中辦國(guó)辦廳字〔 2009〕 39 號(hào)

　　第一章 總 則

　　第一條 為規(guī)范電子文件管理，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，保存國(guó)家歷史記錄，促進(jìn)信息資源開發(fā)利用，推動(dòng)國(guó)家信息化健康發(fā)展，按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)，制定本辦法。

　　第二條 本辦法所稱電子文件，是指機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位和其他組織在處理公務(wù)過(guò)程中，通過(guò)計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成、辦理、傳輸和存儲(chǔ)的文字、圖表、圖像、音頻、視頻等不同形式的信息記錄。

　　第三條 電子文件管理應(yīng)當(dāng)遵循信息化條件下電子文件形成和利用的規(guī)律，堅(jiān)持下列基本原則：

　　（一）統(tǒng)一管理。對(duì)電子文件管理工作實(shí)行統(tǒng)籌規(guī)劃，統(tǒng)一管理制度，對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件實(shí)行集中管理。

　　（二）全程管理。對(duì)電子文件形成、辦理、傳輸、保存、利用、銷毀等實(shí)行全過(guò)程管理，確保電子文件始終處于受控狀態(tài)。

　　（三）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)。制定統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范，對(duì)電子文件實(shí)行規(guī)范化管理。

　　（四）便于利用。發(fā)揮電子文件高效、便捷的優(yōu)勢(shì)，對(duì)有價(jià)值的電子文件提供分層次、分類別共享應(yīng)用。

　　（五）安全保密。按照國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)的要求，采取有效技術(shù)手段和管理措施，確保電子文件信息安全。

　　第二章 電子文件管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)

　　第四條 建立國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)系會(huì)議制度，由中共中央辦公廳牽頭，國(guó)務(wù)院辦公廳、國(guó)家發(fā)展和改革委員會(huì)、工業(yè)和信息化部、財(cái)政部、國(guó)家檔案局、國(guó)家保密局、國(guó)家密碼管理局、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)化管理委員會(huì)等相關(guān)部門為成員單位，負(fù)責(zé)組織協(xié)調(diào)全國(guó)電子文件管理工作。國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議的主要職責(zé)是：

　　（一）負(fù)責(zé)統(tǒng)籌規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)全國(guó)電子文件管理工作;

　　（二）研究制定電子文件管理方針政策；

　　（三）審定電子文件管理規(guī)章制度、重要規(guī)劃、重大項(xiàng)目方案；

　　（四）組織起草相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)；

　　(五) 研究解決全國(guó)電子文件管理中的其他重大問(wèn)題。

　　第五條 國(guó)家電子文件管理部際聯(lián)席會(huì)議日常工作由中共中央辦公廳承擔(dān)。

　　第六條 縣以上黨委、政府要結(jié)合實(shí)際，明確負(fù)責(zé)電子文件管理部門，承擔(dān)本地區(qū)電子文件管理工作的組織協(xié)調(diào)和監(jiān)督檢查。

　　第七條 各有關(guān)部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理提供必要的保障措施。

　　各級(jí)信息化行政管理部門應(yīng)當(dāng)將電子文件管理工作納入信息化發(fā)展規(guī)劃，為電子文件管理工作提供信息化保障。各級(jí)發(fā)展改革、機(jī)構(gòu)編制等部門負(fù)責(zé)為電子文件管理工作提供政策保障。各級(jí)財(cái)政部門應(yīng)當(dāng)為電子文件管理工作提供資金保障。

　　第八條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)本單位電子文件管理工作進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃，建立管理制度，明確管理職責(zé)，規(guī)范工作流程，落實(shí)保障措施。

　　各單位文秘和業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)電子文件日常處理；檔案部門負(fù)責(zé)歸檔電子文件管理；信息化部門負(fù)責(zé)為電子文件管理提供信息化支持；保密部門負(fù)責(zé)涉密電子文件的保密監(jiān)督管理。

