電子文件的收集、積累與歸檔

    1、保證電子文件信息安全的管理措施

       電子文件的形成、處理、歸檔，電子檔案的保管、利用等各個環(huán)節(jié)，信息都有更改、丟失的可能性，即使擁有完善的信息安全技術(shù)，也需要相應(yīng)的管理措施來保證其得意實施。保證電子文件信息安全的管理措施主要有：

1）加強電子文件制作人員和管理人員的管理；2）電子文件的制作過程要職責(zé)分明；

3）建立電子文件全過程管理的制度；4）建立電子文件管理的記錄系統(tǒng)；

2、歸檔份數(shù)

   目前、物理歸檔的電子文件一般要求有一式三套脫機文件，其中一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。

   特別是對于法律憑證問題還未解決的電子文件、有密級的電子文件、在技術(shù)環(huán)境變遷下難以維護真實性的電子文件等，都應(yīng)實行三套歸檔制，如本單位制發(fā)的法令文件，應(yīng)同時歸檔加蓋單位公章、個人簽名的紙質(zhì)文件。

3、電子文件的歸檔方式有兩種：邏輯歸檔和物理歸檔。

4、電子文件歸檔工作的要求

   1）檔案部門要從文件生命周期的開始控制其歸檔活動；

   2）電子文件歸檔中質(zhì)量檢查與技術(shù)鑒定工作同步；

5、歸檔電子文件的質(zhì)量要求

   1）齊全完整；2）真實有效；3）格式規(guī)范；4）經(jīng)過整理；

6、電子文件的歸檔時間分實時歸檔和定期歸檔兩種。