依據(jù)電子標(biāo)簽供電方式的不同，可以分為有源電子卷標(biāo)、無源電子卷標(biāo)和半無源電子卷標(biāo)。有源電子卷標(biāo)內(nèi)裝有電池，識(shí)別距離遠(yuǎn)，然而價(jià)格貴；無源射頻標(biāo)簽沒有內(nèi)裝電池，需要從讀取裝置發(fā)出的電磁波中吸收能量并在天線中產(chǎn)生電流，隨后通過天線反射信號(hào)，其優(yōu)缺點(diǎn)與有源電子卷標(biāo)相反；半無源電子卷標(biāo)部分依靠電池工作，其優(yōu)缺點(diǎn)介于有源電子卷標(biāo)和無源電子卷標(biāo)之間。RFID電子標(biāo)簽還可以分為可讀寫式、一次讀寫多次讀取式和只讀式。對(duì)于前兩種類型，商品信息是可以讀取和多次寫入的，而只讀型則只能被讀取而不可以再次被寫入信息。

    在檔案管理中，RFID可用于檔案實(shí)體管理，如檔案進(jìn)出檔案庫房登記、借閱登記、歸還登記、入庫檔案清點(diǎn)等。這些功能，雖然用條形碼也能實(shí)現(xiàn)，但是條形碼登記只能逐卷進(jìn)行，用RFID技術(shù)，當(dāng)管理員捧著一疊或用手推車推著一批檔案進(jìn)出裝有電子標(biāo)簽閱讀器的庫房門時(shí)，閱讀器會(huì)自動(dòng)將這批檔案的案卷號(hào)輸入計(jì)算機(jī)或在檔案目錄數(shù)據(jù)庫中對(duì)相關(guān)檔案的條目打上進(jìn)出庫房的標(biāo)志。一維條形碼的容量很小，一般不超過30個(gè)字符，只能記錄簡單的檔案編號(hào)。二維條形碼也只能達(dá)到1K。而電子標(biāo)簽的容量可以高達(dá)數(shù)兆。因此用它不但可以記錄檔案的著錄內(nèi)容，甚至可以記錄電子文件內(nèi)容，將電子標(biāo)簽貼在相關(guān)的紙質(zhì)文件上，可實(shí)現(xiàn)電子文件和紙質(zhì)文件的一體化保存。電子標(biāo)簽的遠(yuǎn)距離識(shí)別還有一些特殊的用途，如有時(shí)我們將歸還的檔案放錯(cuò)了庫位，尋找十分困難。如果檔案上貼了電子標(biāo)簽，管理員只要手持移動(dòng)閱讀器在庫房中巡視，當(dāng)發(fā)現(xiàn)需要尋找的檔案時(shí)，閱讀器會(huì)自動(dòng)提醒管理員該檔案的所在位置。

  電子標(biāo)簽的外形、尺寸與普通名片差不多，一般厚度為0.76─1.2毫米，輕薄小巧。標(biāo)簽的基片由聚氯乙烯硬質(zhì)塑料制成的，內(nèi)裝集成電路芯片。使用時(shí)只要將其貼在相關(guān)的檔案案卷或卷盒上就能供識(shí)別。

    目前，RFID在檔案工作中的應(yīng)用遇到的主要障礙是成本問題。一個(gè)電子標(biāo)簽價(jià)格在幾元至幾十元不等，為了保證數(shù)據(jù)識(shí)別的準(zhǔn)確，一般須在同一案卷的不同位置上貼二個(gè)同樣的標(biāo)簽。因此，對(duì)于庫存量浩大的檔案部門來說，普遍應(yīng)用的成本確實(shí)不菲。當(dāng)然，隨著這一技術(shù)的發(fā)展，其價(jià)格肯定會(huì)降下來。為了控制成本，目前，也可以將該技術(shù)先應(yīng)用于少數(shù)珍貴檔案或保密檔案的安全管理和利用管理，或可用于檔案庫房的門禁控制，這方面上海檔案系統(tǒng)已經(jīng)有成功的案例。