電子文件的歸檔

電子文件收集還有幾點(diǎn)補(bǔ)充：

（1）文字型電子文件的格式為xml、rtf、pdf

（2）掃描型電子文件的格式為tiff，jpeg、pdf

（3）視頻和多媒體電子文件以mpeg、avi、wmv格式為通用格式

電子文件物理歸檔的要求

（1）網(wǎng)絡(luò)中邏輯歸檔的電子文件，均應(yīng)定期完成物理歸檔

（2）把帶有歸檔標(biāo)識(shí)的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對(duì)于加密電子文件，應(yīng)在解密后再制作拷貝

（3）采用的載體推薦次序?yàn)椋褐蛔x光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長(zhǎng)期保存的載體

（4）存儲(chǔ)電子文件的載體或裝具上應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽上應(yīng)注明載體序號(hào)、全宗號(hào)、類別號(hào)、密級(jí)、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應(yīng)設(shè)置成禁止寫操作的狀態(tài)

（5）特殊格式的電子文件，應(yīng)在存儲(chǔ)載體中同時(shí)存有相應(yīng)的查看軟件

（6）將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。

（7）對(duì)需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)在每一個(gè)電子文件的載體中同時(shí)存有相應(yīng)的機(jī)讀目錄

（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應(yīng)將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年

歸檔電子文件的整理

1、歸檔電子文件的整理按DA/T22《歸檔文件整理規(guī)則》規(guī)定的要求進(jìn)行。

2、歸檔電子文件以件為單位整理。

3、同一全宗內(nèi)的電子文件按照年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問題）或保管期限—年度—機(jī)構(gòu)（問題）等分類方案進(jìn)行分類。

4、按電子文件類別代碼相對(duì)集中組織存儲(chǔ)載體。

5、電子文件的著錄應(yīng)參照DA/T18《檔案著錄規(guī)則》進(jìn)行著錄，同時(shí)按照保證其真實(shí)性、完整性和有效性的要求補(bǔ)充電子文件特有著錄項(xiàng)目和其他標(biāo)識(shí)。

6、將著錄結(jié)果制成機(jī)讀目錄和紙質(zhì)目錄