門(mén)集中管理，不得由個(gè)人分散保管。 對(duì)于網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)，應(yīng)建立積累數(shù)據(jù)庫(kù)，或在電子文件數(shù)據(jù)庫(kù)中將對(duì)應(yīng)在收集積累范圍的電子文件注明積累標(biāo)識(shí)。