歸檔電子文件的整理
歸檔電子文件的整理，是指按照一定原則和方法，將電子文件分門別類組成電子檔案的一項(xiàng)工作。電子文件整理工作貫穿著以下三個(gè)方面的內(nèi)容：
一是對(duì)分類、排序的組織；
二是對(duì)建立數(shù)據(jù)庫的組織；
三是對(duì)數(shù)據(jù)存儲(chǔ)安全的組織。
電子檔案形成的方式：
電子檔案管理的狀態(tài)：（一）未使用檔案管理系統(tǒng)管理的電子文件（二）使用檔案管理系統(tǒng)管理的電子文件
（一）未使用檔案管理系統(tǒng)管理的電子文件按本方法進(jìn)行整理。
對(duì)存量檔案的消化，紙質(zhì)檔案要按《紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)質(zhì)量規(guī)范》（DBJ440100/T77-2010）要求進(jìn)行數(shù)字化,形成的數(shù)據(jù)包括目錄數(shù)據(jù)、圖像文件數(shù)據(jù)和數(shù)據(jù)掛接。
增量檔案，一定是先形成有電子文件，對(duì)于這些電子文件中能印成紙質(zhì)的，最好是在提交電子文件時(shí)印成紙質(zhì)的同步歸檔，只是這里要優(yōu)化需加蓋學(xué)校印章的文件的處置流程。
紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的總體質(zhì)量，包括數(shù)據(jù)的真實(shí)性、可靠性和自洽性。
數(shù)據(jù)真實(shí)性是指紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)及其他相關(guān)信息與紙質(zhì)檔案的原始狀況一致。
數(shù)據(jù)可靠性是指紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)的內(nèi)容、結(jié)構(gòu)、背景信息等無缺損，可理解并可被利用。
數(shù)據(jù)自洽性是指紙質(zhì)檔案數(shù)字化數(shù)據(jù)之間存在約束關(guān)聯(lián)性，互相之間不應(yīng)矛盾。
1.分類。
同一全宗內(nèi)，歸檔電子文件的分類與學(xué)校檔案綜合管理分類規(guī)范的類目相同。
2.存儲(chǔ)載體的信息組織結(jié)構(gòu)。
排列與編號(hào)。
（1）歸檔電子文件排列。
歸檔電子文件應(yīng)在分類的最低一級(jí)類目與紙質(zhì)文件排列一致。這個(gè)排列主要是從與紙質(zhì)目錄一致的角度來講的。在文件夾電子文件本身沒有排列的問題。
2）歸檔電子文件編號(hào)。
歸檔電子文件編號(hào)，由4位數(shù)字組成，從“0001”編起，不足四位的在前補(bǔ)“0”或在捕獲前將設(shè)備設(shè)置為“0001”的原文件名流水號(hào)。
注意：不能將“編號(hào)”理解為“重命名”。電子文件一般不需要重命名，“編號(hào)”用于填寫“歸檔電子文件目錄”或用于檔案管理軟件給定歸檔電子文件的唯一代號(hào)。
3）文件夾編號(hào)。
最多設(shè)置到三級(jí)文件夾，下述一至三級(jí)文件夾可根據(jù)實(shí)際（歸檔電子文件量的大小或有劃分校區(qū)等）需要組合為一級(jí)或二級(jí)文件夾。
主要有以下 3 種情形：
①以件整理歸檔的文件夾編號(hào)由分類號(hào)、年度號(hào)、保管期限構(gòu)成。編號(hào)模式如下：
②按年度立卷整理歸檔的文件夾編號(hào)由分類號(hào)、年度號(hào)、案卷號(hào)構(gòu)成。不按年度立卷整理歸檔的文件夾編號(hào)由分類號(hào)、案卷號(hào)構(gòu)成。
按年度立卷整理歸檔的文件夾編號(hào)模式如下：
不按年度立卷整理歸檔的文件夾編號(hào)模式如下：
（3）載體編號(hào)。
①載體代號(hào):1.光盤 2.磁盤 3.磁帶，其他載體代號(hào)另行規(guī)定。
②歸檔電子文件載體編號(hào)由載體代號(hào)、載體序號(hào)組成，載體代號(hào)與載體序號(hào)之間用“.”分隔。
載體編號(hào)模式如下：
4.編制目錄。
（1）編制歸檔電子文件目錄。《歸檔電子文件目錄》填寫的對(duì)象是一份一份的電子文件。
（1）編制歸檔電子文件目錄。
①載體編號(hào)，脫機(jī)存儲(chǔ)載體編號(hào)。不標(biāo)套別。