　　第九條 各級(jí)國(guó)家綜合檔案館負(fù)責(zé)接收和保管本館接收范圍內(nèi)各單位形成的具有永久保存價(jià)值的電子文件，并依法提供利用；有條件的應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家災(zāi)害備份的要求，建立本機(jī)電子文件備份中心或者異地備份庫(kù)。

　　第三章 電子文件的形成與辦理

　　第十條 電子文件形成單位在建立和完善信息系統(tǒng)時(shí)，應(yīng)當(dāng)組織文秘、業(yè)務(wù)、檔案、信息化、保密等部門提出電子文件管理的功能需求。

　　第十一條 電子文件在形成和辦理過(guò)程中，應(yīng)當(dāng)具備國(guó)家法律法規(guī)規(guī)定的原件形式，并符合下列要求：

　　（一）能夠有效表現(xiàn)所載內(nèi)容并可供調(diào)取查用；

　　（二）能夠保證電子文件及其元數(shù)據(jù)自形成起完整無(wú)缺、來(lái)源可靠，未被非法更改；

　　（三）在信息交換、存儲(chǔ)和顯示過(guò)程中發(fā)生的形式變化不影響電子文件內(nèi)容真實(shí)、完整。

　　涉密電子文件的原件形式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家有關(guān)保密法律法規(guī)的規(guī)定。

　　第十二條 電子文件應(yīng)當(dāng)采用符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的文件存儲(chǔ)格式，確保能夠長(zhǎng)期有效讀取。

　　第十三條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)對(duì)電子文件形成的過(guò)程稿及其相關(guān)信息的留存和安全保密等作出明確規(guī)定。

　　第十四條 在電子文件傳輸、交換時(shí)，應(yīng)當(dāng)遵循相關(guān)要求，對(duì)傳輸、交換過(guò)程予以記錄。

　　第四章 電子文件的歸檔與移交

　　第十五條 電子文件形成單位應(yīng)當(dāng)根據(jù)國(guó)家有關(guān)規(guī)定明確電子文件歸檔范圍和保管期限，并對(duì)具有保存價(jià)值的電子文件及時(shí)進(jìn)行歸檔，由本單位檔案部門負(fù)責(zé)管理。

　　第十六條 電子文件歸檔應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

　　（一）電子文件應(yīng)當(dāng)在辦理完畢后實(shí)時(shí)或定期歸檔，定期歸檔應(yīng)當(dāng)在第二年6月底前完成；

　　（二）歸檔電子文件的保管期限劃分準(zhǔn)確；

　　（三）電子文件及其元數(shù)據(jù)應(yīng)當(dāng)同時(shí)歸檔；

　　（四）電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)當(dāng)進(jìn)行真實(shí)、完整、可用方面的鑒定、檢測(cè)，并由相關(guān)責(zé)任人確認(rèn)；

　　（五）電子文件應(yīng)當(dāng)以國(guó)家規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)存儲(chǔ)格式進(jìn)行歸檔，屬于國(guó)家秘密的電子文件應(yīng)當(dāng)使用專用保密存儲(chǔ)介質(zhì)存儲(chǔ)，并按保密規(guī)定辦理歸檔手續(xù)；

　　（六）具有永久保存價(jià)值或者其他重要價(jià)值的電子文件，應(yīng)當(dāng)轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)文件或者縮微膠卷同時(shí)歸檔。

　　第十七條 歸檔電子文件應(yīng)當(dāng)按照相關(guān)管理要求進(jìn)行分類和整理。

　　第十八條 屬于國(guó)家綜合檔案館接受范圍的電子文件，應(yīng)當(dāng)按照規(guī)定時(shí)限向同級(jí)國(guó)家綜合檔案館移交。已建立電子文件備份中心的，應(yīng)當(dāng)按照其要求進(jìn)行移交。

