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2019-02-09 16:00 894綜合管理 存儲 標準規(guī) 定為 格式

A類：原設計存儲文件格式，滿足檔案原始性要求，保留所有設計信息，主要用于今后技術改造中修改圖紙時再利用，規(guī)定為DWG、RTF、XLS格式；B類：經轉換，用于歸檔瀏覽、還原打印的文件格式，從而保證在檔案部門計算機環(huán)境下能被準確地還原成紙質文件，并用于在線檢索。規(guī)定為PDF、TIFFgroup4格式；C類：非常用軟硬件環(huán)境下…

2019-02-09 16:00 289綜合管理 文件夾 光盤 設置 方法

（1）根目錄下存儲說明文件README.TXT：用于說明該光盤的整體信息，如光盤編號、工程名稱、設計單位、光盤制作單位、光盤制作時間等；（2）根目錄下存儲輔讀信息文件ASSIST.TXT：用于列出讀取光盤內各種格式電子文件的環(huán)境信息,如：光盤使用的硬件型號、軟件名稱、版本等；（3）根目錄下存儲目錄文件CDDOC.XLS：用于存放…

2019-02-09 16:00 83綜合管理 電子文件 措施 安全管理 制定

包括要求電子文件制作單位保證移交的電子文件是完整的、真實的；保證兩種格式電子文件與相應紙質文件內容、版式是一致的；檔案部門接收后保證在保管期間不失真。其次由于只讀光盤具有不可更改、不可重寫和不可擦除的特性，因此選用只讀光盤作為電子文件交換的載體，要求制作單位將兩種格式的電子文件刻錄到只讀光盤上移…

2019-02-09 16:00 933綜合管理 電子文件 建立 目錄

管理電子文件的目的是利用，為了從海量電子文件中查找到利用者所需要的文件，必須借助文件的特征信息，又稱著錄信息。著錄是電子文件管理的重要基礎工作，它是對文件的內容和形式特征進行分析、選擇和記錄的過程,而編目工作就是以目錄的形式將著錄信息記錄下來。電子文件的著錄比傳統(tǒng)著錄的內容要豐富得多，除了傳統(tǒng)的著…

2019-02-08 16:00 914綜合管理 掛接 電子文件 目錄

當利用者在查詢到所需要的電子文件目錄時，往往需要立即查閱文件的內容。此時，如果將有關的文件直接掛接在該目錄條目上，就可以給利用帶來很大方便。目錄掛接文件的方法有多種，對于以數據庫方式存儲的目錄來說，可以有“鏈接”和“嵌入”兩種。“鏈接”是一種松散的掛接方法，它是將電子文件的存儲路徑和文件名稱存入…

2019-02-08 16:00 736綜合管理 檔案信息化 目標

檔案信息化的目標有局部和全局之分。局部目標是通過規(guī)范檔案管理過程，梳理檔案管理業(yè)務，改善檔案資源結構，提高檔案管理的效率和質量，實現(xiàn)本單位檔案的科學化、現(xiàn)代化管理，為本單位領導決策、行政管理、生產經營、基本建設、設備管理、技術更新提供一流的檔案服務，通過改善服務形象，使本單位檔案工作進入“有作為-…

2019-02-08 16:00 586綜合管理 檔案信息化

檔案信息化有“五項任務”，比喻為“路、車、貨、交通規(guī)則和駕駛員”：一是“路”----基礎設施建設。又稱技術平臺，主要指檔案信息網絡系統(tǒng)構建和計算機設施的配置。網絡系統(tǒng)包括政務內網、政務外網和互聯(lián)網。計算機設施包括計算機、服務器、交換機、路由器、存儲器、打印機、掃描儀等硬件設施，以及操作系統(tǒng)、數據庫管…

