一、      怎樣做好電子文件的歸檔工作 

(1)目前電子文件的歸檔管理實行“雙套制”，即具有保存價值的文件或圖形形式的電子文件，如沒有紙質等拷貝件，必須制成紙質文件或縮微品。歸檔時，應同時保存文件的電子版本和紙質版本或縮微品。

(2)電子文件的歸檔范圍參照國家關于紙質文件材料歸檔的有關規定，并應包括相應的背景信息和元數據

l  背景信息：描述生成電子文件的職能活動、電子文件的作用、辦理過程、結果、上下文關系以及影像產生的歷史環境等。

l  元數據：描述電子文件數據屬性的數據，包括文件的格式，編排結構、硬件和軟件環境、文件處理軟件、字處理和圖形工具軟件、字符集等數據

二、      電子文件的歸檔

電子文件歸檔還應該注意收集的有關文件：

（1）支持性文件，指能夠生成運行文本、數據、圖形等文件和各種命令及設備運行所需的操作系統

（2）數據文件，指各種數據材料，定期拷貝，并將拷貝文件歸檔

電子文件歸檔還應該注意收集的有關文件：

（3）與電子文件有關的各種紙質文件，主要有產生電子文件所使用的設備的安裝與使用說明、操作手冊等；以及電子文件形成過程中產生的一些紙質文件，如設計任務數、操作手冊等

三、      電子文件的歸檔方式

電子文件收集中的邏輯歸檔和物理歸檔

l  邏輯歸檔：在計算機網絡上進行，不改變原存儲方式和位置而實現的將電子文件的管理權限向檔案部門移交的過程。

l  物理歸檔：把電子文件集中下載到可脫機保存的載體上，向檔案部門移交的過程

1.        電子文件物理歸檔的要求

（1）網絡中邏輯歸檔的電子文件，均應定期完成物理歸檔

（2）把帶有歸檔標識的電子文件集中，拷貝至耐久性好的載體上，一式3套，一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。對于加密電子文件，應在解密后再制作拷貝

（3）采用的載體推薦次序為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、可擦寫光盤、硬磁盤等。不允許用軟磁盤作為歸檔電子文件長期保存的載體

（4）存儲電子文件的載體或裝具上應貼有標簽，標簽上應注明載體序號、全宗號、類別號、密級、保管期限、存入日期等，歸檔后的電子文件的載體應設置成禁止寫操作的狀態

（5）特殊格式的電子文件，應在存儲載體中同時存有相應的查看軟件

（6）將相應的電子文件機讀目錄、相關軟件、其他說明等一同歸檔，并附《歸檔電子文件登記表》。

（7）對需要長期保存的電子文件，應在每一個電子文件的載體中同時存有相應的機讀目錄

（8）歸檔完畢，電子文件形成部門應將存有歸檔前電子文件的載體保存至少一年

四、      歸檔電子文件的整理

1、歸檔電子文件的整理按DA/T22《歸檔文件整理規則》規定的要求進行。

2、歸檔電子文件以件為單位整理。

3、同一全宗內的電子文件按照年度—保管期限—機構（問題）或保管期限—年度—機構（問題）等分類方案進行分類。

4、按電子文件類別代碼相對集中組織存儲載體。

5、電子文件的著錄應參照DA/T18《檔案著錄規則》進行著錄，同時按照保證其真實性、完整性和有效性的要求補充電子文件特有著錄項目和其他標識。

6、將著錄結果制成機讀目錄和紙質目錄