　　第五章 電子文件的保管和利用

　　第十九條 電子文件形成單位和各級(jí)國(guó)家綜合檔案館應(yīng)當(dāng)配備電子文件管理、利用的設(shè)施設(shè)備。

　　第二十條 電子文件保管應(yīng)當(dāng)符合下列要求：

　　（一）按照國(guó)家信息安全等級(jí)保護(hù)標(biāo)準(zhǔn)和涉密信息系統(tǒng)分級(jí)保護(hù)管理規(guī)定建立電子文件管理系統(tǒng)和信息內(nèi)容安全保密防護(hù)體系，執(zhí)行嚴(yán)格的安全保密管理制度；

　　（二）定期對(duì)電子文件的保管情況、可讀取狀況等進(jìn)行測(cè)試、檢查，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)處理；

　　（三）電子文件運(yùn)行的軟硬件環(huán)境、存儲(chǔ)載體等發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)當(dāng)將其及時(shí)遷移、轉(zhuǎn)換；

　　（四）電子文件應(yīng)當(dāng)實(shí)行備份制度；

　　（五）根據(jù)電子文件不同載體保管環(huán)境的要求，選擇適宜的保管條件。

　　第二十一條 反映電子文件保管、利用過(guò)程的相關(guān)信息應(yīng)當(dāng)記錄和保存。

　　第二十二條 加強(qiáng)電子文件利用基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)，建立健全相關(guān)制度，采取有效措施促進(jìn)信息資源共享，保證電子文件在規(guī)定時(shí)間、地域、機(jī)構(gòu)、人員范圍內(nèi)得到方便快捷的利用。

　　第二十三條 屬于信息公開范圍的電子文件的利用，應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行；不屬于信息公開范圍的電子文件，按照國(guó)家有關(guān)檔案、保密、信息安全、知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)等方面法律法規(guī)的要求，可在規(guī)定范圍內(nèi)提供利用。

　　第二十四條 應(yīng)當(dāng)為利用者提供真實(shí)、可靠的電子文件，并采取有效措施確保電子文件不受損害。

　　第二十五條 電子文件的銷毀應(yīng)當(dāng)履行有關(guān)審批手續(xù)；涉密電子文件的銷毀應(yīng)當(dāng)按照國(guó)家保密法律法規(guī)的規(guī)定處理。

　　第六章   獎(jiǎng)勵(lì)與懲處

　　第二十六條 負(fù)責(zé)電子文件管理的部門和電子文件形成單位對(duì)在電子文件管理工作中取得突出成績(jī)的單位或者個(gè)人，應(yīng)當(dāng)給予表彰或者獎(jiǎng)勵(lì)。

　　第二十七條 有下列情形之一的，由縣級(jí)以上負(fù)責(zé)電子文件管理的部門責(zé)令限期整改；情節(jié)嚴(yán)重的，由有關(guān)主管部門對(duì)直接負(fù)責(zé)的主管人員或者其他責(zé)任人員按照有關(guān)規(guī)定給予相應(yīng)的處分：

　　（一）電子文件管理不符合真實(shí)、完整、可用和安全保密要求的；

　　（二）不按照規(guī)定移交或者接收電子文件的；

　　（三）不按照規(guī)定提供電子文件的；

　　（四）損毀、丟失、篡改、偽造電子文件的；

　　（五）擅自提供、復(fù)制、公布、銷毀電子文件的；

　　（六）擅自出賣電子文件的；

　　（七）玩忽職守，造成電子文件損失的。

　　有前款第四、五、六、七項(xiàng)情形，涉嫌犯罪的，要依法追究其刑事責(zé)任。

　　第七章   附   則

　　第二十八條 本辦法所稱元數(shù)據(jù)，是指描述電子文件內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景和管理過(guò)程的數(shù)據(jù)。

　　第二十九條 軍隊(duì)系統(tǒng)的電子文件管理參照本辦法執(zhí)行。

　　第三十條   本辦法由中共中央辦公廳負(fù)責(zé)解釋。

　　第三十一條 本辦法自印發(fā)之日起施行。