②文件夾號(hào)，各級(jí)文件夾組成的編號(hào)，與文件夾編號(hào)模式一致。
③件號(hào)/序號(hào)，歸檔電子文件編號(hào)。（4位數(shù)字）
④責(zé)任者，制發(fā)文件的組織或個(gè)人，即文件的發(fā)文機(jī)關(guān)或署名者。使用全稱或通用簡稱。
文號(hào)，文件的發(fā)文字號(hào)。（也可以填寫型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等）
題名，文件標(biāo)題。沒有標(biāo)題或標(biāo)題不規(guī)范的，不能揭示文件內(nèi)容的，要自擬標(biāo)題。題名要能反映該份電子文件的內(nèi)容，符合精確檢索的要求，有紙質(zhì)的應(yīng)與紙質(zhì)的題名一致。
注意：自擬標(biāo)題是用方括號(hào)“[ ]”，如果是補(bǔ)充說明用圓括號(hào)“（）”。
日期，文件形成時(shí)間，以8位數(shù)字標(biāo)注年月日，如2015年8月12日，填寫20150812 。
頁數(shù)，每一件歸檔文件的總頁數(shù)。文件中有圖文的頁面為一頁。
備注，注釋文件需說明的情況。內(nèi)容較多、難以填寫時(shí)，可在備注中加注“*”號(hào)，將具體內(nèi)容填入卷內(nèi)備考表中。
⑤文件格式，歸檔電子文件存儲(chǔ)的格式。即說明歸檔電子文件實(shí)際存儲(chǔ)的格式（查看屬性）。
⑥保管期限僅限于立卷整理歸檔時(shí)填寫。
因?yàn)榱⒕淼姆诸愄?hào)不反映保管期限，需另外找地方展示，所以這里需填寫保管期限。
（2）編制歸檔載體目錄。
《歸檔載體目錄》填寫的對(duì)象是光盤，一欄一張光盤。
①載體編號(hào)，脫機(jī)存儲(chǔ)載體編號(hào)。
②題名，載體存儲(chǔ)內(nèi)容。
注意：這里的題名要總括載體的內(nèi)容。
③存入日期，歸檔電子文件首次存入載體的時(shí)間，以8位數(shù)字標(biāo)注年月日。
④備注，注釋本載體需說明的情況。
如：“共2套”或“第一次數(shù)據(jù)遷移”等。
（3）電子檔案目錄本的構(gòu)成與裝訂。
電子檔案目錄本內(nèi)有“三孔一線”裝訂的歸檔載體目錄。
填寫檔案目錄夾封面、脊背標(biāo)簽 。如圖例。
5.載體標(biāo)簽的填寫。
(1)歸檔載體的標(biāo)簽 歸檔電子文件存入載體后，必須在載體適當(dāng)位置書寫或粘貼載體編號(hào)標(biāo)簽。粘貼式載體編號(hào)標(biāo)簽適用于磁帶、硬磁盤等。示例：
注意目錄里無（A）、（B）標(biāo)識(shí)，而在此有？
載體為光盤的，須使用黑色油性軟筆（非溶劑基墨水的軟性標(biāo)簽筆）在歸檔光盤的標(biāo)簽面寫上光盤編號(hào)，歸檔光盤禁止使用粘貼式標(biāo)簽。
如圖例：
光盤應(yīng)放在光盤盒內(nèi)垂直置于光盤架內(nèi)存放。
(2)歸檔載體盒的標(biāo)簽。
①全宗號(hào)：需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定。
②年度：該載體內(nèi)檔案起止年度號(hào)，中間用“—”分隔。
③載體編號(hào)：脫機(jī)存儲(chǔ)載體編號(hào)。
④數(shù)據(jù)量：是載體內(nèi)檔案存儲(chǔ)數(shù)據(jù)大小。
⑤套別：指存儲(chǔ)電子檔案載體的套別號(hào)。歸檔電子文件套別號(hào)用大寫英文字母A、B表示：A代表封存保管；B代表查閱利用。
⑥保管期限：歸檔電子文件保管期限的名稱，采用全稱。
⑦存入日期：將電子檔案首次拷貝至載體的日期，以8位數(shù)字標(biāo)注年月日。
⑧閱讀軟件：幫助閱讀本載體內(nèi)容的非通用格式的軟件名稱。
⑨運(yùn)行環(huán)境：識(shí)別或操作電子檔案的軟、硬件平臺(tái)。
光盤盒的標(biāo)簽示例一：
光盤盒的標(biāo)簽示例二：
二）使用檔案管理系統(tǒng)管理的電子文件脫機(jī)備份的載體應(yīng)編制載體編號(hào)、載體目錄、載體標(biāo)簽。
編制要求與前述的一致。注意這里沒有對(duì)歸檔電子文件的編號(hào)、存儲(chǔ)載體信息組織結(jié)構(gòu)作出要求，為什么？
載體編號(hào)模式如下：
載體標(biāo)簽：
載體盒的標(biāo)簽。
載體目錄。