2019-02-08 16:00 596綜合管理 技術

RFID是RadioFrequencyIdentification的縮寫，即射頻識別，俗稱電子標簽、電子卷標、電子條形碼等。RFID類似于傳統(tǒng)的條形碼技術，又具有傳統(tǒng)條形碼難以比擬的優(yōu)勢：第一，是一種非接觸式的自動識別技術，可以遠距離識別對象的數據，而條形碼只能在很近距離內識別數據；第二，采用無線電射頻，可以透過識別對象的外部包裝…

2019-02-08 16:00 142綜合管理 檔案信息化 技術 作用

依據電子標簽供電方式的不同，可以分為有源電子卷標、無源電子卷標和半無源電子卷標。有源電子卷標內裝有電池，識別距離遠，然而價格貴；無源射頻標簽沒有內裝電池，需要從讀取裝置發(fā)出的電磁波中吸收能量并在天線中產生電流，隨后通過天線反射信號，其優(yōu)缺點與有源電子卷標相反；半無源電子卷標部分依靠電池工作，其優(yōu)…

2019-02-07 16:00 793綜合管理 電子文件 檔案價值

電子文件是否具有檔案價值？如何考量電子文件的檔案價值？這是檔案部門名正言順、理直氣壯地管理電子文件的前提和基點。國際檔案理事會電子文件管理委員會編制的《電子文件管理指南》把作為檔案由檔案部門接收和保存的電子文件稱為“具有檔案性質的電子文件”。我國國家檔案局頒發(fā)的《電子文件歸檔與管理規(guī)范》（GB／T18…

2019-02-07 16:00 779綜合管理 電子文件 歸檔范圍

電子文件的收集積累范圍也就是它的歸檔范圍。歸檔是將具有檔案價值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過程。目前大多數單位都有紙質文件的歸檔范圍，但是沒有電子文件的歸檔范圍。電子文件的歸檔范圍的制定，應參照紙質文件歸檔范圍，同時應結合本單位信息化實際，將計算機系統(tǒng)已經覆蓋的各類業(yè)務文件盡量納入歸檔范…

2019-02-07 16:00 143綜合管理 文件的積累 電子

（1）確定電子文件是通過簽發(fā)或審批的“最終版本”，并對電子文件進行規(guī)范命名。（2）對電子文件進行收集積累，將非通用格式的電子文件轉換為通用格式，即進行“遷移”。（3）編制電子文件的目錄，并將電子文件連接到相應的目錄條目中去。（4）對應歸檔的電子文件按其內容上的自然聯(lián)系進行組合，即進行“預立卷”。（5）…

2019-02-07 16:00 729綜合管理 電子文件歸檔 方式

現(xiàn)階段電子文件一般有脫機和聯(lián)機歸檔兩種方式。脫機歸檔是將電子文件存入脫機載體后向檔案部門移交歸檔保存。聯(lián)機歸檔是通過計算機網絡系統(tǒng)將電子文件傳輸至檔案部門歸檔保存。

2019-02-07 16:00 569綜合管理 文件歸檔時間 電子

紙質文件一般為定期批量歸檔。電子文件的歸檔時間有實時和定期歸檔兩種。實時歸檔是在電子文件剛剛形成或收到之初就實行歸檔。定期歸檔是在電子文件的文書處理程序結束后才歸檔。實時歸檔一般采用聯(lián)機歸檔方式，定期歸檔可以是聯(lián)機或脫機歸檔。由于電子文件的歸檔實際上是復制和轉儲，歸檔后不影響部門中的使用，且有防…

2019-02-06 16:00 742綜合管理 文件歸檔要求 電子

一是必須是最終版本，且審批簽署手續(xù)完備，與有關的紙質文件在內容和形式上保持一致。二是如果是加密文件一般須在歸檔前解除已設置的密碼；如果是壓縮文件應盡可能解壓；如果是采用非通用格式制作的，須轉換成通用格式，如果無法轉換的，應當將該文件運行的專用軟件一并向檔案部門歸檔，以上措施都為了方便電子文件的有…